淺析城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理及利用

文/趙文玉

隨著城市化進(jìn)程的不斷加快，科學(xué)建設(shè)和管理城市對(duì)城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理提出了更新、更高的要求。如何豐富城市環(huán)境衛(wèi)生檔案內(nèi)容，促進(jìn)城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理邁上新臺(tái)階，成為檔案工作者面臨的新課題。本文結(jié)合檔案管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理存在的主要問(wèn)題進(jìn)行剖析，并提出相關(guān)管理及利用策略

一、加強(qiáng)城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理工作是適應(yīng)城鎮(zhèn)化發(fā)展的迫切需要

城市環(huán)境衛(wèi)生檔案是城市環(huán)境衛(wèi)生管理部門(mén)在履行管理職能期間形成的文字資料，如城市環(huán)境衛(wèi)生管理中的審批、財(cái)務(wù)、人事等行政資料，以及城市公共環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施規(guī)劃布局和建設(shè)資料，城市環(huán)衛(wèi)設(shè)施安裝使用資料，垃圾填埋場(chǎng)設(shè)計(jì)及基建資料等技術(shù)資料。城市環(huán)境衛(wèi)生檔案對(duì)促進(jìn)城鎮(zhèn)大都化具有基礎(chǔ)作用，對(duì)提升城市管理水平、有效節(jié)約社會(huì)資源具有重要作用。城市環(huán)境衛(wèi)生檔案不僅能真實(shí)反映城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r，而且還能夠體現(xiàn)城市管理者的經(jīng)營(yíng)城市水平。在人民生活水準(zhǔn)不斷提升，生態(tài)文明理念不斷深入人心的氛圍下，城市環(huán)境衛(wèi)生工作愈來(lái)愈受到各級(jí)黨委、政府的重視和廣大社會(huì)公眾的關(guān)注，城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理方式也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，改革管理模式和方法，強(qiáng)化服務(wù)理念，提升管理水平。

二、當(dāng)前城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理及利用存在的主要問(wèn)題

1.檔案管理方式和管理水平與城市發(fā)展速度不相適應(yīng)

隨著城鎮(zhèn)建設(shè)速度的不斷加快，城市都市化客觀上要求城市規(guī)劃、建設(shè)、管理必須科學(xué)化、專業(yè)化，并應(yīng)當(dāng)具有高度廣泛的社會(huì)性和統(tǒng)一性。這就要求檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，趁勢(shì)發(fā)展，不僅真實(shí)記錄城市發(fā)展歷史，還要為城市管理提供服務(wù)，為城市專業(yè)化、特色化改造提供參考依據(jù)。但是，當(dāng)前城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理方式改進(jìn)速度和水平提升速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于城市發(fā)展速度。諸多涉及城市環(huán)境衛(wèi)生的建設(shè)項(xiàng)目，如生活廢水和雨水分流排泄系統(tǒng)，生活和工業(yè)廢水的無(wú)害化處理，城市生活垃圾填埋，以及通信、電力網(wǎng)絡(luò)布設(shè)等等，從規(guī)劃設(shè)計(jì)、建設(shè)到施工，都分屬不同的部門(mén)和單位負(fù)責(zé)，建設(shè)和管理等內(nèi)容被人為分割成多個(gè)碎塊，建設(shè)檔案等技術(shù)資料自然也由多個(gè)部門(mén)和單位分散管理。部門(mén)塊狀管理雖然簡(jiǎn)捷省事，但缺乏橫向、縱向聯(lián)系，難以形成系統(tǒng)化、集約化檔案管理格局。保管城市環(huán)衛(wèi)技術(shù)檔案的許多單位中，有國(guó)有單位，更多的是民營(yíng)企業(yè)。很多單位不僅缺乏專業(yè)檔案保管場(chǎng)所，而且缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。筆者在所屬各單位檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)，不按要求分類立卷，專業(yè)技術(shù)檔案與行政檔案合卷混裝等現(xiàn)象較為普遍。甚至有的怕麻煩，只歸檔文件正文，不歸檔作為附件的技術(shù)圖紙、表格和說(shuō)明書(shū)，嚴(yán)重背離了檔案初衷。不規(guī)范的管理，造成檔案資料發(fā)霉氧化變色，或被蟲(chóng)蛀，造成城市環(huán)境衛(wèi)生技術(shù)檔案損壞和缺失。收集和歸檔尚且如此，更難做到專卷專管。這些落后的管理手段，難以適應(yīng)城市大都化發(fā)展需求，如遇突發(fā)事件，很難為應(yīng)急處置提供技術(shù)支撐。在近年開(kāi)展的環(huán)保督察中，筆者鄰縣十多年前建設(shè)的一個(gè)垃圾填埋場(chǎng)出現(xiàn)較為嚴(yán)重的漏液?jiǎn)栴}，污染了地下水源而被當(dāng)?shù)厝罕娕e報(bào)。由于主管部門(mén)和建設(shè)單位存檔的技術(shù)檔案資料不全，給制定后續(xù)搶救、維護(hù)方案帶來(lái)了極大困難。

2.檔案資料失真

筆者曾經(jīng)撰文分析研究過(guò)人事檔案的失真現(xiàn)象。城市環(huán)境衛(wèi)生檔案與人事檔案類似，也存在失真問(wèn)題。由于城市環(huán)境衛(wèi)生檔案沒(méi)有直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)價(jià)值，只有遠(yuǎn)期價(jià)值，其管理重要性往往受到忽視，甚至存在應(yīng)付過(guò)關(guān)等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案失真程度甚于人事檔案。

