山東省各級數(shù)字檔案館建設(shè)情況調(diào)研報告

一、背景

（一）數(shù)字檔案館的發(fā)展歷程

習(xí)近平總書記2016年4月19日在網(wǎng)絡(luò)安全和信息化工作座談會上的講話中指出：“從社會發(fā)展史看，人類經(jīng)歷了農(nóng)業(yè)革命、工業(yè)革命，正在經(jīng)歷信息革命。農(nóng)業(yè)革命增強了人類生存能力，使人類從采食捕獵走向栽種畜養(yǎng)，從野蠻時代走向文明社會。工業(yè)革命拓展了人類體力，以機器取代了人力，以大規(guī)模工廠化生產(chǎn)取代了個體工場手工生產(chǎn)。而信息革命則增強了人類腦力，帶來生產(chǎn)力又一次質(zhì)的飛躍，對國際政治、經(jīng)濟、文化、社會、生態(tài)、軍事等領(lǐng)域發(fā)展產(chǎn)生了深刻影響?！?/p>

同樣，信息革命也改變了檔案工作。2000年以來，我國檔案領(lǐng)域信息化建設(shè)得到迅猛發(fā)展，國家檔案局先后印發(fā)了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》（檔發(fā)﹝2002﹞8號）、《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》（檔辦〔2010〕116號）、《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》（檔辦發(fā)〔2014〕6號）三個文件，從建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)方法、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)三個角度指導(dǎo)全國以數(shù)字檔案館為抓手，開展檔案信息化建設(shè)。

（二）數(shù)字檔案館建設(shè)的目標(biāo)和任務(wù)

近幾年，我國更加重視數(shù)字檔案館建設(shè)，中央和國家印發(fā)了一系列文件支持?jǐn)?shù)字檔案館建設(shè)，尤其對“十三五”期間的工作任務(wù)提出了一系列指導(dǎo)性意見和明確的要求。

中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)〔2014〕15號）中指出：“加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。各地區(qū)各部門各單位要把數(shù)字檔案館（室）建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人力、財力、物力上統(tǒng)籌安排，切實推進(jìn)檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。各檔案館（室）要大力開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，及時以數(shù)字化檔案代替原件提供利用，對已實現(xiàn)數(shù)字化的檔案原件妥善保管，一般不再提供利用?！?/p>

2016年，有《國家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》（廳字〔2016〕37號）、《國家電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)建設(shè)和管理工作“十三五”規(guī)劃》、《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》（檔發(fā)〔2016〕4號）三個“十三五”規(guī)劃對數(shù)字檔案館（室）建設(shè)提出了要求。其中《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中明確提出：“到2020年，初步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化”，“持續(xù)推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)。積極響應(yīng)數(shù)字中國建設(shè)，加快推進(jìn)信息技術(shù)與檔案工作深度融合。到2020年，全國地市級以上國家綜合檔案館要全部建設(shè)成具有接收立檔單位電子檔案、覆蓋館藏重要檔案數(shù)字復(fù)制件等功能完善的數(shù)字檔案館；全國50%的縣建成數(shù)字檔案館或啟動數(shù)字檔案館建設(shè)項目?！?/p>

國家檔案局局長在不同場合多次提到要加快數(shù)字檔案館建設(shè)。在2013年全國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進(jìn)會上，時任局長楊冬權(quán)在講話中指出：“檔案工作是否現(xiàn)代化，我國能否成為檔案強國，其顯著標(biāo)志就是看是否建成數(shù)字檔案館（室）?！?“我國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的目標(biāo)是：用15年左右的時間，建成以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、遠(yuǎn)程利用為目標(biāo)的數(shù)字檔案館（室）體系。”

李明華局長在2016年全國檔案局長館長會議上的工作報告要求：“要積極推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。數(shù)字檔案館（室）建設(shè)是推動檔案信息化建設(shè)的重要抓手?！?/p>

中央和國家自1999年以來近20年的時間共發(fā)布信息化建設(shè)方面的規(guī)章、規(guī)范性文件和國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)48個，也體現(xiàn)出了中央和國家對信息化建設(shè)、對數(shù)字檔案館建設(shè)的重視程度。

