醫(yī)院人事檔案管理績效評價(jià)的理論探討

文·陳康

醫(yī)院是具有高度專業(yè)技術(shù)性、知識(shí)密集型的單位，人才建設(shè)是醫(yī)院發(fā)展的重要推動(dòng)力。醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院職工個(gè)人成長經(jīng)歷和參與社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始記載，是對職工品行、能力、業(yè)績、獎(jiǎng)懲等各方面情況的集中反映，是醫(yī)院選人用人、盤活人才資源所依據(jù)的重要信息資源[1]。醫(yī)院人事檔案管理水平的高低，直接影響著醫(yī)院人才工作的開展，制約著醫(yī)院總體發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，也給醫(yī)院人事檔案管理提出了更高更具體的要求，醫(yī)院人事檔案管理的實(shí)際效果如何，是否滿足了檔案服務(wù)對象的需求，發(fā)揮了應(yīng)有的效能，亟需對檔案管理的效果進(jìn)行評估和判斷，并形成反饋機(jī)制?？冃гu價(jià)作為一種有效的激勵(lì)約束機(jī)制，已成為醫(yī)院人事檔案管理的重要環(huán)節(jié)。

一、醫(yī)院人事檔案管理績效評價(jià)的意義

科學(xué)高效的人事檔案管理，是醫(yī)院進(jìn)行人力資源開發(fā)、實(shí)施人才戰(zhàn)略的基礎(chǔ)和前提。醫(yī)院人事檔案管理的績效評價(jià)意味著評價(jià)主體從檔案管理的根本目標(biāo)和具體實(shí)踐出發(fā)，運(yùn)用科學(xué)、規(guī)范的評價(jià)方法，遵循績效的內(nèi)在原則和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對人事檔案管理的過程及其取得的成效進(jìn)行全面、客觀、公正的測量和評判[2]。將績效評價(jià)納入到醫(yī)院人事檔案管理中，對人事檔案管理的優(yōu)劣進(jìn)行評估、判斷，發(fā)現(xiàn)其存在的問題，為以后人事檔案管理工作的完善提供方向。

（一）發(fā)揮績效考核的工作導(dǎo)向作用

績效評價(jià)是對任務(wù)執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，評價(jià)方法的制定和實(shí)施實(shí)際上是將“目標(biāo)分解、責(zé)任落實(shí)”的過程，具有很強(qiáng)的導(dǎo)向性和行為預(yù)期性。評價(jià)結(jié)果的反饋，將直接影響后續(xù)檔案管理工作的行為以及價(jià)值取向[3]?？冃гu價(jià)作為一種績效控制的手段，進(jìn)一步明確檔案管理工作的工作目標(biāo)和工作標(biāo)準(zhǔn)，以評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范檔案管理工作行為，從而提高檔案管理的質(zhì)量和水平。

（二）全面提升醫(yī)院人事檔案的服務(wù)水平

檔案管理的終極目標(biāo)就是為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，醫(yī)院人事檔案管理部門肩負(fù)著向全院職工、領(lǐng)導(dǎo)部門甚至社會(huì)提供檔案利用與服務(wù)的職責(zé)。將評價(jià)結(jié)果及時(shí)反饋可以促進(jìn)檔案工作人員改進(jìn)工作方法，提高工作效率，從而使檔案資料得到合理開發(fā)和利用，更好地發(fā)揮人事檔案的作用。

（三）增強(qiáng)人事檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性

人事檔案管理績效評價(jià)的目的是更好地產(chǎn)生工作激勵(lì)，最大限度地激發(fā)檔案管理人員的積極性和能動(dòng)性。一方面，通過對檔案管理人員工作業(yè)績的認(rèn)可，可以增強(qiáng)他們的工作成就感和獲得感；另一方面，通過科學(xué)、系統(tǒng)的方法來評估檔案管理人員的工作行為和效果，可以使他們充分認(rèn)識(shí)到工作中取得的進(jìn)步與存在的不足，找出與管理目標(biāo)的差距，從而增強(qiáng)他們的責(zé)任感，更好地激發(fā)他們的潛能和主動(dòng)性，促使他們主動(dòng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)專業(yè)技能。

