管理會計信息化建設(shè)研究

馬淼 王趙軍 許俊虎 胡傳政 崔元博

摘?要：本文在解決省產(chǎn)研院實施全面預(yù)算管理時出現(xiàn)的業(yè)務(wù)步驟、基本功能及性能保障等相關(guān)問題的同時，提出根據(jù)省產(chǎn)研院的業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)功能及非功能性需求等諸多方面進(jìn)行綜合分析和研究判斷，只有滿足全面預(yù)算系統(tǒng)的實際應(yīng)用需求，預(yù)算系統(tǒng)在工作實踐中才能可靠適用，由此可見需求分析在構(gòu)建全面預(yù)算系統(tǒng)中所具有的重要意義。

關(guān)鍵詞：省產(chǎn)研院;全面預(yù)算;管理信息化;需求分析

中圖分類號：F230??????文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A??????文章編號：1008-4428（2018）07-0067-03

從江蘇省產(chǎn)業(yè)技術(shù)研究院（以下簡稱：省產(chǎn)研院）的全面預(yù)算管理業(yè)務(wù)實際需求出發(fā)，提出全面預(yù)算系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化的需求方案，以構(gòu)建出一個高效率、最優(yōu)化、復(fù)合型的全面預(yù)算系統(tǒng)解決方案，就必須首先解決省產(chǎn)研院處理全面預(yù)算管理時出現(xiàn)的業(yè)務(wù)步驟、基本功能及性能保障等相關(guān)問題。根據(jù)省產(chǎn)研院的業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)功能及非功能性需求等諸多方面進(jìn)行綜合分析和研究判斷，只有滿足全面預(yù)算系統(tǒng)的實際應(yīng)用需求，預(yù)算系統(tǒng)在實踐中才能可靠適用，由此可見需求分析在構(gòu)建全面預(yù)算系統(tǒng)中所具有的重要意義。

一、 省產(chǎn)研院預(yù)算系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程分析

鑒于省產(chǎn)研院現(xiàn)行的管理架構(gòu)與組織模式，導(dǎo)致其全面預(yù)算管理業(yè)務(wù)極為繁雜。在制訂預(yù)算業(yè)務(wù)需求方案時，必須掌握年度預(yù)算編制管理、預(yù)算編制審批控制、預(yù)算變更審核管理等基本業(yè)務(wù)處理步驟，只有這樣才能提出專業(yè)、實用的系統(tǒng)需求方案。

省產(chǎn)研院全面預(yù)算管理業(yè)務(wù)流程，主要包含如下步驟：第一，需要將預(yù)算組織結(jié)構(gòu)整理導(dǎo)入到系統(tǒng)中，同時還需要將預(yù)算項進(jìn)行整理導(dǎo)入，以便建立預(yù)算表格模板;第二，建立預(yù)算編制結(jié)構(gòu)模型，并維護(hù)動態(tài)表預(yù)算表預(yù)算項;第三，根據(jù)省產(chǎn)研院實際需求設(shè)立并編制各類預(yù)算表;第四，系統(tǒng)內(nèi)各類預(yù)算表之間存在數(shù)據(jù)與邏輯關(guān)聯(lián)關(guān)系，當(dāng)其中某張預(yù)算表出現(xiàn)變化時，系統(tǒng)會根據(jù)數(shù)據(jù)與邏輯關(guān)聯(lián)關(guān)系自動刷新所有與其相關(guān)的其他預(yù)算表;第五，在預(yù)算編制階段性工作完成后，需要提請預(yù)算員審批，如果上報審批能夠通過，則預(yù)算編制完成，否則還需要重新修改相關(guān)預(yù)算數(shù)據(jù)。省產(chǎn)研院全面預(yù)算系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程如圖1。

二、 省產(chǎn)研院預(yù)算系統(tǒng)功能性分析

對省產(chǎn)研院全面預(yù)算系統(tǒng)的功能進(jìn)行分析，可以明確用戶對系統(tǒng)的功能定位和功能構(gòu)成。從前述預(yù)算業(yè)務(wù)流程分析可知，省產(chǎn)研院全面預(yù)算系統(tǒng)應(yīng)該由預(yù)算組織機構(gòu)維護(hù)、年度預(yù)算編制管理、預(yù)算編制審批控制、預(yù)算變更審核管理以及預(yù)算系統(tǒng)維護(hù)管理等子系統(tǒng)構(gòu)成，這些業(yè)務(wù)模塊單元共同構(gòu)成了一個較為完善的系統(tǒng)功能方案，具體闡述如下：

