基于信息服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)的社區(qū)檔案管理研究

文 / 郭立

信息服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)是將生態(tài)學(xué)引入到信息服務(wù)領(lǐng)域，通過二者融合實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)的構(gòu)建[1]。從系統(tǒng)構(gòu)成來看，它主要是以資源、人、環(huán)境為基礎(chǔ)，通過信息傳遞與交流實(shí)現(xiàn)不同環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系[2]。社區(qū)檔案作為民生檔案資源的重要組成部分，需要實(shí)現(xiàn)信息之間的流轉(zhuǎn)、不同要素之間的相互作用以及服務(wù)模式的不斷優(yōu)化。換言之，社區(qū)檔案與信息服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)有著一定的相似性。信息服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)的主要目的是在實(shí)現(xiàn)平衡的基礎(chǔ)上最大程度地獲得信息服務(wù)的優(yōu)先權(quán)。社區(qū)檔案管理從特點(diǎn)上來看具有一定的開放性，在信息檔案服務(wù)中通過自組織不斷實(shí)現(xiàn)服務(wù)模式的動(dòng)態(tài)更新，而這一過程實(shí)質(zhì)上就是社區(qū)檔案服務(wù)模式的一種演進(jìn)路徑[3]。從本質(zhì)上來說，社區(qū)檔案管理就是在自組織方式的前提下通過不斷的運(yùn)行實(shí)現(xiàn)平衡。由于系統(tǒng)層次之間存在的內(nèi)在矛盾以及層次之間兼容性問題，只有處理好社區(qū)檔案各個(gè)層級之間的關(guān)系，才能使系統(tǒng)達(dá)到整體上的平衡。在構(gòu)建信息服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上對社區(qū)檔案管理進(jìn)行研究，將為社區(qū)檔案服務(wù)提供一個(gè)全新的視角。

一、社區(qū)檔案管理存在的主要問題

社區(qū)檔案管理對于開展社區(qū)各項(xiàng)活動(dòng)、提高社區(qū)文化服務(wù)及安全等，有著至關(guān)重要的作用。目前我國社區(qū)檔案管理工作雖然取得了一定的成果，但整體水平還不高，在檔案管理過程中還存在著一些問題。

（一）檔案管理意識(shí)薄弱

現(xiàn)階段，我國很多社區(qū)檔案管理工作尚未制定科學(xué)的管理機(jī)制。一些社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，未制定或出臺(tái)改善檔案管理的政策，導(dǎo)致檔案管理過程中存在著人員不足、檔案管理資金不到位、檔案損壞嚴(yán)重等現(xiàn)象[4]。部分社區(qū)工作人員對社區(qū)檔案管理缺乏正確的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為社區(qū)檔案的建檔、管理嚴(yán)重增加了日常的工作負(fù)擔(dān)，社區(qū)服務(wù)當(dāng)中所產(chǎn)生的一些材料應(yīng)交由上級管理部門處理，無需在本社區(qū)單獨(dú)建立檔案。另外，一些市、縣等相關(guān)部門對社區(qū)檔案管理工作干涉過多，上級部門為了便于開展工作，要求社區(qū)工作人員按照特定的標(biāo)準(zhǔn)建檔[5]。顯然，這嚴(yán)重干預(yù)了社區(qū)檔案管理的自主性，影響了社區(qū)檔案的建設(shè)與管理，給社區(qū)檔案管理工作的開展帶來了不少麻煩。

（二）檔案業(yè)務(wù)保障基礎(chǔ)薄弱

當(dāng)前我國社區(qū)檔案業(yè)務(wù)保障基礎(chǔ)較為薄弱，主要表現(xiàn)在：（1）人員缺失，尤其是專業(yè)檔案管理人員更是嚴(yán)重不足，部分檔案管理人員甚至是身兼數(shù)職，導(dǎo)致精力不足[6]；（2）檔案管理人員缺少專業(yè)化技能培訓(xùn)，部分工作人員甚至不了解檔案管理的基本流程；（3）硬件設(shè)施嚴(yán)重不足，社區(qū)檔案管理所需的經(jīng)費(fèi)大多數(shù)是從社區(qū)辦公經(jīng)費(fèi)中支出，但每年的社區(qū)辦公經(jīng)費(fèi)有限，因此用于檔案管理的一些硬件設(shè)施如檔案裝具、專柜等，無法得到保障，檔案保管室內(nèi)環(huán)境無法得到改善[7]。

