責(zé)任重于泰山
——加強全省機構(gòu)改革中的檔案工作刻不容緩

許春芝/浙江省檔案局

編者按：深化黨和國家機構(gòu)改革，是以習(xí)近平同志為核心的黨中央從黨和國家事業(yè)發(fā)展全局和戰(zhàn)略高度作出的重大決策部署，是推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的一場深刻變革。浙江是中國革命紅船起航地、改革開放先行地、習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想的重要萌發(fā)地。10月4日，黨中央、國務(wù)院批準(zhǔn)同意《浙江省機構(gòu)改革方案》。10月15日，省委十四屆四次全會傳達學(xué)習(xí)《浙江省機構(gòu)改革方案》，研究了貫徹落實意見，要求切實增強思想自覺、行動自覺，堅決完成機構(gòu)改革任務(wù)。10月23日，省委、省政府召開全省機構(gòu)改革動員大會，對推進機構(gòu)改革作動員部署，標(biāo)志著浙江省機構(gòu)改革進入全面實施階段。在機構(gòu)改革中，作為機關(guān)基礎(chǔ)工作的檔案管理，面臨重大變化和挑戰(zhàn)。必須貫徹落實好中央、省委加強機構(gòu)改革中檔案工作的指示精神，扎實做好機構(gòu)改革中的檔案工作。

省委十四屆四次全會明確指出，要切實增強思想自覺、行動自覺，堅決完成機構(gòu)改革任務(wù)。這次機構(gòu)改革，改革力度之大、影響面之廣、觸及利益之復(fù)雜，在新中國歷史上是少有的，是以習(xí)近平同志為核心的黨中央從黨和國家事業(yè)發(fā)展全局和戰(zhàn)略高度作出的重大決策部署，是堅持和加強黨的領(lǐng)導(dǎo)、堅持和完善中國特色社會主義制度、推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的重要任務(wù)。

在機構(gòu)改革中，作為機關(guān)基礎(chǔ)工作的檔案管理，面臨重大變化和挑戰(zhàn)。圍繞機構(gòu)改革中的檔案工作，中央、省委省政府已經(jīng)印發(fā)了系列文件，對機構(gòu)撤銷、重組、新建等部門單位的檔案工作提出了具體要求?？梢哉f，當(dāng)前各級檔案局館、各涉改部門單位檔案工作者，正站在一個重要而緊迫的歷史關(guān)口，既要服務(wù)好機構(gòu)改革順利進行，又要記錄好、維護好機構(gòu)改革前后的歷史面貌。如何貫徹落實好中央、省委省政府加強機構(gòu)改革中檔案工作的指示精神，扎實做好機構(gòu)改革中的檔案工作，已經(jīng)成為刻不容緩的重要政治任務(wù)。

聚焦問題所在 未雨綢繆重謀劃

《中共浙江省委辦公廳 浙江省人民政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)〈浙江省檔案局關(guān)于做好全省機構(gòu)改革中檔案工作的意見〉的通知》（廳字〔2018〕17號）明確提出，機關(guān)檔案工作是機關(guān)工作的重要組成部分，也是維護機關(guān)歷史真實面貌、提高機關(guān)工作效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)性工作。機構(gòu)改革過程中檔案容易散失甚至丟失，稍有不慎就會造成無法彌補的損失。必須將檔案工作納入部門單位機構(gòu)改革議事日程。

在機構(gòu)改革期間，涉改單位領(lǐng)導(dǎo)往往更多關(guān)注“三定”工作，注重考慮的是如何轉(zhuǎn)變職能，如何按改革要求設(shè)置內(nèi)設(shè)處室、調(diào)整人員、明確職責(zé)，做好財務(wù)資產(chǎn)處置等，往往顧不上或忽視檔案管理工作，檔案管理工作難以擺上議事日程；一些單位干部職工有的忙于考慮個人利益，思想不穩(wěn)定，對于形成的文件材料顧不上移交給檔案室，有的甚至將檔案當(dāng)作廢紙變賣，還有的同志認為文稿是自己起草的，不愿將文件底稿移交出來；一些單位檔案人員在思想認識上也存在不足，認為機構(gòu)改革與檔案工作無關(guān)，不去主動謀劃、積極應(yīng)對。諸如此類，既不符合中央、省委的要求，也不符合法律法規(guī)的規(guī)定，為檔案的損毀、散失埋下了隱患。

