檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的新動能與步驟初探

文·吳海亭 李林 侯建玲

習(xí)近平總書記在黨的十九大報告中指出：“我國經(jīng)濟(jì)已由高速增長階段轉(zhuǎn)向高質(zhì)量發(fā)展階段，正處在轉(zhuǎn)變發(fā)展方式、優(yōu)化經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)、轉(zhuǎn)換增長動力的攻關(guān)期”。這是對我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展階段變化和現(xiàn)在所處關(guān)口作出的一個重大判斷，為今后我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展指明方向、提出任務(wù)，具有重大現(xiàn)實意義和深遠(yuǎn)歷史意義。在全面深化改革和實施新舊動能轉(zhuǎn)換重大工程的今天，檔案工作作為基礎(chǔ)性、支撐性工作，必須適應(yīng)各項事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的需要。基層單位檔案機(jī)構(gòu)要積極主動采取措施，加強(qiáng)各類檔案集中統(tǒng)一管理、擴(kuò)大檔案收集范圍、強(qiáng)化數(shù)據(jù)采集手段，不斷豐富新舊動能轉(zhuǎn)換“新增長要素”資源，全面推進(jìn)檔案管理與服務(wù)轉(zhuǎn)型升級。

一、新舊動能轉(zhuǎn)換“新增長要素”資源收集整合的途徑

（一）圍繞中心服務(wù)大局，全面整合“知識”資源

人才振興與科技、制度、方法創(chuàng)新是各單位完成中心任務(wù)的核心競爭力，而要吸引人才、促進(jìn)人才智慧成果順利完成，實現(xiàn)科技、制度、方法創(chuàng)新目標(biāo)任務(wù)，必須通過及時收集采購，圍繞行業(yè)發(fā)展新政策、新技術(shù)、新材料、新產(chǎn)品、新工藝、新方法等，逐步建立起相關(guān)的圖書、報刊、課件、視頻、專利、標(biāo)準(zhǔn)、制度、工藝、技術(shù)等知識資源。基層檔案機(jī)構(gòu)職能可以向圖書、資料、情報、信息化、智庫工作領(lǐng)域延伸，將有保存利用和參考價值的信息集中統(tǒng)一管理，形成各類各載體信息的儲備中心。

（二）圍繞科技創(chuàng)新工程，全面挖掘“科技”資源

通過對新產(chǎn)品開發(fā)、科學(xué)技術(shù)成果、建設(shè)項目、設(shè)備儀器以及人力資源管理檔案智慧資源的內(nèi)容分析和價值挖掘，推動本行業(yè)科技創(chuàng)新的順利開展。比如結(jié)合外部知識庫信息和自身科技檔案智慧資源，將互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)研發(fā)的網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，與自身研發(fā)的智能生態(tài)庫房建設(shè)相結(jié)合，就能形成安全、低耗、高效、優(yōu)質(zhì)的智能生態(tài)庫房研發(fā)成果，滿足各級各部門檔案庫房改造市場的綜合需求。

（三）圍繞優(yōu)質(zhì)品牌建設(shè)，全面規(guī)范“記錄”資源

新時代各項事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，打造優(yōu)質(zhì)品牌產(chǎn)業(yè)，就必須根據(jù)自身實際情況，按照安全生產(chǎn)和全面質(zhì)量管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求，做好檔案工作，確?？蛻舴答?、關(guān)鍵崗位、工藝、材料、檢測、考核等形成的原始記錄（數(shù)據(jù)）完整、齊全、真實、合法、有效，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量瑕疵或安全事故，可以及時、精準(zhǔn)的進(jìn)行責(zé)任追溯。

（四）圍繞文檔管控網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，全面開發(fā)“數(shù)據(jù)”資源

