高校檔案績效管理體系構(gòu)建研究

朱明國

目前，高校檔案績效管理長期落后于高校的實際發(fā)展現(xiàn)狀，其具體體現(xiàn)為績效管理缺乏體系建設(shè)，缺乏系統(tǒng)完善的績效管理量化標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致績效考核結(jié)構(gòu)作用甚微。因此，在構(gòu)建高校檔案績效管理體系過程中，需要明確績效管理體系指標(biāo)，確保檔案資料的完整、統(tǒng)一和安全，拓展檔案的社會和文化服務(wù)內(nèi)容。

目前，高校檔案績效管理體系還處于初期應(yīng)用階段，沒有充分發(fā)揮績效管理的邏輯嚴(yán)謹、程序縝密的特點，不利于提高高校辦學(xué)效益，調(diào)動教職員工的工作積極性。因此，構(gòu)建高校檔案績效管理體系需要遵循相關(guān)績效管理理論知識，客觀、公正、合理地評定檔案工作各級部門尤其是員工的績效，充分提升檔案人員自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，推動檔案管理工作整體水平的改變。

高校檔案績效管理體系的問題分析

績效管理缺乏體系建設(shè)?？v觀我國高校檔案管理工作還大多停留在傳統(tǒng)部門經(jīng)驗管理模式，缺乏績效管理相關(guān)理論與技術(shù)作為指導(dǎo)，無法建立起高校檔案績效管理體系，導(dǎo)致高校檔案管理工作的考核范疇不明確，考核內(nèi)容落后陳舊，考核方法標(biāo)準(zhǔn)不明確，嚴(yán)重阻礙了高校檔案職能的履行和管理的完善。此外，高校辦公自動化系統(tǒng)、高校檔案管理系統(tǒng)缺失關(guān)于檔案管理的績效管理模塊，更多的是將檔案管理與績效評估相互混淆，從而導(dǎo)致高校檔案管理人員無法完成績效評估統(tǒng)計工作，無法針對檔案管理的專業(yè)特性和工作內(nèi)容衡量高校職工的績效考評。在實際工作中，由于高校檔案績效考核人員缺乏對于檔案管理和績效考核的清楚認識，導(dǎo)致包括檔案管理人員、檔案管理部門與高校檔案考核三個層面績效管理缺失，決定了高校檔案績效管理缺乏體系建設(shè)，其發(fā)展?fàn)顩r遠遠落后于高校的實際發(fā)展現(xiàn)狀。

績效管理量化標(biāo)準(zhǔn)缺失。在高校檔案管理中開展績效考核工作，它必須依托于龐大而系統(tǒng)的績效考核標(biāo)準(zhǔn)，具備具體的量化參數(shù)作為指標(biāo)，只有針對績效管理的量化標(biāo)準(zhǔn)越豐富完善，才能保證采集到的績效管理數(shù)據(jù)越發(fā)細致、縝密。然后，在很多高校檔案管理工作中，量化標(biāo)準(zhǔn)大多基于檔案搜集整理工作和檔案管理工作者的職稱評定，它嚴(yán)重偏離了績效管理的設(shè)計初衷，缺乏針對檔案管理績效考核的明確量化標(biāo)準(zhǔn)。此外，高校針對檔案管理部門和檔案管理人員的月考核、季度考核和年終考核大多依據(jù)的是院校制定的部門任務(wù)，強調(diào)的是落實高校管理制度和員工優(yōu)秀的事跡，對于員工績效考核的忽視，導(dǎo)致績效管理量化標(biāo)準(zhǔn)缺乏應(yīng)用實踐，更無法發(fā)揮高校檔案部門的實際職能價值。

績效考核結(jié)果作用甚微。在很多高校檔案績效考核結(jié)果大多集中于“優(yōu)秀、合格、基本合格、不合格”等四個層次來表達，績效考核的評價方式大多集中于高校檔案管理部門內(nèi)部員工投票決定，或者由檔案管理人員自我評價的形式，或者由高校檔案管理主管領(lǐng)導(dǎo)或者各部主任商定，這就導(dǎo)致績效考核的結(jié)果帶有很大程度的人為性和目的性，導(dǎo)致很多高校檔案工作量不能有效計入到檔案管理人員的績效考核成績中，嚴(yán)重影響了檔案管理人員的工作積極性；高校各部門員工之間的相互評定帶有明顯的感情色彩，影響到績效考核結(jié)果的公正性，導(dǎo)致高校檔案績效管理出現(xiàn)了“一言堂”和“輪流坐莊”等現(xiàn)象。此外，績效考核工作大多集中于年底工作評審中，導(dǎo)致績效考核結(jié)果忽視了高校日常檔案管理工作表現(xiàn)，導(dǎo)致績效考核的結(jié)果失去了監(jiān)督約束的效果。

