淺析高校秘書人員職業(yè)培訓(xùn)的重要性

陳雯

【摘要】隨著我國高校從精英教育到大眾化階段的跨越，高校管理模式也在不斷革新，其中高校秘書工作日益成為高等學(xué)校教育教學(xué)中一個不可或缺的工作。目前相當(dāng)一部分高校的秘書隊(duì)伍建設(shè)亟待加強(qiáng)，職業(yè)培訓(xùn)在提高高校秘書職業(yè)技能和素養(yǎng)方面有著重要的現(xiàn)實(shí)意義，而且有較強(qiáng)的可操作性。加強(qiáng)高校秘書培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)高校秘書培訓(xùn)機(jī)制常態(tài)化、正規(guī)化。高校應(yīng)高度重視秘書人員的培訓(xùn)教育，充分認(rèn)識到加強(qiáng)秘書人員培訓(xùn)教育的重要性和必要性。

【關(guān)鍵詞】高校秘書 培訓(xùn)教育 重要性

隨著全國高等教育從精英教育到大眾化階段的跨越，高等教育規(guī)模不斷擴(kuò)大，高等教育行政管理模式也在不斷革新。高校秘書人員隨著工作重要性的不斷增顯，對自己的職業(yè)發(fā)展提出了新的要求，高校秘書工作是高等學(xué)校教育教學(xué)中一個不可或缺的工作，在學(xué)校日常工作的各個方面起著承上起下的作用。在新的歷史條件下，加強(qiáng)高校秘書人員的職業(yè)培訓(xùn)應(yīng)擺上高校人事培訓(xùn)日程。

一、高校秘書的工作特點(diǎn)及重要性

1.高校秘書是高校中一個獨(dú)特的群體，作為高校管理隊(duì)伍中的基層管理者，肩負(fù)著管理和服務(wù)的雙重任務(wù)。他們既要“參與政務(wù)”，又要“管理事務(wù)”：既做領(lǐng)導(dǎo)的“助手”、學(xué)校的“管家”，又要做聯(lián)系師生的“橋梁”，工作任務(wù)重，責(zé)任大。

2.高校的三要素包括行政管理、教學(xué)和科研，高校秘書作為高校管理隊(duì)伍中的一支重要隊(duì)伍，承擔(dān)大量的日常工作，包括各方面事務(wù)的執(zhí)行、聯(lián)絡(luò)、溝通、傳達(dá)等。他們的工作是為教學(xué)和科研服務(wù)的，并在一定程度上影響高校教學(xué)和科研水平，關(guān)系著高校的發(fā)展水平和質(zhì)量，從而關(guān)系社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

3.伴隨著高校改革的不斷進(jìn)行，高校發(fā)展的自主性增強(qiáng)，管理權(quán)限增強(qiáng)。如何招攬學(xué)生，如何培養(yǎng)人才，如何保持永續(xù)發(fā)展，不僅需要教學(xué)管理工作的運(yùn)籌，更需要行政管理工作的運(yùn)作，而高校秘書是行政管理工作的先行者和執(zhí)行者，起著不容忽視的作用。

二、高校秘書人員職業(yè)培訓(xùn)的重要意義

1、職業(yè)培訓(xùn)是提升高校秘書工作技能、保證高校日常工作正常進(jìn)行的有效手段。高校秘書工作具有時間緊、任務(wù)重且雜亂等特點(diǎn)，這就對高校秘書提出了很高的要求。如何在較短的時間內(nèi)較好地完成學(xué)校

