淺析南水北調(diào)工程檔案驗(yàn)收重點(diǎn)與“五性”評(píng)價(jià)

文·王麗慧

檔案驗(yàn)收是工程檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要節(jié)點(diǎn)，在《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)〔2006〕2號(hào)）第四條與《南水北調(diào)東中線第一期工程檔案管理規(guī)定》（國(guó)調(diào)辦綜〔2007〕7號(hào)）第二十七條均提出“未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收”。截至2017年12月，南水北調(diào)工程各項(xiàng)目法人分別組織了多個(gè)工程項(xiàng)目合同驗(yàn)收階段的檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收，如中線建管局已組織47個(gè)、中線水源公司完成21個(gè)、湖北省南水北調(diào)建管局完成27個(gè)。截至2018年6月，國(guó)務(wù)院南水北調(diào)辦也組織了近100個(gè)設(shè)計(jì)單元工程完工階段的檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作。在以往的工程驗(yàn)收實(shí)踐中，國(guó)務(wù)院南水北調(diào)辦采取了“檢查評(píng)定+專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收”兩步走的工作模式，并借助檔案“預(yù)驗(yàn)收”或“關(guān)口前移”等手段提高檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作質(zhì)量，為工程竣工驗(yàn)收階段的檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收奠定了良好基礎(chǔ)。在檔案驗(yàn)收工作中，重點(diǎn)是對(duì)工程文件材料的收集、整理、歸檔情況和竣工圖的編制質(zhì)量與整編情況進(jìn)行查驗(yàn)，并對(duì)工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和安全性（“五性”）作出評(píng)價(jià)，確認(rèn)其符合國(guó)家法律、法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)要求，滿(mǎn)足今后工程運(yùn)行管理等查考利用的需要。

一、工程檔案驗(yàn)收工作的重點(diǎn)

（一）文件材料的收集、整理與歸檔情況

工程文件材料產(chǎn)生于工程建設(shè)的全過(guò)程，是反映工程面貌的真實(shí)記錄，它的收集、整理與歸檔情況是檢驗(yàn)工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的前提和基礎(chǔ)。

在《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）中明確要求，工程“項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔和項(xiàng)目檔案的移交應(yīng)與項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。項(xiàng)目檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)”，并提出“在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任”。在新頒布的《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）中同樣承續(xù)了這一原則，提出了“建設(shè)單位和參建單位應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目文件過(guò)程管理，通過(guò)節(jié)點(diǎn)控制強(qiáng)化項(xiàng)目文件管理，實(shí)現(xiàn)從項(xiàng)目文件形成、流轉(zhuǎn)到歸檔管理的全過(guò)程控制”以及“項(xiàng)目檔案工作應(yīng)融入項(xiàng)目建設(shè)，與項(xiàng)目建設(shè)管理同步”等內(nèi)容。此外，還要求工程建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位和材料、構(gòu)件及設(shè)備供應(yīng)單位等根據(jù)規(guī)范的要求，完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的竣工文件的編制和項(xiàng)目文件整理、歸檔工作。

結(jié)合南水北調(diào)工程實(shí)際，在工程項(xiàng)目準(zhǔn)備階段，建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累和整理項(xiàng)目前期文件以及設(shè)備、工藝和涉外文件；勘察、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計(jì)文件，并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門(mén)提交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)計(jì)文件。在工程項(xiàng)目施工階段，項(xiàng)目實(shí)行總承包的，由各分包單位負(fù)責(zé)其分包項(xiàng)目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總；由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的，由各承包單位負(fù)責(zé)收集、積累其承包項(xiàng)目的全部文件；項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、積累項(xiàng)目監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托的項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)中文件收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，審核、簽認(rèn)竣工文件，并向建設(shè)單位提交有關(guān)專(zhuān)項(xiàng)報(bào)告，驗(yàn)證材料及其他監(jiān)理文件。在工程項(xiàng)目試運(yùn)行階段，試運(yùn)行單位負(fù)責(zé)收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試運(yùn)行形成中的文件；項(xiàng)目器材供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理單位或部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)收集、積累所承建項(xiàng)目的器材供應(yīng)和財(cái)務(wù)管理中形成的文件等。