高校檔案績效管理體系的構(gòu)建原則

在高校檔案績效管理體系中，應(yīng)該嚴(yán)格遵循客觀公正性原則、績效管理體系統(tǒng)一性原則、量化標(biāo)準(zhǔn)與定性指標(biāo)相結(jié)合的原則，保證績效管理體系能夠迎合高校檔案管理的實際需求。

客觀公正性原則?？冃Ч芾硎且婚T依托于績效管理的相關(guān)理論，真正實現(xiàn)基于績效目標(biāo)、績效階段任務(wù)和量化指標(biāo)的績效評價過程控制，產(chǎn)生了諸如績效考核數(shù)據(jù)、績效反饋意見、績效評價結(jié)果等績效管理數(shù)據(jù)。在開展高校檔案績效管理體系的構(gòu)建過程中，首先需要遵循的就是客觀公正性原則，確?？冃繕?biāo)具有具體性、可操作性、真實性和時效性；確?？冃щA段任務(wù)必須具備完善而清晰的績效記錄，必須加強高校檔案管理部門與各級部門、員工的溝通交流，確定每個績效階段任務(wù)落實到部門和個人；確保量化指標(biāo)必須迎合高校檔案管理的實際工作需求，能夠結(jié)合績效管理目標(biāo)落實科學(xué)有效的量化管理數(shù)據(jù)，盡量避免因為主觀因素、客觀因素對于量化數(shù)據(jù)所產(chǎn)生的人為干擾；確?？冃Ч芾頂?shù)據(jù)必須從實際出發(fā)，真正做到科學(xué)分析、統(tǒng)籌安排和科學(xué)運用。

績效管理體系統(tǒng)一性原則。在法律法規(guī)方面，高校檔案管理遵循的是《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，這是開展高校檔案績效管理的法律基礎(chǔ)和政治紅線。在當(dāng)前高校檔案績效管理中，由于高校的專業(yè)設(shè)置和管理策略的不同，導(dǎo)致了在開展高校檔案績效管理時存在著諸多差異，也容易導(dǎo)致績效管理的結(jié)果有失公允。因此，在高校檔案績效管理體系構(gòu)建統(tǒng)一的績效評估標(biāo)準(zhǔn)就非常有必要，它可以衡量全國各地高校檔案績效管理的實施水平和管理好壞。此外，高校檔案績效管理的制定目標(biāo)、評價策略和考核結(jié)果都需要保持統(tǒng)一的水準(zhǔn)，它有助于高校衡量自身檔案管理的發(fā)展定位，推動其在檔案績效管理的優(yōu)化升級，進一步保證高校檔案績效考核標(biāo)準(zhǔn)化、體系化和科學(xué)化建設(shè)工作。

量化標(biāo)準(zhǔn)與定性指標(biāo)相結(jié)合的原則。在現(xiàn)代管理學(xué)中，績效管理屬于定量評價，它取決于績效管理過程中的量化標(biāo)準(zhǔn)與定性指標(biāo)，只有嚴(yán)格遵守量化標(biāo)準(zhǔn)與定性指標(biāo)相結(jié)合的原則，才能保證整個績效評價更加科學(xué)規(guī)范。在高校檔案績效管理體系中，量化的績效評價標(biāo)準(zhǔn)主要明確清晰的績效標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)度，而定性指標(biāo)主要用來衡量高校檔案在群體影響力、文化影響力方面的價值，它更加注重提煉高校檔案中所蘊含的文化教育功能、歷史貢獻價值等。在實際績效管理工作中，我們往往采用量化標(biāo)準(zhǔn)作為衡量績效管理的主要參數(shù)，而采用定性指標(biāo)作為輔助參考系數(shù)，這樣才能保證高校檔案績效管理的客觀公正，保證評價結(jié)果更加符合績效管理體系的精細要求。

