集團(tuán)管控型企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)研究

張 曉/中國(guó)航空發(fā)動(dòng)機(jī)集團(tuán)有限公司

自2010年《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》發(fā)布以及2011年數(shù)字檔案館建設(shè)被列為全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃之后，我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)的熱潮方興未艾[1]。2017年，國(guó)家檔案局印發(fā)《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》，用于指對(duì)企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)工作。集團(tuán)管控型企業(yè)適應(yīng)業(yè)務(wù)信息化發(fā)展需求，不同程度地開展了數(shù)字檔案館建設(shè)，在檔案信息化基礎(chǔ)條件、檔案管理系統(tǒng)以及數(shù)字檔案資源建設(shè)等方面都取得了一定成績(jī)，但在單位范圍內(nèi)數(shù)字檔案館建設(shè)尚不充分，單位之間數(shù)據(jù)交互困難，集團(tuán)范圍內(nèi)資源共享沒有實(shí)現(xiàn)。本文以中國(guó)航空發(fā)動(dòng)機(jī)集團(tuán)有限公司為例探討目前集團(tuán)管控型企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)存在的主要問題，并提出未來數(shù)字檔案館建設(shè)的方向和重點(diǎn)。

1 數(shù)字檔案館建設(shè)存在的問題

第一，從單位層面來看，數(shù)字檔案館建設(shè)不充分。對(duì)于建成數(shù)字檔案館的單位來講，檔案管理系統(tǒng)均能實(shí)現(xiàn)與OA系統(tǒng)集成，但是隨著單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)量增多，檔案管理系統(tǒng)難以實(shí)現(xiàn)與全部科研生產(chǎn)和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的集成，造成業(yè)務(wù)系統(tǒng)中原生電子數(shù)據(jù)不能及時(shí)歸檔實(shí)施集中統(tǒng)一管理。有些是技術(shù)方面的問題，如檔案管理系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn)三維模型與工程數(shù)據(jù)歸檔管理，無法通過系統(tǒng)間集成接口采集三維模型數(shù)據(jù)的BOM信息、零組件間的裝配關(guān)系，也就是三維數(shù)模所在的裝配樹、零組件關(guān)系等無法歸入檔案管理系統(tǒng)。有些是業(yè)務(wù)系統(tǒng)在設(shè)計(jì)階段沒有考慮檔案管理，造成電子文件無法通過接口正常歸檔到檔案管理系統(tǒng)中。此外，電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、流程化管理等建設(shè)還不充分，未形成從電子文件到電子檔案全過程的成熟管理辦法及覆蓋數(shù)字檔案收、管、存、用等各職能的工作制度標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范；檔案屬性信息錄入準(zhǔn)確是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)，而在數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)中缺乏規(guī)范的流程與控制手段進(jìn)行屬性信息準(zhǔn)確性的檢測(cè)。

第二，從單位之間來看，數(shù)據(jù)交互存在障礙。制造類企業(yè)檔案管理部門承擔(dān)著現(xiàn)行技術(shù)文件的分發(fā)職責(zé)，建成數(shù)字檔案館的研究設(shè)計(jì)所和配套生產(chǎn)廠之間試圖依托檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)技術(shù)數(shù)據(jù)的平臺(tái)傳遞，有效地推進(jìn)聯(lián)合設(shè)計(jì)等研發(fā)、生產(chǎn)工作。但在數(shù)據(jù)交互過程中，受各單位工作標(biāo)準(zhǔn)影響，數(shù)據(jù)接收過程、數(shù)據(jù)特點(diǎn)及處理方式各異，很難達(dá)到統(tǒng)一，且在數(shù)據(jù)交互的過程耗費(fèi)較大的人力，互聯(lián)互通程度較低。個(gè)別單位和項(xiàng)目要求協(xié)作單位按照其單位標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，容易導(dǎo)致一個(gè)單位一套標(biāo)準(zhǔn)、一個(gè)項(xiàng)目一套標(biāo)準(zhǔn)的問題。另外各單位檔案信息化建設(shè)水平不一，一些規(guī)模較小的制造廠由于業(yè)務(wù)、資金等因素未開展數(shù)字檔案館建設(shè)，無法實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)在線交互。

第三，從集團(tuán)層面來看，沒有制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。造成的后果是，各單位應(yīng)用不同的檔案管理系統(tǒng)，即便使用統(tǒng)一軟件供應(yīng)商提供的軟件，也得根據(jù)自身需求進(jìn)行二次開發(fā)；中國(guó)航空發(fā)動(dòng)機(jī)集團(tuán)有限公司組建后，從總部需求出發(fā)上線了檔案管理系統(tǒng)，對(duì)總部檔案實(shí)施統(tǒng)一管理，但囿于數(shù)字檔案館建設(shè)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，所屬單位檔案管理系統(tǒng)互聯(lián)互通存在一定難度。

