電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理中的實(shí)踐探索

游 洋

(鹽城生物工程高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校，江蘇 鹽城 224051)

在信息時代下，計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)在教育領(lǐng)域中的應(yīng)用更加廣泛和深入，在檔案管理中，很多高校都已經(jīng)摒棄了以往的紙質(zhì)模式，通過電子文件的形式，開展科研、教學(xué)、管理以及招生等工作，但是在電子檔案管理中卻存在一些問題，難以為高職學(xué)校各項(xiàng)工作的有序開展提供支撐和輔助作用。因此，為了滿足時代的發(fā)展和教育事業(yè)的需求，高職學(xué)校需要結(jié)合自身特點(diǎn)，積極探索電子檔案管理的新途徑和新方法，為高校的正常運(yùn)行夯實(shí)基礎(chǔ)。

一、電子檔案的主要特點(diǎn)

電子檔案是指具有利用和參考價值的電子文件，其具有以下特點(diǎn)：第一，其以信息技術(shù)為支撐，利用現(xiàn)代設(shè)備進(jìn)行利用和閱讀；第二，其可以通過計(jì)算機(jī)、智能手機(jī)等設(shè)備完成快速共享，擺脫時間和空間的束縛；第三，其保存不需要寬闊的空間，但是對磁性、濕度和溫度具有較高要求。

二、電子檔案管理的應(yīng)用價值

(一)提升傳遞速度

電子檔案與紙質(zhì)檔案相比較，在傳遞和查閱方面要更加便利，使用者利用信息設(shè)備，不需要到現(xiàn)場就可以完成檔案閱覽，突破了時間和空間的制約，在提升傳遞速度的同時，還可以保證檔案信息的完整性和安全性。

(二)降低管理成本

電子檔案不需要較大的空間進(jìn)行信息保存，其以計(jì)算機(jī)和儲存設(shè)備為載體，可以減少對紙張和物理儲存空間的使用，起到環(huán)保節(jié)約的作用。同時，電子檔案還可以抵御生態(tài)災(zāi)害帶來的威脅，保證檔案儲存的穩(wěn)定性和長期性。

(三)提升共享程度

電子檔案更加便于查閱和使用，通過信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以提升檔案的共享程度，讓教職員工在使用檔案中，更加精確和快速的找到檔案。

三、優(yōu)化高職學(xué)校電子檔案管理的相關(guān)策略分析

(一)完善管理機(jī)制

檔案管理工作對實(shí)現(xiàn)高職學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展具有積極意義和關(guān)鍵作用，想要切實(shí)做好電子檔案管理工作，高職學(xué)校需要以電子檔案的特點(diǎn)為基礎(chǔ)，制定科學(xué)的監(jiān)控機(jī)制，保證其管理效率和質(zhì)量。首先，學(xué)校需要定期開展電子檔案的歸檔以及質(zhì)量檢驗(yàn)工作，如果發(fā)現(xiàn)異常情況需要及時處理，保證檔案歸檔的即時性；其次，學(xué)校要加強(qiáng)管理人員對電子檔案的認(rèn)知，制定規(guī)范的操作流程和管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案歸檔、鑒別以及整理等工作程序化；最后，學(xué)校需要對電子檔案編號分類進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，降低人為失誤的概率，為電子檔案管理實(shí)現(xiàn)有序化創(chuàng)設(shè)條件。

(二)優(yōu)化管理團(tuán)隊(duì)

人員是電子檔案管理的主體，管理人員的知識基礎(chǔ)、綜合素質(zhì)和專業(yè)能力決定了檔案管理的效率和質(zhì)量，因此，高職學(xué)校需要對現(xiàn)有的管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行優(yōu)化，提升團(tuán)隊(duì)的專業(yè)技能，為檔案管理工作更好的開展奠定人才基礎(chǔ)。首先，學(xué)校在選擇管理人員過程中，需要綜合考慮其專業(yè)能力、思想品質(zhì)、職業(yè)素養(yǎng)和學(xué)習(xí)能力，保證其素質(zhì)和能力符合信息化管理的要求；其次，學(xué)校要對管理人員開展定期技能和道德培訓(xùn)，促使其掌握信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，具備良好的政治素養(yǎng)、職業(yè)操守和道德素養(yǎng)，防止出現(xiàn)信息隨意買賣、外泄等情況，為學(xué)校安全管理埋下隱患；最后，高職學(xué)校還要積極從社會中吸納相關(guān)方面的人才，不斷充實(shí)和優(yōu)化電子檔案管理團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)管理人員的知識結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)最優(yōu)化。

(三)加強(qiáng)安全管理

互聯(lián)網(wǎng)具有較強(qiáng)的開放性，以信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)為支撐的電子檔案管理，容易受到來自網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客的威脅，因此，高職學(xué)校需要做好電子檔案的安全管理工作，保證檔案信息的安全性以及可靠性。首先，在建設(shè)電子檔案中，需要檢查計(jì)算機(jī)設(shè)備，保證其沒有病毒或者木馬，處于完全安全的狀態(tài)；其次，學(xué)校要購買正版的殺毒軟件，定期做好軟件和硬件的升級和更新工作，避免給檔案管理帶來質(zhì)量影響；最后，為了防止電子檔案出現(xiàn)遺失或者盜取等情況，學(xué)校需要對檔案進(jìn)行定期備份，安裝和開啟防火墻，防止病毒和黑客的入侵。

(四)提升職員認(rèn)知

在信息時代下，電子檔案將成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢，高職學(xué)校作為人才和知識的匯聚地，需要從發(fā)展的角度對全體教職員工開展教育和宣傳，提升其對電子檔案的認(rèn)知，積極配合學(xué)校完成相關(guān)管理工作、首先，高職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)需要發(fā)揮帶頭作用，轉(zhuǎn)變對電子檔案管理的認(rèn)識，積極參與各種培訓(xùn)，提升對檔案管理的重視程度；其次，高職院校要加強(qiáng)內(nèi)部宣傳，促使廣大教職員工轉(zhuǎn)變對電子檔案的態(tài)度，以認(rèn)真的態(tài)度配合相關(guān)部門做好檔案管理工作，提升其工作效率和質(zhì)量。

四、結(jié)語

總而言之，隨著我國科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，高職院校也要轉(zhuǎn)變對電子檔案的認(rèn)知，積極探索電子檔案管理在檔案管理中的應(yīng)用和實(shí)踐，用電子檔案逐漸取代紙質(zhì)檔案，為學(xué)校的正常運(yùn)行提供保障，推動高職教育向信息化以及現(xiàn)代化方向發(fā)展。