檔案管理工作規(guī)范化的分析與探討

張 晶

(中國共產(chǎn)主義青年團青海省團校，青海 西寧 810012)

一、引言

檔案在我國的社會發(fā)展中具有重要的地位，對檔案管理工作的效率具有重要的影響。面對競爭日益激烈的現(xiàn)代社會，應(yīng)該運用更加規(guī)范和標準的手段對檔案進行管理，從而為企業(yè)的發(fā)展和運行提供更加規(guī)范和條理的檔案信息，促進企業(yè)的長遠發(fā)展。

二、提升檔案管理工作規(guī)范化的意義

當今時代，各行各業(yè)的發(fā)展非常迅速，競爭也更加激烈，在企業(yè)或者單位發(fā)展的過程中，檔案是記錄企業(yè)各種信息資料的重要載體，關(guān)系著企業(yè)的生存和發(fā)展。并且，面對日益發(fā)展的社會，很多企業(yè)在日常發(fā)展的過程中，會產(chǎn)生數(shù)量很多的數(shù)據(jù)，運用原始的方式進行檔案管理工作，無法滿足目前的需求。在此種情況下，企業(yè)在開展檔案管理工作時，只有與時俱進，跟隨時代發(fā)展的趨勢，運用更加有效的技術(shù)和方法，提升檔案管理工作的規(guī)范化，才能不斷提升檔案管理工作的水平和效率，促進企業(yè)的長遠發(fā)展。

三、檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

(一)檔案管理工作的投入力度較小

現(xiàn)階段，在大部分企業(yè)中，管理人員更加致力于追求經(jīng)濟方面的利益，缺乏檔案管理工作的意識，沒有正確認識到規(guī)范和標準的檔案管理工作在企業(yè)生存和發(fā)展的重要性，這導致大部分公司對檔案管理工作的投入力度較小。主要表現(xiàn)為以下幾個方面，首先，缺乏對檔案管理工作的精力投入，由于不重視檔案管理工作，導致公司的檔案管理制度不完善；其次，資金投入力度不足，使得一些單位或者企業(yè)在對檔案進行管理時缺乏資金，這都使得在對檔案進行管理時的規(guī)范性降低。

(二)檔案管理工作方式較為落后

當前社會的信息化水平不斷提升，在此種情況下，一些企業(yè)和單位在進行檔案管理時，也應(yīng)該與時俱進，重視推進檔案管理工作的信息化。但是，在絕大部分企業(yè)中，很多領(lǐng)導人員并沒有充分地了解到檔案管理工作的意義，以至于在進行檔案管理時，資金投入微乎其微，這也導致了檔案管理部門由于缺乏資金而無法購買信息化相關(guān)設(shè)備，這大大阻礙了檔案管理工作信息化建設(shè)進程的推進，不但影響檔案管理工作的高效率開展，也導致檔案管理的規(guī)范化程度不足。

(三)檔案管理人員的素質(zhì)有待提升

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能，是影響單位檔案管理工作規(guī)范化的重要原因。目前，很多企業(yè)和單位并不注重對自身的檔案進行管理，以至于并不會為了檔案管理工作的開展去招聘專業(yè)的人員。另外，現(xiàn)有的檔案管理人員，很多是沒有接受過專業(yè)培訓的人員，這部分工作人員由于對檔案管理知識和信息化軟件的操作步驟不夠了解和熟練，從而使得檔案管理工作的規(guī)范化不足。

四、檔案管理工作規(guī)范化措施探討

(一)不斷完善檔案管理工作制度體系

在企業(yè)發(fā)展的過程中，存在著大量的檔案數(shù)據(jù)，需要作為檔案進行保存的也非常多，因此，在對這些數(shù)量巨大的檔案進行管理時，為了確保檔案管理工作更加標準和規(guī)范的開展，必須不斷完善檔案管理工作制度體系。對此，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的實際情況和需要，結(jié)合國家或者地區(qū)的相關(guān)檔案管理標準，建立一套適合企業(yè)檔案管理工作的制度規(guī)范，對檔案管理的流程、分類、保管、借閱等進行嚴格的規(guī)定，促使企業(yè)或者單位在開展檔案工作時更加有序和規(guī)范。

(二)建立檔案管理信息化系統(tǒng)和平臺

在對檔案進行管理時，構(gòu)建檔案管理信息化系統(tǒng)，不僅能夠確保檔案管理工作的規(guī)范化，還能夠提升企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。對此，企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導者應(yīng)該認識到檔案管理信息化的重要性，在檔案管理方面投入更多的資金，配備檔案管理信息化所需要的設(shè)施，建立檔案管理信息化系統(tǒng)，對一些重要檔案錄入系統(tǒng)中，形成電子檔案不僅方便檔案的管理、查閱和保管，還能夠促使檔案管理工作更加合理和規(guī)范。

(三)培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員

檔案管理人員的專業(yè)化水平，在很大程度上決定了檔案管理工作開展的質(zhì)量，對此，應(yīng)該采取相應(yīng)措施，重視培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員。一方面，應(yīng)該重視對檔案管理相關(guān)專業(yè)人員的招聘，為企業(yè)的檔案管理引入更加專業(yè)的管理人員；另一方面，應(yīng)該重視對現(xiàn)有人員的培訓，提升現(xiàn)有工作人員檔案管理的知識和技能，從而不斷提升企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化水平。

(四)以本單位為主體進行檔案管理

要想實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的標準化，在進行企業(yè)的檔案管理時，應(yīng)該重視以本單位為主體進行檔案管理工作。首先，應(yīng)該以更加合理的標準做好檔案的分類工作，明確檔案管理的重點，確保檔案管理工作的有效性；其次，應(yīng)該對檔案的時效性進行準確的把握，合理區(qū)分哪些數(shù)據(jù)資料需要現(xiàn)在進行歸檔，哪些需要以后進行歸檔；最后，應(yīng)該確保所歸檔數(shù)據(jù)資料的完整性。以本單位的檔案為主體進行檔案管理，有效地提升檔案管理的作用。

五、結(jié)束語

綜上所述，很多原因都會影響檔案管理工作的合理性，只有采取合理的措施，對檔案管理工作進行合理的管理，確保檔案管理工作更加規(guī)范和有效，才能充分發(fā)揮檔案管理工作的重要性，促進企業(yè)的長遠發(fā)展。