醫(yī)院檔案信息化管理存在的問題及對(duì)策探討

文·徐剛領(lǐng)

醫(yī)院檔案是一種特殊的數(shù)據(jù)資源，記錄了醫(yī)院、醫(yī)療科研成果以及病人的相關(guān)信息。隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案信息化管理成為當(dāng)今醫(yī)院檔案管理的必然趨勢(shì)。然而在實(shí)際的醫(yī)院檔案管理工作中，陳舊的檔案管理意識(shí)淡薄等問題還未得到解決，新的信息化和現(xiàn)代化檔案管理問題已經(jīng)呈現(xiàn)，并且成為限制醫(yī)院檔案發(fā)展的瓶頸。本文將探討醫(yī)院檔案信息化管理存在的問題，并提出相應(yīng)對(duì)策以供參考。

一、醫(yī)院檔案信息化管理存在的問題

（一）信息化水平不高且推進(jìn)緩慢

原始的紙質(zhì)檔案，記錄的信息非?；祀s，且數(shù)量龐大，要想找到自己想要的信息，需要大量人力，而且需要進(jìn)行大量的整理校對(duì)，不可以直接交換信息。目前，隨著社會(huì)信息化水平的不斷提高，大多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員選擇了現(xiàn)代管理系統(tǒng)。然而，醫(yī)院檔案的整體信息化管理水平并不高，專業(yè)管理人員也比較缺乏。一些醫(yī)院和部門仍然使用傳統(tǒng)的手工方法獲取檔案數(shù)據(jù)，查詢檔案信息時(shí)也主要采用人工方法，這種模式的效率比較低，檔案信息的準(zhǔn)確性也得不到保證，無法適應(yīng)新時(shí)代人們對(duì)檔案的需求。

（二）人員素質(zhì)無法適應(yīng)檔案信息化管理

隨著現(xiàn)代科技水平的不斷提高，檔案信息化提上日程，很多新的開發(fā)軟件都用在了檔案管理上，這在有利于檔案管理的正規(guī)化和高效性的同時(shí)，也對(duì)檔案管理人員提出了新的要求。然而，在實(shí)際的工作中，醫(yī)院各部門卻認(rèn)為檔案管理專業(yè)性不強(qiáng)，人人都可以勝任，領(lǐng)導(dǎo)層面也對(duì)檔案管理投入有限，沒有給予應(yīng)有的重視，導(dǎo)致人員大多兼職或臨時(shí)充當(dāng)，甚至還有部分管理人員是從護(hù)理科或者從其他科室臨時(shí)抽調(diào)，經(jīng)過簡(jiǎn)單培訓(xùn)甚至沒有專業(yè)培訓(xùn)就上崗，缺乏檔案管理的熱情，工作積極性和認(rèn)識(shí)性都不足，檔案專業(yè)性和信息化能力更無從談起。

（三）工作體制不健全影響檔案信息化進(jìn)程

現(xiàn)階段很多醫(yī)院在檔案管理工作中存在著標(biāo)準(zhǔn)陳舊、部門不協(xié)調(diào)、分工不明確等問題，這就使得檔案信息的收集、管理工作更加隨機(jī)、盲目。很多非常有價(jià)值的醫(yī)療文件沒有及時(shí)收集、整理、存檔，這不僅造成了信息的混亂和查詢時(shí)的困難，也導(dǎo)致了醫(yī)療資源的巨大浪費(fèi)，極大地影響了檔案管理工作的完整性和信息化。再者，醫(yī)院的主要服務(wù)對(duì)象是病人，病人的診斷信息、住院時(shí)日常身體狀況等信息均是醫(yī)院檔案的內(nèi)容。然而醫(yī)務(wù)人員在日常工作中沒有足夠的精力和能力來維護(hù)檔案管理，需要專門的檔案管理人員來管理檔案。這就使得檔案信息的收集、管理發(fā)生分離，如果缺乏信息化管理，這兩個(gè)環(huán)節(jié)之間產(chǎn)生偏差的概率就會(huì)增加，將極大地影響醫(yī)院檔案管理的準(zhǔn)確性和效率。

二、破解醫(yī)院檔案信息化管理難題的策略

（一）提高管理人員的專業(yè)水平，為檔案信息化管理提供人力支撐

醫(yī)院檔案管理不僅僅是資料素材的整理與利用，還包括理念輸入和意識(shí)輸送等內(nèi)容，本質(zhì)上是一種信息服務(wù)和人才教育有機(jī)結(jié)合的過程。醫(yī)院應(yīng)系統(tǒng)地培訓(xùn)檔案保管員，提高檔案管理人員的專業(yè)水平，完善檔案管理方法，促進(jìn)其更加科學(xué)化，將醫(yī)院檔案人員的培養(yǎng)納入人才培養(yǎng)計(jì)劃中，高度重視復(fù)合型人才的培養(yǎng)，提高檔案保管員的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化和信息化管理。

（二）收集與管理快速結(jié)合，為檔案信息化管理夯實(shí)基礎(chǔ)

