跨行業(yè)多業(yè)態(tài)超大型央企檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)與創(chuàng)新

文/郭樹雄

大型企業(yè)重組后，檔案管理工作應(yīng)該適時(shí)調(diào)整與創(chuàng)新。中國國家能源投資集團(tuán)針對(duì)組建后檔案工作存在的問題，創(chuàng)新檔案管理體制標(biāo)準(zhǔn)化模式和檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)化體系，切實(shí)提高集團(tuán)檔案管理的整體水平。

由國電集團(tuán)和神華集團(tuán)新組建的中國國家能源投資集團(tuán)重組整合后，由于企業(yè)的快速擴(kuò)張，檔案管理工作發(fā)展相對(duì)滯后，存在的主要問題有：檔案管理組織體系不健全，管理層級(jí)多，職責(zé)不明確，集團(tuán)總部缺乏統(tǒng)一的檔案業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)機(jī)制，檔案監(jiān)督管理缺位；企業(yè)多行業(yè)交叉、業(yè)務(wù)形態(tài)多樣，業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相互沖突；各省、地區(qū)及國外等子分公司檔案投入不足，管理水平參差不齊，效率低下等現(xiàn)象。針對(duì)存在的問題，集團(tuán)啟動(dòng)了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)研究項(xiàng)目，以搭建集團(tuán)檔案管理體系入手，切實(shí)提高集團(tuán)檔案管理的整體水平。

一、檔案管理體制標(biāo)準(zhǔn)化模式的創(chuàng)新

1.創(chuàng)立的原則

集團(tuán)檔案管理體制模式的設(shè)計(jì)，以尊重企業(yè)的產(chǎn)權(quán)制度、組織制度和管理制度，遵守國家關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案工作的有效管理為出發(fā)點(diǎn)。針對(duì)集團(tuán)體量龐大、職責(zé)復(fù)雜、駐地分散、業(yè)務(wù)繁雜、產(chǎn)權(quán)性質(zhì)多樣等特點(diǎn)，堅(jiān)持貫徹檔案管理“集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)”的指導(dǎo)思想，以注重實(shí)效、業(yè)務(wù)順暢、責(zé)權(quán)清晰為主線，針對(duì)檔案管理全員性和全過程性的特點(diǎn)，以體現(xiàn)檔案的全面參與性與協(xié)調(diào)性，適應(yīng)信息化管理環(huán)境下對(duì)檔案管理新模式提出的要求，適應(yīng)管理流程和標(biāo)準(zhǔn)的精細(xì)化，管理方式的智能化，合理配置檔案資源，切實(shí)把控企業(yè)檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)分散多樣、價(jià)值多變的企業(yè)大數(shù)據(jù)高效管理與開發(fā)利用。

2.模式的選擇

企業(yè)檔案管理模式有集中式、分散式和混合式，這都與企業(yè)的股權(quán)結(jié)構(gòu)、管理方式、地域分布、業(yè)務(wù)特點(diǎn)相關(guān)聯(lián)。為了避免單一管理模式造成管理權(quán)限、管理范圍、業(yè)務(wù)流程、檔案權(quán)屬、人員配備、利益劃分等一系列問題，由集團(tuán)公司總部檔案部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)公司和集團(tuán)各成員單位的檔案管理工作，依法進(jìn)行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。成員單位在集團(tuán)總部檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)下，按照產(chǎn)權(quán)關(guān)系、職責(zé)權(quán)限和管理范圍，撤并了一些檔案管理機(jī)構(gòu)，有的增加了地區(qū)、板塊、子分公司的檔案管理機(jī)構(gòu)，使其更趨于合理，使得以集團(tuán)公司總部檔案部門為核心，以各成員單位檔案部門為基礎(chǔ)的管理方式，既能有效發(fā)揮各成員單位利于本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營狀況的優(yōu)越性，更好地進(jìn)行檔案的收集、整理、保管和利用，又能發(fā)揮集團(tuán)公司整合資源的整體優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行有效的資源開發(fā)，維護(hù)檔案的完整與安全。采用這種創(chuàng)新性“多形式混合”檔案管理模式，因地制宜，極大發(fā)揮管理效能。