（一）預(yù)算組織機構(gòu)維護(hù)

預(yù)算系統(tǒng)中需要存在預(yù)算組織機構(gòu)庫，以便對其進(jìn)行模塊化單元管理，其可在省產(chǎn)研院現(xiàn)有的組織機構(gòu)基礎(chǔ)上整理而成，但并不是等同于現(xiàn)有的組織機構(gòu)。根據(jù)省產(chǎn)研院預(yù)算編制的實際需求，預(yù)算組織中會根據(jù)應(yīng)用需求適當(dāng)增減機構(gòu)部門，其包含組織機構(gòu)管理、組織機構(gòu)員工管理、組織機構(gòu)樹生成以及組織機構(gòu)查詢等功能子模塊。①組織機構(gòu)管理。現(xiàn)有的預(yù)算組織機構(gòu)尚不完善，存在著變化的可能性。如在預(yù)算組織機構(gòu)中，還需要虛擬設(shè)立多個預(yù)算管理委員會，用來為省產(chǎn)研院分類分項預(yù)算實現(xiàn)決策、匯總、平衡及管理等功能，因此需提供該單元來實現(xiàn)組織機構(gòu)的變化與完善，其中包含系統(tǒng)導(dǎo)入等功能。②組織機構(gòu)員工管理。每個組織機構(gòu)下有大量的員工，這些員工與預(yù)算均密切相關(guān)，因此有必要將員工信息添加到系統(tǒng)中，以便分配相應(yīng)的權(quán)限，從而使其具有可操作權(quán)限下的相關(guān)功能。由于院內(nèi)員工人數(shù)眾多，也可進(jìn)行導(dǎo)入處理。③組織機構(gòu)樹生成。由于省產(chǎn)研院組織機構(gòu)客觀存在著上下級隸屬關(guān)系，各組織機構(gòu)的關(guān)系可以用樹的形式來進(jìn)行模擬;為了方便實際應(yīng)用，系統(tǒng)提供組織機構(gòu)樹生成功能。④組織機構(gòu)查詢。預(yù)算部門工作人員可通過組織機構(gòu)名稱來搜索組織機構(gòu)詳細(xì)信息，由于省產(chǎn)研院所屬組織機構(gòu)較多，系統(tǒng)提供的查詢功能，可顯著提升日常工作效率。由上述分析可知預(yù)算組織機構(gòu)維護(hù)模塊功能組成如圖2。

（二）年度預(yù)算編制管理

預(yù)算編制體系支持根據(jù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動生成利潤表，支持根據(jù)末級單位填寫的底層基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，按照組織結(jié)構(gòu)層級層層抵消內(nèi)部交易、內(nèi)部往來預(yù)算，按照組織結(jié)構(gòu)層級層層按股權(quán)合并預(yù)算，其中包含項目預(yù)算編制、部門預(yù)算編制、編制預(yù)算上報、關(guān)聯(lián)刷新及分析預(yù)算等功能子模塊。①項目預(yù)算編制。項目預(yù)算編制是對省產(chǎn)研院的各類項目數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化、精細(xì)化編寫填報的管理實施過程。本系統(tǒng)中已為基礎(chǔ)研究項目、技術(shù)原型項目、關(guān)鍵技術(shù)項目、共性技術(shù)項目、初始投資項目等分別建立了相關(guān)的項目預(yù)算模型。一個項目預(yù)算包含多張相互關(guān)聯(lián)的項目預(yù)算表;同時，系統(tǒng)為項目預(yù)算提供了建立項目預(yù)算表格模板樣式并設(shè)置了項目預(yù)算表格模板數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系的驗證功能。②部門預(yù)算編制。部門預(yù)算是指省產(chǎn)研院內(nèi)各職能部門的預(yù)算。部門預(yù)算分為多種類型，如收入收益預(yù)算、成本費用預(yù)算、人力資源預(yù)算以及財務(wù)費用預(yù)算等。盡管各預(yù)算內(nèi)部組成項目不同，但是均從部門實際工作需求出發(fā)，并逐項完成同類項匯總，以便形成完整的部門預(yù)算方案。系統(tǒng)也為部門預(yù)算編制提供了設(shè)立部門預(yù)算表格模板樣式及設(shè)置部門預(yù)算表格模板數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系的驗證功能。③編制預(yù)算上報。在預(yù)算編制完成后，需要將預(yù)算信息上報到系統(tǒng)中，按系統(tǒng)內(nèi)部各關(guān)聯(lián)項、各關(guān)聯(lián)組織、關(guān)聯(lián)機構(gòu)的節(jié)點進(jìn)行預(yù)算上報，以便項目預(yù)算或部門預(yù)算的授權(quán)審批人進(jìn)行綜合審批上報。各項預(yù)算在系統(tǒng)審批上報通過后，預(yù)算編制報送工作才初步完成。④關(guān)聯(lián)刷新功能。據(jù)不完全統(tǒng)計，實踐中每個部門預(yù)算編制系統(tǒng)內(nèi)至少有數(shù)十張預(yù)算表，每個獨立核算主體要編制上百張以上的預(yù)算表。如果按照表間表內(nèi)數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系人為地一張張刷新計算預(yù)算表，其計算的工作量顯然很大而且容易出現(xiàn)較多的差錯，而使用系統(tǒng)提供的關(guān)聯(lián)刷新功能可實現(xiàn)系統(tǒng)的自動高效處理。⑤分析預(yù)算功能。分析預(yù)算是指對項目預(yù)算、部門預(yù)算所進(jìn)行的各類綜合統(tǒng)計分析。分析預(yù)算屬于定制開發(fā)功能，因為需要統(tǒng)計分析的項目數(shù)據(jù)繁多，如預(yù)算項目篩選、字段邏輯運算及預(yù)算數(shù)值匹配等。省產(chǎn)研院全面預(yù)算系統(tǒng)提供統(tǒng)計分析自定義功能以及二次開發(fā)模塊單元來滿足實踐中的各類預(yù)算綜合統(tǒng)計分析需求。由上述分析可知年度預(yù)算編制管理模塊功能組成如圖3。