在各類(lèi)文件材料的收集過(guò)程中，凡是能夠反映與工程項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，具體收集范圍見(jiàn)《南水北調(diào)東中線第一期工程檔案分類(lèi)編號(hào)及保管期限表》（國(guó)調(diào)辦綜〔2009〕13號(hào)）與各項(xiàng)目法人制定的規(guī)范性文件。在收集時(shí)可按照各類(lèi)文件形成的先后順序或工程完成情況及時(shí)收集，并對(duì)文件材料的形成質(zhì)量進(jìn)行審核把關(guān)，確保應(yīng)歸檔文件材料字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字認(rèn)可手續(xù)完備，需永久、長(zhǎng)期保存的文件書(shū)寫(xiě)材料滿(mǎn)足耐久性要求等。

文件材料整理時(shí)應(yīng)遵循工程文件形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系；分類(lèi)科學(xué)，組卷合理。文件材料的組卷、案卷與卷內(nèi)文件的排列、案卷編目與案卷裝訂要求可參考《科學(xué)技術(shù)案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822）相關(guān)內(nèi)容。文件材料收集、整理完成后，應(yīng)按合同協(xié)議規(guī)定的要求及時(shí)向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。歸檔文件應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)。歸檔時(shí)相關(guān)單位應(yīng)對(duì)文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查，并辦理交接手續(xù)。

（二）竣工圖的編制質(zhì)量與整編情況

竣工圖作為真實(shí)反映工程建設(shè)項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣，是工程運(yùn)行管理、維修養(yǎng)護(hù)和改擴(kuò)建的重要技術(shù)依據(jù)，也是工程檔案的核心組成部分。竣工圖的編制質(zhì)量與整編情況很大程度上決定著工程檔案的整體質(zhì)量，直接影響到今后的利用。因此，也是工程檔案驗(yàn)收的重點(diǎn)。

按照《南水北調(diào)東中線第一期工程檔案管理規(guī)定》的要求：“竣工圖必須真實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際。施工單位應(yīng)做好變更文件材料的收集、整理、歸檔，按有關(guān)規(guī)定編制竣工圖?？⒐D標(biāo)題欄已標(biāo)明竣工圖的可不加蓋竣工圖章，但應(yīng)加蓋監(jiān)理審核章，由施工圖編制為竣工圖的，編制單位需加蓋竣工圖章。施工圖變更較多，幅面超過(guò)35%的應(yīng)重新繪制竣工圖。要嚴(yán)格履行審核簽字手續(xù)，監(jiān)理單位要審核把關(guān)，相關(guān)負(fù)責(zé)人要逐張簽名并填寫(xiě)日期，每套竣工圖應(yīng)附編制說(shuō)明、鑒定意見(jiàn)和目錄”，從而確?？⒐D的完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位，真實(shí)反映工程竣工驗(yàn)收時(shí)的實(shí)際情況。

竣工圖編制完成后，監(jiān)理單位應(yīng)督促和協(xié)助竣工圖編制單位檢查其竣工圖編制情況，發(fā)現(xiàn)不準(zhǔn)確或短缺時(shí)要及時(shí)修改和補(bǔ)齊，保證竣工圖內(nèi)容應(yīng)與竣工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更、洽商、材料變更、施工及質(zhì)檢記錄相符合。并按照《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T 10609.3）要求統(tǒng)一折疊。

二、工程檔案的“五性”評(píng)價(jià)

檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范與安全，不僅是工程檔案管理的目標(biāo)，也是有效發(fā)揮檔案查考利用價(jià)值的前提條件。