針對以上問題，涉及機構(gòu)改革的部門單位必須牢固樹立“四個意識”，充分認識到機構(gòu)改革過程中可能帶來的歸檔不完整、移交不規(guī)范、散亂無序以致檔案損毀、下落不明等情況，充分認識到加強機構(gòu)改革中的檔案管理的重要性和緊迫性，制定機構(gòu)改革方案時，同步制定機構(gòu)改革中檔案工作方案，明確工作原則和要求，規(guī)范檔案收集、整理、數(shù)字化、清點移交等工作任務(wù)和程序。

對于各級檔案部門而言，必須提高政治站位，未雨綢繆制定工作預(yù)案，開展超前謀劃指導(dǎo)。尤其要加強對涉改單位部門的檔案法制宣傳教育，適時組織檔案人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高各方面人員的思想認識，確保機構(gòu)改革中的檔案工作能夠依法依規(guī)有序開展。

聚焦職責(zé)所系 依法管理保安全

機構(gòu)改革涉及的部門單位應(yīng)切實履行好檔案工作主體責(zé)任。涉改部門單位是檔案的形成者，也是檔案的管理者，要把檔案的清點、留存、處置等工作納入機構(gòu)改革議事日程，依法妥善處理檔案歸屬流向。一是制定檔案管理與處置工作方案，明確分管負責(zé)人、責(zé)任處（室）和人員、時間安排和具體工作要求。二是落實工作經(jīng)費，要留足滿足檔案整理、數(shù)字化及移交工作所需費用。三是組織檔案清點、移交大動員，明確檔案（含各種門類、各種載體，下同）收集、整理、鑒定、保管、利用和清點、交接等工作具體要求，特別要強調(diào)音像、實物、電子等特種載體類檔案收集、移交要求。四是將檔案清點、歸檔移交與人員轉(zhuǎn)隸相結(jié)合，檔案未完成移交的，不得辦理轉(zhuǎn)隸手續(xù)。任何部門單位和個人不得擅自帶走、留存、轉(zhuǎn)移、銷毀檔案。

撤銷、合并重組等單位應(yīng)做好檔案的善后工作。原立檔單位撤銷、合并以后，原檔案全宗封存，并向新組建機構(gòu)或同級國家綜合檔案館移交。檔案移交應(yīng)由原單位在終止以前，依據(jù)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，完成各種門類檔案收集、整理、數(shù)字化等工作后，方可辦理。

組建、重新組建、優(yōu)化調(diào)整職責(zé)的機構(gòu)應(yīng)依法履行檔案工作職責(zé)。明確分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，解決新組建機構(gòu)檔案工作相關(guān)事宜；明確檔案管理機構(gòu)及其職責(zé)，承擔(dān)新組建機構(gòu)檔案管理制度制定、檔案收集、保管、利用等職責(zé)；落實檔案工作人員，完善工作機制，規(guī)范有序管理新組建機構(gòu)檔案；制定或重新修訂文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，明確各部門文件形成積累、歸檔管理等職責(zé)。

各級檔案局負責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)機構(gòu)改革部門單位檔案管理、處置等工作。加強機構(gòu)改革中的檔案工作，是當(dāng)前各級檔案部門一項重要工作，要細致分析機構(gòu)改革動態(tài)，超前謀劃、周密部署，依法對機構(gòu)改革中檔案工作進行監(jiān)督指導(dǎo)。做到三個主動：一要主動和當(dāng)?shù)鼐庌k聯(lián)系，了解掌握機構(gòu)改革動態(tài)、涉改單位名單和基本情況，根據(jù)涉改單位情況組織督查指導(dǎo)小組。二是主動和機構(gòu)改革單位聯(lián)系。涉改單位多，情況復(fù)雜，需要分類分組開展指導(dǎo)。撤銷、合并單位，審查檔案管理與處置工作方案，重點監(jiān)督指導(dǎo)檔案收集、清點、整理、數(shù)字化，做好移交準(zhǔn)備并辦理移交；新組建或職責(zé)調(diào)整單位，根據(jù)單位三定方案修訂的主要工作職責(zé)和改革進度，重點協(xié)助指導(dǎo)他們搞好改革期間的檔案資料收集和移交工作，審定文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，指導(dǎo)做好檔案管理制度制定、人員落實、保管設(shè)施設(shè)備配置等工作，確保檔案完整齊全和安全保密。三是主動向機構(gòu)改革領(lǐng)導(dǎo)小組報告工作進展情況、存在的問題及建議，對于發(fā)現(xiàn)的拒不移交、銷毀買賣、遺棄、贈送、撕毀等擅自處置檔案的行為，要及時依法查處。

