戶(hù)籍檔案規(guī)范化管理芻議

陳小青/永康市公安局

戶(hù)籍檔案是戶(hù)口登記機(jī)關(guān)在戶(hù)籍管理活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的歷史記錄，事關(guān)群眾切身利益，且一旦損毀或丟失就很難有彌補(bǔ)，因此有必要進(jìn)行規(guī)范化管理。戶(hù)籍檔案管理由戶(hù)口登記機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)，2002年開(kāi)始永康市要求將所有戶(hù)籍業(yè)務(wù)移交市公安機(jī)關(guān)辦理，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)不再單獨(dú)辦理戶(hù)口管理事項(xiàng)，全市戶(hù)籍檔案管理逐步走向規(guī)范化。筆者以永康市為例，介紹如何實(shí)現(xiàn)戶(hù)籍檔案規(guī)范化管理。

1 戶(hù)籍檔案管理存在的問(wèn)題

一是檔案保管隨意性較大。2002年以前，有些單位由于人力、財(cái)力的限制，沒(méi)有安排專(zhuān)人保管檔案，致使檔案遺失現(xiàn)象較為嚴(yán)重，如在提供檔案查閱利用后，查閱利用人缺乏主動(dòng)歸還意識(shí)，而單位又沒(méi)有檔案工作人員督促歸還，導(dǎo)致檔案遺失。此外檔案保管環(huán)境堪憂(yōu)，如有些單位檔案室達(dá)不到“八防”要求，不能提供恒溫恒濕的環(huán)境，年代較久的檔案極易毀損；有些單位檔案室設(shè)在一樓，而且沒(méi)有設(shè)置防潮設(shè)備，檔案受潮發(fā)霉現(xiàn)象非常嚴(yán)重，若遇內(nèi)澇會(huì)被水淹、若遇洪災(zāi)甚至被洪水沖走。2016年市公安局對(duì)各派出所戶(hù)籍檔案保管現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查摸底，發(fā)現(xiàn)1956年至1993年間形成的100多卷戶(hù)籍檔案因保管不善破損嚴(yán)重。

二是檔案管理信息化水平不高。目前戶(hù)籍檔案管理仍以紙質(zhì)檔案管理為主，提供查閱利用時(shí)只能提供原件，檔案極易被人為毀損，如2014年永康市政府出臺(tái)政策為精簡(jiǎn)下放人員每月補(bǔ)貼500元人民幣，但需當(dāng)事人提供身份和遷移證明，一段時(shí)期原城區(qū)江南派出所戶(hù)籍檔案查詢(xún)量急劇上升，每天提供檔案查閱達(dá)百余人（次），在工作人員不注意的情況下，有的檔案被寫(xiě)上字、有的甚至被撕毀。另外檔案分別保存在市公安局檔案室、市檔案館、各派出所和辦證中心，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享，更無(wú)法建立全市統(tǒng)一的戶(hù)籍檔案管理平臺(tái)，群眾查檔極為不便。

2 規(guī)范戶(hù)籍檔案管理的若干舉措

2.1 增強(qiáng)檔案保管的規(guī)范性。一要安排專(zhuān)門(mén)工作人員負(fù)責(zé)檔案工作、制定或完善“檔案工作人員工作職責(zé)”“檔案庫(kù)房管理制度”“檔案查借閱制度”“查檔服務(wù)規(guī)范”等規(guī)章制度，要求工作人員嚴(yán)格按照制度要求開(kāi)展工作；加強(qiáng)對(duì)檔案人員的思想教育、提高其責(zé)任心，并制定嚴(yán)格的工作考核制度；工作人員如發(fā)生變動(dòng)必須做好交接工作，避免檔案在交接過(guò)程中遺失或損毀。二要規(guī)范戶(hù)籍檔案歸檔方法，按照《浙江省公安派出所檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則》中戶(hù)籍檔案分類(lèi)要求，結(jié)合辦證中心的業(yè)務(wù)實(shí)際，統(tǒng)一辦證中心及各派出所的歸檔方式，不規(guī)范的要求予以整改達(dá)標(biāo)。三要加強(qiáng)檔案庫(kù)房建設(shè)，使其符合“八防”要求并定期開(kāi)展安全檢查，同時(shí)及時(shí)配備、升級(jí)或更換相關(guān)設(shè)施設(shè)備。

2.2 完善檔案信息并修復(fù)破損檔案。首先是完善檔案信息，要做好戶(hù)口清理整頓、開(kāi)展戶(hù)口核對(duì)工作，解決戶(hù)口登記管理中存在的“錯(cuò)、重、假、漏”等問(wèn)題，確保公民戶(hù)籍檔案的準(zhǔn)確性。在此基礎(chǔ)上，針對(duì)內(nèi)容不全、信息丟失或錯(cuò)誤的存量戶(hù)籍檔案，要通過(guò)查閱在其他地方已經(jīng)記錄的相關(guān)信息和調(diào)取機(jī)構(gòu)原先的紙質(zhì)檔案補(bǔ)對(duì)補(bǔ)全，也可以走訪(fǎng)當(dāng)事人了解真實(shí)信息并及時(shí)補(bǔ)錄。此外，如遇戶(hù)籍資料變動(dòng)或需增補(bǔ)的應(yīng)及時(shí)更新檔案內(nèi)容，并確保紙質(zhì)檔案與網(wǎng)上檔案同步進(jìn)行，保證戶(hù)籍檔案信息的同時(shí)更新。其次是修復(fù)破損檔案，要開(kāi)展戶(hù)籍檔案質(zhì)量檢查，對(duì)已損壞或各種原因被污染的檔案材料采取去污、去酸、加固、字跡顯示與恢復(fù)、修裱等處理措施，恢復(fù)其原來(lái)面貌。如，江南派出所保管的原城關(guān)派出所700余卷戶(hù)籍檔案，較完整的保存了1956年至1993年永康城區(qū)實(shí)有人口居住及變更情況，由于檔案形成年代久遠(yuǎn)、利用頻繁，加之派出所保管不善，其中100多卷檔案破損嚴(yán)重。2016年10月市公安局聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)古籍修復(fù)師，采用點(diǎn)補(bǔ)、襯補(bǔ)、鑲補(bǔ)、單面補(bǔ)、雙面補(bǔ)等多種修復(fù)方式進(jìn)行修復(fù)，歷時(shí)三個(gè)月完成修復(fù)工作。

2.3 提升檔案管理信息化水平。及時(shí)對(duì)存量紙質(zhì)戶(hù)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，提供查閱利用服務(wù)時(shí)不再提供原件，而是利用浙江公安檔案信息查詢(xún)系統(tǒng)提供掃描件查閱；并做好新增紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工，確保戶(hù)籍信息處于最新?tīng)顟B(tài)。在此基礎(chǔ)上要實(shí)現(xiàn)全市戶(hù)籍檔案資源共享，可開(kāi)發(fā)專(zhuān)門(mén)的管理軟件、建立全市戶(hù)籍檔案查詢(xún)的專(zhuān)用平臺(tái)，將存放在市公安局檔案室、市檔案館、各派出所和辦證中心公安窗口的戶(hù)籍檔案實(shí)現(xiàn)共享，并制定戶(hù)籍檔案共享與利用知度，如戶(hù)籍檔案數(shù)據(jù)安全保密制度、戶(hù)籍檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢(xún)利用制度等。