企業(yè)集團(tuán)檔案信息資源整合與共享研究

翟艷明/上海汽車集團(tuán)股份有限公司

所謂檔案信息資源整合與共享，是指在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的檔案工作體制下，根據(jù)精簡、統(tǒng)一、高效的原則，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體資源、數(shù)據(jù)資源、應(yīng)用系統(tǒng)的有機(jī)聚合和有效配置，擴(kuò)大檔案信息的利用范圍，滿足不同主體對(duì)檔案信息的共享需求。對(duì)于企業(yè)集團(tuán)而言，“資源整合能力是企業(yè)做大做強(qiáng)的關(guān)鍵”[1]。企業(yè)集團(tuán)是由多個(gè)法人組成的聯(lián)合體，每個(gè)法人都是資源產(chǎn)生、管理和利用的主體。整合分散在各個(gè)法人手中的資源，實(shí)現(xiàn)資源集聚化和價(jià)值最大化，是提升企業(yè)集團(tuán)整體競爭力的重要途徑。作為企業(yè)的基礎(chǔ)性資源，檔案信息資源是企業(yè)資源的重要組成部分。針對(duì)企業(yè)集團(tuán)的性質(zhì)和特點(diǎn)，研究解決檔案信息資源整合共享的方法路徑，具有十分重要的意義。一般來說，建設(shè)檔案信息資源整合與共享系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)整合與共享的重要舉措。

1 企業(yè)集團(tuán)檔案信息資源整合與共享系統(tǒng)需求分析

建設(shè)檔案信息資源整合與共享系統(tǒng)，是企業(yè)集團(tuán)提高競爭力和維護(hù)整體利益的內(nèi)在需求。然而企業(yè)集團(tuán)內(nèi)又有各自獨(dú)立的法人組織，如上海汽車集團(tuán)所屬的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等各類企業(yè)達(dá)數(shù)百家，與集團(tuán)的資產(chǎn)和從屬關(guān)系也十分復(fù)雜，各企業(yè)在檔案管理利用和維護(hù)自身利益方面存在多元訴求，因此建設(shè)檔案信息資源整合與共享系統(tǒng)還需綜合考量各方需求。檔案信息資源整合與共享系統(tǒng)既是資源管理系統(tǒng)，也是一息發(fā)布和獲取平臺(tái)，既要滿足面向集團(tuán)內(nèi)所有企業(yè)的開放需要，又要確保檔案信息安全、訪問權(quán)限可控。企業(yè)集團(tuán)檔案信息資源整合與共享系統(tǒng)至少應(yīng)該滿足以下三個(gè)基本需求。

1.1 檔案信息開放存儲(chǔ)需求。一是必須實(shí)現(xiàn)開放的檔案數(shù)據(jù)接收功能，能夠面向集團(tuán)所有企業(yè)進(jìn)行在線或離線的檔案數(shù)據(jù)交接業(yè)務(wù)；二是必須滿足大容量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)需要，不僅滿足當(dāng)前需要，而且要留有充分的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)拓展空間；三是必須滿足檔案信息安全存儲(chǔ)的需要，采用有效的業(yè)務(wù)和技術(shù)手段，做好檔案數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)、安全備份，確保萬無一失。

1.2 檔案信息統(tǒng)一發(fā)布需求。檔案信息資源整合與共享系統(tǒng)建設(shè)的最終目的是提供快速、便捷的檔案信息查詢與利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。但是檔案信息共享不是完全自由的、隨意的，而是有條件的、得到有效管控的。因此既要滿足檔案信息共享需要，又要加強(qiáng)信息利用服務(wù)的統(tǒng)一管理；既要重視研究建設(shè)“一站式”的檔案信息服務(wù)平臺(tái)，提供開放、便捷的檔案服務(wù)，又要建立檔案信息統(tǒng)一管控、授權(quán)和發(fā)布機(jī)制，企業(yè)集團(tuán)內(nèi)的授權(quán)人員可以通過平臺(tái)查詢和共享利用檔案信息。

1.3 檔案信息安全控制需求。檔案信息資源具有內(nèi)向性和保密性，其整合與共享應(yīng)該在確保信息安全可控的前提下進(jìn)行。特別是對(duì)于企業(yè)集團(tuán)來說，信息的安全可控尤為重要，知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密等信息涉及企業(yè)的核心利益，一旦泄露可能會(huì)對(duì)企業(yè)帶來重大損失，因此企業(yè)集團(tuán)檔案信息資源整合與共享系統(tǒng)應(yīng)具有高度的安全性，不僅能夠抵御外部入侵，而且能夠在內(nèi)部實(shí)現(xiàn)有效的安全控制。

2 企業(yè)集團(tuán)檔案信息資源整合與共享系統(tǒng)建設(shè)模式比較

企業(yè)集團(tuán)檔案信息資源整合與共享的基礎(chǔ)是檔案信息資源的集中管理。對(duì)于紙質(zhì)檔案，由于其內(nèi)容依附于載體而存在，檔案的集中管理只能通過檔案實(shí)體的集中保管予以實(shí)現(xiàn)。而對(duì)于電子檔案，其內(nèi)容與載體是分離的，集中保存與分散保存均可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的集中管理，因此企業(yè)集團(tuán)檔案信息資源整合與共享系統(tǒng)建設(shè)的基本模式為集中式管理和分布式管理。

