信息時代工程設計檔案管理服務模式的創(chuàng)新實踐

文·袁淵

設計單位的工程設計檔案是從事工程設計技術活動的成果。首先，它是為具體工程項目提供設計文件，作為施工的必要條件。其次，它是可提供開發(fā)利用的設計技術資源，對內(nèi)可參考復用，對外可供技術轉讓和交流。因此，保存工程設計檔案是為了滿足生產(chǎn)建設需要并向社會提供服務。明確工程設計檔案這一特點，我們在檔案管理工作中必須克服技術封鎖、保護主義，變“死檔案”為“活資源”。面向社會、技術市場，及時、準確、方便、有效地提供檔案資料，讓工程設計檔案最大限度地發(fā)揮參考作用、經(jīng)濟效益。

中石化石油工程設計有限公司信息中心早在20年前開發(fā)了《圖檔管理系統(tǒng)》，勘察設計文件全文在線人工接收歸檔，脫機保存一式三份，實現(xiàn)了目錄級向全文級檢索的歷史性轉變。2007年，公司綜合管理信息系統(tǒng)一體化平臺上線運行。一體化平臺集項目管理、人力資源、綜合辦公、經(jīng)營管理、協(xié)同設計、技術質量管理、綜合圖檔管理、設計支持等綜合信息管理系統(tǒng)于一體，內(nèi)容涉及公司所有部門的全部業(yè)務領域，充分把握了公司各層面設計、科研及管理人員的實際需要，最大程度地減輕公司職工的工作量，提高了工作效率和工作質量。通過該系統(tǒng)可對公司各個部門的電子文檔進行規(guī)范管理，對檔案管理中心及時掌握本單位項目存檔動態(tài)，收集檔案信息等工作的落實發(fā)揮了積極作用，也在構筑數(shù)字化檔案方面開始了新的嘗試。當前，設計科研檔案管理工作者如何在紙質與電子檔案的變革中，建立與之相適應的服務模式，是擺在我們面前的時代命題。

一、信息時代工程設計檔案管理的特點

（一）勘察科研設計檔案館藏模式由傳統(tǒng)單一的紙質檔案向電子檔案轉化

過去，紙質圖紙和文件一直是信息傳遞的主要載體和媒介。隨著計算機網(wǎng)絡的出現(xiàn)和應用產(chǎn)生了電子檔案。電子文件是依賴計算機數(shù)字設備、傳輸和處理的文件，電子檔案是電子文件歸檔保存的形式，它必須滿足檔案的一切要求，這種電子檔案真正實現(xiàn)了海量存儲。

（二）勘察科研設計檔案正在逐步實現(xiàn)信息化

由于電子設備更新?lián)Q代比較快，檔案網(wǎng)絡建設也參差不齊，從而制約了檔案文件的存儲條件。隨著信息技術的發(fā)展，根據(jù)勘察設計科研自身的需要、特點及條件進行局域網(wǎng)和二級網(wǎng)的連接。

（三）勘察設計科研檔案服務模式多樣化

主要表現(xiàn)在：從檔案實體管理向檔案信息管理轉變，管理范圍擴大化，管理方法智能化，由此帶來的服務模式的多途徑拓展。但仍有部分檔案工作者觀念陳舊，“重收集輕開發(fā)”“重保管輕利用”，滿足于“閉架式借閱”“你查我調”等傳統(tǒng)做法。

二、信息化道路上所遇困難和取得成就

中石化石油工程設計有限公司在檔案信息發(fā)展過程中已經(jīng)走過了風風雨雨的12年，這也是克服困難逐步推進科學發(fā)展的12年。

一是在思想上對檔案信息化要求不迫切。雖然很多檔案工作者認為檔案信息化是大勢所趨，是檔案走向信息化管理的重要步驟，但是行動上卻沒有迫切感和使命感。

二是在技術上存在難題。信息建設是一項技術含量高的工作，由于檔案人員掌握的信息技術不多，技術力量薄弱，會受到方方面面的制約，目前已出現(xiàn)青黃不接的局面。檔案人員老化，知識結構偏低等問題開始暴露出來，這也影響了檔案信息化建設的進程。

2007年，公司信息管理一體化平臺上線運行，實現(xiàn)了設計、審批、歸檔、發(fā)布利用的一體化。運用該系統(tǒng)管理電子文件加快了公司各項管理的數(shù)字化進程，推動了檔案信息的存儲海量化、技術標準化、管理科學化、資源共享化、信息動態(tài)化。

綜合管理信息系統(tǒng)一體化平臺在適應公司信息化建設要求和公司檔案工作實際中不斷完善和提高。該系統(tǒng)旨在利用計算機和網(wǎng)絡技術建立虛擬電子檔案庫，將企業(yè)中的各類數(shù)據(jù)、圖紙、文檔以電子數(shù)據(jù)形式存儲，利用應用軟件系統(tǒng)對其進行分類、編目，并提供智能的檢索手段，供設計人員、管理人員方便地檢索、利用已完成的項目圖檔，以提高設計效率和設計質量。檔案管理人員可以利用軟件系統(tǒng)提供的歸檔工具，對檔案資料進行分類、編目和批量或單個檔案文件入庫等操作。實現(xiàn)檔案信息由靜態(tài)向動態(tài)，離散孤立向系統(tǒng)化、知識化的轉化。