我省也高度重視檔案信息化的發(fā)展和數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。中共山東省第十一次黨代會報告中指出，“推進(jìn)檔案、地方史志等事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展?！笔∥k公廳、省政府辦公廳《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實施意見》（魯辦發(fā)〔2014〕40號）中要求：“到2020年全省基本建成以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、遠(yuǎn)程利用為目標(biāo)的數(shù)字檔案館（室）體系?？h以上國家檔案館基本建成數(shù)字檔案館?！薄渡綎|省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》中要求：“到2020年全省基本建成以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、遠(yuǎn)程利用為目標(biāo)的數(shù)字檔案館（室）體系?！濉?，省、市級和部分縣級國家綜合檔案館通過數(shù)字檔案館測試，其中25%達(dá)到‘全國示范數(shù)字檔案館’標(biāo)準(zhǔn)?！?/p>

截至目前，“十三五”已過去了兩年多的時間，距離完成中央和省提出的數(shù)字檔案館建設(shè)的任務(wù)和目標(biāo)還有不到3年的時間?？紤]到全省各級館完成任務(wù)目標(biāo)的時間緊，任務(wù)重，壓力大，我們特別選擇了這一課題在全省范圍開展調(diào)研，并對國內(nèi)部分省市的數(shù)字檔案館建設(shè)情況進(jìn)行了了解，力求在摸清基本情況的基礎(chǔ)上，以省檔案館在開展數(shù)字檔案館建設(shè)的實例為例，為全省各級檔案館開展數(shù)字檔案館建設(shè)提供可供參考的經(jīng)驗。

二、全國和全省數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀

（一）全國先進(jìn)省市數(shù)字檔案館建設(shè)情況

近年來，全國各省市紛紛加大數(shù)字檔案館建設(shè)資金投入。

2014年，江西省推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，江西省財政從2015年起每年安排2000萬元，用于省級和縣級數(shù)字檔案館建設(shè)，分五年實施，總投資1億元。

2015年，北京市投資3700萬元啟動北京數(shù)字檔案館（電子文件中心）建設(shè)。

同年，青島市智慧檔案館項目一期工程投入實用，開始運用云計算、物聯(lián)網(wǎng)和移動互聯(lián)等新技術(shù)，推動數(shù)字檔案館跨越式發(fā)展。當(dāng)年，國家檔案局正式公布了青島市數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試結(jié)果，成為首家“全國示范數(shù)字檔案館”。

2017年3月，廣東省數(shù)字檔案館（一期）項目正式啟動。項目投資3666萬元，建設(shè)內(nèi)容主要包括標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范編制、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)、主機系統(tǒng)及終端建設(shè)、存儲備份系統(tǒng)建設(shè)、系統(tǒng)支撐軟件建設(shè)、安全保密體系建設(shè)、機房及配套建設(shè)等八大部分。

（二）我省數(shù)字檔案館建設(shè)情況

我省高度重視檔案信息化工作，數(shù)字檔案館建設(shè)一直處于全國前列。

一是政策推動方面。2010年，國家檔案局出臺《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，山東省檔案局是四個起草單位之一，與國家檔案局并列，王憲東同志作為主要起草人之一參加了制定工作。2014年，孫洪魯同志作為主要起草人之一參加國家檔案局制定《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》。省檔案局先后出臺了《山東省省直單位電子檔案進(jìn)館辦法》（魯檔發(fā)〔2015〕63號）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》（魯檔辦〔2015〕25號）等規(guī)范性文件，頒布了《檔案目錄數(shù)據(jù)采集規(guī)范》（DB37/T 536-2005）、《數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)程》（DB37/T 662-2007）、《數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)程》（DB37/T 663-2007）三項地方標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)全省開展檔案信息化工作和數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，其中后兩項地方標(biāo)準(zhǔn)是在全國范圍內(nèi)首次頒布的指導(dǎo)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的地方標(biāo)準(zhǔn)。

