人事制度改革下的高校人事檔案管理與高校人力資源管理的思考

文/劉貝貝

人事檔案管理與人力資源管理是一個有機整體，人事檔案管理為人力資源管理提供重要依據。針對一些高校人事檔案存在內容不夠真實完整、管理制度執(zhí)行不夠有力等問題，需要進一步完善并貫徹落實人事檔案管理制度，切實維護人事檔案的真實性和全面性，促進高校人力資源管理更加科學有效。

在高校人力資源管理中，人事檔案管理為其提供重要的依據，直接影響高校人力資源管理的好壞?，F(xiàn)如今，在人事檔案管理中，我國一些高校仍然采用傳統(tǒng)的管理方法，這就影響了高校的發(fā)展。此外，因為人事檔案管理的好壞，會對人力資源管理產生一定的影響，所以如果人事檔案存在著問題，就會對高校的人力資源管理產生不利的影響。本文先圍繞高校人事檔案管理進行簡要分析，再就高校人力資源管理進行探究。

一、高校人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.內容的完整性以及真實性不夠理想

作為我國重要的人才培養(yǎng)機構，高校受到了各界人士的高度重視。但是在高校人事檔案管理中還存著許多問題，這就影響了高校其他工作的開展，制約了高校教育水平的提高。當前，我國一些高校的人事檔案管理內容的完整性以及真實性不夠理想。第一，在人事制度改革背景下，人事檔案管理的標準有所提升，但是人事檔案的真實性卻止步不前。比如，一些人利用工作上的漏洞，對檔案信息進行隨意更改，導致一些虛假信息的出現(xiàn)，從而對整體的檔案管理造成了很大的負面影響。第二，人事檔案的完整性有待提升。人事檔案需要根據工作人員的實際情況進行變動，根據個人的工作年限、個人貢獻、社會經歷等進行定期更新，這樣才能有助于高校更好地進行人力資源管理。但是，在一些高校中，人事檔案并沒有進行定期的更新，許多教職工的檔案還停留在以前，這就導致人事檔案管理的完整性受到較大的影響。

2.人事檔案制度的貫徹執(zhí)行力度不夠理想

與一般的管理工作不同，人事檔案管理需要貫徹落實許多規(guī)章制度。與此同時，隨著社會的變化與發(fā)展，一些規(guī)章制度會不斷地完善，會增加一些新的內容，也會摒棄一些冗雜的規(guī)章制度。人事檔案規(guī)章制度能夠為管理人員的日常工作作出正確的規(guī)范，能夠指導管理人員更好地完成自己的工作任務。但是，在實際工作中，規(guī)章制度的貫徹落實情況卻不是非常理想，許多規(guī)章制度幾乎成為擺設，沒有對人事檔案的管理產生正面的、積極的作用。之所以發(fā)生這種現(xiàn)象，主要是在人事聘用制度下，人事檔案管理人員的換崗非常的頻繁。此外，這項工作任務非常繁瑣，崗位人員的流動性較大，所以就會對人事檔案的規(guī)章制度執(zhí)行不力。

在人事檔案規(guī)章制度中，都會作出以下幾方面的規(guī)定：（1）歸檔手續(xù)必須齊全，但凡規(guī)定需要由組織部門審查蓋章的，需要確保印章齊全。（2）組織鑒定、審查結論等材料，需要由本人見面簽字。（3）錄用聘用審批表，或者是干部任免呈報表等，需要有批準單位的名稱、文號等等，這些規(guī)定主要是為了方便人事檔案管理人員的工作。但是，在實際工作中，這些規(guī)章制度的落實情況不夠理想。例如，在填寫年度考核登記表時，一些教職工的書寫字跡較為潦草，尤其是簽名，都喜歡用行書或者草書簽名。還有一些應該要填寫的欄目，許多教職工沒有進行填寫，這就導致人事檔案內容的完整性大受影響。

3.人事檔案信息化管理的開發(fā)利用不夠

隨著網絡信息時代的來臨，信息化技術在我國各行各業(yè)得到了廣泛的應用。在人事檔案管理中，數(shù)字化信息化的應用極大地提高了管理人員的工作效率。當前，大多數(shù)高校都有自己的一套教職工人事檔案管理系統(tǒng)，因此需要管理人員熟悉計算機操作技術。首先，需要對每個人的基本信息進行準確的輸入，比如姓名、籍貫、學歷層次、個人照片等等。其次，將這些人事檔案進行電子信息管理，建成信息數(shù)據庫，這樣就有助于后期的人力資源管理。然而，我國許多高校的檔案管理員的專業(yè)水平較低，他們的計算機水平較低，所以在計算機操作方面，會存在一定的失誤。當前，高校的檔案管理已經實現(xiàn)了信息化，教職工以及學生的信息往往需要錄入到檔案信息管理軟件之中，但有一些檔案管理員對信息管理軟件不夠了解，所以會出現(xiàn)一些錯誤而影響檔案信息的真實性。此外，還有一些管理人員的職業(yè)素養(yǎng)較差，他們對檔案管理工作不夠熱愛，所以在工作之時會疏忽大意，沒有養(yǎng)成檢查的好習慣。例如，在輸入學生信息時，因為一些學生的名字較為生僻，他們不能夠正確地打出學生的名字，所以就干脆要一些接近的字去進行代替，這樣一來，對學生今后的發(fā)展會產生一定的影響。

