淺談新時(shí)期下檔案管理工作

摘 要：隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作在社會(huì)發(fā)展中顯得日益重要，信息技術(shù)的更新和發(fā)展給檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。新時(shí)期下，檔案管理工作必須要做到與時(shí)俱進(jìn)，適時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，把握好社會(huì)發(fā)展和前進(jìn)方向，將先進(jìn)技術(shù)引入到檔案管理工作中，充分體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值，發(fā)揮檔案管理對社會(huì)的重要作用。隨著社會(huì)信息化程度的提高，檔案管理任務(wù)量變得越來越重，在這種新形勢的驅(qū)動(dòng)下，必須深化檔案工作改革，在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，為新時(shí)期檔案管理工作找到長足發(fā)展的新路徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息技術(shù)；新時(shí)期

一、 當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一） 檔案管理觀念落后

在檔案管理工作中，很多人都將其簡單視為檔案的抄錄保管，作為一項(xiàng)事務(wù)性工作進(jìn)行管理，沒有深入理解檔案管理的國家財(cái)富作用，忽視了檔案管理對社會(huì)的間接經(jīng)濟(jì)效益。部分檔案管理部門檔案管理理念僅僅是不丟失文件、不泄露資料，做好檔案保管工作就是完成對檔案的管理；面對相關(guān)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查時(shí)，只需要保證檔案管理設(shè)備設(shè)施達(dá)到要求，這些檔案管理中存在的管理觀念弊端都是影響檔案管理工作發(fā)展的思想原因。

（二） 檔案管理制度不健全

長期以來，我國的檔案管理工作都缺乏嚴(yán)肅細(xì)致的檔案管理制度，容易在檔案管理工作中出現(xiàn)各種工作紕漏，也導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。首先是檔案管理工作任務(wù)分配的不明確，在很多基層檔案管理部門中，甚至出現(xiàn)一人兼職多項(xiàng)工作的現(xiàn)象，又或者是檔案管理部門閑職多、人員冗雜；其次是績效考核的不完善，在檔案管理工作中，很多管理工作都只是形式上的“管理”，由于缺乏必要的考核機(jī)制，造成檔案管理人員責(zé)任意識不強(qiáng)烈，出現(xiàn)檔案管理工作的表面化和形式化。這些原因都導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量偏低，無法有效發(fā)揮檔案的社會(huì)作用。

（三） 檔案管理手段陳舊

在檔案管理工作上，部分檔案管理部門都沒有對管理人員進(jìn)行專業(yè)化的入職培訓(xùn)，檔案管理手段也是一味地沿用傳統(tǒng)管理手段，陳舊落后的機(jī)械管理手段使得管理人員對檔案管理工作產(chǎn)生枯燥乏味感，不利于檔案管理的質(zhì)量提升。另一方面，檔案管理設(shè)備落后，達(dá)不到新時(shí)期現(xiàn)代化檔案管理要求，沒有充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理工作中的有利作用，自然無法激發(fā)檔案管理人員的工作激情。

二、 新時(shí)期下提升檔案管理工作質(zhì)量的措施探討

（一） 轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，提高檔案管理意識

有效提升檔案管理工作質(zhì)量，首要任務(wù)就是改變現(xiàn)有檔案管理觀念，端正檔案管理人員對檔案管理的工作態(tài)度。首先需要檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)自身轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，重視檔案管理工作，加大對檔案管理工作的監(jiān)督和檢查力度，促使工作人員改變檔案管理工作態(tài)度，增強(qiáng)自身的責(zé)任意識，將檔案管理工作當(dāng)做成一項(xiàng)社會(huì)事業(yè)認(rèn)真落實(shí)。然后對檔案管理工作人員進(jìn)行必要的思想教育，讓其從思想意識上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，增進(jìn)檔案管理意識，全身心地投入到檔案管理這項(xiàng)社會(huì)事業(yè)當(dāng)中。