二是系統(tǒng)建設(shè)方面。2003年，青島市檔案局?jǐn)?shù)字檔案館率先通過了國家檔案局組織的科技成果鑒定，成為全國首家數(shù)字檔案館。省檔案館2008年建成國內(nèi)首家省級數(shù)字檔案館并投入使用，系統(tǒng)建設(shè)以“省域數(shù)字檔案館與電子文件中心整體共建體系研究”項目的形式，集數(shù)字檔案館、電子文件中心和辦公自動化于一體，國家檔案局組織的驗收專家組認(rèn)為：該項目的完成，標(biāo)志著山東省數(shù)字檔案館作為國內(nèi)首家省級數(shù)字檔案館建成啟用，標(biāo)志著山東省省域范圍內(nèi)異構(gòu)結(jié)構(gòu)檔案信息資源服務(wù)體系正式建立。據(jù)《山東省檔案事業(yè)“十二五”發(fā)展規(guī)劃》統(tǒng)計，到2010年，省檔案館及青島、濟南、淄博、威海、濟寧、泰安、日照、煙臺、東營9個市，膠州、平度、張店、博山、沂源、肥城、新泰、寧陽等35個縣（市、區(qū)）建成啟用了數(shù)字檔案館。

三是檔案科技成果方面成績顯著。2005年以來，山東省獲得國家檔案局優(yōu)秀科研成果獎項目34項，其中一等獎4項，二等獎14項，三等獎16項。省檔案局獲獎8項，其中一等獎3項，二等獎4項，三等獎1項。

（三）目前全國數(shù)字檔案館測試情況

截至2017年底，全國有16個市、縣級檔案館測試分?jǐn)?shù)90分以上，獲得“全國示范數(shù)字檔案館”，2015年5個，山東省青島市、江蘇省蘇州市太倉市、浙江省紹興市、廣東省珠海市、湖北省十堰市；2016年5個，山東省青島市市南區(qū)、上海市徐匯區(qū)、江蘇省南京市建鄴區(qū)、福建省漳州市、江蘇省常州市；2017年6個，浙江省杭州市城建檔案館、河南省濟源市、安徽省蚌埠市、浙江省嘉興市嘉善縣、山東省濰坊市、云南省楚雄彝族自治州；其中包括我省3個，青島市檔案館、青島市市南區(qū)檔案館和濰坊市檔案館。

全國有25個市、縣級檔案館測試分?jǐn)?shù)80分以上，“通過國家級數(shù)字檔案館測試”，2015年8個，浙江省嘉興市、嘉興市海寧市、紹興市上虞區(qū)、寧波市鄞州區(qū)、溫州市鹿城區(qū)，山東省青島市城陽區(qū)，江蘇省南京市棲霞區(qū)，重慶市長壽區(qū)；2016年6個，上海市奉賢區(qū)，山西省晉城市，浙江省杭州市拱墅區(qū)、杭州市余杭區(qū)、嘉興市平湖市，江蘇省南京市高淳區(qū)；2017年11個，上海市閔行區(qū)，江蘇省鹽城市大豐區(qū)，浙江省嘉興市桐鄉(xiāng)市、湖州市長興縣、湖州市安吉縣、紹興市新昌縣、麗水市龍泉市，山東省煙臺經(jīng)濟開發(fā)區(qū)、濰坊市諸城市、濰坊市壽光市、濰坊市昌樂縣；其中包括我省5個，青島市城陽區(qū)檔案館、煙臺經(jīng)濟開發(fā)區(qū)檔案館、濰坊市諸城市檔案館、濰坊市壽光市檔案館、濰坊市昌樂縣檔案館。

（四）我省數(shù)字檔案館自測情況和測試計劃

2017年4月，省檔案局進(jìn)行了全省市、縣兩級數(shù)字檔案館建設(shè)基本情況統(tǒng)計，制定了市縣數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試時間表。要求各市檔案局嚴(yán)格對照《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》進(jìn)行市、縣兩級自測試，逐條對標(biāo)檢查，強化達(dá)標(biāo)措施，完善系統(tǒng)功能，制定測試計劃，達(dá)到認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)的按照工作程序申請測試。

根據(jù)自測試情況，全省17個市，青島市已通過系統(tǒng)測試，獲得“全國示范數(shù)字檔案館”稱號，另外16個市自測分?jǐn)?shù)平均70.135分。計劃2017年測試的4個，濟南市、濰坊市、日照市、臨沂市；計劃2018年測試的6個，淄博市、東營市、煙臺市、威海市、德州市、菏澤市；計劃2019年測試的2個，泰安市、聊城市；計劃2020年測試的3個，濟寧市、萊蕪市、濱州市；無測試計劃的1個，棗莊市。

