中學檔案管理信息化建設(shè)探討

文·常迪

要建設(shè)中國特色社會主義的教育現(xiàn)代化，檔案事業(yè)是不可忽視的部分；要想真正保護好中學的歷史變革和發(fā)展的真實面貌，留給后代一個真實可信的發(fā)展歷史，也離不開細致的檔案工作，離不開檔案中對這些歷史大事的原始記憶。檔案工作不僅可以推動社會的精神文化進步，也有利于促進經(jīng)濟社會的進一步發(fā)展，在物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)中都具有不可替代的作用，因而中學對內(nèi)部檔案的管理工作具有非凡的重要性。但是檔案數(shù)量的激增和落后的管理手段對檔案本身的損害，則要求我們對其進行管理方式的變革，這就凸顯了互聯(lián)網(wǎng)時代下信息化檔案管理的重要作用。

一、檔案信息化管理的特征

（一）信息化工作方式取代傳統(tǒng)方式

檔案管理信息化是中學管理信息化的一個重要部分，是現(xiàn)代中學管理創(chuàng)新的主要途徑。中學檔案的信息化管理方式，講究利用互聯(lián)網(wǎng)資源和超前的眼光對中學檔案管理制度、檔案管理準則等進行變革。比如，在縱向上實施檔案管理系統(tǒng)的全面聯(lián)網(wǎng)和一體式對接，實現(xiàn)檔案管理信息的互聯(lián)和共享，便于上級主管部門做出統(tǒng)一的協(xié)調(diào)、調(diào)度、落實。在橫向上學校內(nèi)部利用檔案管理信息化系統(tǒng)，統(tǒng)籌財務(wù)、教育、后勤等業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的信息，向上關(guān)乎中學總體發(fā)展規(guī)劃，向下兼容中學教師的發(fā)展需求，以保證檔案管理業(yè)務(wù)程序的精簡和功能的增多，勇于利用先進的技術(shù)保證中學信息化管理體系的建設(shè)，實現(xiàn)現(xiàn)代技術(shù)強化中學教育建設(shè)的夢想。

（二）處理信息和資源的能力要比處理資本的能力更重要

傳統(tǒng)模式下，中學檔案管理工作是局部的、小范圍的，但是在互聯(lián)網(wǎng)大規(guī)模應用的信息化時代，其本身已經(jīng)具備了一定的資本特性，正所謂擁有信息資源就擁有無限的資本，檔案信息在一定程度上代表著學校的發(fā)展過程和未來方向。這就意味著檔案管理工作并非每天要面對大額的文件資料，也可以是一行行的數(shù)據(jù)信息，通過運作數(shù)據(jù)來保持對中學檔案管理情況的掌控。當然，利用信息化檔案管理手段對中學未來的發(fā)展方向、戰(zhàn)略規(guī)劃進行經(jīng)濟層面的規(guī)劃也是信息化階段檔案管理的核心功能之一。

（三）實時性和交互性更強

傳統(tǒng)的中學檔案管理信息，由于缺乏現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，導致很多失真信息或者信息漏洞難以發(fā)現(xiàn)，其來源和時效性都難以保證，存在檔案管理信息缺失和陳舊等問題，體現(xiàn)出中學檔案管理工作缺乏效率。但是信息化檔案管理概念的引入，使得檔案管理信息的交互性和實時性都有所加強，基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案管理信息資源的更新速率基本做到了實時更新，中學檔案管理人員可以實時核對學校各部門的工作情況，獲取其產(chǎn)生的檔案。檔案管理信息化的時效性和數(shù)據(jù)的交互性，為盡早發(fā)現(xiàn)管理漏洞、保證檔案管理效率提供了便利。

二、提升中學檔案管理信息化的策略

（一）提高領(lǐng)導層對檔案信息化管理的重視程度

檔案工作在不斷完善發(fā)展中，會不斷涌現(xiàn)出新的理念和制度，學校領(lǐng)導班子的態(tài)度決定了檔案管理的水平。一個優(yōu)秀的領(lǐng)導班子可以順應中學發(fā)展思路進行遠景規(guī)劃，為學校檔案工作謀劃出良性健康的發(fā)展道路。檔案信息化管理是一個得益于外部環(huán)境變動趨勢而產(chǎn)生的創(chuàng)新管理方法。互聯(lián)網(wǎng)時代催生了多元化、立體式的檔案管理解決方案，也催生了社會對于中學檔案管理水平要求的不斷提高，而信息化管理的便捷、高效、輕量特點也為中學檔案管理水平的抬升提供了可能性。學校領(lǐng)導層如果認識到了這個契機、利用好這個契機，就會推動中學檔案管理工作更上一個臺階，反之就會落伍這個時代。

（二）配備專業(yè)的檔案信息化管理人才

對于檔案資料和檔案信息的有效管理和安全保護，是檔案工作的重中之重。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，中學的檔案資料都由相應的部門進行統(tǒng)一保管，以確保其安全管理和提供利用。檔案信息化管理之后，所有的檔案信息將集中于互聯(lián)網(wǎng)終端，由檔案管理人員對其進行終端操作。在復雜的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，如何對檔案信息進行有效管理和安全保護，就成了學校檔案部門必須面對的一個新問題。而專業(yè)的檔案信息化管理人才的配備，無疑是解決這個問題的必不可少的條件。有了懂檔案且懂信息化的人才，才會監(jiān)管維護好檔案信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)，及時消除系統(tǒng)內(nèi)的潛在威脅，確保檔案信息化管理系統(tǒng)正常運行。

（三）加大檔案信息化建設(shè)的資金投入力度

檔案信息化管理系統(tǒng)的建立，需要有一定的資金支持。學校應當放長眼光，有針對性的增加對這一塊的資金投入。購置檔案信息化建設(shè)必備的硬件設(shè)備，開發(fā)適合學校實際的檔案信息化管理軟件，為檔案信息化建設(shè)夯實基礎(chǔ)。同時，要加強檔案信息化管理安全體系的構(gòu)建，投入資金開發(fā)防盜軟件及加密軟件，比如現(xiàn)在使用較多的非對稱加密技術(shù)，通過高科技編碼系統(tǒng)可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時保護，極大地提升了重要數(shù)據(jù)的安全性能的指數(shù)級別，最大限度的保證檔案數(shù)據(jù)不被盜取或復制、篡改，以確保檔案信息化系統(tǒng)的安全性。

總之，加強中學檔案信息化管理水平，有助于提高中學檔案管理的高效率和安全性，對于中學檔案工作發(fā)展具有重要的意義。因此，學校必須對此加以重視，并增加人力、財力的投入，建設(shè)有助于學校發(fā)展的檔案信息化管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案工作的重要作用。

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