檔案室檔案鑒定工作存在的困難及應(yīng)對策略

文振興/長江水利委員會長江科學(xué)院

企事業(yè)單位檔案室的檔案鑒定按文件流轉(zhuǎn)程序一般可分為歸檔鑒定和銷毀鑒定，理想情況下，檔案室保管的檔案要“有進有出”，保持健康的流動狀態(tài)。而實際上，檔案“有進無出”或者“進遠大于出”的現(xiàn)象普遍存在，檔案鑒定工作往往難以開展。檔案室檔案管理是我國檔案事業(yè)的重要組成部分，必須做好檔案室檔案鑒定工作。筆者分析了檔案室檔案鑒定工作難以開展的原因，并探討了如何做好檔案室檔案鑒定工作。

1 檔案鑒定工作難以開展的原因分析

1.1 內(nèi)部因素

1.1.1 檔案鑒定前期工作不夠扎實

第一，不對國家發(fā)布的歸檔范圍和保管期限表等規(guī)范標準進行詳細研究和認真解讀，而是直接作為內(nèi)部管理制度使用。一般來說，國家制定的規(guī)范標準具有指導(dǎo)面寬、內(nèi)容多而泛的特點，發(fā)布后需要各單位結(jié)合實際情況采取有效措施如開展技術(shù)交底、業(yè)務(wù)交底或參照單位內(nèi)部質(zhì)量文控體系等，對規(guī)范標準進行取舍和細化，形成符合本單位實際需求的、具有極強針對性的規(guī)范標準。但在實踐工作中，很多單位直接將國家發(fā)布的標準規(guī)范拿來做本單位的標準規(guī)范，由于檔案價值把握彈性大，檔案人員在檔案鑒定中無法準確地做出判斷[1]。

第二，破壞檔案之間的“有機聯(lián)系”。一般而言，單位在從事一項生產(chǎn)活動時會產(chǎn)生多份文件，這些文件從產(chǎn)生到結(jié)束會歷經(jīng)多個管理和生產(chǎn)部門，有些部門在履行職責(zé)時會“截留”部分有價值的文件并自行向檔案部門移交。這些因工作需要暫時分散保存在各部門的文件實際上是一個有機整體，在歸檔后須重建并保持檔案內(nèi)容之間的有機聯(lián)系。但有些單位在制定檔案分類整理方案時只考慮了檔案的來源部門卻忽略了檔案的內(nèi)容聯(lián)系，比如簡單地將辦公室歸檔的文件歸類為文書檔案、將計劃處歸檔的合同歸類為合同檔案、將生產(chǎn)部門歸檔的文件歸類為技術(shù)檔案。這種分類方法是值得商榷的，因為它延續(xù)了以分工管理為主的分散型管理體制的缺陷，讓注重單方面、單要素的職能管理割裂了檔案內(nèi)容的整體性。這樣就容易導(dǎo)致檔案人員在鑒定時難以全方位把握檔案的產(chǎn)生背景和產(chǎn)生過程，進而不能準確判斷檔案的價值。

1.1.2 檔案鑒定工作機制存在缺陷

第一，缺乏對工作的統(tǒng)籌安排。在實踐中，檔案室主要負責(zé)保管好其他管理與生產(chǎn)部門移交過來的檔案并提供利用，檔案的完整性和準確性主要由檔案產(chǎn)生部門負責(zé)，但單位員工很容易陷入“文件一旦移交，鑒定就是檔案部門的事”的認知誤區(qū)。應(yīng)當(dāng)認識到，檔案和檔案工作不但具有獨立性，而且具有依附性，其依附性主要表現(xiàn)在檔案內(nèi)容絕大多數(shù)不是檔案工作內(nèi)容，檔案室管理的檔案絕大多數(shù)也不是檔案室自身形成的，因而落實檔案鑒定工作所要求的“鑒定主體具備全面、歷史、發(fā)展的眼光，在鑒定期滿檔案時，不僅要關(guān)注檔案對原生單位的第一價值，而且要關(guān)注檔案對國家、社會的第二價值”，單純依靠檔案室的力量是難以實現(xiàn)的，所以檔案鑒定需要單位其他部門的配合，共同實現(xiàn)。然而，要使文件產(chǎn)生部門與檔案室協(xié)同合作，就必須要有驅(qū)動因素，這種驅(qū)動因素一般指向內(nèi)部管理體制，即在分工體制下需要建立統(tǒng)籌工作機制，而這種機制是很多單位所沒有的。

