辦公室綜合管理工作的模式與優(yōu)化措施

林敏爾

摘 要：辦公室的管理水平直接關(guān)系到員工的切身利益，也與企業(yè)的持續(xù)發(fā)展密切相關(guān)。因此，企業(yè)要進(jìn)一步提高辦公室綜合事務(wù)的管理水平，推進(jìn)企業(yè)辦公室現(xiàn)代化管理思想、科學(xué)管理與合理化管理。要不斷完善管理制度，創(chuàng)新工作模式，從而促進(jìn)企業(yè)更快更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公室；綜合管理；優(yōu)化措施

前言

辦公室是一個(gè)綜合事務(wù)管理的部門，是企業(yè)工作的核心。在現(xiàn)今的企業(yè)部門職能中，辦公室工作依舊存在較大的提升空間，同時(shí)也存在許多需要改善的部分。基于此，辦公室職員必須嚴(yán)格要求自己，并擺正心態(tài)，不斷提升自身政治素養(yǎng)與服務(wù)意識(shí)，從而在做好辦公室綜合事務(wù)管理的基礎(chǔ)上，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展目標(biāo)提供后備保障。

1辦公室工作管理的現(xiàn)狀

隨著社會(huì)的進(jìn)步，辦公室工作在單位整體工作中的重要性越來(lái)越凸顯出來(lái)。目前，我國(guó)辦公室工作中出現(xiàn)工作內(nèi)容不清晰、工作人員態(tài)度不端正等問題。雖然辦公室工作的技術(shù)專業(yè)性較低，但是辦公室工作是連接整個(gè)單位各部門的管理與溝通樞紐，工作質(zhì)量和工作效率也十分重要。因此，如何提高辦公室工作的，提高綜合管理水平，對(duì)辦公室工作十分重要。本文將對(duì)進(jìn)行簡(jiǎn)單分析研究，以期得出提升辦公室工作的途徑。

2辦公室工作管理的作用

2.1促進(jìn)辦公室各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行

辦公室工作的，可以促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利完成。對(duì)于工作中存在的問題，要先從自身找起，提出“有問題，找自己”的內(nèi)部自查工作作風(fēng)，本著“熱情周到、真誠(chéng)相待、耐心細(xì)致、心情愉快”的服務(wù)準(zhǔn)則很好地與各部門人員團(tuán)結(jié)協(xié)作，從而使工作更有效地開展。同時(shí)，要不斷提高綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，學(xué)習(xí)、掌握辦公室管理的專業(yè)知識(shí)和辦公自動(dòng)化技術(shù)，提高自身的綜合分析能力，適應(yīng)辦公室管理的需要，促進(jìn)各項(xiàng)工作順利完成。

2.2提升各部門的辦事效率和服務(wù)質(zhì)量

辦公室工作的主要職能就是服務(wù)，人人都要樹立管理創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)?？茖W(xué)高效的辦公室管理工作，可以提高辦公室工作人員的工作效率，同時(shí)，充分發(fā)揮辦公室工作的樞紐作用，有利于為單位的各個(gè)部門提供更好的工作合作與工作交流的程序和平臺(tái)，促進(jìn)單位各項(xiàng)事務(wù)的順利完成。同時(shí)，辦公室工作的不斷發(fā)展，可以促進(jìn)單位工作的精細(xì)化發(fā)展，正所謂“辦公室無(wú)小事”，將每一件事情都高效精細(xì)的完成，有利于單位整體管理制度的完善，促進(jìn)單位各整體管理水平的提升。

3辦公室綜合管理工作的優(yōu)化措施

3.1綜合事務(wù)管理思想現(xiàn)代化

3.1.1樹立全局意識(shí)

在企業(yè)發(fā)展過程中，辦公室員工要懂得謀大勢(shì)、思大局，進(jìn)而確保在處理比較復(fù)雜問題時(shí)能夠駕馭全局。同時(shí)，在考慮和解決問題時(shí)，也要以大局出發(fā)，并服從單位整體部署。日常工作中，要樹立全局“一盤棋”的思想，從而保證單位內(nèi)部各領(lǐng)導(dǎo)之間、各職能部門之間協(xié)調(diào)工作，并逐漸形成團(tuán)結(jié)一致干大事的強(qiáng)大合力和信念。此外，大局意識(shí)不僅辦公室員工的基本素質(zhì)，還是辦公室員工處事的重要原則。

3.1.2樹立效率意識(shí)

對(duì)于辦公室綜合事務(wù)管理工作，要想提供優(yōu)質(zhì)的辦公室服務(wù)，必須提升辦公室員工工作效率，這就要求辦公室員工要時(shí)刻牢記效率是企業(yè)生命力中不可或缺的因子。企業(yè)只有在高效的工作狀態(tài)中才能得以快速發(fā)展，所以在處理各項(xiàng)工作時(shí)，辦公室員工都要以不斷提高效率為己任，從而滿足效率和效益有機(jī)統(tǒng)一的要求。