（三）預(yù)算編制審批控制

為滿足省產(chǎn)研院各級各類授權(quán)審批人對內(nèi)部各部門預(yù)算的編制以及審批控制的需求，預(yù)算系統(tǒng)提供了按事先定義的業(yè)務(wù)流程審批已編制預(yù)算的功能。在預(yù)算編制審批控制過程中，如果系統(tǒng)節(jié)點上某一級授權(quán)審批人對已編制的預(yù)算存在意見，其可直接駁回到該節(jié)點的預(yù)算申請人處，由預(yù)算申請人對預(yù)算進(jìn)行反復(fù)修改及調(diào)整，之后重新履行預(yù)算審批流程。此模塊主要包含預(yù)算編制查詢、預(yù)算編制駁回以及預(yù)算編制通過等功能子模塊。①預(yù)算編制查詢。因為省產(chǎn)研院所屬預(yù)算組織機構(gòu)眾多，預(yù)算編制數(shù)量巨大，為在實際應(yīng)用中精準(zhǔn)查找預(yù)算編制信息，系統(tǒng)支持按字段內(nèi)容、使用狀態(tài)等屬性搜索等待審批預(yù)算的功能。若該類預(yù)算存在，則系統(tǒng)以列表形式展示給各級預(yù)算授權(quán)審批人審閱。②預(yù)算編制駁回。在授權(quán)審批人審批已編制的預(yù)算時，若預(yù)算不符合省產(chǎn)研院年度規(guī)劃要求或預(yù)算項目、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等方面有不合規(guī)的現(xiàn)象，可將預(yù)算駁回申請人，由申請人按規(guī)定進(jìn)行修改后，再重新提交系統(tǒng)審批流程。③預(yù)算編制通過。預(yù)算在經(jīng)過多輪自下而上、自上而下的審批預(yù)算流程后，若預(yù)算編制已與工作任務(wù)、目標(biāo)、計劃等相匹配，授權(quán)審批人則可審批通過。由以上分析可知預(yù)算編制審批模塊功能組成如圖4。

（四）預(yù)算變更審核管理

當(dāng)預(yù)算與實際發(fā)生重大變化或存在顯著誤差時，則需要對預(yù)算進(jìn)行變更，以便使變更后的預(yù)算與實際更為接近。其主要包含預(yù)算變更上報、預(yù)算變更審核、預(yù)算變更查詢以及預(yù)算變更取消等功能子模塊。①預(yù)算變更上報。當(dāng)預(yù)算所依據(jù)的客觀情況發(fā)生重大變化或存在顯著誤差時，預(yù)算部門人員則可上報預(yù)算變更申請，其必須說明變更的客觀原因，以便授權(quán)審批人根據(jù)客觀實際做出是否批準(zhǔn)變更預(yù)算的決定。②預(yù)算變更審核。預(yù)算部門人員將預(yù)算變更申請?zhí)峤缓?，會轉(zhuǎn)發(fā)給預(yù)算授權(quán)審批人進(jìn)行審核，以便確定預(yù)算變更申請是否符合實際，可否通過系統(tǒng)的邏輯關(guān)聯(lián)審核。③預(yù)算變更查詢。在預(yù)算部門人員提交預(yù)算變更申請后，可隨時查看預(yù)算變更申請的審批情況及結(jié)果，其支持通過變更申請事項內(nèi)容、時間、數(shù)值等關(guān)鍵字進(jìn)行搜索查詢。④預(yù)算變更取消。預(yù)算變更申請?zhí)峤话l(fā)生錯誤的，預(yù)算部門人員可進(jìn)行取消，防止錯誤的申請被上報審批，影響預(yù)算工作的準(zhǔn)確性。由上述分析可知預(yù)算變更管理模塊功能組成如圖5。