全省140個縣（市、區(qū)）和重要開發(fā)區(qū)中，已通過系統(tǒng)測試的2個，青島市市南區(qū)、城陽區(qū)，另外138個縣（市、區(qū)）和重要開發(fā)區(qū)，自測分?jǐn)?shù)平均43.733分。計劃2017年測試的5個；計劃2018年測試的14個；計劃2019年測試的34個；計劃2020年測試的38個；計劃2021-2022年測試的4個；沒有明確測試年度和沒有測試計劃的43個。

三、發(fā)現(xiàn)的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，部分檔案館沒有成立以館（局）主要負(fù)責(zé)人為組長的檔案信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，檔案館（局）領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)和數(shù)字檔案館建設(shè)重視程度不夠，沒有積極協(xié)調(diào)政策和資金積極支持?jǐn)?shù)字檔案館建設(shè)。

（二）檔案館內(nèi)部體制機制不活

數(shù)字檔案館的建設(shè)是一項長期、復(fù)雜的工作，不能在短時間內(nèi)就可以突擊解決的問題，也不僅僅是依靠技術(shù)人員獨力就能完成的任務(wù)，它需要整個檔案館的人員都積極參與到數(shù)字檔案館建設(shè)工作中。例如，在系統(tǒng)開發(fā)階段，需要各部門工作人員針對本處室業(yè)務(wù)描述系統(tǒng)的功能需求，并與技術(shù)人員反復(fù)溝通，形成共識，這是系統(tǒng)開發(fā)的基礎(chǔ)工作；全國示范數(shù)字檔案館創(chuàng)建階段，需要各相關(guān)部門安排專人盯上，承擔(dān)本處室負(fù)責(zé)的具體工作；系統(tǒng)運行階段，需要各部門指定專門人員負(fù)責(zé)本部門使用功能的日常管理維護，及時同技術(shù)人員交流使用情況、提供異常狀態(tài)、接收反饋信息等。

（三）已建成的數(shù)字檔案館系統(tǒng)老化

例如，自2008年建成以來，省檔案館廣泛使用數(shù)字檔案館系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字檔案資源的接收、管理、保存和利用，數(shù)字檔案館系統(tǒng)為省檔案局的業(yè)務(wù)工作發(fā)揮了巨大的技術(shù)支撐作用。但是現(xiàn)在看來，數(shù)字檔案館系統(tǒng)存在以下問題：

首先，由于系統(tǒng)建成時《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》和《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》尚未出臺，因此系統(tǒng)的有些功能存在著與國家標(biāo)準(zhǔn)不一致的情況，尤其是距離《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》的要求有較大差距。其次，隨著我單位從老館搬遷到新館，新上的許多系統(tǒng)，如庫房的溫濕度控制系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)等都沒有與現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)集成。第三，隨著業(yè)務(wù)工作的開展，省館也新上了許多單獨的系統(tǒng)，如智能庫房管理系統(tǒng)、開放鑒定平臺、檔案數(shù)字化平臺、容災(zāi)備份管理系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)也與現(xiàn)有數(shù)字檔案館系統(tǒng)相分離。綜合看來，省館目前存在一個個的“獨立王國”和“數(shù)據(jù)孤島”，要想解決這些問題都迫切需要對現(xiàn)有數(shù)字檔案館系統(tǒng)進(jìn)行重大的升級改造。

（四）檔案數(shù)字資源建設(shè)水平不高，檔案開放鑒定工作滯后

許多檔案館檔案機讀目錄錄入和檔案數(shù)字化加工工作開展較早，由于當(dāng)時相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)尚未出臺，在此期間形成的數(shù)據(jù)質(zhì)量不一定等達(dá)到數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試的要求。

同時，由于部分檔案館近年來檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作薄弱，大量進(jìn)館檔案未及時進(jìn)行開放鑒定，致使后來形成的檔案數(shù)字化副本無法及時向社會開放，這嚴(yán)重制約了檔案數(shù)字資源的利用。

（五）全省檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后

2015年以前，全省沒有集中備份場所，省內(nèi)許多檔案館無法完成館藏檔案數(shù)字資源的數(shù)據(jù)異地備份，不能達(dá)到數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試中有關(guān)數(shù)據(jù)備份方面的要求。

