信息化背景下公證檔案管理創(chuàng)新的路徑探索

文·邵瑩瑩

公證制度是世界各國通行的一項重要法律制度。公證具有法定證明力，可以預(yù)防矛盾糾紛，能夠有效保障當(dāng)事人合法權(quán)益，在服務(wù)黨和國家工作大局，服務(wù)供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革、服務(wù)防控金融風(fēng)險、推進(jìn)產(chǎn)權(quán)保護(hù)法治化、完善多元化糾紛解決機(jī)制等方面發(fā)揮了重要作用。隨著公證目標(biāo)群體的激增、市場需求量的持續(xù)提高以及行業(yè)內(nèi)部競爭的升級，加之信息化傳播、網(wǎng)絡(luò)化分享的流行與普及，公證檔案行業(yè)也需要全面審視信息化背景下引發(fā)的產(chǎn)業(yè)變革，合理轉(zhuǎn)變發(fā)展思維、穩(wěn)步進(jìn)行技術(shù)更新，建立起對潛在安全風(fēng)險的防控機(jī)制，提高服務(wù)質(zhì)量和公信力，探索出公證檔案服務(wù)發(fā)展新路徑。由此才能充分利用信息化所帶來的變革契機(jī)，實現(xiàn)公證檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，從而助力做精做優(yōu)公證，讓社會更好地知道公證、認(rèn)可公證、信任公證、運(yùn)用公證。

一、信息化背景下創(chuàng)新公證檔案管理的必要性

（一）公證服務(wù)的需求量持續(xù)增大，創(chuàng)新管理機(jī)制才能贏得市場主動權(quán)、擴(kuò)大競爭優(yōu)勢

2016年我國公證機(jī)構(gòu)辦證總量達(dá)到了1403.7萬件，較2015年增加了172.4萬件，同比增幅為15.9%，已經(jīng)連續(xù)3年保持了15%以上的較高增幅。而隨著社會對于公證服務(wù)需求量的不斷增加，公證檔案行業(yè)自身長期存在的體制不順、業(yè)務(wù)渠道單一、整體質(zhì)量參差不齊等弊病開始迅速顯現(xiàn)，在很大程度上干擾了行業(yè)的有序、高效運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，基于重新確立發(fā)展主動權(quán)、提高自身競爭優(yōu)勢的考量，公證檔案行業(yè)必須正視信息化發(fā)展這一時代潮流，合理引入以信息化為主導(dǎo)的發(fā)展理念與模式，進(jìn)一步提升公證檔案的社會認(rèn)知度與影響力，充分增強(qiáng)公眾信任度，為整個行業(yè)的長效化發(fā)展奠定堅實的受眾基礎(chǔ)。

（二）公證檔案機(jī)構(gòu)面臨多重考驗，必須借助管理創(chuàng)新進(jìn)行運(yùn)營優(yōu)化、拓展生存空間

信息化在引發(fā)媒介傳播革命的同時，也極大影響了民眾對于社會生態(tài)的固有認(rèn)知，使得尋求效益的短期最大化成為當(dāng)前主流的社會意識之一。在這一背景之下，公證檔案行業(yè)自身的公正性、法定證明效力以及矛盾預(yù)防與糾錯的功能，也開始由于自身定位的局限性，長期以來不為民眾所了解以及行業(yè)內(nèi)部改革遇阻等因素，遭受到了一定程度上的輿論批評，影響了整個行業(yè)的良好形象。所以，公證檔案行業(yè)必須順應(yīng)信息化這一發(fā)展潮流，科學(xué)進(jìn)行發(fā)展理念的調(diào)整、管理機(jī)制的改革，并加強(qiáng)大眾化宣傳，引導(dǎo)民眾正確、全面地了解與傳播公證檔案文化，使得社會和民眾認(rèn)可、接納公證制度，由此也能推動行業(yè)去尋求更為廣闊的發(fā)展空間。

（三）公證檔案行業(yè)謀求長效發(fā)展，需緊跟信息發(fā)展潮流、創(chuàng)新現(xiàn)有的服務(wù)管理機(jī)制

以互聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字化多媒體為技術(shù)支撐點(diǎn)和運(yùn)作主平臺，驅(qū)動民眾進(jìn)行資源分享、互助合作，是信息化發(fā)展有別于傳統(tǒng)發(fā)展范式的突出特性。而由于受限于行業(yè)屬性、社會功能，公證檔案行業(yè)并未及時意識到信息化發(fā)展對于自身的影響，在發(fā)展理念革新、制度改革跟進(jìn)上，已經(jīng)顯得相對滯后，令整個行業(yè)的綜合效益呈現(xiàn)出了明顯的銳減趨勢。從推動行業(yè)可持續(xù)發(fā)展的立足點(diǎn)出發(fā)，公證檔案行業(yè)必須全面審視信息化時代的新格局、新趨勢，及時轉(zhuǎn)變原有的發(fā)展觀念，合理引入基于信息化運(yùn)營的檔案分類與密級劃分等的管理模式，完善現(xiàn)有的配套服務(wù)機(jī)制，驅(qū)動整個行業(yè)實現(xiàn)創(chuàng)新式、多元化發(fā)展。

二、信息化背景下阻礙公證檔案管理創(chuàng)新的難題

（一）電子信息化傳播成為主流，公證檔案應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)資料的歸檔、使用

電子文件形式逐漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲樣式，是信息化對于原有的檔案信息傳播形態(tài)的顯著革命。近年來，公證檔案行業(yè)也加快了全面實現(xiàn)電子化存檔、聯(lián)網(wǎng)化傳輸?shù)纳壦俣?。然而由于各地?jīng)濟(jì)發(fā)展水平不一、財政支持政策差異化明顯，因此在檔案資料的歸檔與使用上，并未完全形成規(guī)范、高效的電子信息化管理，松散的非聯(lián)網(wǎng)作業(yè)模式仍舊占有一定的比例。這種效率較低、錯誤率較高的作業(yè)方式，容易令公證檔案管理顯得混亂、無序，當(dāng)然無法提供便捷、高效的歸檔與使用服務(wù)。

