檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題及對(duì)策

李莉

本文概述了檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵，在此基礎(chǔ)上分析了檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題，指出標(biāo)準(zhǔn)化程度低、高層次專業(yè)管理人員缺失以及相關(guān)經(jīng)費(fèi)資源投入不足是困擾檔案管理現(xiàn)代化的重要障礙，針對(duì)這個(gè)問題提出了檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策，希望可以為檔案管理現(xiàn)代化工作的順利開展提供力所能及的幫助。

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和快速應(yīng)用，檔案管理領(lǐng)域迎來了重大變化，檔案管理的現(xiàn)代化是不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展潮流和取向。檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)綜合的系統(tǒng)化的工程，它包含多方面的內(nèi)容，目前檔案管理過程中存在著標(biāo)準(zhǔn)化程度較低、缺失高層次專業(yè)管理人才以及相關(guān)的資源投入不足等問題，這些都極大地困擾了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程，為此在檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中必須正視這些問題采取對(duì)應(yīng)措施，本文分析了檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題，并針對(duì)性地提出了對(duì)應(yīng)的措施和解決辦法。

檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵

檔案管理現(xiàn)代化是指在現(xiàn)代管理科學(xué)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的指導(dǎo)和技術(shù)支持下，采用先進(jìn)的管理理念、技術(shù)和手段，在充分激發(fā)和調(diào)動(dòng)檔案管理人員主動(dòng)性、積極性的基礎(chǔ)上，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、智能化、系統(tǒng)化管理。檔案管理現(xiàn)代化較傳統(tǒng)檔案管理模式，具有節(jié)省空間、海量信息存儲(chǔ)、快速檢索、強(qiáng)大應(yīng)用能力等有點(diǎn)，能夠?yàn)橄嚓P(guān)決策、應(yīng)用和服務(wù)提供快速、高效率的檔案信息，信息社會(huì)背景下的檔案管理現(xiàn)代化要求信息載體必須從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子文件過渡和轉(zhuǎn)變。

檔案管理的現(xiàn)代化離不開現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展和支持，使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)手段對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、加工、處理、檢索、分析等，不僅是檔案管理現(xiàn)代化的重要特征，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要手段，從檔案管理的服務(wù)屬性來看，檔案管理的現(xiàn)代化是一個(gè)動(dòng)態(tài)的發(fā)展過程，其需要面向社會(huì)需求不斷地進(jìn)行自我的調(diào)整。

檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題

標(biāo)準(zhǔn)化程度低。檔案標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的前提條件和重要基礎(chǔ)，由于我國(guó)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化工作起步較晚，同時(shí)檔案管理的體系復(fù)雜、管理分散，使得檔案管理中的行政分割、條塊分割等現(xiàn)象比較嚴(yán)重，各檔案管理單位通常都是基于自身經(jīng)濟(jì)技術(shù)條件選擇相應(yīng)的檔案管理軟硬件設(shè)施、設(shè)備和系統(tǒng)，從而造成了檔案管理在水平、模式、方法、機(jī)制等方面存在著嚴(yán)重的參差不齊的狀況。目前不少領(lǐng)域所使用的檔案管理軟件系統(tǒng)在功能上比較單一，與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)相差較大，數(shù)據(jù)不完整，使得檔案在索引、標(biāo)注、共享方面較差，與此同時(shí)仍然缺少國(guó)家級(jí)層面的統(tǒng)一的檔案發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，這種狀況嚴(yán)重地阻礙了檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程的推進(jìn)。

