企業(yè)檔案管理的問題、對策與歸檔整理新方法

文/齊 琳

企業(yè)檔案的規(guī)范化管理應(yīng)從做好公文制發(fā)著手，推行按件整理，健全管理制度，開展信息化建設(shè)。文書檔案要嚴(yán)格按照新《規(guī)則》進行歸檔整理，工程技術(shù)檔案要擬定合理的分類計劃，明確分工與要求，確保工程技術(shù)檔案齊全、完整與準(zhǔn)確

企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理和科技創(chuàng)新研發(fā)的歷史記載，主要包括文書檔案、人事檔案、會計檔案、工程技術(shù)檔案等。在這些檔案中，工程技術(shù)檔案與文書檔案所占比重較大，但是二者之間又存在很多不同之處。本文基于筆者多年從事企業(yè)檔案管理的實踐，對現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理存在的問題與如何規(guī)范管理，以及文書檔案和工程檔案管理新方法進行探討，供業(yè)界參考。

一、企業(yè)檔案管理存在的問題

1.對檔案管理工作的重視偏低

檔案管理工作與企事業(yè)單位其它類型的工作相比，是一項默默無聞的工作，相當(dāng)一部分管理人員包括高層領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的重要性認識不足，對檔案管理認知還停留在抄抄寫寫、裝裝訂訂、應(yīng)付查閱等簡單的事務(wù)性工作。但實際上，人事檔案反映的是企業(yè)職工的工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力等方面的原始記錄；會計檔案反映企業(yè)的財務(wù)運行狀況；文書檔案反映企業(yè)的歷史發(fā)展等。另一方面，檔案為監(jiān)督部門的監(jiān)督檢查工作提供原始依據(jù)，這就使得檔案管理工作具有重要作用。目前絕大數(shù)企業(yè)已經(jīng)建立了檔案管理系統(tǒng)，但分類不詳、管理不規(guī)范等現(xiàn)象仍存在，嚴(yán)重影響檔案管理水平。

2.檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高

隨著信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理工作人員的自身素質(zhì)在很大程度上影響著一個企業(yè)的檔案管理工作以及信息化建設(shè)，這就要重視檔案管理信息化人才培養(yǎng)。從檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素養(yǎng)的現(xiàn)狀來看，檔案管理人員的現(xiàn)代化專業(yè)能力較弱，大部分管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)知識培訓(xùn)，這種情況下，即使引進先進的管理設(shè)備，也很難得到充分的利用與發(fā)揮。

3.檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱

各個歷史時期對檔案管理的要求不同，規(guī)格不統(tǒng)一，造成了檔案基礎(chǔ)較差的局面。很多單位的擬稿紙仍為16開的辦公用紙，而印制成的文件卻大都使用A4紙，這就降低了裝訂成冊后的視覺效果，也不便于文件編號及查閱，嚴(yán)重制約了檔案管理的規(guī)范化。

4.檔案管理工作的硬件設(shè)施配備不足

企業(yè)越發(fā)展，檔案數(shù)量越多，管理的難度也就越大，但有的企業(yè)卻對檔案管理的投入不多，缺乏硬件設(shè)施。有的檔案室狹小潮濕，“六防”設(shè)備不配套，甚至缺少必備的專用工具，個別單位沒有專用檔案室，這與檔案管理的規(guī)范化是格格不入的。在這方面，大企業(yè)比小企業(yè)好，老企業(yè)比新企業(yè)好，國有企業(yè)比民營企業(yè)好。

二、企業(yè)檔案的規(guī)范管理

1.做好公文制發(fā)，是檔案規(guī)范管理的首要條件

檔案是由承辦完畢的文件直接轉(zhuǎn)化來的，公文制發(fā)得怎樣，不僅決定公文本身的質(zhì)量，而且影響日后檔案的質(zhì)量。因此，規(guī)范檔案管理要首先從公文制發(fā)做起：用紙的質(zhì)量要好，幅面尺寸符合規(guī)定；橫排橫寫，左側(cè)裝訂；簽發(fā)手續(xù)齊全，審批權(quán)限正確；字跡牢固清晰，未使用易褪色的墨水；文種合理，格式規(guī)范；落款明確，日期無誤，等等。在這一系列過程中，檔案管理工作者雖不直接參與公文制作，但負有監(jiān)督、查驗、建議的權(quán)利，及時發(fā)現(xiàn)公文制作中的質(zhì)量問題，為文書檔案管理規(guī)范化奠定堅實的基礎(chǔ)。

2.實行按件歸檔，是檔案規(guī)范管理的必由之路

傳統(tǒng)的檔案管理方式是按卷整理，即將年度內(nèi)同類型文檔全部裝訂成冊，按文件編目錄，按順序編號，裝訂為一卷。這種做法，日后借閱、復(fù)印某一文件時，難以拆單取出，查閱不便且容易造成文件紙張損傷。按件歸檔勢在必行，歸檔時每件編號，同年同類同事由文件序號連續(xù)，錄入電子目錄，查、借閱時，檢索文件號、文件題名關(guān)鍵字或者發(fā)文日期，即可直接找到，方便快捷，亦不會造成文件損傷。

3.建立健全制度，是檔案規(guī)范管理的根本保證

檔案管理工作者要認真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》，領(lǐng)會其精神實質(zhì)，制定本單位的檔案管理制度，如收集制度、整理制度、鑒定歸檔制度、保管保密制度、借閱查閱制度等。有條件的單位還應(yīng)該建立檔案閱覽室，并把人事檔案和其他檔案的閱覽室分設(shè)，以達到保密要求。

