關(guān)于提高檔案管理水平的建議

文·劉書(shū)青

機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位、社會(huì)組織（以下簡(jiǎn)稱(chēng)單位）的檔案管理工作，直接關(guān)系到檔案館檔案的構(gòu)成和質(zhì)量，可謂整個(gè)檔案工作的重要環(huán)節(jié)。單位檔案管理工作做好了，移交給檔案館的檔案自然是高質(zhì)量的。因而，單位的檔案管理工作至關(guān)重要。本文試就單位檔案管理工作做點(diǎn)探討。

一、單位檔案管理工作的不足之處

單位檔案管理工作，主要表現(xiàn)于對(duì)檔案的收集、整理、價(jià)值鑒定、保管、登記統(tǒng)計(jì)、提供利用等環(huán)節(jié)實(shí)施的科學(xué)規(guī)范化管理。規(guī)范的檔案，可以充分發(fā)揮其憑證、參考、依據(jù)等作用，為單位發(fā)展發(fā)揮積極作用，否則就會(huì)拖單位整體工作的后腿?？偟目?，盡管單位檔案管理總體水平在不斷提升，但與《檔案法》等法律法規(guī)的要求和實(shí)際工作需要還有差距，主要表現(xiàn)在以下方面：

（一）部分領(lǐng)導(dǎo)思想認(rèn)識(shí)不夠。有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案工作不是業(yè)務(wù)工作，也不是單位的重要工作，出不了什么成績(jī)，檔案工作做得再好，也代替不了政績(jī)、利潤(rùn)、社會(huì)知名度等，盡管看得見(jiàn)、摸得著，但終究不是主業(yè)，與單位發(fā)展沒(méi)有直接關(guān)系。還有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，檔案管理是文秘部門(mén)的職責(zé)，有分工科室和具體文秘人員就搞定了，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把主要精力放在單位業(yè)務(wù)發(fā)展上，沒(méi)必要對(duì)檔案工作過(guò)多操心。

（二）檔案軟硬件設(shè)施不健全。大多機(jī)關(guān)和事業(yè)單位一般都設(shè)有檔案室，建立了檔案管理制度，至少有專(zhuān)職1人至2人從事檔案管理工作，需歸檔檔案能夠按期保質(zhì)保量移交檔案館，基本符合檔案管理法律法規(guī)的要求。但企業(yè)特別是一些中小企業(yè)或私營(yíng)企業(yè)，對(duì)檔案工作重視不夠，檔案管理制度、檔案室及其配套設(shè)施做不到及時(shí)建立，沒(méi)有專(zhuān)職的檔案工作者，或者檔案工作者不固定，檔案管理工作沒(méi)有章法。有的單位檔案工作者流動(dòng)大，責(zé)任不清，需要查找檔案以供利用時(shí)往往找不到，對(duì)單位整體工作發(fā)展非常不利。

（三）檔案工作者素質(zhì)有待提高。社會(huì)在快速發(fā)展，檔案工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，要求檔案工作者跟上時(shí)代步伐，掌握相關(guān)知識(shí)技能，促進(jìn)檔案工作上檔升級(jí)。但目前部分單位的檔案工作者不是檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，又沒(méi)有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過(guò)檔案工作專(zhuān)業(yè)知識(shí)，專(zhuān)業(yè)技能也不強(qiáng)，有的連基本的電腦操作技能也不熟練，致使檔案管理工作水平低下，不能迅速適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展對(duì)檔案工作的要求。

（四）檔案工作創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)。國(guó)家檔案局于2003年發(fā)布《電子公文歸檔管理暫行辦法》后，北京、上海、山東等地檔案部門(mén)相繼發(fā)布了地方電子文件歸檔管理辦法，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)進(jìn)入以做好電子文件歸檔管理工作為重點(diǎn)的新階段。但部分單位創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)，檔案工作仍然停留在以紙質(zhì)為主的階段，檔案信息化著力不大，陳舊的設(shè)施設(shè)備做不到及時(shí)更新?lián)Q代，必要的設(shè)施設(shè)備做不到及時(shí)購(gòu)置，應(yīng)該設(shè)計(jì)應(yīng)用的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)遲遲未開(kāi)發(fā)應(yīng)用，影響了檔案工作信息化進(jìn)程，不利于提高檔案工作管理水平和效率。

