高校工科專業(yè)教學檔案管理存在問題與改進對策

張永進 李 敏/青島大學教務(wù)處

高校工科專業(yè)在教學工作中形成的具有重要保存價值的資料就是工科專業(yè)教學檔案，包括在開展教學管理時形成的資料、在學科專業(yè)實驗室建設(shè)時形成的資料、在實踐課程編制與管理時形成的資料等等。高校工科專業(yè)要做好教學檔案管理工作，既要遵循高校教學檔案管理的一般性原則，也要注重工科的特殊性、體現(xiàn)出工科專業(yè)的特色，確保教學檔案管理具有較強的針對性與邏輯性，能夠為提升工科教學質(zhì)量、通過工程教育專業(yè)認證提供服務(wù)。就后者而言，工程教育專業(yè)認證是由專門機構(gòu)針對高校開設(shè)的工程類專業(yè)實施的專門性認證，是目前國際上通行的工程教育質(zhì)量保障制度。工程教育專業(yè)認證是實證評價，其基本工作模式是接受認證的專業(yè)對照認證標準提供滿足要求的證據(jù)，由專家依據(jù)標準判定證據(jù)的有效性。而接受認證的專業(yè)所提供的證據(jù)多數(shù)來自本專業(yè)的教學檔案資料，因此接受認證專業(yè)的教學檔案資料準備得完整、充分與否，能否體現(xiàn)工程教育專業(yè)認證的理念，在很大程度上決定了專業(yè)能否通過認證，也體現(xiàn)了專業(yè)教育的整體質(zhì)量。

1 當前存在的問題分析

一是歸檔范圍制定不科學。目前高校工科專業(yè)存在教學檔案歸檔范圍制定不科學的問題，主要表現(xiàn)為不能滿足工程教育專業(yè)認證需求，所歸檔的資料并不是認證所需要的，而認證需要的資料卻沒有歸檔。對此高校沒有及時調(diào)整工科專業(yè)教學檔案歸檔范圍并明確歸檔要求，還是按照傳統(tǒng)思路歸檔，致使歸檔資料一直難以滿足認證需求。

二是檔案管理規(guī)范化程度不高。如，形成的圖片不清晰、案卷資料書寫不工整且錯別字較多、案卷目錄與材料標題不一樣、畢業(yè)論文（設(shè)計）指導教師評分、評閱教師評分和總成績不相符。此外檔案材料不齊全、不完整的現(xiàn)象比較嚴重，如，考試試卷或沒有附試卷分析，或沒有附標準答案；反映教研活動的資料沒有留存照片，也沒有相關(guān)領(lǐng)導或責任人簽字；有的資料沒有形成時間。

三是檔案人員專業(yè)素質(zhì)不強。一些高校工科院系沒有配備專職檔案管理人員，一般由教學管理人員或新進教師兼職管理教學檔案，他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、檔案意識不強，執(zhí)行高?；蛟合抵贫ǖ慕虒W檔案管理規(guī)章制度往往不到位，也不能提供具體的業(yè)務(wù)指導，更不能提出改進工作的設(shè)想或建議，如，不能建議院系調(diào)整教學檔案歸檔范圍，使教學檔案工作更好地服務(wù)于工程教育專業(yè)認證。

2 解決問題的對策探討

第一，重視教學檔案管理。高校工科院系必須高度重視教學檔案管理，認識到教學檔案能夠提升教學質(zhì)量和服務(wù)工程教育專業(yè)認證，進一步加強教學檔案管理制度化建設(shè)、提升院系教學檔案意識、加強教學檔案工作業(yè)務(wù)指導力度、完善檔案人員隊伍建設(shè)，營造開展工作的良好環(huán)境。以提升院系教學檔案意識為例，院系師生特別是檔案管理人員要認識到做好教學檔案管理能夠提升專業(yè)教學水平，特別是能夠服務(wù)工程教育專業(yè)認證。為此院系師生特別是檔案人員還要全面理解與把握認證的基本理念、認證標準、工作流程等，深刻把握認證的實質(zhì)要求和工作規(guī)律，在此基礎(chǔ)上選擇正確的工作路徑和方式，有針對性地強化教學檔案管理。

第二，合理規(guī)劃教學檔案歸檔范圍。應(yīng)當重視教學檔案在工程教育專業(yè)認證過程中的作用，以服務(wù)認證為導向，合理規(guī)劃歸檔范圍。具體來說，應(yīng)按照工程教育專業(yè)認證“以學生中心、產(chǎn)出導向、持續(xù)改進”的基本理念并對照認證標準及觀測點，利用認證的邏輯性科學規(guī)劃教學檔案歸檔范圍，設(shè)置好教學檔案歸檔的一級目錄和二級目錄。一般而言，應(yīng)當遵循學生、培養(yǎng)目標、畢業(yè)要求、課程體系、持續(xù)改進、師資隊伍、支持條件等七項認證標準設(shè)置一級目錄，并按照具體舉證要求和高校檔案管理的實際情況設(shè)置二級目錄，二級目錄應(yīng)涵蓋反映專業(yè)人才培養(yǎng)全過程的檔案。

第三，提高教學檔案管理的規(guī)范性。特別要確保檔案的完整性與齊全性，將專業(yè)培養(yǎng)目標文件、培養(yǎng)方案、教學大綱、教案、課件等全部收集起來，特別要收集齊全重要考試的試卷、畢業(yè)論文（設(shè)計），并做到規(guī)范整理。