（五）預(yù)算系統(tǒng)維護(hù)管理

全面預(yù)算管理系統(tǒng)涉及預(yù)算全部數(shù)據(jù)與關(guān)鍵信息，若系統(tǒng)被非法用戶侵入，導(dǎo)致組織信息外泄或預(yù)算被非法篡改，則存在重大管理失控的風(fēng)險。為避免上述事項的發(fā)生，省產(chǎn)研院特別注重預(yù)算系統(tǒng)的安全性，這也是開發(fā)該模塊的初衷。預(yù)算系統(tǒng)維護(hù)模塊涉及以下五部分功能。①驗證登錄。處理預(yù)算管理業(yè)務(wù)的用戶必須為省產(chǎn)研院預(yù)算管理中心工作人員，若非法用戶進(jìn)入，則可能發(fā)生預(yù)算信息被修改、泄密等重大問題，為此需要使用系統(tǒng)登錄功能進(jìn)行身份核實驗證。②密碼更新。身份識別中密碼系統(tǒng)是核心，其泄露則意味著權(quán)限的丟失，這樣會使得預(yù)算信息被竊取。為降低信息風(fēng)險，全面預(yù)算系統(tǒng)要求用戶遵守密碼編碼規(guī)則以及定期重置密碼，并為防止破解密碼提供防火墻。③數(shù)據(jù)備份。系統(tǒng)中最重要的是數(shù)據(jù)，一旦數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題就會給省產(chǎn)研院帶來不可估量的損失。因此為了保證系統(tǒng)的正常運行，就需要保證數(shù)據(jù)的絕對安全，只要數(shù)據(jù)庫有數(shù)據(jù)更新，就應(yīng)當(dāng)定時備份，以備不時之需。④數(shù)據(jù)恢復(fù)。若因使用不當(dāng)或者系統(tǒng)被黑客侵入等原因?qū)е孪到y(tǒng)發(fā)生異常，甚至數(shù)據(jù)丟失時，則需立刻進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。此時備份階段生成的bak文件則可被緊急使用，快速還原系統(tǒng)并解決數(shù)據(jù)丟失等數(shù)據(jù)庫異常問題。⑤注銷退出。注銷功能是為了防止不法分子通過會話竊取登錄信息，通過注銷功能退出系統(tǒng)更為安全可靠。由上述分析可知預(yù)算系統(tǒng)維護(hù)模塊功能組成如圖6。

三、 省產(chǎn)研院預(yù)算系統(tǒng)非功能性分析

非專業(yè)人士一般會認(rèn)為開發(fā)系統(tǒng)時只需要關(guān)注系統(tǒng)的功能性需求即可，其實站在專業(yè)性的視角來看，一個系統(tǒng)的非功能性需求更顯重要，即使是非功能性的需求也會影響到整個系統(tǒng)的可靠運行。一個成功的預(yù)算系統(tǒng)既要滿足客戶的功能性需求，同時也要滿足客戶的非功能性需求。也就是說一個預(yù)算系統(tǒng)的開發(fā)主要由功能性與非功能性兩個部分構(gòu)成，因此不能斷言其中某一個系統(tǒng)比較重要。功能性需求主要是為了完成整個預(yù)算系統(tǒng)的框架研究，而非功能性需求則主要是針對預(yù)算系統(tǒng)后期的安全與檢測。