（六）全省數(shù)字檔案館建設(shè)推進(jìn)力度不夠

省委辦公廳、省政府辦公廳《關(guān)于加快推進(jìn)縣級國家綜合檔案館建設(shè)的意見》（魯辦發(fā)﹝2016﹞52號）中要求：“要把檔案信息化建設(shè)列入縣級國家綜合檔案館建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)籌考慮，同步實施。”但目前，省檔案局推動全省檔案信息化建設(shè)和數(shù)字檔案館建設(shè)的力度不夠，辦法不多，成效有限。

四、建議采取的措施（以省檔案館為例）

（一）加強數(shù)字檔案館建設(shè)工作的領(lǐng)導(dǎo)力度

2016年12月，山東省檔案局檔案信息化推進(jìn)協(xié)調(diào)小組成立，由省委副秘書長、省檔案局局長李世華任組長，副局長蘇東亮、王憲東、沈樹范任副組長，成員包括辦公室、法經(jīng)處、館室處、教育處、征集處、保管處、利用處、技術(shù)處、備份處等相關(guān)處室負(fù)責(zé)人，加強對全省檔案信息化建設(shè)工作的領(lǐng)導(dǎo)。同時制定了《推進(jìn)全省檔案信息化建設(shè)工作方案》，以“走在前列”為目標(biāo)定位，積極推動“十三五”時期我省檔案信息化建設(shè)工作，實現(xiàn)我省數(shù)字檔案館建設(shè)的率先發(fā)展和創(chuàng)新發(fā)展，帶動檔案館工作轉(zhuǎn)型升級，完成“十三五”各項戰(zhàn)略目標(biāo)。

2017年4月，在李世華副秘書長的親自協(xié)調(diào)下，省檔案局經(jīng)與省發(fā)改委溝通后，開始山東省數(shù)字檔案館建設(shè)項目立項工作，由省檔案局和有關(guān)咨詢研究部門共同編寫《山東省數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)項目可行性研究報告》。2017年9月，《報告》經(jīng)三次修改并通過專家評審后呈送省發(fā)改委審批，9月18日正式批復(fù)立項，批復(fù)資金1750萬元。

（二）理順檔案館內(nèi)部工作體制機制

省檔案局當(dāng)時有兩個技術(shù)處室人員分散管理的狀況，在當(dāng)時的部門框架內(nèi)不利于下一步集中力量形成合力進(jìn)行升級工作。為此，省檔案局打破原有處室界限，抽調(diào)相關(guān)處室人員開展數(shù)字檔案館升級建設(shè)工作。

2015年9月至2017年4月，主要進(jìn)行了以下六個方面的工作：一是進(jìn)行需求調(diào)研，由各處室從用戶的角度提出業(yè)務(wù)需求和業(yè)務(wù)流程，作為系統(tǒng)建設(shè)的重要依據(jù)，需求調(diào)研范圍包括全局14個處室，做到了系統(tǒng)使用部門全覆蓋。二是現(xiàn)狀分析，主要是摸清家底，摸清人員、設(shè)備、數(shù)據(jù)等的現(xiàn)狀，為數(shù)字檔案館升級做好準(zhǔn)備。三是學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗，數(shù)次到全國檔案信息化水平較高的省、市進(jìn)行專題業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，比如到湖北省檔案局學(xué)習(xí)了紙質(zhì)檔案進(jìn)館時須同時移交數(shù)字化副本、市縣級檔案館向省檔案館報送檔案目錄以建立省級檔案目錄數(shù)據(jù)中心的經(jīng)驗；到上海市檔案局學(xué)習(xí)了開發(fā)統(tǒng)一的檔案歸檔軟件并努力實現(xiàn)與各單位OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口對接、依托上海自貿(mào)區(qū)建設(shè)的契機在全國率先開展電子檔案“單套制”歸檔的試點、建立全市統(tǒng)一的社區(qū)服務(wù)平臺實現(xiàn)“就地查詢、跨館出證”的經(jīng)驗；到浙江省檔案局學(xué)習(xí)了政務(wù)業(yè)務(wù)檔案的在線歸檔、機關(guān)OA系統(tǒng)原生電子檔案的接收的經(jīng)驗；到青島市檔案局，利用國家檔案局對青島市數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試的機會，全面學(xué)習(xí)了青島市檔案館的建設(shè)經(jīng)驗和如何進(jìn)行數(shù)字檔案館的測試工作。四是進(jìn)行技術(shù)研究，主要是學(xué)習(xí)、研究目前信息技術(shù)的發(fā)展趨勢，比如硬件方面的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、安全設(shè)備等的發(fā)展趨勢；軟件方面的云平臺、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等的發(fā)展趨勢。五是進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，課題組虛心向國家局領(lǐng)導(dǎo)和行業(yè)的知名專家等請教，吸納多方面的意見建議。六是進(jìn)行方案的編制，課題組采用例會和分工合作、責(zé)任到人的制度，定期召開全體成員參加的例會討論建設(shè)方案，兩年來共召開例會20次，其中2015年9次、2016年6次、2017年5次。