2 加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)的若干舉措

2.1 準(zhǔn)確把握數(shù)字檔案館建設(shè)的重點(diǎn)

數(shù)據(jù)是企業(yè)的寶貴資產(chǎn)，檔案數(shù)據(jù)資源是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心內(nèi)容[2]。業(yè)務(wù)系統(tǒng)中原生電子數(shù)據(jù)管理成為檔案管理的重點(diǎn)，數(shù)字檔案館要擴(kuò)大檔案收集管理范圍，做好電子數(shù)據(jù)歸檔管理。2018年國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《科學(xué)數(shù)據(jù)管理辦法》，明確科學(xué)數(shù)據(jù)主要包括自然科學(xué)、工程技術(shù)科學(xué)等領(lǐng)域，通過基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究、試驗(yàn)開發(fā)等產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，以及通過觀測(cè)監(jiān)測(cè)、考查調(diào)查、檢驗(yàn)檢測(cè)等方式取得并用于科學(xué)研究活動(dòng)的原始數(shù)據(jù)及其衍生數(shù)據(jù)。數(shù)字檔案館資源建設(shè)要關(guān)注企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的形成與管理，應(yīng)當(dāng)做好如EBOM、PBOM、MBOM等基礎(chǔ)研發(fā)數(shù)據(jù)的管理；做好如調(diào)試數(shù)據(jù)、研發(fā)流程數(shù)據(jù)、質(zhì)量管理數(shù)據(jù)、售后服務(wù)等科研生產(chǎn)過程數(shù)據(jù)的管理；做好如PMIS、MPM、DFC、SMS等管理過程數(shù)據(jù)的管理。

2.2 研究三維數(shù)據(jù)歸檔管理

第一，三維數(shù)模的管理利用。目前，集團(tuán)所屬單位使用的檔案管理系統(tǒng)基于當(dāng)前版本及架構(gòu)不支持三維模型數(shù)據(jù)歸檔，一般采取以下兩種措施管理利用三維模型數(shù)據(jù)。一是檔案管理系統(tǒng)通過系統(tǒng)集成接口采集三維模型數(shù)據(jù)條目信息進(jìn)行發(fā)放，各應(yīng)用部門接到發(fā)放通知后在PDM系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行應(yīng)用；二是部分三維模型數(shù)據(jù)因制造現(xiàn)場(chǎng)工作需要，需提供二維圖紙進(jìn)行利用，由廠設(shè)計(jì)所對(duì)三維模型數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)化為二維圖紙歸檔，檔案部門通過檔案管理系統(tǒng)發(fā)放利用。第二，三維數(shù)模的歸檔方式。一是用業(yè)務(wù)系統(tǒng)代替檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行單位數(shù)模數(shù)據(jù)的歸檔和管理。應(yīng)用PDM系統(tǒng)基于流程開展型號(hào)產(chǎn)品電子數(shù)據(jù)的審簽、發(fā)布、歸檔、管理和提供利用等工作，即有利于單一數(shù)據(jù)源的管控工作，又有利于型號(hào)產(chǎn)品電子數(shù)據(jù)技術(shù)狀態(tài)管理工作，同時(shí)避免三維數(shù)模及元數(shù)據(jù)信息歸檔入檔案管理系統(tǒng)內(nèi)無法應(yīng)用的風(fēng)險(xiǎn)。二是為了確保電子數(shù)據(jù)安全，應(yīng)脫離原系統(tǒng)進(jìn)行管理。我國(guó)數(shù)字化設(shè)計(jì)工具主要依賴于國(guó)外軟件，使得現(xiàn)有研制數(shù)字化環(huán)境的不確定性大大增加，極易導(dǎo)致產(chǎn)品數(shù)據(jù)在研制及在后續(xù)長(zhǎng)期保障過程中不可讀性、不可視性、以及不可復(fù)用性。業(yè)務(wù)系統(tǒng)中歸檔會(huì)使單位數(shù)據(jù)分散，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性以及實(shí)現(xiàn)檔案資源整合開發(fā)利用，是需要業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)歸檔到檔案管理系統(tǒng)中。第三，三維數(shù)模歸檔的建議做法。目前主流觀點(diǎn)有兩種：一是基于PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)三維模型數(shù)據(jù)的邏輯地址和輕量化圖形歸檔，應(yīng)用時(shí)基于蘭臺(tái)系統(tǒng)的邏輯地址通過PDM系統(tǒng)調(diào)用UG軟件進(jìn)行圖樣的打開應(yīng)用。其弊端在于：業(yè)務(wù)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的邏輯地址變化時(shí)，系統(tǒng)間并不能實(shí)時(shí)更新；隨著數(shù)據(jù)量的增加，目前的檔案管理系統(tǒng)將不堪重負(fù)。二是通過PDM系統(tǒng)導(dǎo)出功能將三維模型數(shù)據(jù)文件導(dǎo)出，上傳至檔案管理系統(tǒng)或進(jìn)行光盤備份歸檔管理。此方式僅用于備份歸檔，應(yīng)用時(shí)仍需依托PDM系統(tǒng)。應(yīng)從數(shù)字化產(chǎn)品定義的源頭出發(fā)，研究數(shù)據(jù)的組織、存儲(chǔ)和重用等關(guān)鍵技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，支持在不依賴于具體系統(tǒng)平臺(tái)的條件下，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品模型數(shù)據(jù)及三維中性化數(shù)據(jù)長(zhǎng)期可存儲(chǔ)、可識(shí)別、可復(fù)用和可視化，從而降低產(chǎn)品現(xiàn)有研制數(shù)字化環(huán)境對(duì)國(guó)外軟件的依賴程度，提升產(chǎn)品研制模型數(shù)據(jù)的安全性。