高校檔案績效管理體系的構(gòu)建策略

明確高校檔案績效管理體系指標(biāo)。在高校檔案績效管理體系中，必須仔細分析高校檔案的具體架構(gòu)和檔案管理的具體職能，在此基礎(chǔ)上仔細篩選出高校檔案績效管理體系指標(biāo)，在實際績效管理中確定和完善。首先，需要明確四項一級績效指標(biāo)，它包括：行政管理方面的指標(biāo)、檔案管理體例指標(biāo)、基礎(chǔ)建設(shè)工程指標(biāo)、檔案整理開發(fā)指標(biāo)；在此基礎(chǔ)上需要明確十二項二級績效指標(biāo)，它包含：組織架構(gòu)、團隊建設(shè)、職務(wù)范圍、責(zé)任明確、檔案用房、歸檔方案、整理規(guī)則、保管措施、鑒定方式、檔案研究、利用手段等。其中，組織架構(gòu)、團隊建設(shè)和職務(wù)范圍屬于組織管理方面的內(nèi)容；檔案用房、歸檔方案、整理規(guī)則、保管措施屬于檔案保管保護條件；而涉及到鑒定方式、檔案研究、利用手段等屬于基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，這些都需要在高校檔案績效管理體系中具體落實指標(biāo)內(nèi)容。

保證高校檔案的完整、統(tǒng)一和安全。當(dāng)前，高校檔案績效管理的突出特點就是精準(zhǔn)化要求和統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)，它要求高校檔案績效管理必須遵循檔案工作的完整性、統(tǒng)一性和安全性的要求，推動高校檔案管理工作向著制度化、科學(xué)化和系統(tǒng)化方向深入發(fā)展。首先，需要高校檔案管理人員掌握必要的檔案管理專業(yè)知識，能夠認真辨識各部門各類檔案資料，真正做到認真鑒定、仔細整理和分類歸檔，而檔案材料必須能夠真實、客觀、公正地反映高校各部門的真實面貌，有效保證高校檔案績效管理能夠獲取到正確的原始數(shù)據(jù)。其次，通過有效構(gòu)建高校檔案績效管理體系，進一步規(guī)范高校檔案管理目標(biāo)和量化標(biāo)準(zhǔn)，真正做到通過不同材質(zhì)的載體形式來確保高校檔案的完整和完全，真正實現(xiàn)績效管理體系為高校檔案管理服務(wù)的目的。

拓展檔案的社會和文化服務(wù)內(nèi)容。學(xué)會深化檔案管理工作和落實檔案資料的現(xiàn)代化應(yīng)用是衡量高校檔案管理工作水平的兩個重要標(biāo)準(zhǔn)。檔案承載著高校的歷史文化遺產(chǎn)、人文思想信息和社會服務(wù)功能，需要高校檔案績效管理體系進行優(yōu)化升級，認真拓展檔案的社會和文化服務(wù)屬性。首先，高校檔案績效管理應(yīng)該偏向?qū)τ诟咝Ｏ冗M個人和先進事跡的搜集整理，面向廣大師生進行廣泛宣傳，也推動社會各界對于愛國主義革命傳統(tǒng)、悠久歷史知識和科學(xué)教育內(nèi)容的仔細了解。其次，高校檔案的績效管理體系應(yīng)該側(cè)重社會和文化服務(wù)功能，通過搜集整理基建、科研、黨建、行政方面的檔案材料，推動高校各項行政管理和學(xué)校建設(shè)的準(zhǔn)確高效，保證高校各部門的教職員工能夠及時、準(zhǔn)確和高效地獲取到大量、詳實的資料。

面對著新時代各項信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校檔案已經(jīng)成為高校管理和績效考核的重要信息資源，而高校檔案績效管理體系作為高校信息化運作、科學(xué)化管理和系統(tǒng)化建設(shè)的重要指標(biāo)，在高校建設(shè)和發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。因此，我們應(yīng)該認真掌握高校檔案績效管理體系的構(gòu)建原則，采取切實可行的措施，保證檔案績效管理工作的客觀、公正和合理。endprint