基層人事檔案內(nèi)容失真現(xiàn)象分析及應(yīng)對之策

文/趙文玉

人事檔案內(nèi)容失真問題，直接影響人事檔案的規(guī)范管理和使用價值。檔案管理部門必須與時俱進，本著對組織負責、對社會負責、對本人和他人負責的原則，科學謹慎地做好人事檔案管理工作，防范和消除人事檔案內(nèi)容失真現(xiàn)象

基層干部職工人事檔案是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才、管理人才的主要依據(jù)，在人才預(yù)測、人力資源開發(fā)等方面具有重要作用。人事檔案內(nèi)容失真問題的出現(xiàn)，對人事檔案的規(guī)范管理造成了隱患，直接影響了人事檔案的規(guī)范化管理和使用價值。加強對人事檔案的管理，防范和消除失真，對發(fā)掘人事檔案的利用價值，提高管理水平非常重要。

一、基層人事檔案內(nèi)容失真現(xiàn)象分析

1.基層人事檔案內(nèi)容失真的表現(xiàn)形式

一是檔案資料缺失。需要存檔的人事信息種類有10余種，但有的基層單位在收集和歸檔階段存在檔案種類缺項；有的對臨時聘用人員、離崗干部職工離職期間人事檔案的收集缺位；還有的對一些早年工作經(jīng)歷復(fù)雜的老同志檔案缺失的補救不及時，存在檔案遺漏問題。

二是檔案管理不規(guī)范。由于檔案管理專項經(jīng)費、單位領(lǐng)導(dǎo)認識水平、管理人員業(yè)務(wù)水平、歷史原因等因素影響，基層單位產(chǎn)生的人事檔案往往不規(guī)范。筆者發(fā)現(xiàn)，基層單位形成的紙質(zhì)檔案常常大小不一，填寫用筆、墨水不符合要求。有的內(nèi)容填寫不全，蓋章和簽字環(huán)節(jié)存在缺項等等。還有的管理制度不健全，即使掛在墻上也形同虛設(shè)。這類單位往往沒有專門的檔案室和專職檔案管理員，檔案存放混亂，管理混亂。

三是檔案信息失真。從筆者工作經(jīng)驗來看，基層干部檔案失真主要表現(xiàn)在干部職工“三齡一歷”（年齡、黨齡、工齡、學歷）及獎懲等方面。個別干部職工的年齡在檔案里能找到多個版本，或出現(xiàn)邏輯錯誤。如按有的干部職工本人主張的年齡推算，其參加工作時間和生育小孩時間均應(yīng)在未成年階段，與事實不符；有的干部學歷不實，本人主張的學歷既無學籍檔案，也查找不到印證資料；還有的干部，隨意捏造名譽獎勵，或者擅自將黨紀政紀對本人的處分決定從檔案中抽出銷毀；更有甚者，為了達到一己之私，擅自涂改檔案。

二、基層人事檔案內(nèi)容失真問題的應(yīng)對策略

1.加強檔案法律法規(guī)宣傳教育

檔案宣傳是檔案工作的重要組成部分，是提高公民檔案意識，增強檔案法制觀念，推進依法治檔，促進檔案事業(yè)科學發(fā)展的重要手段。要大力宣傳貫徹《檔案法》和《檔案法實施辦法》，贏得廣大干部職工的理解和支持。通過檔案宣傳，使廣大干部職工了解檔案，認識檔案。加大對檔案執(zhí)法典型案例查處的宣傳力度，使廣大干部職工能汲取教訓(xùn)、引以為戒，營造依法行政、依法形成檔案和管理檔案的良好法制氛圍。

2.健全檔案管理體系

干部人事檔案與其他機關(guān)檔案相比較，更具有真實性、完整性、動態(tài)性和機要性等。人事檔案是基層單位檔案保密的重點。不僅要依法建立和完善廣泛意義的檔案管理制度，還要根據(jù)本單位實際，建立健全人事檔案形成、建檔、查閱等制度。同時，還要建立主要領(lǐng)導(dǎo)責任制、檔案人員崗位責任制等。對瀏覽過人事檔案的領(lǐng)導(dǎo)或者查閱人員都實行審批制度和實名登記制度，使檔案工作做到有法可依，有章可循。建立信息動態(tài)更新制度，及時收集本單位人員調(diào)整、職務(wù)晉升、獎懲等信息，并及時將有關(guān)資料送交檔案管理部門存檔備查。