（三）檔案管理不規(guī)范

科學(xué)的檔案管理機(jī)制能夠有效地提高檔案管理工作效率，但目前我國尚未建立科學(xué)的社區(qū)檔案管理工作制度。因?yàn)槿狈y(tǒng)一的管理機(jī)制，社區(qū)檔案管理工作一直處于“誰形成誰管理”的狀態(tài)[8]。部分社區(qū)在檔案規(guī)建、借閱、保管等方面沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)，檔案整理經(jīng)常處于無序狀態(tài)。顯然，這種檔案管理方式很容易造成文件資料的缺失與損壞，不利于社區(qū)檔案管理工作的開展[9-10]。此外，社區(qū)檔案管理普遍存在著數(shù)字化信息程度低的現(xiàn)象。一方面檔案管理人員掌握的數(shù)字化技術(shù)程度低，無法熟練地使用計(jì)算機(jī)等設(shè)備，另一方面社區(qū)檔案依舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存方式，未建立數(shù)字檔案資源庫。

社區(qū)檔案管理所凸顯的問題反映出現(xiàn)階段我國在基層檔案管理方面存在的不足?？紤]到社區(qū)檔案與信息服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)所存在的關(guān)聯(lián)性，本文從信息服務(wù)生態(tài)的角度出發(fā)，構(gòu)建社區(qū)檔案信息服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)，以期實(shí)現(xiàn)社區(qū)檔案管理工作的改進(jìn)。

二、社區(qū)檔案信息服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)構(gòu)成要素

從構(gòu)成要素上來看，社區(qū)檔案信息服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)主要包括服務(wù)資源、服務(wù)生態(tài)主體以及服務(wù)生態(tài)環(huán)境三個(gè)部分，社區(qū)檔案信息服務(wù)的所有活動(dòng)都是建立在這三個(gè)部分之上。

（一）社區(qū)檔案服務(wù)資源

社區(qū)檔案服務(wù)資源包括文獻(xiàn)資料、數(shù)據(jù)以及文書等。從內(nèi)涵上來看，這些服務(wù)資源具備一定的服務(wù)性，但是其基礎(chǔ)性服務(wù)價(jià)值還需要深度挖掘，還要收集各種服務(wù)資源之間所存在的關(guān)聯(lián)性，從而最大程度地實(shí)現(xiàn)社區(qū)檔案服務(wù)資源的內(nèi)在價(jià)值。通過這種方式將社區(qū)檔案的憑證功能轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒎?wù)功能，最終達(dá)到檔案信息的智慧層次。

（二）社區(qū)檔案服務(wù)生態(tài)主體

社區(qū)檔案服務(wù)生態(tài)主體主要指社區(qū)檔案信息行為所支配的人，這里強(qiáng)調(diào)的信息行為在內(nèi)容上包括信息的獲取、處理、存儲(chǔ)以及使用等。從分類上來看，社區(qū)檔案服務(wù)生態(tài)主體主要包括社區(qū)檔案生產(chǎn)者、社區(qū)檔案用戶以及社區(qū)檔案的管理者。其中社區(qū)檔案的生產(chǎn)者是指生成社區(qū)檔案的個(gè)人或組織；社區(qū)檔案用戶包括居民自身、需要使用社區(qū)檔案的工作人員；社區(qū)檔案的監(jiān)管者主要指對檔案進(jìn)行監(jiān)督與管理的街道辦事處或政府相關(guān)部門等。