二、提高檔案管理水平的建議

（一）建立健全檔案管理制度。制度管根本、管長(zhǎng)遠(yuǎn)。任何一項(xiàng)工作離開(kāi)制度的規(guī)范和制約，就不會(huì)有好的發(fā)展。檔案工作也是如此。對(duì)于面廣、類(lèi)多、量大的工作檔案，要經(jīng)過(guò)收集、整理、價(jià)值鑒定、保管、利用等復(fù)雜流程，沒(méi)有一整套管理制度是行不通的。無(wú)論單位規(guī)模大小、檔案數(shù)量多少，首先作為領(lǐng)導(dǎo)特別是主要領(lǐng)導(dǎo)要正確認(rèn)識(shí)檔案工作，把檔案工作作為單位工作的一個(gè)重要方面、重要部分，把做好檔案工作作為促進(jìn)單位工作開(kāi)展的重要因素，本著對(duì)單位負(fù)責(zé)、對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，按照《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等規(guī)定，切實(shí)把單位檔案管理制度建立起來(lái)，健全完善檔案管理和獎(jiǎng)懲措施， 真正把檔案管好、用好，為單位更好更快發(fā)展發(fā)揮積極作用。

（二）強(qiáng)化軟硬件設(shè)施建設(shè)。檔案工作要搞好，軟硬件設(shè)施少不了。單位要舍得投入，確保檔案管理工作符合基本要求。在硬件設(shè)施建設(shè)方面，沒(méi)有檔案室的單位，首先要安排專(zhuān)門(mén)的檔案室，落實(shí)專(zhuān)兼職檔案工作者，配置相應(yīng)的防盜門(mén)、檔案柜、計(jì)算機(jī)、監(jiān)控設(shè)備、局域網(wǎng)、電子文件存儲(chǔ)設(shè)備等，控制好室內(nèi)溫濕度，強(qiáng)化安全保衛(wèi)、蟲(chóng)蛀鼠咬等防護(hù)措施，建立檔案室進(jìn)出登記、記錄制度，確保檔案室規(guī)范安全運(yùn)轉(zhuǎn)。在軟件建設(shè)方面，主要是按照檔案信息化建設(shè)需要，開(kāi)發(fā)應(yīng)用符合國(guó)家和檔案行業(yè)相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)要求的檔案管理軟件，使檔案管理系統(tǒng)流暢有序，便捷高效。

（三）提高檔案工作者綜合素質(zhì)。檔案工作者素質(zhì)與檔案管理水平緊密相連，是單位檔案質(zhì)量高下的決定性因素。首先，單位在招聘檔案工作人員時(shí)，應(yīng)優(yōu)先考慮高校畢業(yè)的檔案專(zhuān)業(yè)專(zhuān)、本科生，使之可以一上手就開(kāi)始比較專(zhuān)業(yè)、熟練地工作，并應(yīng)保持固定，不可頻繁換崗。由于檔案形勢(shì)發(fā)展較快，即使是檔案專(zhuān)業(yè)人士，也要順勢(shì)而為，自我學(xué)習(xí)教育，以跟上形勢(shì)的發(fā)展。單位應(yīng)安排檔案工作者參加各級(jí)舉辦的檔案管理工作培訓(xùn)，并鼓勵(lì)檔案工作者晉升更高職稱(chēng)，激發(fā)檔案工作者進(jìn)取積極性。其次，由于檔案工作涉及面廣，情況復(fù)雜，要求檔案工作者具備過(guò)硬的綜合能力，善于處理檔案收集過(guò)程中的問(wèn)題，認(rèn)真做好檔案鑒別、歸類(lèi)等繁雜的技術(shù)性工作，熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)和檔案管理軟件應(yīng)用，使應(yīng)歸檔檔案能夠及時(shí)全部收齊、管好。再次，檔案工作者須認(rèn)真遵守《檔案法》和單位檔案管理制度、檔案工作者責(zé)任制獎(jiǎng)懲等各項(xiàng)規(guī)定，實(shí)際工作中嚴(yán)禁利用職務(wù)之便謀求私利，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，以高度的政治責(zé)任感從事檔案工作。

（四）加快檔案信息化工作進(jìn)程。當(dāng)前，“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展模式為各級(jí)重視和社會(huì)認(rèn)同，各級(jí)各行業(yè)都在研究借助互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)加快發(fā)展的措施辦法，競(jìng)相進(jìn)入信息化建設(shè)時(shí)期。我們所熟知的檔案載體，繼紙質(zhì)、照片、磁盤(pán)等形式之后，快速出現(xiàn)了光盤(pán)、優(yōu)盤(pán)乃至網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)空間等新型存儲(chǔ)技術(shù)，檔案管理工作的新時(shí)代不約而至。當(dāng)此形勢(shì)下，檔案管理信息化工作應(yīng)加緊跟進(jìn)，盡快建立檔案管理信息化系統(tǒng)，運(yùn)用先進(jìn)的信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化進(jìn)程。