3.組建集團(tuán)檔案專家委員會(huì)、檔案業(yè)務(wù)處及檔案館“三駕馬車”

由集團(tuán)核心領(lǐng)導(dǎo)層直接領(lǐng)導(dǎo)，辦公廳設(shè)立檔案處和集團(tuán)公司檔案館，負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)檔案業(yè)務(wù)的整體業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案實(shí)體的保管利用。同時(shí)，為了解決人員緊張和業(yè)務(wù)指導(dǎo)的問題，集團(tuán)公司從七大業(yè)務(wù)板塊1000多家單位，經(jīng)過層層選拔，遴選出了18名檔案專業(yè)人員組成了集團(tuán)公司檔案專家組，負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)檔案業(yè)務(wù)工作的技術(shù)指導(dǎo)、檔案業(yè)務(wù)考核、日常檔案業(yè)務(wù)交流、科技項(xiàng)目評(píng)審、基建項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收等工作。集團(tuán)下屬各成員單位配備檔案管理機(jī)構(gòu)和人員，無保管條件單位移交或委托集團(tuán)公司總部或上級(jí)檔案部門進(jìn)行集中管理，使得各單位檔案制度范圍明確，責(zé)權(quán)清晰，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，管理有序。

4.建立集團(tuán)數(shù)字檔案館

將全集團(tuán)100多家單位全部納入一體化平臺(tái)管理，系統(tǒng)采用一級(jí)部署，一個(gè)系統(tǒng)，分級(jí)授權(quán)的方式。建設(shè)面向全集團(tuán)集中、統(tǒng)一的企業(yè)數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)，提升集團(tuán)檔案信息資源共享管理和開放利用效率。制定“集團(tuán)內(nèi)部單位上下級(jí)開放，下級(jí)對(duì)上級(jí)申請(qǐng)權(quán)限，同級(jí)之間申請(qǐng)權(quán)限、外部單位走函申請(qǐng)權(quán)限”的原則，解決集團(tuán)與二級(jí)單位之間、同級(jí)單位之間、上下級(jí)單位之間、與外部單位之間多種業(yè)務(wù)類型的開放與利用。創(chuàng)建自動(dòng)歸檔、自動(dòng)移交、自動(dòng)催辦、自動(dòng)識(shí)別審批人、自動(dòng)賦權(quán)、自動(dòng)提醒與自動(dòng)關(guān)閉的功能。充分拓展、創(chuàng)新了企業(yè)大數(shù)據(jù)檔案開放利用機(jī)制的新模式，打破各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息壁壘，逐步實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)范圍與深度的全面覆蓋和深度融合，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)全過程、全要素、動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)收集和歸檔，形成集團(tuán)化的信息聯(lián)合體。

5.推行板塊行業(yè)專業(yè)化管理和檔案專家服務(wù)

結(jié)合集團(tuán)煤炭、電力、鐵路、港口、航運(yùn)、煤化工、制造、科研等各專業(yè)板塊的實(shí)際情況，按板塊組建檔案業(yè)務(wù)工作協(xié)作組，實(shí)行行業(yè)專業(yè)化管理，積極推動(dòng)板塊內(nèi)企業(yè)的檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、工作流程規(guī)范化。

建立集團(tuán)公司檔案專家委員會(huì)，打通各業(yè)務(wù)板塊的檔案交流溝通機(jī)制，對(duì)集團(tuán)公司的檔案指導(dǎo)、考核、驗(yàn)收、咨詢提出專業(yè)性服務(wù)，改變各自為政、各行其是的局面，縮小各專業(yè)板塊內(nèi)部及板塊之間的差距，實(shí)現(xiàn)共同提高。

二、檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)化體系的創(chuàng)新

1.建設(shè)的原則

集團(tuán)總部提出了建設(shè)“三個(gè)體系”和“五化”，即建設(shè)“檔案資源管理體系、檔案綜合利用體系、檔案安全保密體系”，實(shí)現(xiàn)“工作標(biāo)準(zhǔn)化、管理科學(xué)化、服務(wù)規(guī)范化、隊(duì)伍專業(yè)化、資源數(shù)字化”的奮斗目標(biāo)。

