街道辦事處會計憑證鏈構建分析

王 瑾/杭州市西湖區(qū)西溪街道辦事處

會計檔案是指單位在會計核算等過程中形成或接收的、能記錄和反映單位業(yè)務工作的、具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料。一般來說會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料，其中會計憑證是記錄經濟業(yè)務、明確經濟責任的書面證明，是記載經濟活動的關鍵證據，包括原始憑證（自制原始憑證、外來原始憑證）、記賬憑證（收款憑證、付款憑證、轉賬憑證）、匯總憑證和其他會計憑證。街道辦事處作為市轄區(qū)或不設區(qū)的市人民政府派出機關，承擔黨建宣傳、城市管理、綜合治理、民生保障、招商引資、企業(yè)服務等多種職能，確保街道辦事處會計憑證的完整性具有重要的現實意義，其中的一項有效舉措就是構建會計憑證鏈。

1 構建會計憑證鏈的必要性

筆者所在的街道辦事處財務部門定期向檔案室移交已裝訂成冊的會計檔案，在后續(xù)單位例行審計中時常發(fā)現，一些與原始憑證息息相關的資料被忽視了，沒有被收集起來。如一張購買筆記本的發(fā)票，報銷事項是業(yè)務培訓，發(fā)票后附上了職能科室舉辦本次業(yè)務培訓的經費申請報告，粗看起來材料是完整的，但細究起來就會發(fā)現還缺少一些相關信息，如業(yè)務培訓時間、地點、參加人員、培訓內容等，因此這份憑證并不能完整反映出業(yè)務工作的全貌。在業(yè)務工作中構建一份完整的憑證集合是非常必要的，筆者把這些憑證集合稱為“會計憑證鏈”。街道辦事處的會計憑證鏈由原始憑證和業(yè)務各環(huán)節(jié)產生的相關資料組成，像鏈條一樣把這些憑證和資料鏈接起來，形成一條相互印證的鏈軌。會計憑證鏈能夠為會計核算提供原始憑據、為會計監(jiān)督提供重要依據、為落實崗位責任制提供重要憑據。

2 構建會計憑證鏈的舉措探討

2.1 從完整的經濟業(yè)務看會計憑證鏈的構成

以街道辦事處組織轄區(qū)內老年人外出健步走活動為例，組織者要確定參加活動的人員、需要購買的活動用品和所需租賃的車輛，并考慮到門票購買和用餐等情況。因此活動組織憑證鏈應當收集歸檔的會計憑證包括經批準的活動申請報告（或方案）；活動通知；人員簽到表；租車發(fā)票、租車審批表；門票發(fā)票（或門票）；餐費發(fā)票、餐費清單（要求注明菜品、單價、數量，蓋章有效）；購物發(fā)票、購物小票或清單（注明物品、規(guī)格、單價、數量，蓋章有效）。

2.2 從原始票據看會計憑證鏈的構成

以餐費發(fā)票（報銷憑證）為例，餐費發(fā)票歸屬不同類型的業(yè)務工作，因此需要根據業(yè)務工作類型構建會計憑證鏈。如果用餐是主要業(yè)務內容，如因加班用餐的，應以餐費發(fā)票為主單獨構建會計憑證鏈，應當收集歸檔的會計憑證包括經審批核實的工作人員加班備案表；加班人員簽到表；結算明細單或消費明細單（要求注明菜品、單價、數量，蓋章有效）。如果用餐是其他業(yè)務活動中一項內容的，如會議、培訓、舉辦活動時安排用餐的，餐費發(fā)票只是這一業(yè)務工作會計憑證鏈的組成部分，應與結算明細單或消費明細單（要求注明菜品、單價、數量，蓋章有效）一起編入該項工作的憑證鏈，不單獨構建憑證鏈。

2.3 從時間維度看會計憑證鏈的構成

時間跨度較長的經濟業(yè)務需要以時間作為維度進行構建。例如工程建設業(yè)務，款項支付往往會分為首付款、進度款、尾款等階段，會計憑證鏈可用付款進度來設計，構建工程首付、工程進度、工程尾款三條會計憑證鏈。

工程首付憑證鏈應當收集歸檔的會計憑證包括工程款發(fā)票（需注明付款進度，如“首付款付至工程30%”）；經審批的工程項目申請報告；工程中標通知書；施工單位的開工報告；工程合同（若合同頁數較多可只留與付款相關的內容作為附件）；工程款支付證書（施工單位、監(jiān)理單位、建設單位三方簽字蓋章）。工程進度憑證鏈應當收集歸檔的會計憑證有：工程款發(fā)票（需注明付款進度，如“進度款付至工程80%”）；工程合同；工程款支付證書（施工單位、監(jiān)理單位、建設單位三方簽字蓋章）。工程尾款憑證鏈應當收集歸檔的會計憑證有工程款發(fā)票（需注明付款進度，如“尾款付至工程100%”）；工程合同；涉及竣工驗收的另需工程竣工驗收合格單（驗收單位、施工單位、監(jiān)理單位、建設單位、設計單位五方簽字蓋章）；涉及審計的另需工程審計報告（或決算報告）；涉及質保金的另需工程移交質量反饋單（工程接受單位、施工單位蓋章）。