提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

文·梁慧

事業(yè)單位檔案管理工作是保證單位順利發(fā)展的一項(xiàng)重要工作。隨著社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位需要?dú)w檔的材料逐漸增多，管理檔案體量逐漸增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)工作發(fā)展的需要。因此，更新?lián)Q代檔案管理軟硬件設(shè)施設(shè)備，加速事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，成為檔案工作滿足未來(lái)發(fā)展需求的必經(jīng)之路。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)

（一）方便檔案的永久保存

相比于紙質(zhì)檔案保存起來(lái)占地面積大，需要溫濕度管控條件高，丟失難以彌補(bǔ)、損壞不易修復(fù)以及備份困難等諸多缺點(diǎn)，信息化條件下的檔案管理模式，可以將檔案資料轉(zhuǎn)化成電子數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在電腦或者硬盤中。這樣不僅節(jié)省了檔案保存空間，規(guī)避開周圍環(huán)境的影響，而且可以隨時(shí)備份異地保存，從根本上杜絕檔案原件丟失、損毀等弊端，讓檔案信息可以借助于現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備永久地保存下去。

（二）方便信息的快捷查詢

傳統(tǒng)的檔案管理方法，歸檔流程繁瑣，調(diào)取步驟復(fù)雜，檢索準(zhǔn)確率偏低，且同一份檔案一人使用眾人等候。而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化之后，需要查詢檔案時(shí)，只需要輸入相關(guān)的關(guān)鍵詞就可以查出想要的檔案信息。這種檢索方法不僅將檔案查詢步驟大大減縮，使檔案利用程序變得簡(jiǎn)單便捷，而且在條件允許的情況下可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程調(diào)閱，使查檔不再受空間地域的局限。

（三）方便檔案信息的縱向分析和橫向比較

傳統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)搜集、整理、計(jì)算和分析，一般是將統(tǒng)計(jì)所取得的各項(xiàng)數(shù)字資料及有關(guān)文字資料，以統(tǒng)計(jì)表、統(tǒng)計(jì)年鑒、統(tǒng)計(jì)資料匯編和統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告等形式體現(xiàn)出來(lái)，這種傳統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)分析方式工作量巨大，耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)久，獲取的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度低，且不易進(jìn)行縱向分析和橫向比較。檔案信息化之后，借助于現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備，可以讓檔案現(xiàn)象的數(shù)量表現(xiàn)、現(xiàn)象之間的數(shù)量關(guān)系和質(zhì)量互變的數(shù)量界限等統(tǒng)計(jì)、分析、相互對(duì)比變得異常簡(jiǎn)單，使檔案數(shù)據(jù)的采集、處理、傳輸、貯存和提供不再是阻礙檔案工作發(fā)展的瓶頸。

二、提升事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的途徑

（一）引進(jìn)先進(jìn)信息設(shè)備

很多事業(yè)單位的檔案資料都具有機(jī)密性和專業(yè)性。由于這些資料需要永久或長(zhǎng)期儲(chǔ)存，就必須保證檔案在保存過(guò)程中不被損壞、萬(wàn)無(wú)一失，這就需要依靠先進(jìn)的辦公設(shè)備和現(xiàn)代化的保護(hù)設(shè)施，以滿足對(duì)事業(yè)單位檔案信息進(jìn)行處理和儲(chǔ)存的需求。因此，事業(yè)單位要摒棄“檔案可有可無(wú)”“檔案用時(shí)重要，不用不要”等錯(cuò)誤觀念，端正檔案工作態(tài)度，并舍得投入人力、物力和精力，引進(jìn)先進(jìn)的檔案信息化管理設(shè)備，加大檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)力度，以推進(jìn)檔案信息化管理的進(jìn)程。

（二）充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)

近年來(lái)，我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展和治理不斷開創(chuàng)新局面，事業(yè)單位檔案管理工作也逐步更新?lián)Q代，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的電子檔案。在電子檔案中可以添加圖畫、圖形、錄音、錄像等內(nèi)容，使檔案記載的信息更為詳細(xì)和多樣，為檔案的收集、統(tǒng)計(jì)和利用提供更加便捷、準(zhǔn)確、快速的途徑。因此，事業(yè)單位要充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)、設(shè)備和手段，對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，促進(jìn)事業(yè)單位檔案工作信息技術(shù)的大潮中迅猛發(fā)展。

（三）借鑒國(guó)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)

事業(yè)單位檔案管理工作雖說(shuō)在中國(guó)推行較早，但是相比較而言，該行業(yè)在國(guó)外的發(fā)展更為成熟。所以，我們可以適當(dāng)?shù)亟梃b國(guó)外的先進(jìn)管理模式。只是在學(xué)習(xí)其先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的過(guò)程中，要充分考慮到因社會(huì)性質(zhì)不同而導(dǎo)致檔案工作方式方法的不同，堅(jiān)持實(shí)事求是杜絕生搬硬套，使選定的工作模式適應(yīng)我們的實(shí)際情況。

（四）將傳統(tǒng)的管理模式同信息化的管理模式有效結(jié)合

現(xiàn)階段，我國(guó)很多地區(qū)的事業(yè)單位仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，由于地域、經(jīng)濟(jì)、觀念的局限，這些部門如果想在短時(shí)間內(nèi)完成檔案管理信息化的建設(shè)難度很大。針對(duì)這種情況，國(guó)家檔案局提出的“雙套制”思路依然是行之有效的解決方案。因此，檔案管理工作人員要因地制宜，在不全盤放棄傳統(tǒng)檔案信息管理模式的同時(shí)，合理選用適合自己情況的新型檔案管理模式，并努力將新舊模式進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，有節(jié)奏、有步驟地推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。

（五）保障檔案管理信息化的同時(shí)也要保證檔案信息的安全

信息化建設(shè)是檔案管理的前進(jìn)方向，也是事業(yè)單位為之不懈努力的目標(biāo)之一。但在檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，檔案信息的安全性和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的歸屬性也需要得到優(yōu)先保證。首先，事業(yè)單位的檔案資料庫(kù)要確保絕對(duì)安全。這就要求庫(kù)房的基礎(chǔ)設(shè)施、現(xiàn)代化設(shè)備必須達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)的通訊設(shè)備必須進(jìn)行加密設(shè)置，電腦等電子設(shè)備和儲(chǔ)存設(shè)備也應(yīng)采取加密、訪問(wèn)控制等防控手段，建造有效的防火墻。其次，按照“三員”管理的原則指派專人負(fù)責(zé)檔案信息化管理，并定期對(duì)這些人員進(jìn)行培訓(xùn)，并且讓這些人之間形成相互監(jiān)督的工作關(guān)系。

（六）健全相關(guān)管理制度

制度是一個(gè)單位和行業(yè)發(fā)展的基本依據(jù)，制度的確立要由管理者和領(lǐng)導(dǎo)者根據(jù)實(shí)際情況具體而定。因此，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和具體從事檔案工作的人員，要強(qiáng)化檔案工作意識(shí)，充分了解本部門檔案工作的實(shí)際情況，制定符合檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)需要的規(guī)章制度，以確保檔案管理信息化的合理合規(guī)性，為檔案信息化建設(shè)保駕護(hù)航。