（二） 建立健全檔案管理制度

建立完善的社會(huì)檔案管理系統(tǒng)，并輔之以制度保證其順利實(shí)施。檔案管理制度應(yīng)該符合新時(shí)期管理要求，與時(shí)俱進(jìn)進(jìn)行管理制度的改革創(chuàng)新，避免出現(xiàn)檔案管理制度與管理內(nèi)容的不相符合。第一：明確檔案管理工作任務(wù)的劃分。做好檔案管理工作職責(zé)劃分，合理分配檔案管理任務(wù)，在具體的檔案工作管理中確保做到“各司其職”，確保檔案管理系統(tǒng)“不養(yǎng)閑人、不設(shè)閑差”，完善社會(huì)檔案管理系統(tǒng)。第二：嚴(yán)格績效考核機(jī)制的執(zhí)行。對檔案管理人員實(shí)施績效考核制度，讓每個(gè)管理人員認(rèn)識到自己工作對整個(gè)檔案管理工作的意義和影響，將績效考核作為一項(xiàng)重要考核標(biāo)準(zhǔn)納入管理薪酬標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)中。一方面鼓勵(lì)工作人員對檔案管理工作的突出成績，肯定優(yōu)秀員工的工作業(yè)績，給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；另一方面，對玩忽職守、無法完成本職工作的工作人員進(jìn)行思想教育，對給檔案管理單位帶來不影響的工作人員進(jìn)行懲罰或者辭退。只有認(rèn)真落實(shí)并嚴(yán)格執(zhí)行這一制度，才能確保檔案管理工作的高效有序。

（三） 提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

在轉(zhuǎn)變思想后，對檔案管理人員進(jìn)行必要的專業(yè)培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理人才的高素質(zhì)。在新時(shí)期下，檔案管理工作不僅是做好檔案的保管，還需要通過各項(xiàng)檔案的管理做好社會(huì)檔案信息化建設(shè)工作，這就需要檔案管理人才要具備相應(yīng)的職業(yè)能力，并合理運(yùn)用到工作中。為此，檔案管理部門應(yīng)帶定期的組織工作人員學(xué)習(xí)檔案管理知識，并培訓(xùn)期信息化檔案管理的基本技能，鼓勵(lì)工作人員自我發(fā)展、不斷進(jìn)步，讓檔案管理工作在人才的推動(dòng)下實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，提升新時(shí)期檔案管理工作質(zhì)量。

（四） 檔案管理的信息化建設(shè)

新時(shí)期的檔案管理就是將傳統(tǒng)的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理模式，并建立詳盡的社會(huì)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各級社會(huì)檔案信息資源共享、傳遞、存儲(chǔ)以及利用的一體化管理模式。隨著信息時(shí)代的到來，為檔案管理提供了多種管理新方法，對檔案管理信息化發(fā)展提供了技術(shù)支撐，將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，根據(jù)社會(huì)對各種類型檔案的具體要求，逐步建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，逐步的實(shí)現(xiàn)我國社會(huì)檔案管理的信息化?，F(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，可以有效地提升檔案管理工作效率，延長檔案壽命，更好地適應(yīng)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展。

三、 結(jié)語

檔案管理對我國社會(huì)發(fā)展有重要意義，是推動(dòng)我國社會(huì)信息資源建設(shè)的重要方面。為了讓檔案管理工作更好地適應(yīng)我國社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作人員應(yīng)該抓住信息時(shí)代的發(fā)展趨勢，把握信息技術(shù)帶給檔案管理工作的新機(jī)遇，逐步地完善檔案管理制度、提升檔案管理工作人員素質(zhì)，推動(dòng)新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)，發(fā)揮檔案管理對社會(huì)的重要作用，保證新時(shí)期檔案管理工作的順利開展，切實(shí)提高檔案管理質(zhì)量。

作者簡介：

董倩男，河北省承德市，河北省承德市隆化縣發(fā)展改革局。