交待的工作，成為高校秘書必須面對的一個問題。通過職業(yè)能力方面的培訓(xùn)，系統(tǒng)地掌握從事高校學(xué)秘書工作所需要的必備知識和一些技巧，能夠在實(shí)際工作中起到事半功倍的效果。高校秘書工作涉及到管理學(xué)、行政學(xué)、教育學(xué)、心理學(xué)等多種學(xué)科的專業(yè)知識，如果沒有經(jīng)過專門的培養(yǎng)和鍛煉，很難在實(shí)際工作中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。而且隨著學(xué)分制在高校的普遍推廣以及學(xué)校管理工作的電子化，管理工作的范圍比過去更為寬泛，復(fù)雜度也大為增加。同時，學(xué)校管理工作的周期性強(qiáng)，工作的時效性明顯。這就要求高校秘書在工作伊始就要具備熟練的工作技能和技巧而當(dāng)前高校秘書普遍缺乏職業(yè)培訓(xùn)，尤其是崗前培訓(xùn)。這使得新上任的高校秘書工作壓力特別大，而且抓不住工作重點(diǎn)，影響學(xué)校正常日常管理秩序。不僅是新任秘書存在工作技能嚴(yán)重不足的問題，工作經(jīng)驗(yàn)豐富的老秘書也可能遇到類似問題。隨著高校管理電子化的日益深入，秘書需要掌握越來越多的電子系統(tǒng)操作技能這就使得秘書的日常培訓(xùn)也顯得非常重要。因此，培訓(xùn)機(jī)制的常態(tài)化、正規(guī)化，是保證高校管理質(zhì)量、提高高校辦學(xué)效益的重要保障。

2、職業(yè)培訓(xùn)是提高高校秘書人文素養(yǎng)，提升職業(yè)道德水平，提高管理服務(wù)意識的重要途徑。高校管理工作并非單純的行政工作，更不是純粹的操作性工作，它是一項(xiàng)包含著豐富文化、科學(xué)內(nèi)涵的管理工作。特別是在高校管理大力倡導(dǎo)人性化管理的今天，高校秘書的人文素養(yǎng)訓(xùn)練，職業(yè)道德養(yǎng)成就顯得更為重要。高校秘書的日常工作千頭萬緒，紛繁復(fù)雜，而良好的職業(yè)素養(yǎng)、服務(wù)意識正是保證工作質(zhì)量的強(qiáng)大精神支柱：另外，職業(yè)素養(yǎng)、服務(wù)意識的養(yǎng)成，對于協(xié)調(diào)日常管理中的各種關(guān)系、提升高校管理質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)以人為本管理的目標(biāo)也有很好的指導(dǎo)作用。由此可見，職業(yè)素養(yǎng)對于高校秘書而言，具有非同尋常的意義。而職業(yè)素養(yǎng)的養(yǎng)成，并不是單靠秘書自身就可以完成的。職業(yè)培訓(xùn)，特別是人文素養(yǎng)、職業(yè)道德培訓(xùn)在其中起著重要作用。

三、高校秘書人員職業(yè)培訓(xùn)的實(shí)現(xiàn)途徑

1、建立和完善新任秘書崗前培訓(xùn)機(jī)制

一個優(yōu)秀的高校秘書，對于學(xué)校日常工作的正常運(yùn)行起著舉足輕重的作用。高校秘書崗位人員流動性較大，新學(xué)期開始前經(jīng)常有新任秘書上崗。由于新上任的高校秘書對業(yè)務(wù)比較陌生，而高校秘書工作

時效性強(qiáng)、責(zé)任重大，因此新任秘書的崗前培訓(xùn)就顯得非常重要。高?？衫眯聦W(xué)期開始前的假期，用一到兩周的時間，組織學(xué)校秘書統(tǒng)一培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括：學(xué)校管理的各項(xiàng)規(guī)章制度；先進(jìn)的管理理念；秘書的具體職責(zé)分工；各項(xiàng)工作的操作技能；責(zé)任意識和服務(wù)精神；溝通協(xié)調(diào)能力等。

2、建立健全切實(shí)有效的職業(yè)培訓(xùn)保障機(jī)制。

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和辦公室領(lǐng)導(dǎo)要高度重視秘書人員的職業(yè)培訓(xùn)，充分認(rèn)識到職業(yè)培訓(xùn)對提升秘書隊(duì)伍的整體素質(zhì)，提高高校整體管理水平和工作能力的重要性，要把秘書人員的培訓(xùn)教育工作列入學(xué)校的整體培訓(xùn)教育計(jì)劃中，與師資培訓(xùn)、其他管理人員培訓(xùn)一樣納入學(xué)校專門的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中統(tǒng)一管理、統(tǒng)一安排。同時，應(yīng)當(dāng)改革傳統(tǒng)的保守的教育思想，樹立勇于開拓，大膽創(chuàng)新，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)時代的新思想，用知識經(jīng)濟(jì)時代的新觀念指導(dǎo)秘書人員的培訓(xùn)教育。建立科學(xué)、完善的培訓(xùn)教育管理機(jī)制。用機(jī)制規(guī)范培訓(xùn)教育工作，并以制度的形式固定下來，保證高校秘書培訓(xùn)教育的經(jīng)?；⒅贫然?，不流于形式。學(xué)校要列出培訓(xùn)教育計(jì)劃，創(chuàng)造條件，按年度或階段開展培訓(xùn)工作或派出培訓(xùn)。同時要建立培訓(xùn)教育激勵機(jī)制，把其作為秘書人員考核、提拔晉職、評聘職稱的條件之一。高校應(yīng)加大秘書人員培訓(xùn)教育的資金投入，并可采取建立培訓(xùn)教育基金，多渠道籌集資金的形式來保證培訓(xùn)教育經(jīng)費(fèi)。同時做到?？顚Ｓ?，使有限的培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)發(fā)揮最大的效能。