（三）社區(qū)檔案服務(wù)生態(tài)環(huán)境

社區(qū)檔案服務(wù)生態(tài)環(huán)境包括間接環(huán)境和直接環(huán)境兩種形式。間接環(huán)境指的是一些外部環(huán)境即科技、社會(huì)政治、基礎(chǔ)設(shè)施等，而直接環(huán)境包括與檔案相關(guān)的法律、政策、文化等。其中，基礎(chǔ)設(shè)施主要是確保社區(qū)檔案正常運(yùn)行、保管的一系列設(shè)備；社區(qū)檔案的法律、政策等為社區(qū)檔案服務(wù)功能的實(shí)施提供了基本的保障，使得社區(qū)檔案在人員管理、分類、公開、修補(bǔ)等方面有著詳細(xì)的規(guī)范。另外，受到社區(qū)檔案自身性質(zhì)的影響，社區(qū)檔案服務(wù)生態(tài)環(huán)境還與外部自然環(huán)境的溫度、濕度等有關(guān)。在屬性上，這些均屬于自然環(huán)境或社會(huì)環(huán)境的范疇，而這些因素對社區(qū)檔案服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)各要素價(jià)值的實(shí)現(xiàn)起到了間接的作用。

三、社區(qū)檔案信息服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)的構(gòu)建路徑

社區(qū)檔案信息服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)的構(gòu)建，有利于完善當(dāng)前我國社區(qū)檔案管理的不足。

（一）拓寬社區(qū)檔案資源生態(tài)位

資源是服務(wù)的立足之本，社區(qū)信息服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)的構(gòu)建必須建立在豐富的資源之上，因此社區(qū)服務(wù)型檔案需要進(jìn)行檔案資源積累，不斷拓寬社區(qū)服務(wù)資源生態(tài)位。

社區(qū)檔案資源生態(tài)位需要根據(jù)社區(qū)檔案資源的實(shí)際情況，通過收集具有特殊意義的檔案來實(shí)現(xiàn)資源生態(tài)位的優(yōu)化。具體來看，一方面要對社區(qū)服務(wù)、治安、文化等資料進(jìn)行保存，另一方面還要利用社區(qū)檔案重點(diǎn)為社區(qū)失業(yè)人員、下崗工人等提供再就業(yè)服務(wù)。隨著中國社會(huì)老齡化的不斷加劇，社區(qū)不僅需要為青壯年提供就業(yè)服務(wù)信息，而且要為老年群體提供有針對性的服務(wù)，如在社區(qū)增設(shè)老年活動(dòng)中心等。針對這些情況，社區(qū)檔案管理應(yīng)根據(jù)社區(qū)的實(shí)際情況及時(shí)做好社區(qū)老年群體的檔案收集，并做到準(zhǔn)確定位。另外，社區(qū)文化對拓寬社區(qū)檔案資源生態(tài)位有著重要的作用，但在實(shí)際的社區(qū)檔案管理中其重要性往往被忽略。因此社區(qū)檔案資源的獲取應(yīng)當(dāng)以社區(qū)文化特色為著力點(diǎn)，如社區(qū)藝術(shù)檔案、老照片檔案等，并按照一定的時(shí)間段進(jìn)行更新，在最大程度上開發(fā)社區(qū)特色檔案資源，不斷積累社區(qū)檔案服務(wù)資源。

（二）構(gòu)建主體協(xié)同的社區(qū)檔案生態(tài)管理體系

在社區(qū)檔案生態(tài)管理體系的構(gòu)建中，需要通過服務(wù)主體間的協(xié)同來提高整體的服務(wù)效能，尤其是在服務(wù)主體與社區(qū)檔案監(jiān)管之間要建立協(xié)同機(jī)制。通過該機(jī)制科學(xué)地對社區(qū)檔案工作進(jìn)行劃分，實(shí)現(xiàn)社區(qū)檔案服務(wù)資源的生態(tài)化管理。

社區(qū)檔案管理屬于社區(qū)管理的一部分，是由街道辦事處或政府相關(guān)部門管理。當(dāng)前社區(qū)檔案管理普遍存在著檔案管理標(biāo)準(zhǔn)缺失、用人制度不清晰等現(xiàn)象。針對這種現(xiàn)象，需要在日常工作中加強(qiáng)社區(qū)檔案監(jiān)控體制的建設(shè)。社區(qū)工作經(jīng)常會(huì)與政府部門或街道辦事處等存在接觸，因此社區(qū)檔案的監(jiān)管應(yīng)當(dāng)與地方政府檔案部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，共同制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。最后，在主體協(xié)同的社區(qū)檔案生態(tài)管理體系中應(yīng)該建立季度檢查小組，對社區(qū)檔案管理工作進(jìn)行定期檢查，切實(shí)做好對社區(qū)檔案的監(jiān)管工作。