3.培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人員

要選拔政治素質(zhì)過硬，黨性和原則性強，文化水平高的干部承擔干部人事檔案管理工作。不斷加強政治思想教育，積極組織參加上級舉辦的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，培養(yǎng)和教育檔案工作者對黨忠誠，熱愛檔案事業(yè)，恪盡職守，并熟練掌握檔案學及相關(guān)學科的專業(yè)知識，熟悉檔案法律法規(guī)，做到依法依規(guī)管理檔案。

4.嚴防失真信息進入檔案

一是要把好檔案信息形成源頭關(guān)。檔案主體和基層組織形成的第一手資料是直接影響檔案信息真實度和規(guī)范度的關(guān)鍵。凡個人填寫提交的資料，基礎(chǔ)信息必須真實、準確。屬于單位填寫的，相關(guān)部門要認真負責地做出結(jié)論，確保信息客觀公正。暫不能做出結(jié)論的要予以說明，直到材料完整、真實、準確無誤后方能簽字蓋章；二是嚴把檔案信息甄別審查關(guān)。對即將歸入檔案信息的資料，組織人事部門和檔案管理部門要分別予以甄別審查。只有應(yīng)當歸檔的信息，以及完整、真實、符合規(guī)定的信息才能允許進入檔案體系；三是嚴把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)遞關(guān)。對需要發(fā)生檔案信息轉(zhuǎn)遞的，檔案人員接到調(diào)檔函后，要將其人事檔案材料認真核對，并分類、編號、裝訂，填寫檔案回執(zhí)單，密封后加蓋公章，通過機要發(fā)至用人單位檔案部門或由組織派專人送取。嚴禁個人辦理人事檔案事宜或自帶人事檔案。

5.及時補救和糾偏檔案信息資料

干部職工人事檔案種類，不外乎履歷、自傳、鑒定、考核、考察材料、學歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料、政治歷史情況的審查材料、參加中共、共青團及民主黨派的材料、獎勵材料、處分材料，以及錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇等幾類材料。對確實存在信息缺失等問題的，要嚴格按照《干部檔案工作條例》及其《工作細則》規(guī)定，采取以檔補檔等方法，補救缺失的干部人事檔案，保證干部人事檔案的完整性、原始性、真實性。對檔案檢查中發(fā)現(xiàn)的弄虛作假現(xiàn)象應(yīng)積極糾正。從筆者數(shù)十年的檔案管理經(jīng)驗來看，干部職工“三齡一歷”等最容易發(fā)生檔案信息錯誤。對臨近退休的老同志出現(xiàn)年齡不一致的，要依據(jù)中組部、人事部、公安部聯(lián)合下發(fā)的《關(guān)于辦理干部退（離）休等手續(xù)時認定出生日期問題的通知》精神，認定干部的出生日期。不能確定的，可會同該同志居住所在地派出所進行查證，查實的出生日期按有關(guān)權(quán)限批準后，可作為認定干部出生日期的依據(jù)。對無法通過正常程序查證的，可按照有關(guān)文件規(guī)定要求以干部檔案或戶口中最早材料記載的出生日期為依據(jù)；工齡的認定，應(yīng)以本人檔案中登記表或原始憑證（工資表等）為依據(jù)，或以參加工作時間相距最近的登記表為依據(jù)。對政策允許放寬更改的工齡，按組織部門批準的更改工齡審批執(zhí)行；對學歷的認定，必須以教育部承認的為準。“第二學歷”要按照上級行政主管部門或?qū)W歷頒發(fā)單位的規(guī)定執(zhí)行。

6.加強監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)培訓(xùn)學習

應(yīng)當開展經(jīng)常性檔案管理工作督查和指導(dǎo)，防患于未然。定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)學習，特別是對承擔檔案管理工作的新同志，應(yīng)采取老同志傳、幫、帶，以及專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、觀摩學習等方式，使其迅速進入角色，成為檔案管理行家里手。