淺談全國計(jì)算機(jī)等級考試一級計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)及MS Office中常見函數(shù)的應(yīng)用

劉中旭

【摘要】Excel操作題中的難點(diǎn)之一是常見函數(shù)的應(yīng)用。本文主要對Excel中常見函數(shù)的應(yīng)用及在應(yīng)用過程中需要注意的問題進(jìn)行介紹。

【關(guān)鍵字】全國計(jì)算機(jī)等級考試一級MS Office Excel函數(shù)

一、引言

計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用在我國各個領(lǐng)域發(fā)展迅速，為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需要，操作和應(yīng)用計(jì)算機(jī)已成為人們必須掌握的一種基本技能。1994年，國家教委（現(xiàn)教育部）推出了全國計(jì)算機(jī)等級考試，其目的在于以考促學(xué)，向社會推廣和普及計(jì)算機(jī)知識[1]。在該科目的考試中，考生普遍反映其中的Excel函數(shù)應(yīng)用題較難，本文對Excel中常見函數(shù)的應(yīng)用及其需要注意的問題進(jìn)行介紹。

二、常見函數(shù)

（一）常用函數(shù)

1.求和函數(shù)：SUM（number1，numbe2，…），該函數(shù)計(jì)算各參數(shù)的和，這里的參數(shù)可以是一個單元格或一個單元格區(qū)域或不連續(xù)的單元格或單元格區(qū)域。

2.算術(shù)平均值函數(shù)：AVERAGE（number1，numbe2，…），該函數(shù)計(jì)算參數(shù)的算術(shù)平均值。

3.最大值函數(shù)：MAX（number1，numbe2，…），該函數(shù)返回參數(shù)中最大值。

4.最小值函數(shù)：MIN（number1，numbe2，…），該函數(shù)返回參數(shù)中最小值。

（二）條件求和函數(shù)：SUMIF（range，criteria，sum_range），該函數(shù)用于對滿足條件的單元格求和[2]。參數(shù)1range表示要進(jìn)行條件匹配的單元格區(qū)域；參數(shù)2criteria表示指定的條件，它可以是數(shù)字、表達(dá)式或文本形式；參數(shù)3sum_range表示進(jìn)行求和的實(shí)際單元格區(qū)域，如果該參數(shù)省略，則使用range中的單元格。簡而言之，該函數(shù)首先指定單元格區(qū)域即參數(shù)1，然后在指定的單元格區(qū)域中找與參數(shù)2相等單元格，如果找到，就將與找到的單元格對應(yīng)的參數(shù)3指定的單元格區(qū)域中的單元格進(jìn)行求和計(jì)算，如圖1。

圖1是一個典型的應(yīng)用條件求和函數(shù)的例題，給出一張家用電器銷售情況表，要求使用SUMIF函數(shù)計(jì)算洗衣機(jī)的總銷售額和各人員的總銷售額。首先在H2單元格中計(jì)算洗衣機(jī)的總銷售額，計(jì)算思路為，首先在D列找品名為洗衣機(jī)的單元格，即D3，然后找D3對應(yīng)的E列中的金額，E3；接著繼續(xù)在D列找品名為洗衣機(jī)的單元格，即D8，然后找D8對應(yīng)的E列中的金額，即E8，對E3和E8求和；以此類推，當(dāng)在D列查找完所有品名為洗衣機(jī)的單元格后，E列對應(yīng)的金額的求和也就完成。結(jié)合SUMIF函數(shù)，D列中D2到D8就是參數(shù)1range表示的單元格區(qū)域；"洗衣機(jī)"是指定的條件，即參數(shù)2；E列中E2到印便是參數(shù)3表示的求和區(qū)域。通過上述分析，將函數(shù)“=SUMIF（D2：D8，"洗衣機(jī)"，E2：E8）”寫入H2單元格，即可計(jì)算出洗衣機(jī)的總銷售額，需要注意的是這里的條件"洗衣機(jī)"是文本，需要用""括起來，因此不能寫為“=SUMIF（D2：D8，洗衣機(jī)，E2：E8）”。

計(jì)算各人員總銷售額與計(jì)算洗衣機(jī)銷售總額的方法一致，例如SUMIF函數(shù)計(jì)算張姍姍的總銷售額，參數(shù)1range表示的C2到C8的單元格區(qū)域，參數(shù)2criteria是"張姍姍"，參數(shù)3表示的求和區(qū)域?yàn)镋2到E8。因此在H6單元格輸入“=SUMIF（C2：C8，"張姍姍"，E2：E8）”或“=SUMIF（C2：C8，G6，E2：E8）”，即可計(jì)算出張姍姍的總銷售額，因?yàn)镚6單元格為"張姍姍"。

計(jì)算其余人員的總銷售額與計(jì)算張姍姍的方法相同，參數(shù)1和3表示的單元格區(qū)域不變，參數(shù)2分別改為G7、G8或"劉彤"、"李忠合"即可。

其余人員的總銷售額也可以使用自動填充功能計(jì)算，即正確輸入計(jì)算張姍姍總銷售額的函數(shù)后，利用自動填充功能計(jì)算其余人員總銷售額。采用自動填充功能進(jìn)行計(jì)算需要正確使用絕對引用和相對應(yīng)用。圖2為直接使用自動填充功能進(jìn)行填充后的函數(shù)。從圖2中可以看出，H7、H8單元格SUMIF函數(shù)中的參數(shù)1和參數(shù)3與實(shí)際需要引用的單元格區(qū)域不一致。通過分析發(fā)現(xiàn)，參數(shù)1的匹配區(qū)域始終為C2到C8，參數(shù)3求和區(qū)域始終為E2到E8，參數(shù)2相對自動填充發(fā)生變化，因此，須將計(jì)算張姍姍總銷售額函數(shù)中參數(shù)1和參數(shù)3中的單元格行號添加絕對引用符號，再進(jìn)行自動填充計(jì)算，如圖3。

三、結(jié)束語

在Excel操作題中應(yīng)用到的函數(shù)不僅限于上述幾種，例如還有IF函數(shù)、RANK函數(shù)、COUNTIF函數(shù)等等。遇到不熟悉的函數(shù)時，可以先通過Excel中插入函數(shù)功能了解函數(shù)及函數(shù)參數(shù)的含義，然后正確使用。endprint