按照“創(chuàng)新思路、重點(diǎn)突出、標(biāo)準(zhǔn)先行、統(tǒng)籌規(guī)劃”的總體方針，堅(jiān)持“五統(tǒng)一”管控原則，堅(jiān)持由集團(tuán)總部“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一管理”。

堅(jiān)持試點(diǎn)先行，穩(wěn)步推進(jìn)，各板塊標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)逐步推進(jìn)；堅(jiān)持持續(xù)完善原則，梳理各子分公司檔案業(yè)務(wù)工作，不斷提升和考核，以適應(yīng)公司業(yè)務(wù)的高速發(fā)展。依據(jù)國際、國內(nèi)和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，梳理和優(yōu)化現(xiàn)有各業(yè)務(wù)板塊工作流程，建立科學(xué)的制度標(biāo)準(zhǔn)體系，完善檔案管理工作方式，實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)體系全覆蓋。

2.建設(shè)各專業(yè)板塊標(biāo)準(zhǔn)體系

構(gòu)建《集團(tuán)檔案工作規(guī)劃》綱要，建設(shè)《集團(tuán)總部檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系》、《集團(tuán)運(yùn)輸板塊檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系》《集團(tuán)煤化工板塊檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系》、《集團(tuán)煤炭板塊檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系》、《集團(tuán)電力板塊檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系》、《集團(tuán)制造業(yè)板塊檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系》等專業(yè)板塊體系，從“組織體系”、“工作管理體系”及“業(yè)務(wù)規(guī)范體系”等三大方面，構(gòu)建集團(tuán)公司一體化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，為集團(tuán)檔案管理工作提供工作指針。

3.創(chuàng)新檔案管理體系

根據(jù)集團(tuán)自身特點(diǎn)，對(duì)照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，對(duì)所有相關(guān)制度、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等逐一進(jìn)行分解、細(xì)化和整合。按照“組織體系”、“工作體系”和“業(yè)務(wù)規(guī)范體系”等三大體系進(jìn)行梳理和定位，結(jié)合現(xiàn)行的檔案管理制度，重新定義內(nèi)容、劃定所屬范圍，對(duì)每個(gè)制度規(guī)范逐一進(jìn)行審查、修訂和完善。

將“工作體系”劃分為“管理規(guī)章”和“業(yè)務(wù)流程”，理清“管理工作”與“業(yè)務(wù)工作”的關(guān)系；對(duì)各專門類檔案管理制度中涉及收集、整理、歸檔、利用等進(jìn)行分解處理；將“分類方案”內(nèi)容劃歸到“業(yè)務(wù)規(guī)范體系”中，界定了“操作規(guī)范”和“規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)”的關(guān)系。至此，體系之間縱向和橫向的邏輯關(guān)系平衡明晰，交叉的模糊的內(nèi)容也進(jìn)行了清晰的界定。

4.體系創(chuàng)新點(diǎn)

完整配套。綜合分析每項(xiàng)制度所要管理的方向和側(cè)重點(diǎn)，按人員與職責(zé)、管理與業(yè)務(wù)、制度與規(guī)范，集團(tuán)形成一個(gè)完整的檔案頂層管理體系。

協(xié)調(diào)均衡。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系分功能、按層級(jí)縱橫相連，在組織、職責(zé)、規(guī)章、流程、規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)等各方面銜接統(tǒng)一，體現(xiàn)流程化管理、標(biāo)準(zhǔn)化操作的思想，既聯(lián)系密切又互不沖突。

內(nèi)容規(guī)范。對(duì)國家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)成的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，采用以國家標(biāo)準(zhǔn)為上，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為主，地方標(biāo)準(zhǔn)為輔的原則，按行業(yè)、分專業(yè)嚴(yán)格界定條款指向，劃定各行業(yè)板塊的歸檔總目錄，使之協(xié)調(diào)合理，有章可循。

動(dòng)態(tài)可控。體系的建設(shè)指明了三大體系中的標(biāo)準(zhǔn)化配置，采用“試點(diǎn)先行、對(duì)照整改”的方式，為集團(tuán)各子分公司系統(tǒng)糾正各自的管理要素提供標(biāo)準(zhǔn)引導(dǎo)。