收集教職工家庭檔案 豐富高校檔案資源

文/王 芳

近年來(lái)，人們很關(guān)注家教、家風(fēng)研究?！白⒅丶彝ァ⒆⒅丶医?、注重家風(fēng)”，是時(shí)代的需求?！凹医獭薄凹绎L(fēng)”是袓輩留下的優(yōu)良傳統(tǒng)文化，承載這些優(yōu)良傳統(tǒng)文化的載體就是寶貴的“家庭檔案”。在高校，許多教職工具有良好的“家教”“家風(fēng)”，承載他們良好“家教”“家風(fēng)”的，就是他們獨(dú)特的“家庭檔案”。高校檔案工作者適當(dāng)?shù)厥占斫搪毠さ摹凹彝n案”，有助于豐富完善高校檔案資源。

一、教職工家庭檔案對(duì)高校檔案資源建設(shè)具有重要意義

1.教職工家庭檔案是高校檔案的重要資源

家庭檔案包羅萬(wàn)象，內(nèi)容豐富。一張張老照片是家庭檔案，一封封舊家書(shū)是家庭檔案，一張張老票據(jù)也是家庭檔案。這些家庭檔案不僅反映了不同時(shí)期社會(huì)各個(gè)層面的家庭生活狀況、經(jīng)濟(jì)狀況，也是社會(huì)變遷的有力見(jiàn)證和真實(shí)縮影。一些知名家族的家庭檔案甚至是一個(gè)地區(qū)、一個(gè)城市、一個(gè)國(guó)家的歷史縮影。著名的孔府檔案就是一部完整的家庭檔案，家譜、族譜及其有關(guān)歷史檔案，就是山東曲阜這座城市發(fā)展的歷史縮影，甚至也可堪稱(chēng)中國(guó)儒學(xué)發(fā)展史的縮影。

高校許多教職工保存著家庭檔案，這些家庭檔案內(nèi)容豐富，數(shù)量大，價(jià)值高，實(shí)用性強(qiáng)，真實(shí)反映著一個(gè)家庭、一個(gè)高校、一個(gè)地區(qū)的歷史變遷和政治、經(jīng)濟(jì)、文化等發(fā)展?fàn)顩r。這些教職工的家庭檔案與教職工所屬的高校發(fā)展有千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，因此這些家庭檔案是充實(shí)高校檔案資源的重要組成部分，有些甚至可以彌補(bǔ)高校檔案館館藏所需重要檔案的空白。

2.教職工家庭檔案是相互印證個(gè)人記憶與學(xué)校記憶的重要載體

檔案的一個(gè)重要功能就是印證歷史。近幾年，國(guó)家檔案局為吸引更多普通人關(guān)注檔案、走近檔案、幫助社會(huì)公眾認(rèn)識(shí)檔案價(jià)值、增強(qiáng)檔案意識(shí)，要求各級(jí)檔案部門(mén)要集中組織開(kāi)展系列宣傳活動(dòng)，并將每年6月9日“國(guó)際檔案日”的主題分別定為“檔案在你身邊”“檔案與民生”“檔案——我們共同記憶”，通過(guò)社會(huì)、家庭、個(gè)人的共同記憶，喚起情感共鳴，凝聚社會(huì)力量，更好地促進(jìn)國(guó)家發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步、人民幸福。因此在高校宣傳家庭檔案的重要性，提倡家庭檔案建設(shè)，總結(jié)家庭檔案的歸檔整理辦法是非常必要的。家庭檔案有利于從微觀層面豐富高校檔案資源。當(dāng)前，許多高校檔案館的館藏主要以文書(shū)檔案為主，這些檔案多為反映學(xué)校管理、教學(xué)工作方面的內(nèi)容，缺少記錄廣大師生真實(shí)生活、學(xué)習(xí)的原始材料。一位法國(guó)檔案學(xué)家指出：“歷史是不能只根據(jù)官方文件來(lái)寫(xiě)的，因?yàn)檫@些文件常常是語(yǔ)言枯燥，甚至有可能失去客觀真實(shí)性，因此，必須用個(gè)人收藏的檔案或私人檔案來(lái)補(bǔ)充?！奔彝n案可以生動(dòng)地反映學(xué)校發(fā)展的歷史變遷，達(dá)到個(gè)人記憶與學(xué)校記憶的相互印證，是學(xué)校制訂發(fā)展規(guī)劃和編寫(xiě)校史時(shí)難得的生動(dòng)素材。家庭檔案能夠發(fā)揮學(xué)校文書(shū)檔案無(wú)法涵蓋領(lǐng)域的作用，填補(bǔ)高校檔案在某些領(lǐng)域的空白，有利于高校檔案資源多元化建設(shè)。

