做好城區(qū)農(nóng)民聯(lián)建房檔案管理策略探析

莊承香/龍泉市城市建設(shè)投資開發(fā)有限公司

城區(qū)農(nóng)民聯(lián)建房檔案是城區(qū)農(nóng)民群眾自行施工或雇傭他人施工、以集體形式建造房屋的過程中，形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖表、圖紙、聲像等各種載體的文件材料，它真實(shí)地反映了城區(qū)農(nóng)民聯(lián)建房建設(shè)的全部過程，是農(nóng)民群眾今后對房屋進(jìn)行檢查、維修、管理、改擴(kuò)建的重要技術(shù)依據(jù)，也是追究房屋工程質(zhì)量責(zé)任的重要憑證。隨著城區(qū)農(nóng)民聯(lián)建房數(shù)量不斷增多，城區(qū)農(nóng)民聯(lián)建房檔案在整個建設(shè)工程中發(fā)揮著越來越重要的作用。當(dāng)前，城區(qū)農(nóng)民聯(lián)建房工程所涉及的相關(guān)單位要以對人民群眾生命財產(chǎn)安全高度負(fù)責(zé)的責(zé)任心和使命感做好檔案管理。

1 問題分析

目前城區(qū)農(nóng)民聯(lián)建房檔案管理最大的問題是檔案的完整性得不到保障。

一是審批材料缺失現(xiàn)象嚴(yán)重。城區(qū)農(nóng)民聯(lián)建房都是集體聯(lián)建的，審批建房時以每個村每小隊(duì)為單位，有的小隊(duì)委托某個村民進(jìn)行審批辦理，在相關(guān)單位辦理完建房審批手續(xù)形成的文件材料即由該人自行保管，這就造成審批材料管理分散；囿于保管人員缺乏管好審批材料的意識，或缺乏必要的檔案管理業(yè)務(wù)知識；或在審批結(jié)束后沒有留下審批資料，或因沒有妥善保管審批材料造成材料損毀。

二是沒有形成專項(xiàng)驗(yàn)收材料。按照相關(guān)規(guī)定，房屋驗(yàn)收由參建主體（如設(shè)計(jì)單位、勘察單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位）完成，質(zhì)量監(jiān)督站監(jiān)督驗(yàn)收程序的合法性。而城區(qū)農(nóng)民聯(lián)建房在建設(shè)過程中只進(jìn)行前期審批并形成文件材料，完工后卻沒有進(jìn)行各專項(xiàng)驗(yàn)收，這就導(dǎo)致有環(huán)評報告與審批意見、無環(huán)保驗(yàn)收表；有防雷檢測費(fèi)用收據(jù)、無防雷驗(yàn)收意見等。這是因?yàn)橄嚓P(guān)責(zé)任部門沒有及時督促農(nóng)民群眾辦理專項(xiàng)驗(yàn)收手續(xù)，農(nóng)民群眾不知道還需要進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收、不知道需要形成并保存好專項(xiàng)驗(yàn)收資料。此外，有些農(nóng)民群眾沒有按照規(guī)劃設(shè)計(jì)要求建房，如超層建房或超高建房，導(dǎo)致相關(guān)單位無法驗(yàn)收，自然不能形成驗(yàn)收材料，這不利于房屋日后的維修或改擴(kuò)建。

三是沒有形成竣工資料。不少農(nóng)民群眾房屋產(chǎn)權(quán)意識淡薄，錯誤地認(rèn)為自己建的房屋自己住，無須辦理相關(guān)權(quán)證，在聯(lián)建房工程完工后直接入住，沒有接受竣工驗(yàn)收，自然沒有形成竣工資料?？⒐べY料的缺失，會給日后辦理權(quán)證帶來麻煩。

2 對策探討

2.1 加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一保管

其一，檔案部門要加強(qiáng)檔案管理指導(dǎo)，提高農(nóng)民群眾檔案意識；還要實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理，形成由建設(shè)部門檔案室統(tǒng)一保管城區(qū)農(nóng)民聯(lián)建房檔案并提供利用的管理機(jī)制。具體來說，檔案部門要及時介入進(jìn)來，到工程現(xiàn)場做好指導(dǎo)與檢查工作。如，直接聯(lián)系建房負(fù)責(zé)人，告知他們在工程建設(shè)中需要形成的哪些文件材料以及如何整理、保管、歸檔等；檢查施工過程中各責(zé)任方是否同步形成文件材料，防止施工單位等資料員工程結(jié)束后再補(bǔ)齊資料的現(xiàn)象發(fā)生，保障檔案的完整性。其二，村委會要切實(shí)承擔(dān)起相應(yīng)的工作職責(zé)，配合檔案部門做好檔案管理。以龍泉市劍池街道水南村龍山苑安置房工程為例，由于村干部非常重視檔案的收集與保管，工程項(xiàng)目建設(shè)前審批、建設(shè)過程中及工程完工后各階段所形成的文件材料齊全、完整且得到妥善保管，工程順利通過市建設(shè)局驗(yàn)收，檔案移交至市建設(shè)局檔案室統(tǒng)一保管。

2.2 重視專項(xiàng)驗(yàn)收，形成專項(xiàng)驗(yàn)收材料

相關(guān)責(zé)任部門要重視專項(xiàng)驗(yàn)收工作，及時對符合各項(xiàng)驗(yàn)收條件的工程進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收，并指導(dǎo)農(nóng)民群眾按要求辦理各專項(xiàng)驗(yàn)收手續(xù)，將防雷驗(yàn)收意見、環(huán)保驗(yàn)收表、規(guī)劃核實(shí)確認(rèn)書等專項(xiàng)驗(yàn)收材料保存好。如，龍泉市建設(shè)部門已制定出臺相關(guān)規(guī)定，要求對已建成并入住的城區(qū)農(nóng)民聯(lián)建房進(jìn)行聯(lián)合驗(yàn)收。

2.3 組織竣工驗(yàn)收，形成竣工檔案

要明確城區(qū)農(nóng)民聯(lián)建房在工程完工后必須組織竣工驗(yàn)收，并形成竣工檔案；特別要強(qiáng)調(diào)城區(qū)農(nóng)民聯(lián)建房辦理權(quán)證時，必須保存有一套完整的竣工檔案，否則不予辦理。需要注意的是，竣工圖作為竣工檔案的重要組成部分，必須能夠準(zhǔn)確反映城區(qū)農(nóng)民聯(lián)建房竣工時的實(shí)際情況，并做到圖物相符、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、簽署信息完備。這就要求相關(guān)責(zé)任單位必須認(rèn)真按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行竣工圖編制工作，確保竣工圖質(zhì)量。