二、人事檔案管理與人力資源管理的思考

人事檔案管理工作，主要是為了輸入以及輸出人事檔案信息，這樣就能夠為高校接下來的人才資源管理服務。故此，這兩者是一個有機的整體，需要同步發(fā)展。一個良好的人事檔案管理工作，能夠極大地推動高校的人力資源的管理，這樣就能夠讓高校教職工處于一個最恰當?shù)奈恢?，進而發(fā)揮他們的潛力與才能。

高校人事部門在人力資源管理中，可以根據人事檔案所提供的個人信息資料去發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才，使各類人才能夠發(fā)揮自己的長處，而不是僅僅憑借自己的經驗或者主觀臆斷，對教職工的工作進行安排，對干部的晉升進行決定。但是要實現(xiàn)這一點，需要改變當前人事檔案管理中存在的一些問題，可以從以下幾方面著手：

1.進一步完善規(guī)章制度

在今后的工作中，要進一步完善人事檔案管理制度，并提高制度的執(zhí)行力度。首先，使收集、整理、保管等各環(huán)節(jié)的工作制度化；其次，根據新情況及時完善人事檔案管理制度，以確保這項工作有法可依。

人事檔案管理的法制化，需要根據我國相關法律法規(guī)進行逐步修改，以改變檔案工作的運作方式。比如，對人事檔案管理制度進行不斷完善，對收集歸檔的范圍進行明確，對人事檔案的查閱進行明確規(guī)定，對安全保密的規(guī)定進行完善，等等。在人事檔案管理制度中，有一項重要的原則貫穿于檔案管理制度的始終，那就是檔案的保密性。在現(xiàn)代人力資源管理中，這個原則使得人事檔案的作用有所削弱。所以，需要重新審視人事檔案的保密性。若條件允許，可以向人事檔案相對人開放檔案信息，這樣能夠使本單位對人才的各方面信息有詳細了解，從而將個人的能力進行最大化的發(fā)揮。如果在現(xiàn)實中不便個人看到的“組織意見”，那么就可以不放入到人事檔案中，由組織進行自行保管，不向個人開放。

2.維護檔案的真實性以及全面性

隨著時代的變化與發(fā)展，高校人事制度改革的不斷推進，導致人事檔案的功能有所削弱，這就影響了人事檔案管理工作的開展。在人事檔案內容改革中，重點不是取消傳統(tǒng)的人事檔案內容，而是如何對人事檔案工作進行改革，以提高其效用，促使其能夠更好地為人事工作服務。

在《干部檔案工作條例》中，規(guī)定了要建立主動送交干部檔案材料歸檔的工作制度，將最新形成的檔案材料遞交給相關管理部門進行歸檔。比如，干部任免、干部獎懲、民主評議等材料。而要做到這一點，就需要各高校的人事檔案管理人員對人事檔案的材料信息有深入的了解，并且要建立聯(lián)系制度，以便檔案管理人員能夠及時收集、催繳材料。為此，檔案管理人員需要與黨辦校辦、人事處、組織部等各部門加強溝通、聯(lián)系，主動去搜集教職工的個人信息資料。

此外，要確保人事檔案內容的個性化，要重視收集一些能夠反映教職工個人能力的材料，比如，業(yè)績考核、職稱考評、獲得的榮譽等材料。這樣一來，就能夠改變以往檔案內容的千篇一律、陳舊空洞的現(xiàn)象，進而提高其在高校人力資源管理中的信息價值作用。

另外，需要從人力資源開發(fā)的角度出發(fā)，對不同崗位的人才進行不同的材料收集。在對人事檔案進行收集時，收集的內容需要根據人事制度改革的需要，要能夠體現(xiàn)出人才的個性，這樣就能夠為高校按需設崗、擇優(yōu)錄用提供依據，實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。例如，對于科研人員，就需要重視收集他們的科研成果、工作業(yè)績等方面的材料；對于領導干部，則需要收集一些能夠反映他們決策能力或組織能力等方面的材料；對于教師職工，則需要收集一些可以反映他們的教學能力或者教學成果的材料。這樣一來，就能夠為高校的人力資源管理提供重要依據。

綜上，在高校人事檔案管理中，還存在著或多或少的問題，這就影響了高校人力資源的管理。如，檔案內容的完整性以及真實性不夠理想；人事檔案制度的貫徹執(zhí)行力度不夠理想。因此，在今后的發(fā)展過程中，要進一步完善檔案管理的規(guī)章制度，并且確保其得到貫徹落實，還要維護檔案的真實性以及全面性。