3.收集教職工家庭檔案有利于提高廣大師生及校友的檔案意識(shí)

家庭檔案就是收集不同家庭和個(gè)人的相關(guān)資料，按檔案建制建立起來(lái)的檔案。對(duì)一個(gè)家庭、一個(gè)人而言，一楨楨老照片、一封封舊家書(shū)、一張張老票據(jù)，只是能溝起舊時(shí)記憶的零散實(shí)物。但是通過(guò)有組織、系統(tǒng)化地收集、整理這些老照片、舊家書(shū)、老票據(jù)，就能建起家庭檔案。家庭檔案有助于教職工提高對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)收集整理檔案的意識(shí)，當(dāng)然也為學(xué)校檔案工作的發(fā)展奠定了群眾基礎(chǔ)。

4.收集教職工家庭檔案有利于促進(jìn)校園精神文明建設(shè)

在收集教職工家庭檔案的過(guò)程中，會(huì)使教職工有參與學(xué)校建設(shè)的榮譽(yù)感。收集教職工家庭檔案的過(guò)程，一方面是豐富教職工家庭的精神生活的過(guò)程，另一方面也是提升教職工家庭的文化品位的過(guò)程，同時(shí)也是傳承高校校園文化精神的過(guò)程。在收集、建設(shè)家庭檔案過(guò)程中，教職工和檔案工作人員在潛移默化中提升自身素質(zhì)。這些家庭檔案也會(huì)成為廣大師生及校友開(kāi)展愛(ài)黨、愛(ài)國(guó)、愛(ài)校等教育的豐富生動(dòng)的素材。

5.教職工家庭檔案有利于推動(dòng)高校檔案事業(yè)的發(fā)展

收集、整理教職工家庭檔案，能夠使很多珍貴的歷史檔案妥善地進(jìn)入學(xué)校檔案館，這是推動(dòng)高校檔案事業(yè)的發(fā)展的重要方法。這有利于高校檔案工作者樹(shù)立“大資源觀”，建立科學(xué)合理的館藏資源體系，促進(jìn)高校檔案資源建設(shè)體系各個(gè)層面的協(xié)調(diào)發(fā)展，也豐富了館藏檔案的門(mén)類(lèi)，使館藏檔案的結(jié)構(gòu)比例合理化，與館藏檔案互補(bǔ)互生，具有較強(qiáng)的趣味性和可讀性，為提高和改善檔案利用服務(wù)奠定了基礎(chǔ)。教職工的家庭檔案是寶貴的原始材料，這些原始材料是學(xué)校編寫(xiě)史志的難得素材，還可充實(shí)校史館的展出內(nèi)容，這也是檔案工作向不同層面縱深發(fā)展的重要途徑。

二、教職工家庭檔案的收集和整理措施

1.完善檔案接收制度，擴(kuò)大檔案歸檔范圍

將教職工家庭檔案歸檔正式列入學(xué)校歸檔范圍，并將歸檔要求和整理辦法列入學(xué)校各類(lèi)檔案歸檔要求中，確保收集及時(shí)、整理規(guī)范。

2.進(jìn)行廣泛宣傳，增強(qiáng)教職工檔案意識(shí)

通過(guò)學(xué)校檔案館網(wǎng)頁(yè)，利用館藏資源進(jìn)行宣傳，讓教職工的家庭檔案成為宣傳材料中最生動(dòng)、珍貴并有吸引力的一部分內(nèi)容。我校在每年“世界檔案日”宣傳期間，定期舉辦全校師生家庭檔案評(píng)比活動(dòng)，鼓勵(lì)廣大師生積極參加，學(xué)校檔案館在征得作者同意后對(duì)獲獎(jiǎng)作品進(jìn)行收藏，并頒發(fā)收藏證書(shū)，給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)。去年我校在檔案日期間制作了題為“檔案，我們共同的記憶”的微信，編發(fā)了我校從建校起很多重要的歷史瞬間、校園變遷以及有歷史意義的實(shí)物檔案，在檔案日當(dāng)天成為學(xué)校官微的熱點(diǎn)內(nèi)容，點(diǎn)擊率達(dá)到1700多人，受到廣大師生和校友的好評(píng)。