（一）完整性

完整性是檔案工作最基本、最重要的要求，也是檔案工作最難達(dá)成的目標(biāo)。但它卻是檔案檢查評(píng)定和檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作的重中之重。檢驗(yàn)評(píng)判檔案的完整性主要有以下幾個(gè)要點(diǎn)，一檔案能夠反映出工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的完整，包括工程建設(shè)時(shí)間、建設(shè)階段的完整；二檔案能夠反映出工程項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容的完整；三檔案能夠檢驗(yàn)工程項(xiàng)目建設(shè)歸檔范圍的完整；四工程項(xiàng)目建設(shè)檔案載體的完整；五每類(lèi)檔案專(zhuān)業(yè)上的完整，包括一個(gè)專(zhuān)業(yè)應(yīng)歸檔文件材料的“全面完整”和專(zhuān)業(yè)內(nèi)文件材料的“局部完整”；六文件材料自身的完整 如文件正文與附件齊全等；七反映同一問(wèn)題的不同類(lèi)文件材料的完整。

總的來(lái)看，通過(guò)查驗(yàn)檔案實(shí)體能夠以文件材料的閉合來(lái)恢復(fù)一項(xiàng)工程、一個(gè)事件的發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的過(guò)程，則可初步判定該工程的檔案是齊全完整的。具體檢查過(guò)程中，一般是按照工程制定的“歸檔范圍”，結(jié)合工程建設(shè)實(shí)際，檢查合同、參建單位、各階段、各專(zhuān)業(yè)、工作流程、各種類(lèi)型、文件的附件、每份文件張頁(yè)等是否完整；錄像、照片、圖片等須附以有關(guān)語(yǔ)音及文字說(shuō)明是否完整；并對(duì)涉及工程安全的重大質(zhì)量事故處理、隱蔽工程、驗(yàn)收要求整改、后續(xù)工程以及大事等開(kāi)展重點(diǎn)檢查。此外，各類(lèi)報(bào)告提到的工作過(guò)程、技術(shù)措施、重大變更、質(zhì)量事故處理、遺留問(wèn)題等都是檢驗(yàn)檔案完整性的線索。

（二）準(zhǔn)確性

準(zhǔn)確性是檔案質(zhì)量的核心，是經(jīng)過(guò)參建單位各方努力可以達(dá)成的目標(biāo)。這期間需要工程專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員參與其中，僅憑檔案人員是不夠的。檢驗(yàn)評(píng)判檔案準(zhǔn)確性的要點(diǎn)主要從形式上的準(zhǔn)確性和內(nèi)容上的準(zhǔn)確性?xún)蓚€(gè)方面展開(kāi)。

1.形式上的準(zhǔn)確性。一歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)為原件，確保文件材料是在工程建設(shè)過(guò)程中直接形成的原始記錄；二歸檔文件材料字跡、注記清楚、圖面整潔；三歸檔文件材料，尤其是圖紙應(yīng)修改到位、依據(jù)明確；四歸檔文件材料審核完備，鑒章合規(guī)；五工程建設(shè)涉及的各專(zhuān)業(yè)過(guò)程程序到位，文件材料的產(chǎn)生與之相一致。

2.內(nèi)容上的準(zhǔn)確性。一歸檔文件材料記載的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事情及其過(guò)程、結(jié)果與實(shí)際相符；二所實(shí)施的項(xiàng)目（數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)模、概算）及其修改、變更等與相應(yīng)的批復(fù)、文件相符，與設(shè)計(jì)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)相符；三采用的技術(shù)、工藝、材料等與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求相符；四竣工圖含工程總平面圖和綜合管線圖，與實(shí)際建筑設(shè)施、設(shè)備等相符；四同一事件在相關(guān)單位的不同類(lèi)別、載體的文件材料中相符。

在進(jìn)行檔案準(zhǔn)確性檢查時(shí)，一般檢查檔案中各項(xiàng)簽字是否有誤；建管、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位反映相同事件的文字、數(shù)據(jù)等信息是否一致、準(zhǔn)確可靠；同一報(bào)告內(nèi)的相同內(nèi)容數(shù)據(jù)、文字、圖、表、錄像片、照片等是否相符；竣工圖內(nèi)容應(yīng)與施工設(shè)計(jì)圖、設(shè)計(jì)變更、材料變更、施工及質(zhì)檢記錄是否相符，竣工圖是否反映實(shí)際工程建設(shè)情況（圖紙與實(shí)物，圖紙文件反映的過(guò)程）等，同時(shí)檢查是否是原件歸檔等。

