大數(shù)據(jù)背景下高校檔案創(chuàng)新管理機(jī)制

文/李 瑞

大數(shù)據(jù)背景下高校檔案工作必須堅(jiān)守創(chuàng)新發(fā)展、服務(wù)至上的理念，從高校檔案管理專業(yè)人才培訓(xùn)、檔案管理可持續(xù)發(fā)展、大數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)建立以及現(xiàn)代化安全保障等方面創(chuàng)新管理機(jī)制，推動(dòng)高校檔案工作又好又快地科學(xué)發(fā)展

一、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理的作用

1.有利于提升高校教學(xué)科研水平

高校檔案主要記錄高校教職人員以及學(xué)生的各項(xiàng)資料，其中教學(xué)檔案往往是集高校所有教師的知識(shí)、文化和教育方法等之大成，是高校日常教學(xué)工作中老師與學(xué)生的學(xué)習(xí)勞動(dòng)成果的結(jié)晶，這些檔案資料較為龐雜，但在大數(shù)據(jù)平臺(tái)支持下，能夠便捷反映出高校教育發(fā)展歷程中的變遷歲月以及動(dòng)態(tài)變化，不僅有利于高校教學(xué)工作的不斷深化與改造，更利于進(jìn)一步指導(dǎo)今后的教學(xué)科研內(nèi)容與發(fā)展態(tài)勢，同時(shí)高校教研部門也可通過大數(shù)據(jù)平臺(tái)資源分析適時(shí)評(píng)估高校當(dāng)前教學(xué)質(zhì)量，為推進(jìn)高校教學(xué)改革提供一定理論依據(jù)。

科研水平作為評(píng)價(jià)高校整體水平的重要指標(biāo)，高校的科研檔案不僅記錄著高校在進(jìn)行科學(xué)研究過程中的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)方法、科研成果、科研目的、科研經(jīng)費(fèi)等關(guān)鍵要素，同時(shí)還能夠全面地體現(xiàn)高?？蒲兴降膭?dòng)態(tài)發(fā)展趨勢，為提升高?？蒲心芰Φ於肆己玫幕A(chǔ)。

2.有利于推進(jìn)高校文化建設(shè)

在大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案的數(shù)字化進(jìn)程正在逐漸加快，能夠全面、高效、真實(shí)地反映其多年以來形成的校風(fēng)、學(xué)風(fēng)以及教育理念與方法。每所高校的檔案文化就是學(xué)校整體文化的集中體現(xiàn)，具有其獨(dú)特的文化氛圍和涵養(yǎng)，體現(xiàn)出了廣大高校教職工的思維習(xí)慣、行為方式以及共同認(rèn)同感等。通過建立高校檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)，有助于發(fā)現(xiàn)自身存在的問題，并提供一定指導(dǎo)，對(duì)大力推動(dòng)高校檔案文化有重要作用。

3.有利于開展高校黨政工作

黨政工作是高校建設(shè)的重要部分，其中，黨政材料管理是高校檔案管理的重要一環(huán)，在大數(shù)據(jù)背景下，這對(duì)高校的人事管理和各個(gè)教育、組織、科研、院系的管理具有重要意義。高校黨政工作檔案不僅記錄著高校教職人員的基礎(chǔ)人事材料，還包括高校政務(wù)、黨員資料，大力推動(dòng)高校檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅有利于黨政部門評(píng)估考核相關(guān)人員，還為高校政治生態(tài)建設(shè)、科學(xué)發(fā)展建設(shè)提供良好的平臺(tái)基礎(chǔ)?；诖髷?shù)據(jù)環(huán)境，高校黨政材料的處理與分析將會(huì)更加便捷，更有助于高校黨政工作的順利開展。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理存在的問題

1.檔案管理工作理念滯后

目前，很多高校對(duì)于檔案管理工作意識(shí)和創(chuàng)新理念不強(qiáng)，管理人員主觀能動(dòng)性不足，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理改革對(duì)于高校建設(shè)發(fā)展的急迫性和重要性，而且學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)管理理念不強(qiáng)，無法及時(shí)借用先進(jìn)的信息化、數(shù)字化手段提升檔案管理的質(zhì)量與效率。一方面，檔案管理人員數(shù)量有限，高校檔案管理工作事務(wù)繁雜，任務(wù)量大，難以避免產(chǎn)生枯燥情緒，容易造成工作效率低下，檔案信息得不到及時(shí)更新；另一方面是因?yàn)榻搪毠]有意識(shí)到檔案完整性的重要性，通常都是簡單的整理了一下，有很多重要信息都沒有記載，致使高校在發(fā)展的時(shí)候無法獲取到詳細(xì)的基礎(chǔ)資料。