2.1 集中式。集中式模式指在企業(yè)集團(tuán)內(nèi)統(tǒng)一建設(shè)并部署檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源集中管理、檔案信息統(tǒng)一發(fā)布。其運(yùn)作方式是：第一，統(tǒng)一建設(shè)和部署。檔案信息資源整合與共享系統(tǒng)及所需的軟硬件設(shè)施由企業(yè)集團(tuán)或委托所屬單位統(tǒng)一規(guī)劃、研發(fā)、采購，并在企業(yè)集團(tuán)內(nèi)統(tǒng)一部署、運(yùn)作和管理。第二，統(tǒng)一存儲(chǔ)。企業(yè)集團(tuán)內(nèi)各個(gè)單位將自身業(yè)務(wù)工作形成的電子檔案信息統(tǒng)一按照規(guī)范要求向企業(yè)集團(tuán)移交，形成電子檔案信息資源池。第三，統(tǒng)一制度規(guī)范。通常由集團(tuán)企業(yè)檔案部門牽頭負(fù)責(zé)制定檔案信息整合與共享的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及管理制度，在集團(tuán)內(nèi)統(tǒng)一制度、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一工作依據(jù)。第四，統(tǒng)一提供檔案信息利用。企業(yè)集團(tuán)檔案部門對(duì)集中保存在資源池中的檔案信息，通過統(tǒng)一有效的管控措施實(shí)施檔案信息利用授權(quán)、檔案信息統(tǒng)一發(fā)布、檔案信息服務(wù)推送等業(yè)務(wù)，企業(yè)集團(tuán)內(nèi)的單位和人員根據(jù)授權(quán)可以登錄“一站式”系統(tǒng)平臺(tái)獲取和利用所需的檔案信息。

集中式模式的優(yōu)點(diǎn)在于：第一，一個(gè)企業(yè)集團(tuán)只需建設(shè)一套軟硬件設(shè)施，避免了重復(fù)投資和重復(fù)建設(shè)，節(jié)省了檔案信息資源管理的成本。第二，檔案信息資源及其管理系統(tǒng)的日常工作實(shí)現(xiàn)歸口統(tǒng)一管理，通常由企業(yè)集團(tuán)檔案部門負(fù)責(zé)，其他部門及所屬各單位不需再配置專人管理，降低了管理和維護(hù)等方面的人力成本。第三，以信息資源池的方式將檔案信息集中存儲(chǔ)于一個(gè)數(shù)據(jù)庫中，易于統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。

集中式模式也存在問題和缺點(diǎn)：第一，為了將檔案信息資源集中存儲(chǔ)，需要對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行遷移，這增加了數(shù)據(jù)泄露和損壞的風(fēng)險(xiǎn)，檔案信息的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性受到威脅。第二，海量的數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)于一處，對(duì)數(shù)據(jù)庫的容量和網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)乃俣纫筝^高，如果達(dá)不到要求，用戶體驗(yàn)將會(huì)下降。第三，大量的檔案信息資源集中存儲(chǔ)在一處增加了安全風(fēng)險(xiǎn)，一旦發(fā)生安全事故后果比較嚴(yán)重。第四，由于企業(yè)集團(tuán)內(nèi)的所有單位采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)，作為獨(dú)立的法人，各單位檔案管理利用的個(gè)性化需求難以得到滿足。

2.2 分布式。分布式建設(shè)模式指檔案管理系統(tǒng)分別建設(shè)部署、資源分別存儲(chǔ)、信息統(tǒng)一發(fā)布。其運(yùn)作方式是：第一，分別建設(shè)和部署。企業(yè)集團(tuán)制定統(tǒng)一的檔案信息資源整合和共享標(biāo)準(zhǔn)體系，各單位按照標(biāo)準(zhǔn)自行組織研發(fā)和部署檔案管理系統(tǒng)，各個(gè)系統(tǒng)在物理上分布于不同的地點(diǎn)，在邏輯上互聯(lián)互通。第二，分別存儲(chǔ)。與系統(tǒng)的分別部署相適應(yīng)，檔案信息分別存儲(chǔ)于各個(gè)企業(yè)自身的數(shù)據(jù)庫中，并由各個(gè)企業(yè)自行負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的采集、整理、管理和維護(hù)。第三，統(tǒng)一和分級(jí)相結(jié)合的檔案信息利用服務(wù)。各企業(yè)可以在本單位系統(tǒng)平臺(tái)上查閱利用單位內(nèi)部檔案信息。與此同時(shí)，企業(yè)集團(tuán)建立統(tǒng)一的系統(tǒng)發(fā)布平臺(tái)，各企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)與之掛接，企業(yè)集團(tuán)按照既定的制度規(guī)定可以調(diào)用和統(tǒng)一發(fā)布分布在各個(gè)企業(yè)數(shù)據(jù)庫中的檔案信息資源，并實(shí)現(xiàn)對(duì)所屬各企業(yè)跨單位利用檔案信息的統(tǒng)一管理。企業(yè)集團(tuán)內(nèi)各單位和人員也可按照授權(quán)登錄企業(yè)集團(tuán)的系統(tǒng)平臺(tái)獲取所需的檔案信息。

