企業(yè)檔案管理推動(dòng)企業(yè)文化建設(shè)路徑探析

岳振廷/河南金龍精密銅管集團(tuán)

企業(yè)文化建設(shè)對(duì)企業(yè)發(fā)展有很大促進(jìn)作用，谷歌、阿里巴巴、騰訊、中國(guó)平安等知名企業(yè)非常重視企業(yè)文化建設(shè)，都將企業(yè)文化建設(shè)納入企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略。企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，企業(yè)檔案客觀記錄了企業(yè)文化的發(fā)展歷程。應(yīng)當(dāng)深入分析企業(yè)檔案管理與企業(yè)文化建設(shè)之間內(nèi)在關(guān)系，立足企業(yè)檔案管理探索企業(yè)文化建設(shè)的路徑。

1 企業(yè)檔案管理與企業(yè)文化建設(shè)的關(guān)系分析

企業(yè)文化是企業(yè)在長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的、為員工所接受和遵循的思想觀念、價(jià)值信仰、行為規(guī)范等，包括企業(yè)精神、企業(yè)價(jià)值觀、企業(yè)形象、企業(yè)戰(zhàn)略、企業(yè)管理制度等。其中企業(yè)價(jià)值觀是企業(yè)文化的基本內(nèi)核，它決定著企業(yè)的發(fā)展方向、戰(zhàn)略目標(biāo)、共同理想等；企業(yè)精神是企業(yè)文化在精神層面的表現(xiàn)形式，它影響著企業(yè)文化建設(shè)的內(nèi)容、方式、范圍等；企業(yè)形象是公眾對(duì)企業(yè)的總體認(rèn)知和整體評(píng)價(jià)，也是企業(yè)文化的重要表現(xiàn)形式。企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，也是保存企業(yè)文化、開(kāi)展企業(yè)管理的重要手段。隨著企業(yè)改革的進(jìn)一步深化和現(xiàn)代企業(yè)制度的確立，檔案工作在推動(dòng)企業(yè)各項(xiàng)工作開(kāi)展、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益、促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)等方面日益發(fā)揮出重要作用。

從本質(zhì)上說(shuō)，企業(yè)檔案與企業(yè)文化都是在企業(yè)管理活動(dòng)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中形成的，都是為了服務(wù)企業(yè)發(fā)展，兩者之間有著密不可分的聯(lián)系。首先，企業(yè)檔案真實(shí)記錄了企業(yè)文化。一家企業(yè)在成立之初就開(kāi)始積累企業(yè)檔案，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)理念、發(fā)展戰(zhàn)略、重大事件等都會(huì)被真實(shí)地記錄在企業(yè)檔案中；此外企業(yè)文化建設(shè)需要從企業(yè)檔案中尋找參考資料、汲取“養(yǎng)分”，不斷完善企業(yè)共同愿景的構(gòu)建、及時(shí)調(diào)整戰(zhàn)略目標(biāo)等。以筆者所在的河南金龍精密銅管集團(tuán)為例，金龍集團(tuán)自1987年建廠以來(lái)就非常重視企業(yè)檔案管理，將集團(tuán)在不同發(fā)展階段形成的多種文字材料和所獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)牌等進(jìn)行歸檔并妥善保管，這些檔案成為集團(tuán)開(kāi)展文化建設(shè)的寶貴資源。其次，企業(yè)文化建設(shè)能豐富和完善企業(yè)檔案。比如企業(yè)開(kāi)展教育活動(dòng)、進(jìn)行對(duì)外宣傳時(shí)往往會(huì)產(chǎn)生大量的資料，這些資料是企業(yè)檔案資料的重要來(lái)源。顯然，企業(yè)檔案和企業(yè)文化之間的關(guān)系是十分密切的。

