房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理芻議

宣 莉/杭州濱江房產(chǎn)集團(tuán)股份有限公司

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工程項(xiàng)目檔案是指項(xiàng)目在立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等環(huán)節(jié)中形成的文字、圖表、聲像等各種形式的資料，具有綜合性、成套性、真實(shí)性的特點(diǎn)，為工程驗(yàn)收、日后使用及管理維護(hù)等提供了詳實(shí)的技術(shù)依據(jù)；同時(shí)也是建設(shè)主管部門對(duì)建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量進(jìn)行評(píng)定的依據(jù)。工程項(xiàng)建設(shè)檔案管理是房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。

1 檔案管理存在的問題

第一，企業(yè)檔案工作意識(shí)不強(qiáng)。近年來(lái)房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展迅速，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理關(guān)注不多或根本無(wú)暇顧及，沒有制定檔案工作長(zhǎng)遠(yuǎn)的、統(tǒng)一的規(guī)劃；項(xiàng)目主管及管理人員對(duì)工程項(xiàng)目檔案重要性也缺乏足夠認(rèn)識(shí)，抓好檔案工作的主動(dòng)性不夠；工程建設(shè)隊(duì)伍流動(dòng)性大、人員不穩(wěn)定，檔案管理職責(zé)無(wú)法落實(shí)到具體人員，對(duì)此企業(yè)往往無(wú)所作為；項(xiàng)目各參建單位缺乏溝通交流，檔案管理各行其是，對(duì)此企業(yè)沒有制定工作規(guī)范予以引導(dǎo)。

第二，檔案管理體制不完善。出于節(jié)約成本的考慮，許多項(xiàng)目建設(shè)部沒有建立工程項(xiàng)目檔案管理部門，也沒有配備專職檔案人員，更沒有設(shè)立檔案工作場(chǎng)所和檔案庫(kù)房、沒有配備檔案管理設(shè)施設(shè)備。項(xiàng)目竣工后工程項(xiàng)目檔案除了移交當(dāng)?shù)爻墙n案館，還要移交一套給房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)，但在實(shí)際工作中企業(yè)難以把控檔案管理，拖延歸檔時(shí)間、移交的檔案不齊全不完整的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

第三，檔案管理現(xiàn)代化程度不高。企業(yè)開展工程項(xiàng)目檔案管理缺乏相應(yīng)的管理軟件，計(jì)算機(jī)管理僅停留在“打字錄入”的水平，檔案管理現(xiàn)代化程度與工程建設(shè)快速發(fā)展的現(xiàn)狀不匹配。浙江省實(shí)施“最多跑一次”改革后，全省城建檔案館相應(yīng)調(diào)整了接收要求，規(guī)定工程項(xiàng)目檔案移交時(shí)需要把竣工檔案全部掃描，實(shí)現(xiàn)線下線上同時(shí)移交。筆者所在的杭州濱江房產(chǎn)集團(tuán)股份有限公司有很多項(xiàng)目檔案管理還只停留在“手工”加“實(shí)體”階段，連最基本的數(shù)字化加工也沒有開展，致使有的項(xiàng)目檔案移交時(shí)達(dá)不到城建檔案館的要求而被退回，這影響了進(jìn)館時(shí)間，也影響了整體項(xiàng)目工程進(jìn)度。

2 加強(qiáng)檔案管理的對(duì)策

一是提高對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)。要認(rèn)識(shí)到房地產(chǎn)企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性很強(qiáng)的工作、是房地產(chǎn)企業(yè)工作的重要組成部分，必須將檔案管理納入企業(yè)發(fā)展的總體規(guī)劃之中。還要認(rèn)識(shí)到檔案工作涉及建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、檔案管理等眾多部門，因此必須樹立全局意識(shí)，努力爭(zhēng)取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門的重視、支持與配合。

二是完善檔案管理體制。第一，各參建單位應(yīng)根據(jù)工程項(xiàng)目建設(shè)特點(diǎn)和工程項(xiàng)目檔案管理要求，設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)并配備專職檔案人員，明確管理職責(zé)與權(quán)限。第二，建立工程項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，加強(qiáng)工程人員和各參建單位檔案人員之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通。第三，建立考核制度。筆者所在的集團(tuán)公司工程項(xiàng)目建設(shè)采取項(xiàng)目經(jīng)理承包責(zé)任制方式，由項(xiàng)目經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé)工程施工的質(zhì)量、進(jìn)度、安全等，在簽訂工程項(xiàng)目承包合同時(shí)明確將工程項(xiàng)目檔案工作列入工程項(xiàng)目考核之中，考核標(biāo)準(zhǔn)明確規(guī)定工程項(xiàng)目檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間和質(zhì)量要求，以及移交數(shù)量、套數(shù)等事項(xiàng)，要求參建單位對(duì)照?qǐng)?zhí)行；工程項(xiàng)目完成后不完全兌現(xiàn)項(xiàng)目承包獎(jiǎng)，而是預(yù)留工程款的6%—8%作為保證金，只有檔案工作通過考核、全部檔案進(jìn)行預(yù)整理和歸檔并由公司綜合檔案室簽字，才能兌現(xiàn)項(xiàng)目獎(jiǎng)。

三是加強(qiáng)檔案工作監(jiān)管。首先是實(shí)行項(xiàng)目檔案登記制度。在項(xiàng)目開工之初，由項(xiàng)目部向承包方發(fā)放《建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)度表》《建設(shè)項(xiàng)目綜合考核情況表》，要求承包方填寫工程項(xiàng)目檔案的形成數(shù)量、檔案人員、檔案預(yù)整理及檔案保管情況等內(nèi)容并每月報(bào)送。項(xiàng)目部收到報(bào)送表后及時(shí)向企業(yè)綜合檔案室報(bào)備，便于綜合檔案室及時(shí)掌握各項(xiàng)目的檔案工作情況。其次是組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)。企業(yè)每年要組織各參建單位召開座談會(huì)，了解項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)展情況、項(xiàng)目檔案工作開展情況和工作中的難點(diǎn)，宣傳檔案工作的重要性并提出具體要求。針對(duì)參建單位檔案員流動(dòng)性強(qiáng)的情況不定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要求工程項(xiàng)目分管領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目檔案員參加，由綜合檔案室工作人員進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助他們及時(shí)掌握工程項(xiàng)目檔案管理工作要求和操作規(guī)范。再次是抓住節(jié)點(diǎn)上門指導(dǎo)。綜合檔案室要根據(jù)登記表反映的工程項(xiàng)目進(jìn)度情況，在項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上門指導(dǎo)檔案工作，進(jìn)一步明確總包單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)備安裝單位的工作職責(zé)。

四是推進(jìn)檔案信息化工作。一要將檔案信息化納入企業(yè)信息化建設(shè)總體規(guī)劃。二要分步實(shí)施檔案信息化計(jì)劃。第一步是選擇較為合適的單機(jī)版檔案管理軟件，首先按著錄規(guī)則規(guī)范信息著錄，建立條目級(jí)計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)；其次按照城建檔案館的要求對(duì)檔案進(jìn)行全文掃描，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)。待這一步走穩(wěn)之后再進(jìn)行第二步，即設(shè)計(jì)專門的檔案信息化方案、定制檔案管理系統(tǒng)。