如何實(shí)現(xiàn)職業(yè)院校檔案管理信息化

文/常民茹

要真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，擺脫傳統(tǒng)的公文處理和檔案管理方式，就必須加大設(shè)備投入和人才培養(yǎng)，開(kāi)發(fā)適用的文檔一體化處理軟件，使文件材料從形成、處理到檔案管理有機(jī)結(jié)合起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接，提高檔案檢索利用效率

在信息技術(shù)快速發(fā)展與廣泛應(yīng)用的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息社會(huì)對(duì)人才的需求發(fā)生了較大的變化，技能類人才需求趨勢(shì)逐年增長(zhǎng)，職業(yè)教育隨著時(shí)代發(fā)展迎來(lái)了新的機(jī)遇，也面臨新的挑戰(zhàn)。作為以培養(yǎng)專業(yè)技能類人才為核心的陜西建設(shè)技師學(xué)院，要想在這一領(lǐng)域更具行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，必須要有先進(jìn)的教學(xué)理念、科學(xué)的教學(xué)管理、一流的教學(xué)質(zhì)量做保證，更要有系統(tǒng)化、規(guī)范化、信息化的檔案管理做基礎(chǔ)。

一、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的意義

檔案工作是學(xué)院管理工作的重要環(huán)節(jié)，它真實(shí)記錄了學(xué)院教學(xué)成果、辦學(xué)歷史，以及社會(huì)價(jià)值，反映了辦學(xué)以來(lái)生源信息、就業(yè)趨勢(shì)，為學(xué)院的重大決策、方向選擇做導(dǎo)向。因此，學(xué)院檔案管理信息化程度的高低，對(duì)未來(lái)發(fā)展意義深遠(yuǎn)。

二、目前學(xué)院檔案管理信息化的現(xiàn)狀

1.管理設(shè)備陳舊。受資金投入不足的影響，致使缺少一套科學(xué)的檔案管理軟件和先進(jìn)設(shè)備配置，束縛了檔案信息化工作的有效開(kāi)展，阻礙了學(xué)院數(shù)字化校園發(fā)展的步伐。

2.檔案信息化認(rèn)識(shí)尚淺。檔案信息化是一個(gè)由傳統(tǒng)的人工操作處理改變?yōu)橛?jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)處理的轉(zhuǎn)變過(guò)程，而實(shí)際操作中檔案管理仍舊以紙質(zhì)檔案手工管理的模式在進(jìn)行，不僅造成了檔案管理工作上的混亂，而且還影響檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)環(huán)節(jié)。

3.從業(yè)人員的綜合素質(zhì)亟待提高。學(xué)院雖然為檔案部門(mén)不同程度地配備了計(jì)算機(jī)、連接了校園網(wǎng)。但數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用到實(shí)際工作中程度并不高。檔案工作人員只是對(duì)檔案的標(biāo)題、目錄等基本信息完成了數(shù)字化工作，真正的檔案無(wú)紙化、數(shù)字化沒(méi)有有效體現(xiàn)出來(lái)，針對(duì)檔案的具體內(nèi)容無(wú)法快速、準(zhǔn)確查找。

4.檔案信息安全狀況令人擔(dān)憂。在當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)信息化快速發(fā)展時(shí)期，電子檔案信息多出現(xiàn)不同程度上的泄露，因此如何維護(hù)電子檔案信息的安全始終是我們需要關(guān)注的重點(diǎn)。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的措施

1.加大設(shè)備投入。加強(qiáng)學(xué)校檔案管理部門(mén)的基礎(chǔ)建設(shè)，真正實(shí)現(xiàn)學(xué)院檔案管理信息化，擺脫傳統(tǒng)的公文處理方式。改變這一現(xiàn)狀的必要措施：一是學(xué)院可以和專業(yè)公司合作開(kāi)發(fā)一套適用于學(xué)院本身的檔案資料處理軟件，軟件要能夠滿足檔案資料的數(shù)據(jù)處理、整理編目、檢索查閱、幫助實(shí)體辦理、安全維護(hù)等基本管理。從文件資料的形成開(kāi)始就應(yīng)用計(jì)算機(jī)處理系統(tǒng)進(jìn)行辦理，完成文件的撰寫(xiě)、簽發(fā)、登記、發(fā)放、歸檔、編制目錄、查閱、歸還等處理全過(guò)程。使文件材料從形成到檔案管理有機(jī)結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、一體化。二是為了使檔案信息化更加完善，檔案管理部門(mén)應(yīng)把紙質(zhì)檔案和電子檔案同步保存，便于今后通過(guò)計(jì)算機(jī)讀取，減少原件的使用頻率，有效地延長(zhǎng)檔案原件的完整性和壽命。三是通過(guò)校園網(wǎng)、辦公軟件連接，改變檔案利用方式的局限性，豐富利用形式，提高檢索利用效率，更好地服務(wù)于教學(xué)工作。

2.更新觀念，緊跟時(shí)代步伐。檔案管理信息化是一項(xiàng)持久、繁雜的工作，信息化的構(gòu)建不是單靠檔案管理一個(gè)部門(mén)就可以完成的，檔案資料形成部門(mén)一定要積極支持配合，嚴(yán)格遵照檔案管理部門(mén)明確規(guī)定的電子文件歸檔時(shí)間、范圍、以及版本格式歸檔。檔案管理人員在接收檔案資料時(shí)應(yīng)進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，處理電子文件時(shí)要注意避免轉(zhuǎn)換過(guò)程當(dāng)中的信息失真，實(shí)時(shí)做好備份，并按期進(jìn)行信息更新。

3.加大力度對(duì)檔案管理信息化人才培養(yǎng)。檔案管理信息化以及檔案信息安全維護(hù)都是要靠人來(lái)完成，人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要保證。由于電子檔案和紙質(zhì)檔案管理方式截然不同，使得信息化的管理對(duì)從業(yè)人員的技術(shù)水平有了更高的要求。因此，加大檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)是惟一途徑。通過(guò)對(duì)現(xiàn)有檔案人員有針對(duì)性地進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，繼續(xù)教育培訓(xùn)，和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)加深，把他們培養(yǎng)成為檔案知識(shí)、計(jì)算機(jī)管理知識(shí)、信息安全等知識(shí)于一體的高端人才，來(lái)引領(lǐng)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。或選調(diào)既掌握檔案管理又懂得信息處理方面的復(fù)合型人才充實(shí)到檔案管理崗位上來(lái)，以保證檔案管理工作專業(yè)化、規(guī)范化，保證檔案信息安全。