二、醫(yī)院人事檔案管理績效評價(jià)的主體設(shè)置

結(jié)合醫(yī)院人事檔案具有較高專業(yè)性的特點(diǎn)，評價(jià)主體的設(shè)置應(yīng)多元化，由專家團(tuán)隊(duì)、檔案工作人員和檔案利用者共同組成，凝聚各方優(yōu)勢[4]。

（一）專家團(tuán)隊(duì)

專家評價(jià)法是一種應(yīng)用較為廣泛的評價(jià)方法，專家團(tuán)隊(duì)以其掌握的專業(yè)科學(xué)知識(shí)，用專業(yè)的視角來評價(jià)檔案管理的效果，評價(jià)結(jié)果更具有針對性和說服力。

（二）檔案工作人員

醫(yī)院人事檔案工作人員直接參與人事檔案的開發(fā)和管控，作為檔案管理的執(zhí)行者，最了解人事檔案的管理情況和利用、開發(fā)價(jià)值。

（三）檔案利用者

檔案利用者作為人事檔案的最終服務(wù)對象，其對人事檔案管理效果做出的評價(jià)最具有發(fā)言權(quán)。在全院范圍內(nèi)形成檔案利用者參與績效評價(jià)的風(fēng)氣，可以提高效率，形成監(jiān)管合力。

各評價(jià)主體在績效評價(jià)的過程中能充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢，但也存在一些不足，比如檔案工作人員參與績效評價(jià)可能帶有一定的主觀因素，因此需要各方協(xié)同參與，共同配合。

三、醫(yī)院人事檔案管理績效評價(jià)應(yīng)遵循的原則

在設(shè)計(jì)醫(yī)院人事檔案管理績效評價(jià)的指標(biāo)體系時(shí)，除了應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性和規(guī)范性的基本原則外，還應(yīng)結(jié)合醫(yī)院人事檔案的特點(diǎn)遵循以下原則。

（一）結(jié)果導(dǎo)向與過程管控相結(jié)合的原則

對醫(yī)院人事檔案管理的目標(biāo)完成情況進(jìn)行評估固然重要，但是，檔案管理工作并不是檔案管理部門的“獨(dú)角戲”，而是需要各部門交叉協(xié)作來完成。在實(shí)際工作中，一些考核者或材料形成部門對工作中形成的人事檔案材料不負(fù)責(zé)、不按程序辦事、不按時(shí)報(bào)送，甚至不清楚相關(guān)材料應(yīng)交由檔案管理部門歸檔，影響了檔案收集工作的完成效果。這就要求在對醫(yī)院人事檔案管理工作進(jìn)行績效評價(jià)時(shí)要堅(jiān)持目標(biāo)管理與過程控制并重的原則。

（二）多維度評價(jià)的原則

醫(yī)院人事檔案管理的目標(biāo)體現(xiàn)出與醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)相一致的特點(diǎn)，人事檔案管理工作不僅包含人、財(cái)、物等基本要素，還與檔案管理部門的機(jī)構(gòu)設(shè)置、管理?xiàng)l件、部門職能、管理基礎(chǔ)工作及對內(nèi)對外的關(guān)系有關(guān)。因此，績效評價(jià)的內(nèi)容不僅包括檔案管理任務(wù)方面，還要包括管理者自主選擇行為。注重“執(zhí)行者行為”因素,不僅要評估檔案管理目標(biāo)任務(wù)的完成情況，而且要重視關(guān)系績效的考核，同時(shí)也要考慮檔案管理人員的合理需求和利益表達(dá)。

（三）平時(shí)考核與定期考核相結(jié)合的原則

績效評價(jià)貫穿于人事檔案管理的整個(gè)過程中，為了更好地發(fā)揮評價(jià)的作用，對醫(yī)院人事檔案管理效果的評估要落實(shí)到平時(shí)的實(shí)際工作中，與日常檔案管理相結(jié)合，同時(shí)，平時(shí)考核為年度考核奠定基礎(chǔ)。