4.開展信息化建設(shè)，是檔案規(guī)范管理的必然趨勢

早在2002年，國家檔案局就發(fā)布了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，要求電子文件形成單位和接收單位做好電子檔案的管理工作。作為檔案管理工作者，必須與時俱進，認真學(xué)習(xí)計算機和信息化管理知識，掌握檔案管理軟件系統(tǒng)，健全文書檔案和其他檔案數(shù)據(jù)庫，加強檔案的開發(fā)和利用，從而更好地服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)決策，服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。

三、企業(yè)文書檔案與工程檔案歸檔整理新方法

工程檔案與文書檔案都屬于檔案的范疇，二者的共同點是基本屬性相同。在一個企業(yè)發(fā)展進程中，工程檔案與文書檔案都是對企業(yè)經(jīng)營管理活動的真實反映，具有很大的保存利用價值。不過，二者的區(qū)別在于其產(chǎn)生的活動領(lǐng)域各不相同，再加上形成載體有所不同，因此，文書檔案與工程檔案的歸檔整理方法也不盡一樣。

（一）文書檔案歸檔整理方法

1.收集檔案資料

上呈下傳形成的企業(yè)文件資料往往會在各部門之間傳閱，在傳閱過程中，如果沒有對文件資料進行有效監(jiān)管保存，往往會導(dǎo)致文件遺失或出現(xiàn)不合理的流動，對企業(yè)的文書檔案收集整理產(chǎn)生不良影響。因此前提條件就是確保檔案的完整性，保證有完好的檔案才可以進行有序的分類保存，為今后的運用和查閱提供保證。特別是企業(yè)會議記錄以及人事變化和相關(guān)統(tǒng)計報表等，更是企業(yè)需要重點歸檔整理的檔案材料。對于一些領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門仍在使用的文件，可以使用復(fù)印件而將原件妥善保存。通過使用復(fù)印件，能夠有效防止文件丟失或者發(fā)生損壞現(xiàn)象。

2.文件分類、排列

企業(yè)在不斷發(fā)展進程中，形成的文件資料越來越多，而且呈多樣化發(fā)展。很多企業(yè)在對文件資料的整理上堅持“誰形成、誰整理”的原則，文件資料在哪個部門形成則需要由哪個部門進行整理，而且對每個部門的歸檔責(zé)任也有明確規(guī)定。在新《規(guī)則》中，則要求通過三級分類的方法進行分類。而在歸檔文件排列過程中，則應(yīng)該根據(jù)新《規(guī)則》中“按時間結(jié)合事由排列”的要求，在對文檔進行整理時不再以文檔重要性原則作為衡量的標(biāo)準(zhǔn)。

3.檔號編制

檔案編號是以字符形式來標(biāo)識檔案，是檔案的代碼，其作用是對檔案材料的排列順序進行規(guī)范，能夠標(biāo)明該檔案在全宗中的位置。在原《規(guī)則》當(dāng)中沒有對檔案編號進行明確規(guī)定，所以各企業(yè)往往會結(jié)合自身的狀況來制定檔案編號規(guī)則，而這種情況容易導(dǎo)致檔案編制的混亂。新《規(guī)則》對檔案編制原則以及檔號結(jié)構(gòu)進行了統(tǒng)一的規(guī)定，做好檔案編號編制工作，不僅為企業(yè)文件資料的查詢提供方便，而且有利于企業(yè)檔案進行統(tǒng)一格式管理。

4.文件裝訂

歸檔文件整理,是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化。《陜西省歸檔文件整理實施細則》明確了歸檔文件的具體整理方法：一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件（定稿過厚的，也可單獨為一件）；正文與附件為一件（附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件）；文件附件處理單、擬辦單或領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條，應(yīng)與文件同為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；報表、名冊、圖表等可按其本來的裝訂方式，一冊（本）為一件；來文與復(fù)文可作為一件。在文件歸檔過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照該細則進行歸檔整理。

（二）工程檔案歸檔整理方法

1.工程檔案收集

在對工程檔案進行歸檔整理時，需要首先做好工程檔案的收集工作。工程檔案收集通常是在工程項目研發(fā)完成以后，對分散在各個單位的原始資料進行全面收集，然后進行歸納整理。在實際工作過程中，這些工程檔案往往比較分散，各個單位的不同工作人員手中都有可能存有相應(yīng)的工程資料，人員變動導(dǎo)致找尋困難，科技資料的完整收集就比較繁瑣，需要耗費時間精力和耐心進行仔細收集。

2.工程檔案分類整理

工程檔案的歸檔整理，就是把搜集好的原始資料，根據(jù)其內(nèi)容以及類別進行分類。首先需要擬定合理的分類計劃，然后按規(guī)定進行整理，在擬定分類計劃時，要嚴(yán)格依照上級規(guī)定以及企業(yè)的實際情況，確保分類計劃的合理性和可操作性。工程檔案歸檔整理包括四項內(nèi)容：一是工程文件資料的歸檔工作要由形成工程文件材料的業(yè)務(wù)部門或業(yè)務(wù)人員承擔(dān)；二是應(yīng)明確相關(guān)業(yè)務(wù)部門或有關(guān)業(yè)務(wù)人員做好工程文件資料的日常管理，工程項目結(jié)束或告一段落后，將需要歸檔的工程文件資料收集齊全并校對準(zhǔn)確，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后向檔案室移交；三是歸檔的工程文件資料要做到線條、字跡清楚，圖像清晰，載體質(zhì)地優(yōu)良，簽署完備，不能用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫紙書寫；四是歸檔的工程文件資料，必須進行規(guī)范整理，并編制歸檔目錄一式兩份。