在下一步工作中，省檔案館將進(jìn)一步成立 “全國示范數(shù)字檔案館”創(chuàng)建籌備工作組，制定《山東省檔案館“全國示范數(shù)字檔案館”創(chuàng)建責(zé)任分工表》，各處室根據(jù)任務(wù)分工進(jìn)行具體工作。創(chuàng)建籌備工作組在局檔案信息化推進(jìn)協(xié)調(diào)小組的領(lǐng)導(dǎo)下開展工作，直接向黨組匯報工作進(jìn)度。

（三）制定符合數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法的高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)方案

在方案的編制過程中，堅持了三個原則：一是堅持目標(biāo)導(dǎo)向和問題導(dǎo)向相統(tǒng)一的原則，將符合我省電子政務(wù)建設(shè)總體規(guī)劃，通過國家檔案局系統(tǒng)測試并獲得“全國示范數(shù)字檔案館”稱號的目標(biāo)，以及解決實際工作中的各種問題有機結(jié)合；二是堅持戰(zhàn)略性和操作性相結(jié)合的原則，一方面具有戰(zhàn)略性，從空間維度看在全國范圍具有先進(jìn)性，從時間維度看在一個較長的時間段內(nèi)不落后，另一方面具有操作性，要充分考慮我省政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)的建設(shè)實際和省檔案局信息化建設(shè)的實際，要緊密貼合省檔案局現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程，符合各崗位人員的使用習(xí)慣；三是堅持以我為主、為我所用的原則，在充分吸收兄弟省市先進(jìn)經(jīng)驗、充分借鑒檔案信息化行業(yè)公司高新技術(shù)的基礎(chǔ)上，形成自己的總體思路和功能架構(gòu)，然后再由設(shè)計咨詢公司按照課題組的要求進(jìn)行具體的方案設(shè)計。在整體架構(gòu)、功能設(shè)計等方面進(jìn)行了反復(fù)討論和研究，數(shù)易其稿，最終形成了以互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)外網(wǎng)行政服務(wù)域、政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、館內(nèi)局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)島、數(shù)據(jù)資源總庫等六個網(wǎng)絡(luò)平臺組成的“四網(wǎng)一島一庫”為整體架構(gòu)（見圖1），集省檔案局檔案“收、管、存、用”、辦公自動化和重要系統(tǒng)集成（含容災(zāi)備份系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、機房環(huán)境管理系統(tǒng)、利用人員車輛管理等多個系統(tǒng)）等六大模塊于一體的《山東省數(shù)字檔案館升級方案》。

圖1 山東省數(shù)字檔案館功能結(jié)構(gòu)圖

在“收”的模塊中，將省檔案館收集進(jìn)館的各種檔案，包括通過互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)外網(wǎng)行政服務(wù)域、政務(wù)內(nèi)網(wǎng)在線接收的檔案和以離線方式接收的檔案，統(tǒng)一集中到數(shù)據(jù)島上進(jìn)行規(guī)范化處理，形成格式統(tǒng)一、符合進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)、按照不同利用級別分好類的數(shù)據(jù)后，“存”入資源總庫，然后根據(jù)不同的利用級別，分別導(dǎo)入到局域網(wǎng)、政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、政務(wù)外網(wǎng)行政服務(wù)域和互聯(lián)網(wǎng)對外提供統(tǒng)一的利用（見圖2）。