2、完善學(xué)校內(nèi)部的日常培訓(xùn)機(jī)制

高校秘書工作是一項(xiàng)熟能生巧的工作，但同時也是一項(xiàng)常做常新的工作。隨著高校管理的系統(tǒng)化和正規(guī)化，管理工作經(jīng)常出現(xiàn)新情況和新問題。因此，學(xué)校內(nèi)部的日常培訓(xùn)機(jī)制也是不可或缺的。各高校一般會定期組織秘書會議，利用高校秘書會議的時間和場地，對于近期工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)指導(dǎo)，即是一種不錯的選擇。另外，學(xué)校也可以抽出專門的時間，定期或不定期地組織培訓(xùn)班，根據(jù)日常學(xué)校管理工作中出現(xiàn)的情況和問題，對秘書人員進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)，以提高秘書人員工作技能，提升其管理水平和服務(wù)意識。

3、靈活運(yùn)用講座、報告、競賽等多種培訓(xùn)方式

高校也可以通過組織管理講座，舉行先進(jìn)事跡和先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)報告會，進(jìn)行學(xué)校管理知識競賽、操作技能競賽等，提升秘書人員的職業(yè)素養(yǎng)和技能水平。通過這些形式多樣的培訓(xùn)，引導(dǎo)秘書人員樹立嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事的意識，并與自己的工作實(shí)際相結(jié)合，同時幫助秘書人員樹立為人師表、熱愛學(xué)生、愛崗敬業(yè)、不計(jì)個人得失、兢兢業(yè)業(yè)的服務(wù)意識。要通過講座報告等，激發(fā)秘書人員的工作熱情和積極性，督促其提升自身的人文素養(yǎng)和實(shí)際工作水平，進(jìn)而促進(jìn)學(xué)校管理工作的提升。

4、適當(dāng)開展高校間交流學(xué)習(xí)及外出進(jìn)修

目前，各地高校普遍設(shè)在大學(xué)城里，周圍高校云集。因此，學(xué)校管理的培訓(xùn)也可以充分利用高校集聚效應(yīng)，組織本校秘書人員參觀學(xué)習(xí)兄弟院校的先進(jìn)做法和經(jīng)驗(yàn)，通過參觀學(xué)習(xí)，了解自身的差距與不足，從而更有利于學(xué)校管理工作的開展。另外，學(xué)校應(yīng)提供專門的資金，以保障高校秘書獲得外出進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會。每年中央有關(guān)部委以及相應(yīng)的一些培訓(xùn)機(jī)構(gòu)都會組織秘書人員參加職業(yè)能力等方面的知識培訓(xùn)。高校可以每年選派一定數(shù)量的教學(xué)秘書，參加這些方面的各種中短期培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和管理技能，一方面能夠接觸到更新的知識和理念，另一方面能夠開闊視野，了解其他高校在秘書工作方面的經(jīng)驗(yàn)。

四、結(jié)語

綜上所述，高校秘書人員在高校日學(xué)管理工作中發(fā)揮著不可替代的作用。高校秘書只有明確自身的工作職能，不斷培養(yǎng)和提高自身專業(yè)素養(yǎng)，更新工作觀念和方法，才能真正發(fā)揮好自身的作用。而抓好職業(yè)培訓(xùn)，則是幫助高校秘書人員提升職業(yè)素質(zhì)、保證秘書工作正常進(jìn)行的有效途徑。endprint