（三）系統(tǒng)性

系統(tǒng)性是檔案規(guī)范和有效利用的保證，其核心要求是“保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系”。這是一項(xiàng)考驗(yàn)檔案專(zhuān)業(yè)人員的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)功底的工作指標(biāo)。在檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作中，檢驗(yàn)、評(píng)判檔案系統(tǒng)性的要點(diǎn)如下，一類(lèi)別之間的系統(tǒng)性。包括各種從屬關(guān)系，如上位類(lèi)、下位類(lèi)、與同位類(lèi)之間的關(guān)系清晰，符合邏輯；二案卷的系統(tǒng)性。如在一個(gè)類(lèi)別中的檔案案卷按照時(shí)間、項(xiàng)目專(zhuān)業(yè)或結(jié)構(gòu)等保持成套性；三卷內(nèi)文件之間的系統(tǒng)性。即一個(gè)案卷內(nèi)每一件文件材料的定位，能夠體現(xiàn)文件之間的有機(jī)聯(lián)系；四有關(guān)類(lèi)、卷、件之間的系統(tǒng)性。即全部檔案應(yīng)遵循檔號(hào)編制規(guī)則統(tǒng)一編號(hào)，不同載體或相關(guān)檔案之間可以標(biāo)注互見(jiàn)號(hào)等。

系統(tǒng)性檢查的具體內(nèi)容一般包括事件、文件、報(bào)告、圖紙的成套性；案卷能夠按照項(xiàng)目、階段、專(zhuān)業(yè)、流程、事件有序排列；卷內(nèi)文件能夠按照事件、重要程度或時(shí)間有序排列等。

（四）規(guī)范性

規(guī)范性要求工程檔案管理制度的制定、文件材料的整理等具體業(yè)務(wù)工作滿(mǎn)足國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。它實(shí)則是對(duì)工程建設(shè)單位和各參建單位檔案管理工作的全面考量，包括檔案管理體制、制度等方面的規(guī)范性，具體到實(shí)體檔案，則主要體現(xiàn)在檔案案卷整理的規(guī)范性方面。檢驗(yàn)、評(píng)判實(shí)體檔案規(guī)范性的要點(diǎn)主要包括檔案案卷及卷內(nèi)文件著錄規(guī)范，文件編號(hào)、責(zé)任者、案卷及卷內(nèi)文件題名擬寫(xiě)準(zhǔn)確；檔案目錄編制規(guī)范；各類(lèi)檔案的整理符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的一般要求等。其中，各類(lèi)檔案的整理符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的一般要求是指，一綜合管理檔案符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22）的規(guī)定；二工程項(xiàng)目檔案整理符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822）和《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求和檔案管理規(guī)范》（DA/T 28）的規(guī)定；三會(huì)計(jì)檔案整理符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部 國(guó)家檔案局令第79號(hào)2016年1月1日起施行）和《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》（DA/T 39）的規(guī)定；四聲像檔案整理符合《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T 50）《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T 15）和《電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T 38）的規(guī)定；五電子檔案整理符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（DA/T 18894）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T 31）的要求等。

（五）安全性

檔案的安全保管是檔案工作最基本的任務(wù)，也是檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收工作中的重要評(píng)價(jià)指標(biāo)。工程檔案的安全性有兩層含義，一是要保證工程檔案實(shí)體的安全，盡可能延長(zhǎng)其自然壽命；二是要保護(hù)工程檔案信息的安全，保守秘密，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)等。在安全性檢查方面，主要注重對(duì)檔案庫(kù)房核心區(qū)和安全保管設(shè)施設(shè)備進(jìn)行全面檢查，建設(shè)單位應(yīng)建立和完善檔案安全保管、保密等各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案安全制度落到實(shí)處，把檔案安全貫穿于檔案接收、保管和利用等各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)之中。