（一）系統(tǒng)性能需求

省產(chǎn)研院全面預(yù)算系統(tǒng)主要的性能要求就是實時數(shù)據(jù)的記錄和統(tǒng)計，需要利用系統(tǒng)所記錄和統(tǒng)計的數(shù)據(jù)作為觀察和測試的主要技術(shù)支撐。在該系統(tǒng)的檢測中，主要有以下檢測對象：第一、系統(tǒng)響應(yīng)時間。這是任何一個系統(tǒng)在檢測時都會重點觀測的重要技術(shù)指標(biāo)，響應(yīng)時間的長短直接影響了用戶使用某個系統(tǒng)的感覺，從人類等待和反映時間的考察，系統(tǒng)數(shù)據(jù)響應(yīng)的理想時間應(yīng)當(dāng)?shù)陀?秒。第二、并發(fā)數(shù)據(jù)量。預(yù)算系統(tǒng)記錄的相關(guān)數(shù)據(jù)是海量的，且每次都有大批量的數(shù)據(jù)要上傳與更新，為了避免在上傳數(shù)據(jù)時由于并發(fā)海量數(shù)據(jù)導(dǎo)致系統(tǒng)無法運行，需要根據(jù)省產(chǎn)研院的實際情況來設(shè)定并發(fā)數(shù)據(jù)量。本項研究測試過當(dāng)省產(chǎn)研院全面預(yù)算系統(tǒng)一秒需上傳一千條數(shù)據(jù)時，其響應(yīng)時間能否控制在十秒以內(nèi)。第三、并發(fā)用戶數(shù)。當(dāng)有過多的用戶同時使用預(yù)算系統(tǒng)時，系統(tǒng)能否支持并發(fā)用戶數(shù)，這也是系統(tǒng)測試的一個重要指標(biāo)。本項研究根據(jù)省產(chǎn)研院全面預(yù)算系統(tǒng)當(dāng)前實際的并發(fā)用戶數(shù)設(shè)置一百位用戶同時使用系統(tǒng)，以測試其能否正常運行。

（二）系統(tǒng)安全性需求

任何一個系統(tǒng)除了要保證其運行速度和效率，更是要注重對信息的保護(hù)。在網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的今天，網(wǎng)絡(luò)信息安全已經(jīng)成為一個新的研究熱點。在本系統(tǒng)的運行中也十分重視對省產(chǎn)研院預(yù)算信息的安全保護(hù)，并采取了相對應(yīng)的方案進(jìn)行落實：第一、注冊權(quán)限控制。每個注冊用戶都會有一個與之相對應(yīng)的使用權(quán)限，用戶的使用權(quán)限越高能查詢到的信息量也就越多，越能進(jìn)入到數(shù)據(jù)庫的中心地帶。第二、重要數(shù)據(jù)加密。即使是對每個用戶的權(quán)限進(jìn)行了限制，但也不排除用戶信息被盜的情況。為了避免由于用戶信息被盜而導(dǎo)致數(shù)據(jù)安全性受損，因此對數(shù)據(jù)庫中較為重要的數(shù)據(jù)都實行多重保護(hù)，設(shè)置多重數(shù)據(jù)加密以確保其安全。第三、系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份。當(dāng)系統(tǒng)錄入相關(guān)的數(shù)據(jù)后支持即刻備份上傳，主要是為了避免出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰或是癱瘓丟失數(shù)據(jù)的情況。第四、系統(tǒng)記錄日志。每個用戶登錄系統(tǒng)都會有相關(guān)的跟蹤記錄，主要目的就是為了防止客戶信息被盜后能即刻追蹤到使用者的登錄信息、登陸系統(tǒng)的時間和IP地址，便于追蹤查責(zé)。第五、系統(tǒng)易用性。在構(gòu)建省產(chǎn)研院全面預(yù)算系統(tǒng)時，面向的是非計算機專業(yè)的普通操作人員，注重易用性會使系統(tǒng)用戶快速掌握日常使用以發(fā)揮出全面預(yù)算系統(tǒng)的綜合績效。

作者簡介：

馬淼，女，江蘇省產(chǎn)業(yè)技術(shù)研究院財務(wù)總監(jiān)，中國注冊會計師、高級會計師、產(chǎn)業(yè)教授、碩士生導(dǎo)師，研究方向：管理會計與財務(wù)信息化;

王趙軍，男，河海大學(xué)港口海岸與近海工程學(xué)院，研究方向：港口海岸工程與管理;

許俊虎，男，南京旅游集團(tuán)財務(wù)部副部長，中國注冊會計師、高級會計師，研究方向：管理會計與業(yè)財融合;

胡傳政，男，南京大學(xué)商學(xué)院，研究方向：現(xiàn)代金融與財經(jīng)管理;

崔元博，男，南京理工大學(xué)機械工程學(xué)院博士研究生，研究方向：測試計量技術(shù)及儀器。