各級國家綜合檔案館負責(zé)機構(gòu)改革中檔案的接收和保管、利用。對于撤銷、合并重組等機構(gòu)檔案，需要向國家綜合檔案館移交的，國家綜合檔案館不得推諉、拖延，應(yīng)及時辦理移交接收工作。進館檔案應(yīng)涵蓋全宗存續(xù)期間各種門類和載體檔案，收集完整、整理規(guī)范，完成數(shù)字化。接收時，要認真進行進館前的清點檢查，保證進館檔案內(nèi)容、形式、案卷質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求。交接雙方按照規(guī)定辦理交接手續(xù)，檔案移交說明、交接單、移交檔案目錄等應(yīng)及時存入全宗卷保管。

聚焦檔案處置 規(guī)范有序穩(wěn)推進

這次機構(gòu)改革涉及單位多，機構(gòu)變動、職責(zé)調(diào)整情況復(fù)雜，有不再保留、成建制劃轉(zhuǎn)、撤銷建制的，有新組建的，有整體并入的和管理體制變化、部分職責(zé)調(diào)整的。機構(gòu)變動形式不同，帶來的檔案歸屬流向、全宗的劃分、檔案管理職責(zé)的變化也不同。各涉改單位應(yīng)根據(jù)機構(gòu)改革方案的要求，對檔案進行合理合法處置；各級檔案部門應(yīng)針對不同情況進行分類指導(dǎo)，做到蹄疾步穩(wěn)，科學(xué)有序。具體處置工作按照以下原則執(zhí)行：

一是不再保留、成建制劃轉(zhuǎn)、撤銷建制的單位（包括臨時機構(gòu)）自變動之日起全宗終止，其檔案不得分散，應(yīng)整體移交新組建機構(gòu)代管，達到規(guī)定年限后移交同級國家綜合檔案館?；蛞暻闆r直接移交同級國家綜合檔案館。

二是不再保留、納入重新組建機構(gòu)、撤銷建制的部門單位要做好新組建機構(gòu)成立（以新機構(gòu)名稱對外開展工作之日為時間點，下同）之前文件材料的收集、整理工作，并制作交接材料（含交接文據(jù)、全宗介紹、大事記、機構(gòu)沿革、檔案目錄）。未辦理完畢的文件材料，依據(jù)新的職責(zé)分工交新組建機構(gòu)繼續(xù)處理的，由新組建機構(gòu)收集歸檔。

三是新組建和設(shè)立的部門單位自成立之日起形成的檔案作為新全宗進行管理，應(yīng)按規(guī)定建立檔案工作制度，落實檔案人員和專門檔案庫房，配備檔案保管設(shè)施設(shè)備，加強檔案人員培訓(xùn)，確保檔案管理法制化、制度化、規(guī)范化。單位檔案工作制度主要包括：單位檔案管理辦法、立卷歸檔制度、文件材料歸檔范圍和保管期限表、檔案庫房管理制度、檔案保管利用規(guī)定等。

四是在機構(gòu)改革中優(yōu)化職責(zé)或部分職責(zé)發(fā)生變化的部門單位，沿用原檔案全宗，全宗號及其全宗構(gòu)成不變。部分職責(zé)劃入其他機構(gòu)的，劃入前履行該職責(zé)形成的檔案仍屬原檔案全宗，任何人不得擅自帶走、分散、銷毀，相關(guān)機構(gòu)需要利用該部分檔案的，檔案保管部門應(yīng)按規(guī)定提供利用。如果需要提供數(shù)字化成果、電子檔案的，雙方單位應(yīng)辦理相應(yīng)手續(xù)，借閱方應(yīng)將電子檔案納入單位全宗依法管理。

五是在機構(gòu)改革中更名、調(diào)整領(lǐng)導(dǎo)管理體制的部門單位的檔案全宗繼續(xù)沿用，其機構(gòu)改革前后的全部檔案應(yīng)作為同一個全宗集中統(tǒng)一保管，不得分散存放。機構(gòu)改革后，要重新編寫全宗介紹，寫明機構(gòu)沿革、名稱變化、隸屬關(guān)系變化情況，以及機構(gòu)改革前檔案內(nèi)容、數(shù)量、歸檔情況等。