第二，“終身主要責(zé)任制”催生“不求有功、但求無過”的心理。很多單位的檔案工作采取的是領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，即由分管領(lǐng)導(dǎo)或負責(zé)人對其任期內(nèi)的檔案工作負終身主要責(zé)任。眾所周知，檔案多為“孤本”，一旦遺失或損毀不可再生，因此銷毀檔案都需要分管領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章并承擔(dān)銷毀后的責(zé)任。這種“集主要責(zé)任于一身”的工作機制容易催生“不求有功、但求無過”的心理，這是很多分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)在銷毀檔案工作上態(tài)度消極的主要成因之一。

1.2 外部因素

1.2.1 鑒定依據(jù)模糊

檔案鑒定工作始終圍繞檔案價值這個基本點進行，然而價值是抽象的，要把抽象的概念落實到具體工作中，就必須要有比較明確的判定依據(jù)和判斷方法。

縱觀《機關(guān)檔案工作條例》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》《城市社區(qū)檔案管理辦法》《村級檔案管理辦法》《國土資源業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等各種檔案法規(guī)，可以發(fā)現(xiàn)有關(guān)檔案鑒定方面的條款大多從工作程序上予以規(guī)定，比如對于銷毀鑒定，只規(guī)定了鑒定主體和銷毀程序兩個方面內(nèi)容，即要求鑒定小組由相關(guān)業(yè)務(wù)部門和檔案部門共同組成，銷毀程序包括造冊登記、審核簽字、派人監(jiān)督、永久保存銷毀清冊等，而對如何判定期滿檔案后續(xù)價值沒有給出方向。

另外，目前國內(nèi)還沒有“普適”的鑒定理論用以指導(dǎo)實踐。當(dāng)前常見的鑒定理論包括年齡鑒定輪、行政官員決定論、職能鑒定論、利用決定論、宏觀鑒定論[2]等，這些理論判定的側(cè)重點不同，或為來源、或為內(nèi)容、或為載體；或為單一側(cè)重點、或為復(fù)合側(cè)重點。這些理論畢竟都是舶來品，究竟哪一個適合我國國情，對此國內(nèi)仍莫衷一是。雖然學(xué)者也在不斷發(fā)展我國的檔案鑒定理論，但還沒有一種思想在業(yè)界得到普遍性的推廣應(yīng)用。

1.2.2 鑒定指導(dǎo)不足

業(yè)界開展檔案工作主要有兩個遵循，首先是規(guī)章政策性文件，其次是業(yè)內(nèi)優(yōu)秀經(jīng)驗。多數(shù)單位檔案工作者終其一生扎根基層，缺乏檔案鑒定工作經(jīng)驗，所以迫切需要檔案行政管理部門或行業(yè)協(xié)會開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和經(jīng)驗推廣。2018年上半年，筆者所在的長江水利委員會長江科學(xué)院共收到5個檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)通知，分別來自國家發(fā)改委、國家檔案局、水利部等下屬培訓(xùn)中心或協(xié)會，培訓(xùn)內(nèi)容“大同小異”，都包括了“建設(shè)項目檔案管理”和“檔案信息化”兩方面主要內(nèi)容。特別值得一提的是，“棄舊揚新”也是長期以來企事業(yè)單位所參加培訓(xùn)的特點，換言之，絕大多數(shù)培訓(xùn)只針對近期新發(fā)布的法規(guī)標準和新時期檔案工作問題，而關(guān)于像檔案鑒定這類“老大難”問題的培訓(xùn)甚少。然而，檔案鑒定是檔案工作實踐的重要組成部分，它關(guān)系著館藏的優(yōu)劣、管理成本的高低和檔案編研宣傳等工作效率的高低。但很多單位的檔案鑒定工作開展情況很不理想，甚至自成立以來從未開展銷毀鑒定，只以不斷擴充庫房、增加檔案工作員工來應(yīng)對文件日益增長的困局，這和檔案鑒定工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)不足不無關(guān)系。