分布式模式的優(yōu)點(diǎn)在于：第一，不需要對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行遷移，檔案信息的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性能夠得到較好的保障。第二，檔案信息分布存儲(chǔ)于不同的數(shù)據(jù)庫中，系統(tǒng)可對(duì)不同數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分布式處理，減輕了服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)膲毫Γ梢蕴岣邤?shù)據(jù)的處理速度和用戶的使用體驗(yàn)。第三，企業(yè)將檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于自家的服務(wù)器中，知識(shí)產(chǎn)權(quán)能夠得到較好的保護(hù)。第四，系統(tǒng)由各企業(yè)自行建設(shè)部署，能夠較好地滿足個(gè)性化定制需求。第五，有利于降低檔案管理系統(tǒng)的整體故障風(fēng)險(xiǎn)，各單位的單個(gè)數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)故障，不會(huì)影響企業(yè)集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)的整體運(yùn)行。

分布式建設(shè)模式也存在如下缺點(diǎn)：第一，檔案管理系統(tǒng)重復(fù)建設(shè)，而且每個(gè)企業(yè)都需配置軟硬件相應(yīng)的管理人員，建設(shè)和管理成本較高。第二，檔案信息由各企業(yè)自行負(fù)責(zé)存儲(chǔ)和管理，質(zhì)量控制難度較大。

3 企業(yè)集團(tuán)檔案信息資源整合與共享系統(tǒng)建設(shè)模式選擇

通過上述分析可以發(fā)現(xiàn)，集中式模式是通過物理集中的方式實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源及其管理系統(tǒng)的集中管理，而分布式模式是通過邏輯集中的方式實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源及其管理系統(tǒng)的集中管理。筆者認(rèn)為，當(dāng)前企業(yè)集團(tuán)檔案信息資源整合與共享系統(tǒng)建設(shè)采用分布式模式更為適合。

第一，從保障信息安全的角度來看，分布式模式更具安全性。檔案信息是由企業(yè)集團(tuán)內(nèi)的各個(gè)企業(yè)在業(yè)務(wù)工作中分散形成的，一旦生成便存儲(chǔ)于企業(yè)自身的數(shù)據(jù)庫中。如果采用集中式建設(shè)模式，需將檔案信息整體遷移至指定的數(shù)據(jù)庫中，這樣勢必會(huì)增加數(shù)據(jù)損壞與丟失的風(fēng)險(xiǎn)。此外，如果檔案信息集中存儲(chǔ)在一個(gè)數(shù)據(jù)庫中，一旦該數(shù)據(jù)庫發(fā)生故障整個(gè)系統(tǒng)將受到影響；而如果檔案信息分布存儲(chǔ)在多個(gè)數(shù)據(jù)庫中，一個(gè)節(jié)點(diǎn)發(fā)生故障并不會(huì)影響整個(gè)系統(tǒng)的使用。

第二，從合理運(yùn)用技術(shù)的角度來看，分布式模式更符合信息技術(shù)的發(fā)展方向。當(dāng)前云計(jì)算已經(jīng)得到廣泛運(yùn)用，“作為新一代的網(wǎng)絡(luò)資源共享模式，它在網(wǎng)絡(luò)資源共享尤其是網(wǎng)絡(luò)信息資源共享等方面具有明顯的優(yōu)勢：對(duì)用戶端的設(shè)備要求低，使用方便；便于實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和應(yīng)用的充分共享；有效節(jié)省社會(huì)資源等”[2]。云計(jì)算支持?jǐn)?shù)據(jù)的分布存儲(chǔ)與集中共享，因此分布式模式更加符合信息技術(shù)的發(fā)展方向。

第三，從維護(hù)企業(yè)利益的角度來看，分布式模式更容易得到企業(yè)的支持。出于提高資源利用效率和維護(hù)企業(yè)集團(tuán)整體利益的目的，企業(yè)集團(tuán)具有整合與共享檔案信息資源的意愿，但與此同時(shí)，各法人企業(yè)又具有保護(hù)自身利益的訴求。集中式模式要求各企業(yè)將檔案信息資源移交至指定的機(jī)構(gòu)存儲(chǔ)，這顯然會(huì)降低企業(yè)合作的意愿。在目前的技術(shù)條件下，“將所有的電子文件信息集中在一起并不是難事，但是，體制和制度并不允許或者沒有必要這樣做”，“我們需要的是管理上的整合”[3]。

注釋與參考文獻(xiàn)：

[1]張維迎.資源整合能力是企業(yè)做大做強(qiáng)的關(guān)鍵.創(chuàng)新科技,2006(1):6.

[2]王良城.檔案信息資源共享服務(wù)機(jī)制的戰(zhàn)略構(gòu)建.中國檔案,2013(1):65.

[3]于英香.“區(qū)域—國家”電子文件管理整合：內(nèi)涵、原則與路徑.檔案學(xué)通訊,2013(2):58.