圖2 山東省數(shù)字檔案館系統(tǒng)架構(gòu)圖

在辦公自動化模塊，主要包括收、發(fā)文管理、設(shè)備管理、日程管理、圖書管理、資料庫等模塊，主要是針對局館人員的日常辦公設(shè)計。

系統(tǒng)集成模塊是要將省檔案局目前分散的各個獨立系統(tǒng)，如容災(zāi)備份管理系統(tǒng)、智能庫房系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)等系統(tǒng)，集成到數(shù)字檔案館中進(jìn)行統(tǒng)一的管理。讓有相應(yīng)權(quán)限的工作人員只需要登錄到一個界面，就可以實現(xiàn)對這些系統(tǒng)的管理和使用，以減輕工作人員的操作復(fù)雜度。

整個系統(tǒng)在要“四網(wǎng)一島一庫”六個網(wǎng)絡(luò)平臺上，研發(fā)檔案“收、管、存、用”、辦公自動化和重要系統(tǒng)集成六個二級模塊、208個三級模塊。

山東省數(shù)字檔案館升級建設(shè)完成后，將在四個方面提升省檔案局檔案信息化水平，分別是業(yè)務(wù)流程規(guī)范化、數(shù)據(jù)資源標(biāo)準(zhǔn)化、館庫管理可視化、信息共享化。

1.業(yè)務(wù)流程規(guī)范化

數(shù)字檔案館升級通過梳理電子檔案收集、管理、保管、利用等業(yè)務(wù)工作，從流程管理的角度，按照《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重建和優(yōu)化，明確崗位職責(zé)，并在系統(tǒng)中建立對應(yīng)關(guān)系，使業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

2.數(shù)據(jù)資源標(biāo)準(zhǔn)化

檔案資源按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18-1999）、《中國檔案機讀目錄格式》（GB/T 20163-2006）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）、《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T47-2009）等標(biāo)準(zhǔn)的要求完成目錄格式和全文格式的標(biāo)準(zhǔn)化，并在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，深度挖掘檔案價值，真正把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”。

3.館庫管理可視化

研發(fā)檔案館3D智能展示（管控）系統(tǒng)，通過整合庫房管理展示、溫濕度展示、視頻集成展示、門禁系統(tǒng)管理、重要部位視頻監(jiān)控、利用人員車輛管理等系統(tǒng)數(shù)據(jù)，建立數(shù)據(jù)共享、智能聯(lián)動和高度集成的檔案館館庫綜合性一體化管理平臺，實現(xiàn)各系統(tǒng)的聯(lián)動響應(yīng)，為檔案館精細(xì)化、智能化管理提供技術(shù)支撐。

4.信息共享化

在辦公自動化系統(tǒng)中建立資料庫，包括全局資料庫、處室資料庫等，按照知識管理的原則，將各處室現(xiàn)有資料和隱性知識顯性化后匯總形成資料庫，作為新進(jìn)單位人員、處室調(diào)整后人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)資料，為正常的工作延續(xù)提供幫助。省檔案局在教育培訓(xùn)中形成的一些資料，如國家局領(lǐng)導(dǎo)和檔案界的知名專家來我省的講課的視頻和課件等資料，都可以放在這個資料庫，作為共享信息供有關(guān)人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)使用。

（四）加強檔案館數(shù)據(jù)資源建設(shè)和檔案開放鑒定工作

一是按照“存量數(shù)字化”的思路持續(xù)推進(jìn)檔案數(shù)字化工作。2013年以來完成檔案數(shù)字化加工3000萬畫幅，館藏檔案數(shù)字化率從僅超過10%提升至85%，達(dá)到國家檔案局省級數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試的準(zhǔn)入門檻。2017年，在秘書長的支持下，省檔案局進(jìn)一步安排數(shù)字化資金330萬元，這些資金將確保省檔案局基本完成館藏檔案數(shù)字化加工。

二是按照“增量電子化”的思路開展了電子檔案進(jìn)館工作。省檔案局2015年出臺了《山東省省直單位電子檔案進(jìn)館辦法》（魯檔發(fā)〔2015〕63號）和《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》（魯檔辦〔2015〕25號），規(guī)定“各單位2015年之前的檔案在其紙質(zhì)檔案進(jìn)館時必須同步移交電子檔案或數(shù)字化副本”并明確了質(zhì)量要求，保證省檔案館數(shù)字化比例不因進(jìn)館檔案未數(shù)字化而降低。同時，為提升檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，避免在數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試中因數(shù)據(jù)質(zhì)量造成失分，2017年省檔案局啟動了進(jìn)館檔案機讀目錄和數(shù)字化副本質(zhì)量檢查工作。