六是在機構(gòu)改革中整體并入另一機構(gòu)的部門單位，其檔案全部由并入機構(gòu)接管，實行封口管理，不得分散。并入的檔案應(yīng)涵蓋并入前各部門形成的所有檔案，由新機構(gòu)集中統(tǒng)一管理。并入前未完成整理等工作的，新機構(gòu)應(yīng)組織人員進行檔案清點、整理、歸檔等工作，避免出現(xiàn)長期堆放、無人管理情況。

七是中央和地方管理體制變化，原屬地方管理改為中央管理的機構(gòu)，原單位檔案應(yīng)移交原主管單位或同級國家綜合檔案館管理，檔案處置方案應(yīng)報同級檔案局審定。

八是跨軍地改革涉及的單位，成建制劃歸地方管理的，原檔案全宗終止，保持完整，按中央有關(guān)規(guī)定移交。新機構(gòu)成立后，應(yīng)按照我省地方檔案工作要求，做好檔案收集、整理、數(shù)字化等工作。

聚焦發(fā)展態(tài)勢 轉(zhuǎn)型升級謀長遠

機構(gòu)改革新形勢下，機構(gòu)、人員、職能及其管理方式發(fā)生了重大變化，機關(guān)檔案工作面臨著新挑戰(zhàn)、新機遇，需要認真謀劃科學(xué)創(chuàng)新發(fā)展，推動機關(guān)檔案工作變革、轉(zhuǎn)型和升級。

一是構(gòu)建檔案工作法治化新秩序。習(xí)近平總書記提出的“全面依法治國”方略，要求黨政各部門帶頭學(xué)法用法，依法管理各項事務(wù)，營造了良好的法治氛圍。機構(gòu)改革后，人員、職責(zé)變化，各部門單位需要構(gòu)建新的工作秩序。各級檔案部門要加強依法監(jiān)督指導(dǎo)，指導(dǎo)各單位依法設(shè)立檔案管理機構(gòu)、落實檔案管理人員、配備檔案管理設(shè)施，依法梳理各類檔案齊全完整、安全保密情況，依法健全檔案收集、保管、利用等各項管理制度，構(gòu)建人人依法建檔歸檔、依法管檔用檔的良好法治秩序。

二是引導(dǎo)數(shù)字檔案室建設(shè)進入新階段。今年4月，省政府召開推進政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型專題會，袁家軍省長強調(diào)，要全面深化“最多跑一次”改革，推進政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型，加快實現(xiàn)政府治理體系和治理能力現(xiàn)代化。政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型是當(dāng)前政府變革轉(zhuǎn)型的必由之路，機構(gòu)改革后必然會加大推進力度。作為機關(guān)基礎(chǔ)工作的檔案工作，既是挑戰(zhàn)，也是機遇，只有加快檔案工作變革，加快自身數(shù)字戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，才能跟上政府轉(zhuǎn)型步伐，有效發(fā)揮在政府轉(zhuǎn)型中的基礎(chǔ)性支撐作用。對檔案工作來說，檔案部門要融入和服務(wù)政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型，前提是必須實行存量數(shù)字化、增量電子化和政務(wù)數(shù)據(jù)歸檔，推動數(shù)字檔案室建設(shè)。數(shù)字檔案室建設(shè)已經(jīng)納入我省十三五規(guī)劃，各部門單位要在機構(gòu)改革到位后繼續(xù)加大力度，借機構(gòu)改革和政府?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)型的東風(fēng)，推進數(shù)字檔案室建設(shè)與評價工作，提升機關(guān)智慧檔案水平。

三是推動檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的科學(xué)變革?；A(chǔ)業(yè)務(wù)工作是檔案工作的根本，固本強基才能建設(shè)堅實大廈。機關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)評價和數(shù)字檔案室建設(shè)評價是強化機關(guān)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作重要評價手段，也是今后一個時期引領(lǐng)機關(guān)檔案工作轉(zhuǎn)型升級的重要抓手。此次機構(gòu)改革，中央和省委省政府下發(fā)一系列文件提出了檔案工作要求，各部門單位要通過“雙評價”認真貫徹落實，破除不合時宜甚至違背檔案法治精神的不歸檔、不安全、不規(guī)范等問題，強化檔案資源建設(shè)、檔案安全保管、檔案開發(fā)利用三大體系建設(shè)，努力將檔案室建設(shè)成為內(nèi)容完整、立卷規(guī)范、保管安全、管理科學(xué)、利用便捷的法治化、規(guī)范化、現(xiàn)代化檔案室，充分發(fā)揮檔案在提升治理能力方面的獨特優(yōu)勢和價值，推動機關(guān)檔案工作不斷邁上新臺階。