檔案信息的收集和管理環(huán)節(jié)是分開的，不能將收集的數(shù)據(jù)及時(shí)上傳并進(jìn)行分析，這是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的最大問題，所以需要對(duì)檔案管理方式進(jìn)行不斷的改進(jìn)完善，以解決這一問題。應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行細(xì)化與完善，將檔案管理工作與醫(yī)院人員的日常工作緊密結(jié)合起來，醫(yī)務(wù)人員應(yīng)該成為檔案的第一個(gè)管理人員，利用現(xiàn)代科技對(duì)信息錄入過程進(jìn)行簡(jiǎn)化，比如醫(yī)護(hù)人員可以利用平板電腦，通過檔案管理錄入功能對(duì)病人情況進(jìn)行記錄，并及時(shí)傳遞到檔案管理系統(tǒng)中，這樣患者就能夠隨時(shí)查閱，可以很好的解決檔案收集慢、程序多、管理難、數(shù)據(jù)繁等問題。將檔案信息的收集、上傳整合在一起，不僅能夠及時(shí)將收集到的檔案信息及時(shí)傳遞到檔案管理系統(tǒng)，還確保了檔案信息的準(zhǔn)確性，同時(shí)還能夠?qū)⑸蟼鞯男畔⑦M(jìn)行快速分類，確保后續(xù)檔案管理工作的順利開展，切實(shí)提高檔案管理的工作效率。

（三）搭建檔案管理信息化系統(tǒng)，為檔案信息化管理提供動(dòng)力支持

隨著電子技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)應(yīng)該整合到檔案管理工作中，為醫(yī)院的檔案管理提供更好的服務(wù)。檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)需要軟硬兼?zhèn)?，醫(yī)院可以在保存紙質(zhì)檔案的同時(shí)搭建檔案管理信息化系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)來管理醫(yī)院檔案，通過電子文件的方式將醫(yī)院檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，能夠大幅度降低紙質(zhì)檔案所占空間，促進(jìn)存儲(chǔ)范圍、內(nèi)容以及時(shí)間的擴(kuò)大與延長(zhǎng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化，病例檔案和文書管理、圖表等分類存儲(chǔ)，數(shù)字化管理，存儲(chǔ)方便，查閱容易，輕松共享，更保證了信息的時(shí)效性。紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)與檔案管理信息化相結(jié)合，共同為醫(yī)院檔案管理可持續(xù)發(fā)展提供動(dòng)力支持。

按照目前醫(yī)院檔案管理的使用情況來看，大致可以分為以下幾個(gè)子系統(tǒng)：一是檔案儲(chǔ)存管理子系統(tǒng)。它能夠?qū)λ鏅n案進(jìn)行自動(dòng)編號(hào)分配和管理，在檔案出入檔案庫(kù)時(shí)進(jìn)行實(shí)時(shí)定位，方便檔案管理的同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了檔案的動(dòng)態(tài)化管理。二是檔案查詢管理子系統(tǒng)。主要是在工作人員查詢檔案時(shí)，提供檔案目錄和檔案的出庫(kù)指令，準(zhǔn)確的定位到檔案位置，工作人員可以很快找到。三是檔案銷毀管理子系統(tǒng)。它是在檔案失去存在價(jià)值時(shí)發(fā)揮作用，每份檔案在存儲(chǔ)時(shí)都設(shè)定了存儲(chǔ)的固定周期，檔案達(dá)到設(shè)定好的保管時(shí)間時(shí)，子系統(tǒng)會(huì)提醒工作人員進(jìn)行銷毀或者是自動(dòng)運(yùn)行程序進(jìn)行檔案銷毀。四是檔案安全管理子系統(tǒng)。檔案安全管理子系統(tǒng)的主要作用就是保證檔案的安全性，通過使用安全監(jiān)控等現(xiàn)代化的電子安全技術(shù)來對(duì)檔案進(jìn)行保管，當(dāng)有非工作人員對(duì)檔案進(jìn)行違法操作時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行報(bào)警，發(fā)送警報(bào)至檔案管理人員及安全保衛(wèi)部門，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的安全管理。

（四）做好檔案的信息保護(hù)工作，為檔案信息化管理化解風(fēng)險(xiǎn)

信息技術(shù)為檔案管理工作帶來極大便利的同時(shí)，也帶來了巨大的安全風(fēng)險(xiǎn)。如果數(shù)據(jù)庫(kù)的服務(wù)器發(fā)生宕機(jī)或程序產(chǎn)生錯(cuò)誤，將導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或泄漏。隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，數(shù)據(jù)面臨著更多的風(fēng)險(xiǎn)，病毒以及其他網(wǎng)絡(luò)漏洞將給檔案管理工作造成巨大的損失。因此，醫(yī)院在加強(qiáng)檔案管理的信息化的同時(shí)，必須重視檔案信息的保護(hù)工作。醫(yī)院一方面要致力于利用先進(jìn)的反攻擊和反黑客技術(shù)，也要在硬件上加大對(duì)防火墻等防御設(shè)備的投入，讓檔案信息的保存更安全更可靠；另一方面，醫(yī)院要在管理層面上來加強(qiáng)對(duì)檔案的保護(hù)，對(duì)電子檔案的管理者和設(shè)備維護(hù)人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)、開展工作交流、加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，讓其認(rèn)識(shí)到自身的重大責(zé)任，盡最大努力把檔案的管理工作做好做強(qiáng)。

總之，在信息化浪潮下，醫(yī)院檔案的信息化管理受到越來越多的關(guān)注，也出現(xiàn)了一些突出問題和弊端。理清問題，有針對(duì)性的采取相應(yīng)對(duì)策，才能適應(yīng)新形勢(shì)下的醫(yī)療體制要求，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。