3.檔案利用率不高

制約檔案利用的主要原因是城市環(huán)境衛(wèi)生檔案沒(méi)有電子化和檔案條塊分割管理模式難以得到有效解決。承擔(dān)城市環(huán)衛(wèi)建設(shè)的部門(mén)和施工單位之間缺乏聯(lián)系，各自為政。政府部門(mén)管理和服務(wù)方式滯后，沒(méi)有建成可供社會(huì)查詢和使用的電子化網(wǎng)絡(luò)，致使城市環(huán)境衛(wèi)生檔案利用尚處在初級(jí)階段，利用率較低。如環(huán)境衛(wèi)生基礎(chǔ)設(shè)施、城市各類管線布設(shè)“挖了建，建了再挖，再挖了再建”等現(xiàn)象反復(fù)出現(xiàn)，甚至施工方往往在不知情的情況下將其他部門(mén)的設(shè)施在己方施工時(shí)損壞，引發(fā)矛盾和資源浪費(fèi)。

三、提升城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理及利用水平的相關(guān)策略

1.強(qiáng)化依法治檔意識(shí)

首先，政府領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理的重要性，推進(jìn)依法治檔進(jìn)程?？h級(jí)檔案管理部門(mén)、城市環(huán)境衛(wèi)生檔案主管部門(mén)要發(fā)揮引領(lǐng)作用，將檔案管理社會(huì)化、電子化、專業(yè)化理念傳導(dǎo)至其他各部門(mén)。相關(guān)部門(mén)和單位也應(yīng)當(dāng)以嚴(yán)謹(jǐn)、積極的態(tài)度支持和配合城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理工作；其次，城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理人員要樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)，務(wù)必嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)，在檔案材料收集、歸檔等方面嚴(yán)格規(guī)章制度，保存保管好歷史資料。

2.健全檔案管理制度

一方面，要健全城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理領(lǐng)導(dǎo)體制及工作機(jī)制。應(yīng)當(dāng)成立由縣級(jí)政府分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)、涉及城市環(huán)境衛(wèi)生建設(shè)的部門(mén)為成員的城市環(huán)境衛(wèi)生管理領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，由綜合部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任辦公室主任，全面協(xié)調(diào)城市環(huán)境衛(wèi)生建設(shè)等事項(xiàng)。通過(guò)強(qiáng)有力的協(xié)調(diào)，解決城市環(huán)境衛(wèi)生管理領(lǐng)導(dǎo)體制及工作機(jī)制，順次理順城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理，并使之與其他工作同部署、同檢查、同考核；另一方面，要建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理制度。以市或縣區(qū)為單位，制定統(tǒng)一規(guī)范的《城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理辦法》。嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)檔案和行政檔案分別立檔等規(guī)定，建立健全城市環(huán)境衛(wèi)生檔案收集、歸檔、查閱、借閱等一系列規(guī)章制度。對(duì)于城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理工作中遇到的典型問(wèn)題，要重點(diǎn)研究，及時(shí)解決，并改進(jìn)和完善規(guī)章制度。

3.建立共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案便捷利用

城市環(huán)境衛(wèi)生檔案利用的目的是將“死檔案”變成“活信息”，實(shí)現(xiàn)資源共享，途徑是以政務(wù)公開(kāi)為契機(jī)，實(shí)現(xiàn)城市環(huán)境衛(wèi)生檔案的電子化管理。要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)把握好三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)：一是要嚴(yán)把檔案收集關(guān)。應(yīng)當(dāng)由專門(mén)的檔案管理部門(mén)將城市垃圾處理、城市雨污管線布設(shè)、城市污水處理、城市電力及通信管網(wǎng)布設(shè)等涉及城市基礎(chǔ)設(shè)施、環(huán)境衛(wèi)生管理工作的檔案信息收集齊全，建立專業(yè)的技術(shù)檔案室，專人負(fù)責(zé)管理。二是逐步建立健全城市環(huán)境衛(wèi)生檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)，發(fā)揮計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)檔案信息的優(yōu)勢(shì)。將紙質(zhì)文檔進(jìn)行掃描，建立PDF格式數(shù)據(jù)庫(kù)。有條件的可以建立包含地下管網(wǎng)、電力通訊網(wǎng)線、公共衛(wèi)生設(shè)施布設(shè)等基礎(chǔ)設(shè)施信息的城市環(huán)境衛(wèi)生矢量地圖，供政府領(lǐng)導(dǎo)和管理部門(mén)決策時(shí)參閱。在縣級(jí)政府城市管理和環(huán)境衛(wèi)生管理部門(mén)門(mén)戶網(wǎng)上設(shè)立專欄，將適宜公開(kāi)的檔案信息在網(wǎng)絡(luò)公開(kāi)，方便相關(guān)部門(mén)、單位和社會(huì)公眾查詢。不適宜公開(kāi)的技術(shù)資料按照保密規(guī)定管理。以完善城市環(huán)境衛(wèi)生檔案信息為基礎(chǔ)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，為城市建設(shè)者和社會(huì)公眾提供高效快捷的查詢服務(wù)。三是加強(qiáng)城市環(huán)境衛(wèi)生檔案信息需求調(diào)研。城市環(huán)境衛(wèi)生管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)定期統(tǒng)計(jì)、分析檔案查詢和利用情況，聽(tīng)取服務(wù)對(duì)象的訴求，調(diào)整工作重點(diǎn)，改進(jìn)服務(wù)方式，解決突出問(wèn)題，滿足社會(huì)需求。

城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理是一項(xiàng)綜合性強(qiáng)、涉及面廣的工作，具有廣泛的社會(huì)性。檔案管理部門(mén)要認(rèn)真研究新問(wèn)題，探索新思路，破解新難題。不斷采用新技術(shù)，提高管理效能，推進(jìn)便捷查詢和利用，最大限度地發(fā)揮城市環(huán)境衛(wèi)生檔案的作用，為城市建設(shè)和發(fā)展提供強(qiáng)有力支撐。