加強(qiáng)出生醫(yī)學(xué)證明檔案數(shù)字化工作實(shí)踐分析

江燕芝/常山縣婦幼保健院

出生醫(yī)學(xué)證明檔案是具有法律效力的醫(yī)學(xué)文書，對規(guī)范出生人口登記、依法加強(qiáng)母嬰保健工作等都具有十分重要的意義。近年來，出生醫(yī)學(xué)證明檔案因在入學(xué)、出國、遺產(chǎn)繼承等方面具有重要作用而被越來越多的人所關(guān)注，加強(qiáng)出生醫(yī)學(xué)證明檔案管理的緊迫性也日益凸顯。當(dāng)前開展檔案數(shù)字化工作是加強(qiáng)檔案管理的應(yīng)有之義，常山縣衛(wèi)生局就如何做好出生醫(yī)學(xué)證明檔案數(shù)字化工作進(jìn)行了有益嘗試，并形成了一定經(jīng)驗(yàn)。筆者就此作一介紹。

1 工作實(shí)踐

一要提高政府的重視程度。當(dāng)?shù)卣匾暿亲龊贸錾t(yī)學(xué)證明檔案數(shù)字化工作的有力保障。常山縣政府把民生檔案數(shù)字化工程納入政府為民辦實(shí)事項(xiàng)目，在工作中優(yōu)先實(shí)施出生醫(yī)學(xué)證明檔案數(shù)字化，并為開展工作解決了部分經(jīng)費(fèi)。分管副縣長同時分管檔案工作，對醫(yī)學(xué)證明檔案數(shù)字化工作高度重視，經(jīng)常過問工作進(jìn)展情況，并就推動工作提出具體要求；縣檔案局領(lǐng)導(dǎo)高度重視數(shù)字化工作，并把工作作為年度重點(diǎn)工作予以部署與落實(shí)，在工作中及時介入提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)，保證工作成效。

二要加強(qiáng)各部門之間的協(xié)作。加強(qiáng)各部門之間的協(xié)作是做好出生醫(yī)學(xué)證明檔案數(shù)字化工作的必要條件。首先要加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)作，縣衛(wèi)生系統(tǒng)各部門要按照縣衛(wèi)生局的要求，根據(jù)各自職責(zé)做好出生醫(yī)學(xué)證明檔案的收集、整理工作，在規(guī)定時限內(nèi)完成所有工作，將檔案移交縣婦幼保健院，由縣婦保院進(jìn)行分類，并按年度整理和存放，為開戰(zhàn)數(shù)字化工作做好準(zhǔn)備。其次要加強(qiáng)外部協(xié)作，縣衛(wèi)生局、縣檔案局、縣公安局等部門緊密配合，聯(lián)合組建了檔案整理、數(shù)字化和指導(dǎo)保障等工作團(tuán)隊(duì)，分別負(fù)責(zé)檔案整理、掃描錄入、技術(shù)指導(dǎo)、后勤保障等工作，順利完成了出生醫(yī)學(xué)證明檔案數(shù)字化工作，形成的數(shù)字檔案資源時間跨度長達(dá)18年。

三要提升工作專業(yè)化水平。出生醫(yī)學(xué)證明檔案數(shù)字化工作具有極強(qiáng)的專業(yè)性，要求工作人員掌握扎實(shí)的專業(yè)知識，既要具備傳統(tǒng)的檔案收集與整理的能力，也要具備管理數(shù)字檔案的能力。

一是開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和采用服務(wù)外包的工作模式?？h衛(wèi)生局邀請縣檔案局業(yè)務(wù)科室工作人員對縣衛(wèi)生系統(tǒng)各部門工作人員進(jìn)行檔案收集與整理工作培訓(xùn)，縣檔案局工作人員還多次到縣婦保院指導(dǎo)檔案整理與保管工作，做好數(shù)字化前處理工作；由浙江省檔案事務(wù)所的工作團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化掃描和錄入工作，僅用了3個月的時間完成了檔案數(shù)字化掃描和1.4萬件、3萬余條數(shù)字檔案信息的錄入工作，大大提高了工作效率。

二是由縣檔案館保存數(shù)字檔案并提供檔案查閱利用服務(wù)。數(shù)字檔案移交縣檔案館后實(shí)現(xiàn)了專業(yè)化管理，縣檔案館工作人員根據(jù)檔案形成年份，設(shè)定相應(yīng)的查詢關(guān)鍵詞，其中1996年至2003年間形成的檔案，因檔案存根沒有新生兒姓名、只有父母親姓名，因此以新生兒父母親姓名作為查詢關(guān)鍵詞，在查詢系統(tǒng)中輸入父母姓名即可查到該時間段形成的出生醫(yī)學(xué)證明檔案存根；2004年至2013年間形成的檔案，因檔案存根已經(jīng)注明新生兒姓名，新生兒父母親姓名和新生兒姓名均可作為查詢關(guān)鍵詞，在查詢系統(tǒng)中輸入新生兒父母姓名或新生兒姓名都可查詢到存根；2014年及之后形成的檔案，按現(xiàn)有出生醫(yī)學(xué)證明標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范錄入，可以打印出完整的出生醫(yī)學(xué)證明存根。

2 成效分析

第一，實(shí)現(xiàn)了檔案安全管理。首先，紙質(zhì)檔案原先由各單位分散保管，如遇房屋改造、庫房搬遷等情況檔案極易丟失或破損；對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化并將數(shù)字檔案移交至縣檔案館統(tǒng)一保管，檔案不易遺失更不會破損。其次，公眾到縣檔案館查閱數(shù)字檔案，必須出示本人身份證或其他有效身份證明材料，確保了檔案的保密性；如到縣婦保院查詢備份數(shù)據(jù)，必須輸入專用密碼才能進(jìn)入系統(tǒng)查詢，且系統(tǒng)會留下查詢痕跡。最后，縣檔案館指定專人負(fù)責(zé)數(shù)字檔案的管理、利用及相關(guān)系統(tǒng)維護(hù)，特別是對服務(wù)器、計算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備進(jìn)行定期檢查和清理；禁止使用U盤、磁盤等移動存儲設(shè)備，確保數(shù)字化檔案信息的安全。

第二，實(shí)現(xiàn)了檔案查閱的便捷化。查閱檔案時，只要在系統(tǒng)中輸入查詢關(guān)鍵詞即可精準(zhǔn)查詢檔案掃描件，而以前查閱紙質(zhì)檔案，必須要在案卷堆中翻找，不但查詢不便還存在檔案信息泄密的風(fēng)險。此外縣檔案館還提供異地查檔服務(wù)，在外地工作的常山籍民眾如需查詢出生醫(yī)學(xué)證明檔案，可通過郵件、傳真等方式提供必要證件，查詢結(jié)果通過郵件、傳真等方式寄送，極大地方便了民眾查檔。