（二）網(wǎng)絡(luò)化分享方式快速流行，公證檔案需考慮對潛在安全風(fēng)險的充分防控

分享精神是互聯(lián)網(wǎng)文化的核心內(nèi)涵之一，同時也是信息化發(fā)展的重要理念。借助互聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)，民眾可以突破時間與空間的限制，隨時下載、存儲以及傳播各類信息資源，其中就包含各類公證檔案。而隨著分享方式的流行開來，以檔案資源分享為主題的網(wǎng)絡(luò)社區(qū)開始集中涌現(xiàn)，其在降低民眾獲取檔案資源難度的同時，也由于缺乏約束、管理，而讓各類網(wǎng)絡(luò)盜竊、詐騙、入侵等有機(jī)可乘。當(dāng)前公證檔案管理的聯(lián)網(wǎng)作業(yè)已經(jīng)成為常態(tài)，分享方式的大行其道、良莠不齊，則讓行業(yè)面臨著數(shù)據(jù)被非法監(jiān)測、違法盜取以及惡意篡改等一系列潛在的安全風(fēng)險。

（三）信息共享利用深入人心，公證檔案要科學(xué)處理公益性與盈利性的交互關(guān)系

以信息資源的共享為紐帶去聚合各方優(yōu)勢，充分降低投入成本、完成收益的最大化獲取，是信息化發(fā)展模式一貫強(qiáng)調(diào)的重要訴求。在信息化浪潮的推動之下，公證檔案行業(yè)也開始尋求跨行業(yè)合作來釋放自身潛力。而作為重要的社會事業(yè)機(jī)構(gòu)，如果過于傾向公益性，則會導(dǎo)致公證檔案行業(yè)缺乏基本的收入保障。同樣，一味注重盈利性，又與公證檔案行業(yè)的社會定位、責(zé)任背道而馳。因此，公證檔案行業(yè)必須既要考慮如何維持機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、履行自身促進(jìn)社會公正的基本職責(zé)，又要充分?jǐn)U大市場、提高綜合收益，才能維持整個行業(yè)的長效化發(fā)展。

三、信息化背景下推進(jìn)公證檔案管理創(chuàng)新的對策

（一）構(gòu)建動態(tài)信息評估機(jī)制，拓寬公證業(yè)務(wù)與服務(wù)渠道

應(yīng)當(dāng)充分利用信息化在數(shù)據(jù)監(jiān)測、傳輸、處理上的突出優(yōu)勢，逐步建立規(guī)范、高效的公證檔案信息評估制度，實時捕捉市場需求變化、同步調(diào)整管理策略。在此基礎(chǔ)之上，合理地將業(yè)務(wù)、服務(wù)擴(kuò)展到金融、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)、司法輔助等領(lǐng)域上來，加強(qiáng)資產(chǎn)收購、并購、重組等交易公證檔案的儲備，加快對知識產(chǎn)權(quán)流轉(zhuǎn)、權(quán)利救濟(jì)等的公證檔案整理與歸類，同時也要強(qiáng)化在第三方司法援助上的公證檔案存檔、校對，穩(wěn)步推進(jìn)形成業(yè)務(wù)豐富、服務(wù)配套的發(fā)展新形態(tài)。

（二）推動檔案管理的信息聯(lián)動，增強(qiáng)部門間的協(xié)同合作

要借助信息化技術(shù)和平臺對現(xiàn)有的公證檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化與升級，推廣智能、便捷、互助的管理模式，充分提高公證檔案在登記、歸檔、借閱、查詢等各個環(huán)節(jié)上的操作效率。公證檔案管理機(jī)構(gòu)的各個部門利用信息化管理網(wǎng)絡(luò)，也可以更為科學(xué)地進(jìn)行工作量的規(guī)劃、分配，依托信息化機(jī)制進(jìn)行實時交流、糾錯溝通以及反饋處理，進(jìn)一步提高在信息存檔、傳輸以及分級上的容錯率，增強(qiáng)各部門之間的聯(lián)合協(xié)作能力，提升公證檔案管理的實效性。

（三）優(yōu)化信息化作業(yè)培訓(xùn)，打造分享、互助的公證隊伍

需明確在行業(yè)內(nèi)部普及信息化培訓(xùn)、實訓(xùn)的發(fā)展導(dǎo)向，通過組建專業(yè)性、長期性的學(xué)習(xí)與考核機(jī)制，組織公證檔案管理人員深入了解、靈活使用各類信息化作業(yè)工具，輔助其進(jìn)行公證檔案的審核、制證、發(fā)證、歸檔、查閱、監(jiān)督等，有效降低審查、核實的錯誤率。通過公開的在線測試、聯(lián)網(wǎng)考核以及投票評比，配合公證員執(zhí)業(yè)準(zhǔn)入、獎懲激勵以及退出制度的落實與完善，著力培養(yǎng)出職業(yè)素養(yǎng)優(yōu)異、專業(yè)技能過硬以及綜合能力突出的公證隊伍，嚴(yán)管公證質(zhì)量，努力開創(chuàng)公證檔案工作新局面。

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[1]朱玉笙.基于信息化建設(shè)的公證檔案管理問題[J].卷宗，2017（31）：22-23.

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[3]楊曉斌. 淺析我國檔案數(shù)字化建設(shè)的落實及發(fā)展[J].黑龍江科技信息，2015（29）：277.