2 如何做好檔案鑒定工作

2.1 檔案室自身

2.1.1 重視檔案鑒定前期工作

一要對國家發(fā)布的歸檔范圍和保管期限表等規(guī)范標準進行詳細研究和認真解讀。檔案室要和其他管理、生產(chǎn)部門之間開展技術(shù)交底或業(yè)務(wù)交底，對單位內(nèi)文件的來源、內(nèi)容和性質(zhì)做具體研究，或檔案室要認真研究單位內(nèi)部質(zhì)量文控體系，并在此基礎(chǔ)上對國家發(fā)布的規(guī)范標準進行取舍與細化，形成符合本單位實際情況的檔案鑒定制度，如此，兼職檔案員在收集時才有判別依據(jù)，單位責(zé)任人在審批時才有把關(guān)依據(jù)，檔案室在接收時才有檢查依據(jù)。二要不破壞案卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，維護檔案的系統(tǒng)性，如要充分利用卷內(nèi)備考表、文件移交清單或著錄系統(tǒng)的備注欄對檔案案卷的基本情況和特殊情況加以說明，讓檔案人員鑒定時可追根溯源，能把握住管理與生產(chǎn)活動的來龍去脈。

2.1.2 健全內(nèi)部工作機制

單位要推動檔案鑒定工作需要建立統(tǒng)籌機制?？梢越梃b學(xué)位評定委員會的設(shè)置模式，建立檔案工作委員會或者檔案鑒定委員會。該委員會不是日常的辦事機構(gòu)，只在研究制定本單位文件歸檔范圍和保管期限表以及開展銷毀鑒定等時進行研究討論和作出決定。此舉一方面可以通過優(yōu)化人員構(gòu)成，繼而優(yōu)化鑒定主體的知識結(jié)構(gòu)體系，提高鑒定主體的整體鑒定能力；另一方面可以稀釋分管領(lǐng)導(dǎo)對其任期內(nèi)銷毀檔案的“終身主要責(zé)任”，提高其對開展鑒定銷毀工作的支持力度。

2.1.3 檔案工作人員要加強對外交流與學(xué)習(xí)

檔案室作為單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)，一般沒有創(chuàng)收壓力，但相較于生產(chǎn)部門要封閉得多。為適應(yīng)新時期新變化，更好地服務(wù)于單位內(nèi)的各項管理和生產(chǎn)工作，檔案工作人員必須主動加強學(xué)習(xí)和交流，不斷更新檔案工作特別是鑒定工作的理念和方法。此外，檔案工作是一項專業(yè)性工作，要做好檔案工作，檔案工作人員需要具備較強的專業(yè)知識；另外，檔案室檔案工作涉及的檔案門類比較多，包括科技檔案、會計檔案、文書檔案等等，因此還需要檔案人員不斷加強對單位有關(guān)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)和了解。

2.2 外部環(huán)境

2.2.1 積極發(fā)展檔案鑒定理論

目前，學(xué)界和業(yè)界在檔案鑒定方面是脫節(jié)的。一般來說，檔案學(xué)者往往沒有親身經(jīng)歷過實際部門的檔案工作，檔案學(xué)者如果不深入實際部門進行調(diào)研，即便有再強的理論功底也很難把握實際部門特別是檔案室檔案鑒定工作的要點和難點，很可能導(dǎo)致提出的鑒定理論不契合實際、不具有“普適性”。因此，要積極發(fā)展檔案鑒定理論，就要創(chuàng)造條件鼓勵檔案學(xué)者深入實際部門，特別是深入企事業(yè)單位檔案室進行調(diào)研，如通過“校企合作”的方式邀請檔案學(xué)者深入企業(yè)檔案室調(diào)研企業(yè)檔案鑒定工作。

2.2.2 推進檔案鑒定業(yè)務(wù)培訓(xùn)

如前所述，各地區(qū)、各行業(yè)每年舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)數(shù)量并不算少，但從質(zhì)量上來看，培訓(xùn)內(nèi)容存在大同小異、棄舊揚新的問題。其實，在實際工作中，檔案工作者對業(yè)務(wù)培訓(xùn)的需求是多方面的，既有新時期新問題，又有長期以來的疑難雜癥；既有宏觀政策方面的問題，又有微觀業(yè)務(wù)方面的問題。尤其是像檔案鑒定這類疑難問題，企事業(yè)單位的學(xué)習(xí)需求是很強烈的，誰來鑒定、如何鑒定、怎么鑒定、鑒定什么等問題都是值得探討交流的行業(yè)問題。各地區(qū)檔案行政管理部門、行業(yè)協(xié)會等組織積極開展檔案鑒定業(yè)務(wù)方面的研究和培訓(xùn)，有助于推動企事業(yè)單位檔案室檔案鑒定工作。