檔案工作未來研究和管理的重點將從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向電子檔案，服務(wù)方式將由專項數(shù)據(jù)向大數(shù)據(jù)、區(qū)域智慧數(shù)據(jù)、人工智能服務(wù)方向發(fā)展，各級檔案機(jī)構(gòu)將把檔案智慧資源管理與服務(wù)的重點向區(qū)域電子文檔管理與服務(wù)軟件、網(wǎng)站數(shù)據(jù)（微信群、APP、QQ群）、專業(yè)大數(shù)據(jù)、云儲存、縮微膠片、智能庫房與人工智能等領(lǐng)域轉(zhuǎn)變。

二、基層組織檔案管理與服務(wù)的短板

（一）各類檔案、資料管理缺位，信息孤島屬于常態(tài)

長期以來，受傳統(tǒng)管理模式的影響，一些檔案管理水平較好的基層單位也僅僅是對文書、會計、科技、聲像、實物檔案進(jìn)行有效管控。而對圖書、資料、和電子檔案的管理仍然停留在各自為政、管理與服務(wù)缺失的局面。

（二）檔案工作制度與各項制度缺乏融合

目前，檔案工作與財務(wù)、基建、設(shè)備、技術(shù)、人力資源、物資采購等業(yè)務(wù)管理制度存在內(nèi)容脫節(jié)、相互矛盾等問題。與其他制度相比，檔案業(yè)務(wù)制度嚴(yán)重缺位，比如歸檔范圍、保管期限、分類編號方案、各類檔案整理指南等與近期頒布的法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)不符，存在內(nèi)容缺失和制度盲區(qū)等現(xiàn)象，電子檔案管理有時也存在與信息化部門要求相互抵觸的現(xiàn)象。

（三）檔案服務(wù)方法陳舊、效果不佳

檔案工作者由于歷史原因和崗位設(shè)定要求（多數(shù)是文書崗位），主要精力放在了文書檔案的具體整理中，對文檔形成質(zhì)量的驗收、對豐富檔案智慧資源的核心考核措施、對主動及時提供全面服務(wù)的模式、對各類檔案價值的深度研究等都沒有到位。在新時代高質(zhì)量發(fā)展的形勢下，目前檔案智慧資源家底十分匱乏，嚴(yán)重影響服務(wù)的質(zhì)量和服務(wù)方法的創(chuàng)新。

三、唱響彌補(bǔ)檔案智慧管理與服務(wù)的“六步曲”

（一）明確檔案智慧管理功能定位

首先，需要進(jìn)一步強(qiáng)化全員檔案意識，特別是領(lǐng)導(dǎo)的檔案法治意識，明確檔案管理與文書崗位的區(qū)別與聯(lián)系，在檔案崗位頂層設(shè)計上，樹立正確的智慧信息治理與服務(wù)的思想觀念。

其次，需要明確檔案機(jī)構(gòu)和檔案管理與服務(wù)系統(tǒng)的功能，要從安全戰(zhàn)略層面明確檔案管理與服務(wù)系統(tǒng)是智慧信息的儲備系統(tǒng)，是反映歷史真實面貌的再現(xiàn)系統(tǒng)，是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的情報系統(tǒng)，是人才進(jìn)行成果研究的資料系統(tǒng)，是維護(hù)合法利益的司法憑證系統(tǒng)，是各項管理的重要工具系統(tǒng)，是推進(jìn)現(xiàn)代化進(jìn)程的數(shù)據(jù)系統(tǒng)。

第三，需要依法依規(guī)設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)崗位（管理利用崗位、業(yè)務(wù)監(jiān)督崗位、數(shù)據(jù)技術(shù)管理崗位）和選拔符合高質(zhì)量發(fā)展信息管理與服務(wù)的檔案主管。

（二）檔案工作制度科學(xué)全面

堅持科學(xué)建章立制原則，將檔案工作制度創(chuàng)新分三個層面進(jìn)行科學(xué)的設(shè)計、規(guī)劃和內(nèi)容、條款的起草、修訂。

