醫(yī)院檔案信息化工作的幾點(diǎn)思考

■張紅

隨著社會(huì)信息化程度的加深，醫(yī)院的各項(xiàng)管理工作也迎來(lái)了新時(shí)代給予的新挑戰(zhàn)，作為上海三甲綜合性醫(yī)院只有在實(shí)行了信息化管理才能使其服務(wù)、科研工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的應(yīng)用必定能夠有效的提高醫(yī)院檔案管理水平。

醫(yī)療單位檔案是醫(yī)院在醫(yī)療衛(wèi)生工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫(yī)院各項(xiàng)工作真實(shí)和客觀的記錄，也是醫(yī)療衛(wèi)生工作中不可缺少的信息資源。醫(yī)院綜合檔案工作內(nèi)容涉及醫(yī)療、教學(xué)、科研和管理等，所形成的檔案內(nèi)容豐富、具有綜合性。檔案工作承擔(dān)著為醫(yī)院行政管理、臨床醫(yī)療、教學(xué)和科研管理等各項(xiàng)工作提供信息服務(wù)的重任，同時(shí)也為醫(yī)院的科學(xué)管理、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、日常醫(yī)療事務(wù)處理、臨床教學(xué)和科研管理發(fā)揮著不可替代的重要作用。

一、新時(shí)代下醫(yī)院檔案信息化管理的重要意義

檔案事業(yè)的發(fā)展和騰飛，既要依靠科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，又要依靠高素質(zhì)管理的人才隊(duì)伍。信息技術(shù)應(yīng)用已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的核心，在新的時(shí)代背景下的醫(yī)院管理中，檔案更應(yīng)具備網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化的總成，涉及檔案管理、電子信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等專業(yè)綜合技術(shù)。運(yùn)用信息化技術(shù)，數(shù)字化檔案工作已滲透到醫(yī)院管理的每個(gè)環(huán)節(jié)，給醫(yī)院檔案工作帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案部門如何在新形勢(shì)下，特別是在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的時(shí)代背景下，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案部門的職能作用，更加科學(xué)規(guī)范地收好、管好、用好檔案資源，提高醫(yī)院檔案管理的水平，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的科學(xué)發(fā)展，發(fā)揮檔案工作更好的基礎(chǔ)性、保障性和服務(wù)性的功能作用，顯得尤為緊迫和具有現(xiàn)實(shí)的重要意義。

二、新時(shí)代下醫(yī)院檔案信息化工作面臨的困難

1.傳統(tǒng)的檔案管理模式和思維方式一時(shí)難以轉(zhuǎn)變

受傳統(tǒng)檔案工作方式的影響，檔案部門一般比較關(guān)注檔案資源的收集和保管，并不注重檔案信息資源的開發(fā)和利用，而且傳統(tǒng)的檔案管理模式和思維方式又根深蒂固，新的技術(shù)和方法一時(shí)難以讓人完全接受。因此，在醫(yī)院新一任信息化發(fā)展和建設(shè)過(guò)程中往往忽視檔案信息化的規(guī)劃和建設(shè)，以致于醫(yī)院的檔案管理尚不能很好地融入醫(yī)院各項(xiàng)工作的管理之中，有效地做好信息化條件下檔案資源的收、管、存、用工作，較大的影響了檔案工作的規(guī)范化管理和科學(xué)發(fā)展的水平。

2.缺乏信息化檔案的遠(yuǎn)瞻性和大局觀

目前，中國(guó)醫(yī)院的決策層多數(shù)來(lái)源于醫(yī)學(xué)專家，而他們對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)往往是從臨床醫(yī)療方面出發(fā)，難免會(huì)存在片面，缺乏一定整體架構(gòu)，雖然很多醫(yī)院把信息化的最終目標(biāo)已定義為數(shù)字化、智能化醫(yī)院，但并沒(méi)有對(duì)數(shù)字化醫(yī)院有一個(gè)遠(yuǎn)瞻性和整體的大局觀，因此，就現(xiàn)狀而言，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理手段還尚不完善。一是數(shù)字檔案資源建設(shè)尚不到位。隨著醫(yī)院辦公自動(dòng)化和業(yè)務(wù)系統(tǒng)無(wú)紙化的廣泛應(yīng)用，大量產(chǎn)生的電子文件，目前尚未按規(guī)范做好電子文件歸檔工作。同時(shí)，醫(yī)院的傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化也是沒(méi)有總體規(guī)劃和具體推進(jìn)措施，與檔案信息化發(fā)展要求相差甚遠(yuǎn)。二是檔案應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)尚未納入醫(yī)院信息化系統(tǒng)建設(shè)之中，做到文檔一體化。目前醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)很多都是“單機(jī)版”，要么就是檔案管理功能模塊不齊全，無(wú)法滿足電子檔案全流程管理。三是檔案信息資源的開發(fā)利用途徑比較單一。應(yīng)該說(shuō)目前醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)已經(jīng)非常完善，既有局域網(wǎng)，又有互聯(lián)網(wǎng)，而檔案部門在開發(fā)檔案信息資源方面力度尚不夠大，依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，方便、快捷地提供檔案信息資源服務(wù)的效果尚不明顯。