3.1.3樹立創(chuàng)新意識(shí)

對(duì)于辦公室綜合事務(wù)管理工作，必須堅(jiān)持發(fā)揚(yáng)傳統(tǒng)與開拓創(chuàng)新結(jié)合的原則，不僅需要積極繼承優(yōu)良的傳統(tǒng)，還要依據(jù)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)、變化以及工作的需求，大膽探索，用于創(chuàng)新，同時(shí)還要積極運(yùn)用創(chuàng)造性思維，謀劃具有單位特色的工作。

3.2辦公室綜合事務(wù)管理手段

辦公室是企業(yè)處理正常事務(wù)的工作場(chǎng)所，且其還是實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)與部門之間溝通的重要紐帶與橋梁。通過現(xiàn)代管理理論可知，無(wú)論何種事情，都需要依據(jù)事情各環(huán)節(jié)的責(zé)任與基本標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓芾恚诖?，在進(jìn)行辦公室日常綜合事務(wù)管理工作時(shí)，需要對(duì)工作各流程的健全進(jìn)行全面的考慮，并依據(jù)不同的職能劃分到相應(yīng)的部門。同時(shí)，對(duì)于辦公室綜合事務(wù)管理的重要職能，其一般體現(xiàn)在輔助決策上，具體來(lái)說(shuō)就是通過決策的方式來(lái)對(duì)導(dǎo)向和評(píng)估等流程進(jìn)行完善，并且還要掌握決策前的調(diào)查研究、決策中的對(duì)策建議，以及決策后的宣傳和反饋等設(shè)計(jì)流程。此外，在進(jìn)行辦公室綜合事務(wù)管理工作時(shí)，還要根據(jù)辦公室的職能，分別建立信息調(diào)研和會(huì)議管理等各方面工作的流程，從而確保各項(xiàng)工作的順利完成。

3.3制定相關(guān)的管理規(guī)章制度

在綜合辦公室管理工作過程中，要根據(jù)管理工作的實(shí)際需求，建立相應(yīng)的綜合辦公室管理規(guī)章制度，這樣在實(shí)際的管理工作過程中，工作人員可以根據(jù)規(guī)章制度進(jìn)行日常管理。同時(shí)，要明確規(guī)定每一個(gè)工作崗位的崗位職責(zé)，真正做到權(quán)責(zé)分明，還在綜合辦公室內(nèi)部形成一種團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，將綜合辦公室看作一個(gè)整體，各工作人員之間要相互理解和支持，這樣才能有效的提高綜合辦公室管理工作的效率和質(zhì)量。此外，還要制定一定的崗位管理辦事規(guī)章流程，工作人員在管理過程中，可以按照相關(guān)的流程進(jìn)行管理，確保管理工作的有序進(jìn)行，還要建立起相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，充分調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性，提高綜合辦公室管理工作的效率和質(zhì)量。

3.4優(yōu)化辦公室人員結(jié)構(gòu)和工作流程設(shè)置

任何企業(yè)若需在社會(huì)市場(chǎng)中站穩(wěn)腳跟，保證其自身的可持續(xù)發(fā)展，就需對(duì)辦公室人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，同時(shí)還需優(yōu)化工作流程設(shè)置，只有這樣才能提高企業(yè)綜合管理水平，保證管理模式的科學(xué)性和合理性。在對(duì)管理內(nèi)容進(jìn)行梳理以及對(duì)管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行完善時(shí)，需從甄選辦公室人才入手，擬聘優(yōu)秀的崗位人才，保證辦公室人員的專業(yè)素養(yǎng)，進(jìn)而優(yōu)化辦公室人員結(jié)構(gòu)，提升辦公室隊(duì)伍的整體素質(zhì)。此外，辦公室綜合事務(wù)管理是企業(yè)眾多管理工作中的一個(gè)縮影，但它卻是企業(yè)形象的風(fēng)向標(biāo)，企業(yè)綜合事務(wù)管理工作內(nèi)容雖然比較瑣碎繁多，但其中的大部分內(nèi)容均在不同程度上涉及到企業(yè)的機(jī)密，為此，必須優(yōu)化企業(yè)工作流程設(shè)置，使企業(yè)朝正規(guī)化方向發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，辦公室綜合事務(wù)管理水平在很大程度上反映了企業(yè)的整體形象，因此，企業(yè)必須努力提高辦公室綜合事務(wù)管理水平?；谵k公室工作現(xiàn)狀上尋找新的對(duì)策，不斷提高辦公室工作效率和質(zhì)量，將會(huì)極大促進(jìn)企業(yè)的和諧健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]陳歡.淺析如何加強(qiáng)辦公室綜合事務(wù)管理[J].低碳世界，2016（03）：160-161.

[2]晁陽(yáng).新時(shí)期國(guó)有企業(yè)辦公室秘書的綜合素質(zhì)淺析[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2015（33）：116.endprint