2.3 規(guī)范搭建資源共享平臺(tái)

第一，進(jìn)行單位內(nèi)部信息資源整合。開展信息技術(shù)、知識(shí)管理技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中的應(yīng)用研究，構(gòu)建開發(fā)面向知識(shí)管理的、滿足數(shù)字化設(shè)計(jì)歸檔需求的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。探索基于單位內(nèi)部局域網(wǎng)、集成多種平臺(tái)與工具的綜合信息服務(wù)平臺(tái)與工具的綜合信息服務(wù)架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)諸如圖書、情報(bào)、檔案等多種信息資源的集成檢索與利用，全面提升單位綜合信息管理與共享能力。第二，搭建廠所協(xié)同平臺(tái)。搭建單位之間電子數(shù)據(jù)交互平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)型號(hào)產(chǎn)品電子數(shù)據(jù)共享。從集團(tuán)層面推進(jìn)基于PDM系統(tǒng)的異地協(xié)同平臺(tái)功能建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)廠所間圖樣文件基于PDM系統(tǒng)進(jìn)行端到端發(fā)放，數(shù)據(jù)無需導(dǎo)出、導(dǎo)入，這樣能確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，同時(shí)縮短檔案資料調(diào)撥、發(fā)放周期，提高工作效率。第三，建設(shè)集團(tuán)資源共享平臺(tái)。一方面依托集團(tuán)數(shù)據(jù)中心建設(shè)，推進(jìn)總部數(shù)字檔案館建設(shè)；另一方面研究制定集團(tuán)數(shù)字檔案館建設(shè)方案及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，以及集團(tuán)核心重要檔案資源的管控和共享利用模式。在完成試點(diǎn)單位檔案管理系統(tǒng)與總部檔案管理系統(tǒng)互聯(lián)互通的基礎(chǔ)上建立接口標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)總部檔案管理系統(tǒng)與所屬單位檔案管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通，搭建完成集團(tuán)層面檔案資源共建共享平臺(tái)，形成矩陣式的集團(tuán)數(shù)字檔案館。根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，將單位檔案資源進(jìn)行整合，為集團(tuán)檔案資源共享和各單位重要檔案數(shù)據(jù)的異地備份提供基礎(chǔ)條件。

2.4 提供主動(dòng)服務(wù)和知識(shí)服務(wù)

第一，主動(dòng)提供服務(wù)，開展原生電子數(shù)據(jù)，隱性數(shù)據(jù)顯性化和雜亂數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)治理和挖掘工作。利用信息技術(shù)開展檔案資源的聚類整合、分析、挖掘等，建立各種數(shù)據(jù)模型，對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行相關(guān)性分析，找到數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，把數(shù)據(jù)變成信息、把信息變成知識(shí)；力求檔案服務(wù)全面嵌入研制工作的各個(gè)階段，對(duì)科研用戶需求做到自動(dòng)感知、情景相關(guān)，根據(jù)研制不同階段的需求推送相關(guān)檔案資源，為用戶提供專業(yè)化、精準(zhǔn)化的服務(wù)。第二，以需求為牽引，力求服務(wù)內(nèi)容的專業(yè)化和精準(zhǔn)化，服務(wù)方式和服務(wù)手段的智能化和人性化。開發(fā)檔案管理系統(tǒng)知識(shí)管理功能，支持檔案信息的知識(shí)標(biāo)簽、知識(shí)地圖、檔案信息推送等；發(fā)掘館藏檔案中的知識(shí)價(jià)值，通過提煉故障知識(shí)、攻關(guān)知識(shí)、典型試驗(yàn)知識(shí)以及基本研發(fā)知識(shí)、工藝知識(shí)等，助推業(yè)務(wù)發(fā)展；主動(dòng)融入研發(fā)流程，進(jìn)行結(jié)構(gòu)化知識(shí)的自動(dòng)提取，實(shí)現(xiàn)研發(fā)過程知識(shí)的自動(dòng)沉淀。