3.檔案工作的服務(wù)功能有待加強(qiáng)

醫(yī)院檔案部門是一個(gè)重要的服務(wù)部門，科學(xué)的決策只能建立在客觀依據(jù)的基礎(chǔ)之上。由于，醫(yī)院是一個(gè)擁有特殊職能的單位，治命救人、科學(xué)研究還包括一些綜合管理。醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展及醫(yī)療水平的提高，有賴于日常醫(yī)療及管理工作的積累，醫(yī)院檔案部門通過(guò)積極為臨床醫(yī)務(wù)人員提供大量的歷史檔案資料，協(xié)助包括科研人員在內(nèi)所有其他相關(guān)科室的人員進(jìn)行資料翻閱和查證，也從而在科技成果的開發(fā)等方面作出一定貢獻(xiàn)?？茖W(xué)的檔案管理早已告訴我們，檔案工作要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，要使“死檔案”變?yōu)椤盎顧n案”。加快檔案信息資源的開發(fā)利用，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，是時(shí)代賦予檔案工作者的使命。作為一名醫(yī)院檔案工作者，要從檔案工作服務(wù)醫(yī)院工作大局、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)于老百姓的角度，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案工作的責(zé)任感和緊迫感，大力開發(fā)檔案信息資源，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的發(fā)展提質(zhì)增效。

4.檔案人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高

隨著智慧城市建設(shè)的不斷推進(jìn)，醫(yī)院信息化管理程度的不斷提高和發(fā)展，做好醫(yī)院檔案工作，檔案人員除了要有檔案管理的專業(yè)知識(shí)以外，還需要了解和熟悉醫(yī)院管理和信息化管理的相關(guān)知識(shí)。據(jù)調(diào)查，目前醫(yī)院檔案人員普遍缺乏此類專業(yè)背景，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)與所從事的檔案工作尚不相適應(yīng)。加強(qiáng)醫(yī)院檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)，是保證醫(yī)院檔案工作科學(xué)發(fā)展的根本保證。

5.檔案數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)的措施有待強(qiáng)化

隨著新時(shí)代的到來(lái)，醫(yī)院檔案也隨之踏入數(shù)字化時(shí)代，大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息資源呈指數(shù)型增長(zhǎng)，越來(lái)越多的檔案信息被以電子形式存儲(chǔ)，而管理不當(dāng)也很容易遭到非法竊取。因?yàn)樾聲r(shí)代，新科技也隨之帶來(lái)了新的所謂“數(shù)據(jù)安全隱患”。如果檔案數(shù)據(jù)一旦出現(xiàn)丟失或損壞，或者遭遇泄漏與破壞，則將對(duì)醫(yī)院的日常醫(yī)療管理和其它相關(guān)工作帶來(lái)不可估量的影響。因此，強(qiáng)化醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的風(fēng)險(xiǎn)隱患治理，落實(shí)檔案數(shù)據(jù)安全防控措施，是信息化條件下醫(yī)院檔案工作的重中之重。

三、新時(shí)代下醫(yī)院檔案信息化工作的對(duì)策與思考

1.統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)作配合，不斷推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)

隨著社會(huì)信息化的深入發(fā)展，檔案信息化作為社會(huì)信息化的有機(jī)組成部分，國(guó)家檔案局在制訂的檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要和上海市檔案局印發(fā)的檔案信息化建設(shè)五年發(fā)展規(guī)劃中都對(duì)檔案信息化建設(shè)提出了明確的目標(biāo)和工作要求。作為三級(jí)甲等醫(yī)院，在新形勢(shì)下做好檔案工作，首先應(yīng)通過(guò)各種方式、各種渠道加強(qiáng)檔案工作的宣傳，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工在思想上充分認(rèn)識(shí)檔案信息化工作的重要性，將檔案信息化工作納入醫(yī)院信息化建設(shè)的總體規(guī)劃和計(jì)劃之中，同部署、同管理、同考核。同時(shí)，作為醫(yī)院檔案部門，一方面要積極爭(zhēng)取醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)心，強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。另一方面要加強(qiáng)與信息化管理部門的協(xié)調(diào)和溝通，要參與檔案信息化建設(shè)方案的制訂和工作的管理，使醫(yī)院檔案信息化建設(shè)既滿足醫(yī)院檔案管理的各項(xiàng)要求，又能充分體現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源的共建共享的要求，不斷推進(jìn)醫(yī)院檔案工作持續(xù)高效的發(fā)展。

