淺議新形勢下住房公積金業(yè)務(wù)檔案的管理工作

文·張進海 常廣春

中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳2014年5月印發(fā)了《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，就建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系和確保檔案安全保密的檔案安全體系提出了明確而具體的措施，這就標(biāo)志著作為國家檔案信息資源的重要組成部分的住房公積金業(yè)務(wù)檔案，要更加科學(xué)的管理，更好地發(fā)揮服務(wù)民生、服務(wù)大局、服務(wù)發(fā)展的作用。為規(guī)范和加強全省住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理，有效保護和利用住房公積金業(yè)務(wù)檔案，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，2014年12月山東省住房城鄉(xiāng)建設(shè)廳和山東省檔案局又聯(lián)合制定了《山東省住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理辦法》（以下簡稱“《管理辦法》”）。在這種形勢下，如何抓好住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理工作，確保住房公積金資金安全運行，就成了各級各地住房公積金管理中心必須要解決的實際工作問題。

一、住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏專業(yè)化的檔案管理人才

目前，大多數(shù)住房公積金管理中心檔案室均配備了專兼職檔案管理人員，但是檔案專業(yè)出身的卻少之又少，普遍存在專業(yè)性不足、綜合素質(zhì)較差，很多檔案管理人才不具備專業(yè)的檔案管理學(xué)背景，他們對于公積金貸款的相關(guān)業(yè)務(wù)并不很熟悉，更無法運用科學(xué)化的計算機信息手段來進行實時監(jiān)控和管理，從而降低了工作的效率和效果，不利于實現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。此外，不少住房公積金管理中心對檔案管理重視程度不夠，疏于對檔案管理人才的培訓(xùn)，導(dǎo)致他們在一些比較復(fù)雜的工作上適應(yīng)性不夠，不利于最大化地發(fā)揮住房公積金業(yè)務(wù)檔案的價值。

（二）檔案的管理設(shè)施建設(shè)不足

很多住房公積金管理中心將較多的精力用到了業(yè)務(wù)的拓展上，忽視了檔案管理，在檔案室的建設(shè)方面起步晚，目前我省市級住房公積金管理中心檔案室基本上能按照《管理辦法》的要求，加強對檔案室基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的配備，但縣級住房公積金管理中心大都條件較差，在管理設(shè)施建設(shè)方面的不足，嚴(yán)重制約了檔案規(guī)范化管理。

（三）檔案的信息化管理水平較低

目前大部分住房公積金管理中心的檔案數(shù)字化程度較低，處于剛開始數(shù)字化或者尚未開始的階段，不利于檔案的信息化管理。紙質(zhì)化的檔案管理模式，必然會導(dǎo)致檔案信息資源無法最大化地發(fā)揮價值，既不利于檔案信息的共享和公開，也不利用提高利用服務(wù)效率，還不利用檔案的保存，同時，也會增加大量的檔案管理成本。

二、進一步加強住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理的對策

（一）規(guī)范和加強檔案管理體系

住房公積金業(yè)務(wù)檔案涉及到廣大繳存職工的切身利益，必須做到依法管理檔案，嚴(yán)格落實《中華人民共和國檔案法》《山東省檔案條例》《住房公積金管理條例》等要求；加強檔案室基礎(chǔ)設(shè)施投入，確保滿足“九防”要求；嚴(yán)格執(zhí)行《管理辦法》，做好檔案的鑒定、銷毀、移交、歸檔和整理等工作，維護住房公積金業(yè)務(wù)檔案真實、完整和安全，有效保護和利用住房公積金業(yè)務(wù)檔案。

（二）加快推進檔案信息化建設(shè)

住房公積金管理中心要按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的工作思路，加快開展檔案信息化工作，一方面加快對已歸檔紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描工作，并嚴(yán)格要求數(shù)字化質(zhì)量，確保符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《版式電子文件長期保存格式需求》等標(biāo)準(zhǔn)要求；另一方面要按照全省公積金檔案信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)建立公積金檔案管理信息系統(tǒng)和信息數(shù)據(jù)庫，并加大網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全的維護力度，確保系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行。同時，還要做到定期備份電子檔案，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，對重要檔案實行異地備份保管，保障電子檔案數(shù)據(jù)安全。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員是檔案管理工作的核心力量，占據(jù)著主導(dǎo)地位，構(gòu)建專業(yè)的住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理人才隊伍，是推進檔案規(guī)范化管理的根本保障。一方面，要加強現(xiàn)有檔案管理人員的素質(zhì)，通過推薦外出參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或邀請檔案專家來單位實地教學(xué)培訓(xùn)等方式，系統(tǒng)地提升檔案管理人才員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、檔案管理能力和與時俱進的意識；另一方面，充實檔案專業(yè)人才，在人員選拔或招錄時，要側(cè)重所學(xué)專業(yè)，盡可能選擇有專業(yè)背景的人或者有從事檔案管理工作經(jīng)驗的人。以此來提升檔案管理隊伍的整體素質(zhì)，從而來更好地提升工作效率。

（三）提高檔案資源利用服務(wù)水平

檔案利用是檔案生命力最直接、最有效、最根本的體現(xiàn)，加強住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理的目的也是利用住房公積金業(yè)務(wù)檔案服務(wù)大眾。住房公積金管理中心要建立檔案利用制度，完善檔案查閱程序，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定和程序提供檔案信息查詢服務(wù)。同時，要積極開展檔案利用需求調(diào)研，有針對性的提供檔案利用服務(wù)，并不斷創(chuàng)新檔案利用服務(wù)方式，提高為民服務(wù)的意識，進一步提高檔案資源利用服務(wù)水平。

住房公積金業(yè)務(wù)檔案管理是住房公積金管理的重要組成部分，是對住房公積金管理中心工作評價的標(biāo)尺，是住房公積金管理水平的體現(xiàn)。因此，要切實住房公積金業(yè)務(wù)檔案的管理工作，充分發(fā)揮檔案的使用價值，促進住房公積金業(yè)務(wù)工作的不斷發(fā)展。