2 企業(yè)檔案管理在企業(yè)文化建設(shè)中的作用探討

企業(yè)文化建設(shè)需要以企業(yè)檔案資料作為基礎(chǔ)，對(duì)企業(yè)歷史、企業(yè)戰(zhàn)略、企業(yè)管理等進(jìn)行提煉、加工和再創(chuàng)造。企業(yè)文化建設(shè)如果離開(kāi)了企業(yè)檔案管理，很可能會(huì)脫離企業(yè)歷史和企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，變得不切實(shí)際，企業(yè)文化建設(shè)的針對(duì)性和有效性必然會(huì)受到影響。

2.1 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理能夠?yàn)槠髽I(yè)文化建設(shè)提供充足的資源

企業(yè)檔案記錄了企業(yè)發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、戰(zhàn)略目標(biāo)、重大事件等內(nèi)容，亦記錄了與企業(yè)文化相關(guān)的內(nèi)容。顯然，只有深入分析和挖掘企業(yè)檔案，通過(guò)企業(yè)檔案把握企業(yè)的經(jīng)營(yíng)理念、發(fā)展目標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)等，才能更好地把握企業(yè)的文化精神、優(yōu)良傳統(tǒng)等，并有的放矢地開(kāi)展企業(yè)文化建設(shè)，提高企業(yè)文化建設(shè)的針對(duì)性、科學(xué)性和有效性。為此必須加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，及時(shí)做好企業(yè)檔案收集整理工作，為企業(yè)文化建設(shè)提供充足的檔案資源。

2.2 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理有助于展現(xiàn)企業(yè)精神

企業(yè)檔案生動(dòng)再現(xiàn)了企業(yè)的發(fā)展歷程、展示了企業(yè)精神，特別是企業(yè)實(shí)物資料，如企業(yè)在各個(gè)發(fā)展階段獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)牌以及獲贈(zèng)的名人題詞等，利用這些檔案舉辦展覽或編纂企業(yè)文化讀物，能便于員工了解企業(yè)歷史、企業(yè)文化等，并培養(yǎng)他們的企業(yè)歸屬感、提升他們的職業(yè)自豪感。金龍集團(tuán)在集團(tuán)建成三十周年之際舉辦了企業(yè)文化展，利用企業(yè)檔案作為展品，包括反映企業(yè)發(fā)展初期的紙質(zhì)檔案、照片、視頻、集團(tuán)獲得的獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)牌、反映領(lǐng)導(dǎo)人考察集團(tuán)發(fā)展情況的照片，系統(tǒng)展示了集團(tuán)發(fā)展歷程、集中展現(xiàn)了企業(yè)精神。為此必須加強(qiáng)企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)工作，將反映企業(yè)精神的檔案資料進(jìn)行整理與匯總。

2.3 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理有利于提升企業(yè)形象

企業(yè)形象是公眾對(duì)企業(yè)的總體認(rèn)知、情感態(tài)度、整體評(píng)價(jià)等的綜合反映，也是企業(yè)文化建設(shè)的重要表現(xiàn)形式。加強(qiáng)企業(yè)檔案管理能為企業(yè)形象建設(shè)提供原始性、權(quán)威性的資料與詳實(shí)的素材，提高企業(yè)形象宣傳的真實(shí)性、可靠性和針對(duì)性。如，企業(yè)的科技檔案像科研數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)記錄、設(shè)計(jì)圖紙等，能夠很好地展示企業(yè)在產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新等方面所取得的成績(jī)，對(duì)于提升企業(yè)形象具有重要意義。此外，利用企業(yè)檔案資料編撰各種企業(yè)宣傳資料，也能很好地宣傳企業(yè)形象。金龍集團(tuán)就利用豐富的檔案材料編撰了《企業(yè)檔案指南》《企業(yè)管理成果匯編》《企業(yè)創(chuàng)新之路》等，積極做好對(duì)外宣傳工作，充分展現(xiàn)了集團(tuán)的內(nèi)部管理情況與創(chuàng)新能力等，有效提升了集團(tuán)形象。為此必須多舉措做好企業(yè)檔案利用工作，為提升企業(yè)形象提供檔案服務(wù)。