2.檔案管理技術(shù)急待創(chuàng)新

隨著全球現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，科學(xué)技術(shù)作為第一生產(chǎn)力的地位愈加凸顯，計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的高速發(fā)展，帶動(dòng)著各行各業(yè)的迅猛前進(jìn)。然而高校檔案管理在技術(shù)層面還較為滯后，高校對(duì)于檔案管理的大數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)投入力度還不夠，信息化管理體系不夠完善，軟硬件設(shè)備不夠齊全，甚至部分高校的數(shù)據(jù)資料整理還停留在手工處理階段。

3.檔案管理專業(yè)人才不足

傳統(tǒng)的檔案管理模式下，對(duì)于檔案管理人才一般需要有專業(yè)的知識(shí)、細(xì)心的工作態(tài)度。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)于檔案管理人才提出了更高的要求，除了專業(yè)的檔案管理知識(shí)外，還需要掌握一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)以及數(shù)據(jù)處理知識(shí)和分析技術(shù)等等，大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理需要復(fù)合型的人才。

4.高校檔案管理工作創(chuàng)新能力欠缺

目前大多數(shù)高校的檔案管理工作模式單一，傳統(tǒng)觀念依舊，無法打破常規(guī)思維管理模式，然而照搬照用的方式已經(jīng)不再適用于大數(shù)據(jù)背景下的工作推進(jìn)，高校必須充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，提升工作創(chuàng)新精神，建立有本校特色并且適用于本校實(shí)情的檔案管理工作機(jī)制。

三、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理的創(chuàng)新舉措

1.加強(qiáng)高校檔案管理人才的培訓(xùn)機(jī)制

（1）高校要加大資金、人員投入力度，切實(shí)提高對(duì)檔案管理人才培訓(xùn)的認(rèn)知度與專業(yè)度。當(dāng)前，由于大數(shù)據(jù)時(shí)代前進(jìn)速度與高校檔案管理發(fā)展速度的契合度不夠，導(dǎo)致高科技的數(shù)據(jù)收集、處理、分析技術(shù)沒有很好地應(yīng)用在高校檔案技術(shù)管理層面，導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)當(dāng)前的最新技術(shù)認(rèn)識(shí)不到位，操作不到位等，所以要加大高校對(duì)檔案管理人才的培訓(xùn)力度，提升他們的專業(yè)素養(yǎng)。

（2）提高高校檔案管理人才培訓(xùn)機(jī)制的及時(shí)有效性。高校近年來改革發(fā)展非常迅速，如果管理人員的培訓(xùn)機(jī)制得不到及時(shí)更新和提高，很容易倒退，所以高校的檔案管理人才培訓(xùn)必須及時(shí)吸取先進(jìn)高校、地區(qū)乃至國家的高科技人才培訓(xùn)理念和技術(shù)。

（3）培養(yǎng)高校檔案管理人員之間的合作精神，提高整體的綜合素質(zhì)以及自身的個(gè)人能力。檔案從建立、保存、管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中都有不同的管理人員參與，因此需要在合作過程中需要合作精神，保障檔案工作的準(zhǔn)確性。

2.深化高校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展觀念

（1）增強(qiáng)檔案管理的大數(shù)據(jù)理念。隨著高校檔案管理工作逐漸推進(jìn)，不僅僅需要工作人員進(jìn)行簡單的收集、登記、整理工作，更重要的是對(duì)一大堆龐雜的文字和數(shù)據(jù)有良好的大局觀意識(shí)，從中探求發(fā)展規(guī)律，發(fā)現(xiàn)問題并能夠提出準(zhǔn)確的依據(jù)和建議，這就需要高校檔案管理人員樹立大數(shù)據(jù)理念，掌控全局，改變思維理念，檔案管理工作才能可持續(xù)發(fā)展。