四、醫(yī)院人事檔案管理績效評價(jià)指標(biāo)體系的構(gòu)建

作為評判的主要依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，評價(jià)指標(biāo)體系的構(gòu)建顯得尤為重要。我們利用關(guān)鍵指標(biāo)考核法（KPI）來選取評價(jià)指標(biāo)，然后根據(jù)各指標(biāo)的重要程度來確定權(quán)重系數(shù)，一般，利用層次分析法（AHP）來確定評價(jià)指標(biāo)的權(quán)重[2]。

（一）人事檔案的安全性和形成的及時(shí)性

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院職工個(gè)人履歷及檔案形成部門在工作中所形成的原始記錄材料，人事檔案的安全性和形成的及時(shí)性是檔案服務(wù)功能得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)和前提，這就要求人事檔案管理人員對檔案進(jìn)行妥善保管，被考核者或者人事檔案形成部門及時(shí)將符合歸檔要求的材料移交檔案管理部門。對人事檔案的安全性和形成及時(shí)性進(jìn)行評價(jià)主要涉及到檔案泄密次數(shù)、檔案的歸檔率、檔案的按期歸檔率等。

（二）人事檔案材料的完整性和歸檔有序性

人事檔案的完整性和有序性主要是指檔案材料的完整齊全、檔案實(shí)體的有序性和檔案內(nèi)容的有序性。要求人事檔案編制目錄規(guī)范，卷內(nèi)排序井然有序、清晰條理。人事檔案在醫(yī)院各相關(guān)部門形成以后在制度規(guī)范的控制下匯集到人事檔案管理部門，分門別類形成有序體系，在這一環(huán)節(jié)中，容易出現(xiàn)錯(cuò)送、錯(cuò)放檔案甚至未送、丟失檔案的現(xiàn)象。主要涉及的考核指標(biāo)有檔案的損壞率、檔案的丟失率、分類組合正確率、檔案材料的錯(cuò)歸次數(shù)等[5]。

（三）人事檔案的服務(wù)效用

檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)性工作，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)是檔案管理的終極目標(biāo)。完整的人事檔案體系不僅要包含覆蓋職工的檔案資源體系、檔案安全體系，還應(yīng)包含方便職工的檔案查詢與利用體系等?？冃гu價(jià)指標(biāo)體系中能反映人事檔案服務(wù)效用的有檔案管理系統(tǒng)的利用率、檔案的利用率、查找檔案所需的時(shí)間、檔案服務(wù)對象的滿意度等。

通過對人事檔案服務(wù)效用的測評，一方面有利于檔案管理部門正確對待“保管”和“利用”的關(guān)系，從過去 “重保管輕利用”，轉(zhuǎn)向更重視檔案的開發(fā)和利用，為醫(yī)院的人力資源管理服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)價(jià)值；另一方面有利于打造方便利用者查閱、利用人事檔案的渠道，優(yōu)化檔案的服務(wù)路徑。

（四）人事檔案管理效能

不僅要關(guān)注檔案管理任務(wù)方面的績效，也要涉及檔案管理者自主選擇的行為。檔案管理效能主要是指檔案管理者在管理檔案過程中的行為表現(xiàn)，包含檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素養(yǎng)等，如人事檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，管理人員的專業(yè)素質(zhì)、職業(yè)奉獻(xiàn)精神、職業(yè)道德，人才創(chuàng)新及學(xué)習(xí)能力。

作為一種監(jiān)督手段和激勵(lì)手段，績效評價(jià)在人事檔案管理工作中的作用日益凸顯。但是目前所采用的評價(jià)方法仍以定性為主，可量化的指標(biāo)較少，加之績效評價(jià)是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)的、系統(tǒng)性的工程，醫(yī)院人事檔案管理的績效評價(jià)體系建設(shè)還需要不斷完善和探索。結(jié)合醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，優(yōu)化績效評價(jià)體系，同時(shí)形成有效的反饋機(jī)制，真正發(fā)揮績效評價(jià)的監(jiān)督和導(dǎo)向作用，適應(yīng)醫(yī)院人事檔案管理發(fā)展的新趨勢。