（三）完善社區(qū)檔案信息服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)保障

第一，建立完善的社區(qū)檔案管理機(jī)制。這要求根據(jù)本社區(qū)的實(shí)際情況制定社區(qū)檔案管理的具體辦法與工作評價(jià)機(jī)制，不斷完善社區(qū)檔案工作制度。在制定社區(qū)檔案管理辦法上要做到：（1）加強(qiáng)社區(qū)檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)，建立規(guī)范的社區(qū)檔案管理室；（2）制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格規(guī)范社區(qū)檔案移交與管理的具體細(xì)則；（3）加強(qiáng)人員管理，充分做到檔案管理人員權(quán)責(zé)統(tǒng)一，建立科學(xué)的獎(jiǎng)懲機(jī)制；（4）建立檔案鑒定小組，定期對社區(qū)檔案進(jìn)行檢查與鑒定。

第二，加強(qiáng)社區(qū)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。社區(qū)檔案的科學(xué)管理離不開專業(yè)的人才隊(duì)伍。在社區(qū)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)中，首先，應(yīng)根據(jù)社區(qū)檔案的實(shí)際情況配備足夠的專業(yè)人員。其次，要加強(qiáng)對檔案管理人才專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，重點(diǎn)提高檔案管理人員的辦事態(tài)度、檔案管理效率以及溝通能力。再次，要建立人才獎(jiǎng)懲機(jī)制，通過對檔案管理人員的獎(jiǎng)懲來提高他們的工作積極性、增強(qiáng)他們的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。最后，在人才獎(jiǎng)懲機(jī)制中還應(yīng)納入服務(wù)績效評估，成立專門的評估小組，定期對社區(qū)檔案管理人員的服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行考核，按照考核的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行獎(jiǎng)懲。

第三，建立安全保障體系?！冻鞘猩鐓^(qū)檔案管理辦法》明確規(guī)定，社區(qū)檔案管理應(yīng)當(dāng)建立安全保障體系來確保檔案的完整性與安全性，一些重要的檔案要設(shè)立專室或?qū)９襁M(jìn)行保管。我們在社區(qū)檔案安全保障體系建設(shè)中應(yīng)重點(diǎn)做到：（1）根據(jù)檔案室的實(shí)際情況設(shè)計(jì)科學(xué)的自動(dòng)控制系統(tǒng)，保證檔案室內(nèi)部溫度和濕度，并有效地記錄相關(guān)數(shù)值；（2）在檔案室內(nèi)部定期投放防蟲、防鼠藥劑，避免檔案受到蟲害破壞；（3）定期對檔案的保管狀態(tài)進(jìn)行檢查，重點(diǎn)查看檔案是否因?yàn)闀r(shí)間過長或使用不當(dāng)而造成破損、蟲蛀或發(fā)生霉變等，并對已損壞的檔案進(jìn)行修復(fù)處理；（4）加強(qiáng)檔案的安全管理，檔案在利用過程中要嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，在歸還時(shí)還要認(rèn)真對檔案進(jìn)行檢查，若出現(xiàn)檔案缺失、涂改等現(xiàn)象，需要及時(shí)進(jìn)行報(bào)告并追查。

四、結(jié)束語

社區(qū)是人類生活的基本單元，也是宏觀社會(huì)的一個(gè)小的縮影。社區(qū)檔案匯集了各種社會(huì)信息，承載著人類生活的微記憶。社區(qū)檔案的管理已經(jīng)成為當(dāng)今檔案管理的重點(diǎn)。當(dāng)前社區(qū)檔案管理面臨著一系列問題，尤其體現(xiàn)在社區(qū)檔案服務(wù)工作上，優(yōu)化社區(qū)檔案服務(wù)已經(jīng)成為社區(qū)活動(dòng)的重中之重。信息服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)與檔案管理之間的關(guān)聯(lián)性為社區(qū)檔案管理問題的解決提供了切入點(diǎn)，在構(gòu)建信息服務(wù)生態(tài)系統(tǒng)的前提下社區(qū)檔案的管理必然會(huì)取得新的進(jìn)展。