3.普及檔案知識(shí)，完善家庭檔案的管理辦法

在征集教職工家庭檔案過(guò)程中，檔案部門(mén)可以根據(jù)家庭檔案的特點(diǎn)，結(jié)合高校檔案管理辦法，制定科學(xué)規(guī)范的教職工家庭檔案收集、分類(lèi)、整理及保管方法，并總結(jié)推廣。例如，為了方便查閱利用，可以在教職工家庭檔案目錄中設(shè)置檔案形成時(shí)間、順序號(hào)、檔案名稱(chēng)，存放地點(diǎn)、保管期限等欄目，教職工家庭檔案的分類(lèi)可以根據(jù)以下幾種方法：按記錄的載體分為紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、其他實(shí)物檔案等；按反映的內(nèi)容分為家族歷史、愛(ài)情婚姻、子女養(yǎng)育、工作履歷、親朋聚會(huì)、工作成果、榮譽(yù)證書(shū)、健康保健、理財(cái)憑證、家電使用維護(hù)、旅游紀(jì)念、物品珍藏等；按類(lèi)別的名稱(chēng)分為文稿類(lèi)、證書(shū)類(lèi)、書(shū)信類(lèi)、作品類(lèi)、合同類(lèi)、賬目類(lèi)、票據(jù)類(lèi)、照片類(lèi)、病歷類(lèi)等。整理各類(lèi)家庭檔案時(shí)，可以根據(jù)以上類(lèi)別分別整理，并給每類(lèi)檔案編號(hào)造冊(cè)登記。教職工家庭檔案保管存放視家庭條件而定，可根據(jù)家庭檔案的內(nèi)容分為永久和長(zhǎng)期兩種保管期限。出生證、結(jié)婚證、房產(chǎn)證、專(zhuān)業(yè)技術(shù)證書(shū)、協(xié)議書(shū)等重要材料可定為永久保存，設(shè)備維修說(shuō)明、購(gòu)物憑證可定為定期保存。

4.創(chuàng)新接收模式，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

我們采取代為保管、接受捐贈(zèng)、征收購(gòu)買(mǎi)、暫借復(fù)制、專(zhuān)題展覽等多種靈活多樣的方式收集有保存價(jià)值的教職工家庭檔案。對(duì)主動(dòng)捐贈(zèng)檔案的各類(lèi)組織和個(gè)人，由學(xué)校檔案館頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)，并給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)于比較珍貴的檔案資料，檔案館可以與檔案所有者真誠(chéng)協(xié)商，簽訂合同，由學(xué)校檔案館提供寄存或者代管服務(wù)，其檔案所有權(quán)不變。對(duì)于確實(shí)具有較大社會(huì)保存價(jià)值但屬個(gè)人所有的檔案資料，所有者愿意出售的，視具體檔案資料的價(jià)值，經(jīng)過(guò)雙方協(xié)商定價(jià)，進(jìn)行有償征購(gòu)。對(duì)于特別珍貴的檔案資料孤本，所有者不愿意捐贈(zèng)、出售、寄存的，可采取對(duì)原件仿真復(fù)制的方式進(jìn)行征集。

5.重點(diǎn)走訪(fǎng)，收集整理珍貴的檔案

我們對(duì)學(xué)校有重大貢獻(xiàn)和突出成績(jī)的人員進(jìn)行重點(diǎn)訪(fǎng)問(wèn)，收集個(gè)人傳記、重要信函、照片、證書(shū)等有價(jià)值的文件史料。同時(shí)通過(guò)對(duì)有收藏愛(ài)好、對(duì)學(xué)校歷史材料保存完整、在本校工作時(shí)間較長(zhǎng)教職工進(jìn)行走訪(fǎng)，收集反映本校發(fā)展變遷的實(shí)物、聲像、文件材料等，通過(guò)走訪(fǎng)收集建校以來(lái)的各種校徽、工作證、學(xué)生證、優(yōu)秀教案、重要照片等各種有價(jià)值的檔案。

6.開(kāi)展口述歷史工作，采集、開(kāi)發(fā)新型的家庭檔案資源

許多高校都已經(jīng)有數(shù)十年的歷史了，許多教職工一輩子對(duì)學(xué)校做貢獻(xiàn)，參與了學(xué)校的創(chuàng)建、經(jīng)歷了學(xué)校各個(gè)發(fā)展時(shí)期。對(duì)這些老教師、老職工進(jìn)行口述歷史的采集，文字材料的整理，可以讓學(xué)校發(fā)展史顯得更全面、更豐富、更接近具體的歷史事件真相。開(kāi)展口述歷史工作，采集、開(kāi)發(fā)新型的家庭檔案是高校檔案工作的重要補(bǔ)充，是高校檔案工作的新途徑，對(duì)學(xué)校凝聚力起到十分積極的作用。

總之，高校檔案館將散存在教職工個(gè)人手中有保存價(jià)值的家庭檔案收集到檔案館，能夠讓家庭檔案發(fā)揮更多的作用。教職工家庭檔案的收集能夠使高校檔案館藏更豐富、更真實(shí)，更好地記錄學(xué)校歷史，傳承校園文明，更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)，為廣大師生、校友服務(wù)。高校檔案工作者要不斷研究、不斷學(xué)習(xí)，以便更好地收集、整理、開(kāi)發(fā)教職工家庭檔案。