三是啟動了檔案開放鑒定工作。省檔案局在2017年成立了檔案開放鑒定委員會，在全省啟動了檔案的解密清理和開放鑒定工作，這為提高數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試中要求的資源利用水平，提升服務(wù)績效，實現(xiàn)檔案資源館際共享功能提供了可靠支撐。

（五）做好全省檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

根據(jù)《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》的要求，加大電子檔案容災(zāi)備份工作力度，指導(dǎo)全省各市檔案行政管理部門根據(jù)自身條件設(shè)置或指定了專門機構(gòu)、人員，統(tǒng)籌負(fù)責(zé)本地區(qū)的檔案容災(zāi)備份管理工作，制定檔案容災(zāi)備份工作計劃，全省電子檔案容災(zāi)備份體系基本建成。建成并啟用山東省電子文件（檔案）容災(zāi)備份中心，為全省各級綜合檔案館和其他檔案部門提供了集中備份的場所。截至2017年底，備份中心已存放了包括湖北省檔案館在內(nèi)的197家單位的電子檔案備份數(shù)據(jù)。國家檔案局局長李明華曾指出：“山東研發(fā)電子檔案備份管理系統(tǒng)，建成智能備份中心?！睍r任副省長王隨蓮指出：“山東省電子文件（檔案）容災(zāi)備份中心的工作整體在全國處于領(lǐng)先地位?！?/p>

（六）加快推進(jìn)全省市縣兩級數(shù)字檔案館建設(shè)和測試進(jìn)度

省檔案局下一步將從開展督查工作、召開現(xiàn)場會、加強技術(shù)指導(dǎo)三個方面繼續(xù)推進(jìn)全省市縣兩級數(shù)字檔案館建設(shè)和測試工作。

一是落實《關(guān)于加快推進(jìn)縣級國家綜合檔案館建設(shè)的意見》（魯辦發(fā)﹝2016﹞52號）文件精神，以推進(jìn)全省縣級國家綜合檔案館建設(shè)的力度推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，將縣級檔案館檔案信息化建設(shè)作為縣級國家綜合檔案館建設(shè)工作的重要組成部分來抓，納入省委督查工作范圍。

省檔案局定期調(diào)研各市縣數(shù)字檔案館測試工作計劃完成進(jìn)度，在每年一次的全省檔案信息化培訓(xùn)會向各市檔案局通報，形成倒逼壓力，激發(fā)落實動力，推動完成全省市縣兩級數(shù)字檔案館測試工作任務(wù)。

二是對計劃開展系統(tǒng)測試的市縣給予電話指導(dǎo)、現(xiàn)場指導(dǎo)、文檔審閱等多種形式技術(shù)指導(dǎo)，幫助市縣全面掌握測試指標(biāo)技術(shù)要求，有重點、有針對性的強化達(dá)標(biāo)措施。

五、結(jié)語

2016年9月，時任省委常委、秘書長于曉明在全省國家檔案行政執(zhí)法檢查整改落實工作暨縣級檔案館建設(shè)推進(jìn)會上的講話中指出：“要以館庫建設(shè)為契機，帶動全省檔案信息化建設(shè)，不能為償還館庫建設(shè)滯后的歷史欠賬，回過頭來又喪失了信息化建設(shè)領(lǐng)先的現(xiàn)實優(yōu)勢。要把檔案信息化建設(shè)列入國家綜合檔案館建設(shè)整體計劃，和館庫建設(shè)統(tǒng)一部署，同步實施，全面提升檔案現(xiàn)代化管理水平?！?017年9月，省委副秘書長、省檔案局局長李世華在省檔案局檔案信息化推進(jìn)協(xié)調(diào)小組會議上要求：“要以推進(jìn)縣級國家綜合檔案館建設(shè)的力度推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，把檔案信息化建設(shè)列入國家綜合檔案館建設(shè)整體計劃，和館庫建設(shè)統(tǒng)一部署、同步實施，全面提升檔案現(xiàn)代化管理水平。”全省各級國家綜合檔案館應(yīng)不斷提高對數(shù)字檔案館建設(shè)重要性的認(rèn)識，切實加大工作力度，確保在“十三五”末，完成國家和省委、省政府提出的戰(zhàn)略目標(biāo)。