（2）切實(shí)體現(xiàn)檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)。高校檔案管理工作一個(gè)重要屬性就是為學(xué)生和教職工提供咨詢技術(shù)服務(wù)，由于當(dāng)前檔案管理工作缺乏開放意識(shí)，無法切實(shí)為廣大師生提供有效的服務(wù)，這就需要高校主動(dòng)出擊，開展檔案宣傳，為師生營造出一個(gè)良好的查閱利用檔案的環(huán)境。同時(shí)提高師生對(duì)高校檔案重要性認(rèn)識(shí)，讓他們都能在工作和學(xué)習(xí)中利用到檔案，這樣才能促進(jìn)高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（3）增強(qiáng)檔案管理的法律意識(shí)。檔案管理工作的法律規(guī)范是工作的基礎(chǔ)，只有高校檔案管理人員掌握好相關(guān)法律法規(guī)，才能真實(shí)客觀地結(jié)合學(xué)校情況制定相應(yīng)的檔案管理準(zhǔn)則。作為高校檔案管理工作人員必須以身作則，培養(yǎng)自身的法律意識(shí)，才能保證高校檔案管理工作高效率、高質(zhì)量發(fā)展。

（4）增強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代中，高校檔案管理工作必須時(shí)刻強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新意識(shí)，不論是在技術(shù)層面還是思維層面，只有打破原有的工作定式，用創(chuàng)新思維指導(dǎo)工作，才能更好地促進(jìn)高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

3.建立便捷的大數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)

（1）大力改善高校檔案管理數(shù)據(jù)平臺(tái)。在當(dāng)前高端的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫支持下，高校必須對(duì)所有檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，并加以分類、儲(chǔ)存和備份，通過建立高端的數(shù)據(jù)庫管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理“存量檔案數(shù)字化”與“增量檔案電子化”，建立高校自身的數(shù)字檔案館，推進(jìn)檔案管理大數(shù)據(jù)服務(wù)功能，減少不必要的人力物力，為推動(dòng)高校檔案管理大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)提供助力。

（2）增強(qiáng)高校檔案管理數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)的智能化水平。為了解放人力物力，檔案管理服務(wù)平臺(tái)必須將數(shù)據(jù)收集、儲(chǔ)存、處理以及分析能力歸于一體，增強(qiáng)智能化水準(zhǔn)，有利于高校檔案管理工作提升質(zhì)量與效率。

（3）提升高校檔案管理大數(shù)據(jù)平臺(tái)服務(wù)屬性。電子數(shù)據(jù)庫必須體現(xiàn)出其最基本的服務(wù)功能，方便校內(nèi)師生的學(xué)習(xí)教學(xué)工作，提供開放、便捷的個(gè)性化大數(shù)據(jù)服務(wù)，達(dá)到建立統(tǒng)一共享數(shù)據(jù)庫的根本性目的。

（4）建立有效的服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督管理平臺(tái)。高校檔案管理大數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)是一個(gè)綜合性較高的載體，為了長期有效可持續(xù)發(fā)展，必須對(duì)該平臺(tái)的服務(wù)質(zhì)量好壞、服務(wù)效率高低加以評(píng)判，這就需要在大數(shù)據(jù)平臺(tái)建立中加入監(jiān)管功能，建立健全服務(wù)反饋體系，優(yōu)化檔案管理工作，不斷規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)，才能大力提升高校檔案管理創(chuàng)新服務(wù)水平。

4.提升高校檔案管理工作的創(chuàng)新能力

（1）建立帶有高校自身屬性的檔案管理模式。每一所高校的情況千差萬別，檔案管理工作的內(nèi)容、流程以及技術(shù)也不甚相同，高校必須依據(jù)自身實(shí)際特色和需求，改變低效率、低質(zhì)量的服務(wù)流程，簡化工作，建立獨(dú)特的檔案管理模式。

（2）高校應(yīng)提供個(gè)性化、多元化的服務(wù)平臺(tái)，鼓勵(lì)檔案管理人員提出自己的想法和建議，制定適用的管理模式，建立獎(jiǎng)金福利制度，對(duì)檔案管理工作做出貢獻(xiàn)的人員加以獎(jiǎng)勵(lì)，充分發(fā)揮其自身價(jià)值和主人翁意識(shí)。

5.建立現(xiàn)代化的檔案安全保障機(jī)制

（1）及時(shí)備份檔案資料。為了應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，檔案管理人員在工作中，必須時(shí)刻注意保存?zhèn)浞莺脵n案資料，以免造成丟失和損壞。

（2）建立先進(jìn)的檔案管理安保系統(tǒng)。這是為了避免不法分子入侵高校檔案大數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)，非法盜取檔案資料，堅(jiān)決杜絕不法活動(dòng)對(duì)高校檔案管理工作帶來的不利影響。