3 企業(yè)檔案管理推動(dòng)企業(yè)文化建設(shè)的路徑研究

3.1 加強(qiáng)企業(yè)檔案文化建設(shè)

應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)企業(yè)檔案文化建設(shè)，真正從企業(yè)文化建設(shè)的視角審視企業(yè)檔案管理，推動(dòng)企業(yè)檔案管理從“重保管”向“重利用”轉(zhuǎn)型，具體措施如下。第一，企業(yè)檔案管理人員在日常檔案管理中應(yīng)注重檔案的“文化性”，即將能夠展現(xiàn)企業(yè)精神、反映企業(yè)文化的檔案資料進(jìn)行集中整理；第二，加強(qiáng)檔案編研工作，通過(guò)編寫《企業(yè)發(fā)展史》《企業(yè)文化建設(shè)》等文獻(xiàn)資料，展現(xiàn)企業(yè)發(fā)展理念、創(chuàng)業(yè)歷程、價(jià)值愿景等；第三，做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，通過(guò)企業(yè)官網(wǎng)、微信公眾號(hào)等平臺(tái)集中展示企業(yè)檔案數(shù)字化成果，更好地展現(xiàn)企業(yè)文化，并充分利用音像檔案，多角度展示企業(yè)文化。

3.2 主動(dòng)融入企業(yè)文化建設(shè)

開(kāi)展企業(yè)檔案管理時(shí)要?jiǎng)?chuàng)新工作理念，充分認(rèn)識(shí)做好企業(yè)檔案管理對(duì)于企業(yè)文化建設(shè)的促進(jìn)作用，主動(dòng)融入企業(yè)文化建設(shè)中?？山ⅰ皩?duì)歷史負(fù)責(zé)，為發(fā)展服務(wù)”的企業(yè)檔案管理機(jī)制，積極配合企業(yè)文化建設(shè)。如，金龍集團(tuán)定期組織員工到集團(tuán)檔案室參觀，讓員工深入了解集團(tuán)的發(fā)展歷程、經(jīng)營(yíng)理念、價(jià)值精神、戰(zhàn)略目標(biāo)等；利用舉辦“企業(yè)文化論壇”的契機(jī)，制作檔案文化產(chǎn)品，增加員工和社會(huì)公眾對(duì)集團(tuán)文化的認(rèn)可度。

3.3 貫徹以人為本的理念

企業(yè)文化建設(shè)涉及企業(yè)日常管理、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)戰(zhàn)略等方面內(nèi)容，其根本目的是為了增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力、向心力，激發(fā)員工的積極性和創(chuàng)造性。顯然，以人為本是企業(yè)文化建設(shè)的基本內(nèi)核，也是企業(yè)文化建設(shè)的價(jià)值目標(biāo)。因此，也應(yīng)將以人為本作為企業(yè)檔案管理的重要原則，具體來(lái)說(shuō)應(yīng)當(dāng)做到如下幾點(diǎn)。其一，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，使其主動(dòng)為企業(yè)文化建設(shè)提供檔案服務(wù)。其二，提升企業(yè)員工檔案意識(shí)，讓員工充分認(rèn)識(shí)檔案與檔案工作的重要性，特別要讓員工認(rèn)識(shí)到做好檔案工作能服務(wù)企業(yè)文化建設(shè)，鼓勵(lì)員工參與檔案管理，如及時(shí)將工作中形成的材料移交歸檔，或配合檔案管理人員開(kāi)展檔案工作。其三，充分發(fā)揮企業(yè)檔案在企業(yè)人力資源管理中的作用，如用檔案記錄員工的業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德、工作態(tài)度等，為企業(yè)人力資源管理提供客觀、權(quán)威的信息，更好地培育企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，為此還要針對(duì)企業(yè)的性質(zhì)和特點(diǎn)，研究實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整合共享的方法。