高層次專業(yè)管理人員缺失?，F(xiàn)代檔案管理的人員組成在層次上可以分為三級(jí)，即輔助人員、專業(yè)人員和高層次專業(yè)管理人員，作為高層次的專業(yè)管理人員應(yīng)該具有較強(qiáng)的政策水平和政治理論修養(yǎng)，同時(shí)還應(yīng)該具有較高的文化素質(zhì)和現(xiàn)代管理技術(shù)能力，具備專業(yè)的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，能夠科學(xué)地制定和規(guī)劃?rùn)n案管理的中長(zhǎng)期發(fā)展藍(lán)圖，此外還應(yīng)該具有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)、決策和組織能力。目前檔案管理隊(duì)伍群體中學(xué)歷層次普遍較低，專業(yè)技能和素養(yǎng)與現(xiàn)代化的檔案管理要求還存在較大差距，高層次的專業(yè)管理人員尤其缺失，導(dǎo)致很多的新方法、新技術(shù)無法有效地在檔案管理中進(jìn)行推廣。

相關(guān)經(jīng)費(fèi)資源投入不足。檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要很大的相關(guān)經(jīng)費(fèi)資源投入，十分不幸的是，由于檔案管理現(xiàn)代化的作用、地位和價(jià)值并沒有完全得到領(lǐng)導(dǎo)層次的認(rèn)識(shí)和重視，使得檔案管理現(xiàn)代化所需要的資源經(jīng)費(fèi)投入嚴(yán)重不足，尤其是在一些基層單位，甚至缺乏購(gòu)買必要的檔案管理設(shè)備、設(shè)施，使得檔案管理的基礎(chǔ)條件比較簡(jiǎn)陋，檔案安全管理缺乏保障，大部分的檔案管理設(shè)施、設(shè)備建設(shè)存在不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)的問題，因而也就無從談起檔案管理的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化和自動(dòng)化，因而相關(guān)經(jīng)費(fèi)資源投入不足已經(jīng)成為檔案管理現(xiàn)代化的重要制約瓶頸。

檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策

注重標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。如前所述，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的重要前提和基礎(chǔ)，現(xiàn)代化的檔案管理是建立在標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理基礎(chǔ)之上的，只有實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理才能實(shí)現(xiàn)先進(jìn)技術(shù)、嚴(yán)密分工和廣泛協(xié)作的相互配合，在信息化社會(huì)背景下，要實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享、交流和溝通，就必須采用統(tǒng)一的規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)和協(xié)議來協(xié)調(diào)相關(guān)事宜，也只有這樣才能確保檔案管理現(xiàn)代化中各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn)，值得注意的是，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不僅局限在檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化上，還涉及到檔案管理運(yùn)行機(jī)制、環(huán)境等方面的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

培養(yǎng)高層次專業(yè)管理人員。針對(duì)目前檔案管理隊(duì)伍群體中高層次專業(yè)管理人員缺失的問題，要加大力度、采取多種方法和渠道培養(yǎng)一大批高層次的專業(yè)管理人員，現(xiàn)代檔案管理事業(yè)急需一大批具有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)、理論和實(shí)踐，同時(shí)還具有計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等方面知識(shí)的復(fù)合型人才，為此要注重復(fù)合型、高層次專業(yè)檔案管理人員的甄選和使用，將具有復(fù)合型知識(shí)、技能的高層次專業(yè)管理人員充實(shí)到檔案管理現(xiàn)代化的隊(duì)伍中去，此外還要針對(duì)目前在崗人員加強(qiáng)素質(zhì)、技能和相關(guān)知識(shí)的教育、培訓(xùn)和實(shí)訓(xùn)工作，幫助一線檔案管理人員提高技能、素質(zhì)和素養(yǎng)。

加大經(jīng)費(fèi)資源投入。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人員和部門要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化工作的意義、價(jià)值和地位，切實(shí)關(guān)心和支持檔案管理現(xiàn)代化的各項(xiàng)工作，從經(jīng)費(fèi)資源上加大投入力度，確保檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中各項(xiàng)工作的順利開展，為此要從預(yù)算上對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的工作經(jīng)費(fèi)進(jìn)行相關(guān)安排，對(duì)于重點(diǎn)檔案管理環(huán)節(jié)要有專項(xiàng)的預(yù)算，要按照檔案管理現(xiàn)代化的要求和標(biāo)準(zhǔn)購(gòu)置檔案管理的相關(guān)設(shè)施、設(shè)備和器材等。endprint