2009年6月，公司的前沿科技文檔安全系統(tǒng)正式開通。應用統(tǒng)一的安全策略、用戶管理和加密技術對設計院內(nèi)部（新疆分院、西南分院、北京分院）工程設計文檔、標準規(guī)范、典型文件、部門機密文件、定額價格、財務報表、體系文件等重要電子文檔進行透明加密。

前沿科技文檔安全系統(tǒng)的實施，對設計院在工程設計工作中積累的設計圖紙、質量標準、計算說明書、各類辦公文件以及財務、經(jīng)營等重要電子文檔進行嚴格保護，更進一步強化全體員工的信息安全意識，完善信息系統(tǒng)管理制度，為信息系統(tǒng)安全運行提供有力支持。

三、實現(xiàn)信息時代創(chuàng)新服務模式的具體措施

（一）以人為本，提高檔案工作者的素質

檔案工作人員的自身素質高低直接決定了其創(chuàng)新精神狀態(tài)。首先，檔案工作者在思想上要更新服務理念，為勘察設計科研工作保駕護航。其次，要不斷提高檔案工作者的業(yè)務技能。在信息時代，培養(yǎng)和造就一支高素質的創(chuàng)新型檔案干部隊伍，就是要努力培養(yǎng)適合檔案管理數(shù)字化和現(xiàn)代化需要的復合型人才，使他們既掌握信息理論和信息知識，又能熟練地應用數(shù)字化技術、多媒體技術及檔案專業(yè)技能，這是檔案干部隊伍建設的時代之需、當務之急。

（二）創(chuàng)新工作方式，健全工作規(guī)范

在信息時代，網(wǎng)絡已經(jīng)成為信息交換最便捷、快速的途徑?？蒲性O計人員迫切要求能夠在網(wǎng)絡共享中尋找到自己需要的數(shù)字化檔案信息。檔案數(shù)據(jù)庫的信息服務工作內(nèi)容，也應從傳統(tǒng)的紙質檔案管理轉向以網(wǎng)絡信息資源為主。因此，首先要加強紙質檔案數(shù)字化建設的步伐，將館藏檔案進行全面數(shù)字化處理，以數(shù)字記錄方式存儲到光盤、磁盤、服務器等各類存儲器中。

（三）創(chuàng)新服務手段，滿足勘察設計科研的需要

一是及時更新網(wǎng)上信息，提供檔案信息動態(tài)服務，滿足專業(yè)人員需求。目前，勘察設計文件實現(xiàn)了全息存儲、網(wǎng)絡授權檢索，藍圖、科技圖書、標準規(guī)范、文書檔案、歸檔項目實現(xiàn)了網(wǎng)上目錄級動態(tài)檢索。檔案人員自發(fā)制作維護綜合檔案室主頁，該主頁囊括了檔案法規(guī)、管理制度、工作動態(tài)、日常檔案資料查詢、光盤期刊查詢、公司內(nèi)部出版費用查詢等主要功能，成為公司對外聯(lián)絡和服務窗口。

二是采取多種形式，主動為用戶提供優(yōu)質服務。近年來，隨著創(chuàng)建國內(nèi)一流工程公司目標要求的提高，檔案管理中心不斷轉變傳統(tǒng)觀念，在做好日常管理工作的同時，變被動服務為主動服務。利用現(xiàn)代化管理手段，采取網(wǎng)絡傳輸、電話調卷、騰訊通、郵件發(fā)送等多種形式，為用戶提供專題服務、預測服務和跟蹤服務，收到良好的效果。

四、確保信息時代工程設計檔案安全的核心內(nèi)容

檔案安全重于泰山。在信息時代工程設計檔案管理中確保電子檔案安全是檔案工作者永恒的主題，是檔案工作者高于一切、重于一切的天職。信息時代確保檔案管理的安全性應包括以下三點。

一是確保檔案原件的安全。檔案在信息化管理中，要嚴格執(zhí)行借閱審批制度，嚴格遵守檔案利用要求，防止涂改、偽造、損毀、丟失等破壞檔案原件的行為。

二是確保檔案資源信息內(nèi)容的安全。在檔案利用的報批、公布檔案的審核等工作過程中，既要保密又要有利于檔案成果的推廣利用。

三是確保在網(wǎng)絡應用中的安全。檔案信息的網(wǎng)絡開發(fā)與傳播，必須有嚴格規(guī)范的審核流程和監(jiān)督制度。檔案人員應強化檔案數(shù)據(jù)安全管理，電子檔案的存儲、保管和使用，信息的網(wǎng)絡應用與物理隔絕等，應由專人負責，嚴防電子檔案外泄。

設計科研檔案是勘察設計科研創(chuàng)新的重要信息資源，信息時代檔案管理重在創(chuàng)新和安全管理。我們要進一步拓展設計科研檔案的收集范圍，多渠道提供利用，最大限度的發(fā)揮信息時代工程設計檔案的價值和作用，不斷造福于企業(yè)和社會。