2.突出重點(diǎn)，加強(qiáng)管理，不斷豐富醫(yī)院數(shù)字檔案資源

檔案資源建設(shè)是檔案工作的根本要求。在信息化條件下，做好檔案資源建設(shè)，既要關(guān)注“增量檔案電子化”，又要重視“存量檔案數(shù)字化”。所謂“增量檔案電子化”，即從源頭上加強(qiáng)信息系統(tǒng)中產(chǎn)生的各類電子文件的歸檔。因此，醫(yī)院在信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，要做好電子文件歸檔系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銜接，加強(qiáng)醫(yī)院行政管理、臨床醫(yī)療、教學(xué)和科研管理等電子文件的歸檔，確保電子檔案的完整、真實(shí)、安全和可用。所謂“存量檔案數(shù)字化”，即要對(duì)室藏傳統(tǒng)載體檔案加快數(shù)字化進(jìn)程，形成傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化副本。從醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)來(lái)看，不但要重視檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，更要重視檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。要結(jié)合醫(yī)院的專長(zhǎng)和特色，加快專題檔案數(shù)字資源建設(shè)。如重大醫(yī)療成果檔案、特色醫(yī)療檔案和專家人物檔案等數(shù)字資源的建設(shè)，建立目錄和全文檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在一定范圍內(nèi)公開部分檔案目錄和全文，方便檢索查詢，為醫(yī)院各類檔案信息資源的共建共享奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

3.圍繞中心，主動(dòng)服務(wù)，不斷開發(fā)醫(yī)院檔案信息資源

服務(wù)是檔案工作的永恒主題。上海市檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃中提出：要突出服務(wù)導(dǎo)向，服務(wù)能力與服務(wù)水平的顯著提升，要求各級(jí)檔案部門增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，發(fā)揮檔案工作在服務(wù)大局、服務(wù)民生、服務(wù)社會(huì)中的積極作用。

為適應(yīng)新形勢(shì)下醫(yī)院的發(fā)展需要，檔案部門要牢固樹立服務(wù)意識(shí)，改變服務(wù)方式，從傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。要關(guān)心醫(yī)院的大局工作，掌握醫(yī)院各業(yè)務(wù)部門對(duì)檔案信息資源的利用需求，及時(shí)挖掘和開發(fā)檔案信息資源，為醫(yī)院的大局工作服務(wù)。

要緊緊依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化。醫(yī)院檔案信息服務(wù)要由以往面對(duì)面服務(wù)為主向以網(wǎng)絡(luò)服務(wù)為主轉(zhuǎn)變。醫(yī)院檔案信息化服務(wù)要達(dá)到借閱者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請(qǐng)，醫(yī)院檔案管理員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)審核并借出。整個(gè)借閱過(guò)程，借閱者無(wú)須到醫(yī)院檔案室，這大大便利了廣大醫(yī)務(wù)人員。由于使用方便利用，必然會(huì)提高醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)利用效率。

實(shí)現(xiàn)檔案檢索的自動(dòng)化。傳統(tǒng)醫(yī)院檔案信息管理雖然編制了不少檢索工具，但當(dāng)信息的數(shù)量較大時(shí)，使用效率會(huì)降低。計(jì)算機(jī)檢索速度快，效率高，可實(shí)現(xiàn)多角度檢索，是傳統(tǒng)檢索工具無(wú)法比擬的，通過(guò)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案檢索的自動(dòng)化，可大大提高檔案工作的效率，提升檔案工作的服務(wù)水平搭建檔案數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)的服務(wù)環(huán)境。注重訪問(wèn)過(guò)濾、系統(tǒng)防護(hù)、傳輸加密、數(shù)據(jù)備份，以及應(yīng)急預(yù)案和應(yīng)急演練的工作，確保檔案信息的絕對(duì)安全。

4.注重學(xué)習(xí)，增強(qiáng)能力，不斷提高醫(yī)院檔案工作水平

新時(shí)代，新挑戰(zhàn)，新機(jī)遇。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)不是檔案部門的單一工作，也不能僅僅單憑幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的。由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。因此，檔案人員計(jì)算機(jī)技能的提高是目前醫(yī)院檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。信息化是當(dāng)今世界和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，檔案部門只有克服困難，迎頭趕上，與醫(yī)院其他部門同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)于醫(yī)院的各項(xiàng)工作。

總之，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是醫(yī)院檔案管理的一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，是社會(huì)信息化發(fā)展對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展提出的必然要求。我們既要充分認(rèn)識(shí)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的緊迫性，也要認(rèn)真面對(duì)它的復(fù)雜性、系統(tǒng)性。醫(yī)院應(yīng)積極創(chuàng)造條件，采取有力措施適時(shí)逐步推進(jìn)檔案信息化管理，適應(yīng)時(shí)代前進(jìn)的步伐。因此，醫(yī)院要從提高信息化意識(shí)、創(chuàng)新管理手段、提高工作人員素質(zhì)和完善檔案信息化管理制度等方面入手，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，促進(jìn)醫(yī)院檔案工作持續(xù)健康的發(fā)展。

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