首先是文檔質(zhì)量管控制度設(shè)定。認(rèn)真貫徹落實《檔案法》《檔案管理違法違紀(jì)處分規(guī)定》等檔案法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)，將行文規(guī)范、內(nèi)容精準(zhǔn)、完整齊全、合法可用、歸檔達(dá)標(biāo)等文檔質(zhì)量要求納入單位質(zhì)量定額考核、業(yè)務(wù)管理流程、崗位工作標(biāo)準(zhǔn)和合同條款中，檔案機(jī)構(gòu)與人力資源部門、綜合考核部門聯(lián)合檢查考核，發(fā)現(xiàn)檔案管理違法違紀(jì)行為嚴(yán)格處理。

其次是檔案核心業(yè)務(wù)管理制度設(shè)定。按照近期國家、省、行業(yè)制定的檔案業(yè)務(wù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)要求，結(jié)合實際，起草制定《歸檔范圍及保管期限表》《分類編號方案》《各專業(yè)、門類檔案整理規(guī)范（指南）》等。

第三是檔案內(nèi)部制度設(shè)定。根據(jù)現(xiàn)代化建設(shè)要求，在制定移交驗收、保密審批、庫房管理、借閱復(fù)印、鑒定銷毀、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等內(nèi)部檔案管理制度時，一定要接地氣，不能脫離實際，也不能十幾年不變。

（三）文檔管理與服務(wù)考核有力

檔案工作在一些單位得不到領(lǐng)導(dǎo)和職能部門負(fù)責(zé)人的認(rèn)可，關(guān)鍵原因是檔案工作質(zhì)量缺乏科學(xué)的考核。推進(jìn)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展，必須建立雙向考核機(jī)制：一方面檔案機(jī)構(gòu)對文檔形成部門在歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率、歸檔達(dá)標(biāo)率進(jìn)行抽查考核；另一方面利用文檔部門對檔案機(jī)構(gòu)在查全率、查準(zhǔn)率、建議采納率和滿意率進(jìn)行抽查考核。

（四）檔案管理安全生態(tài)節(jié)能

檔案實體和信息利用的絕對安全是衡量檔案工作科學(xué)化管理的核心條款，發(fā)生檔案安全事故不僅一票否決，還要依法追究當(dāng)事人的法律責(zé)任。安全生態(tài)存儲管理要達(dá)到以下功能：庫房內(nèi)不放置強(qiáng)電設(shè)備，溫濕度控制通過管道換風(fēng)實現(xiàn)，檔案主管可通過智能手機(jī)遠(yuǎn)程控制，在家或其他地方觀看庫房情況，控制溫濕度、凈化換風(fēng)、臭氧消毒、防塵隔熱、深冷殺蟲等功能。

（五）超前跟進(jìn)數(shù)據(jù)服務(wù)

“數(shù)據(jù)跑路，一次辦成”是中央、省委改善營商環(huán)境、深化“放管服”改革，為民辦實事的目標(biāo)要求。檔案部門作為各單位信息集散地，需要超前跟進(jìn)，積極主動融入改革大潮中。一方面抓緊時間開發(fā)電子文檔管理與服務(wù)平臺軟件，將檔案開放、共享、審批、脫機(jī)備份等要求元素融入到電子文件管理中，實現(xiàn)電子檔案管理與服務(wù)有機(jī)結(jié)合；另一方面在紙質(zhì)數(shù)字化加工時，應(yīng)對公開共享的檔案信息進(jìn)行標(biāo)注，便于遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。

（六）打造檔案特色品牌文化

確立“特色品牌文化 共建共享”的理念。檔案特色品牌文化打造需要經(jīng)歷一個相當(dāng)漫長的過程，它不僅需要一代又一代檔案人的辛勤耕耘，更需要全員的共同參與和社會大眾的認(rèn)同。比如，鼓勵申請發(fā)明專利、獻(xiàn)金點子，，可以以職工名字命名專利和標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)職工榮譽(yù)感，還可以建立名人檔案，通過陳列、圖片展等方式，弘揚(yáng)單位的特色品牌文化。