社會(huì)記憶視野下的企業(yè)檔案資源建設(shè)研究

文·李鳳蓮

一個(gè)國(guó)家與民族的記憶是所有的社會(huì)成員通過(guò)各種形式載體而獲得的，而檔案作為社會(huì)活動(dòng)過(guò)程的有效記錄，自然就與集體記憶之間存在著密切的聯(lián)系。檔案工作者們開(kāi)始將這種記憶觀念劃入到相應(yīng)的理論框架或?qū)嵺`范疇中去，促使他們自覺(jué)地參與到對(duì)集體記憶的建構(gòu)與維護(hù)中，并將其納入自己的職責(zé)范圍。集體記憶與社會(huì)記憶融入企業(yè)檔案后，使之成為記憶資源建設(shè)的重要組成部分，而企業(yè)檔案記憶的加入，又使得社會(huì)記憶更加完善并與時(shí)俱進(jìn)。

一、企業(yè)檔案與社會(huì)記憶的關(guān)系

（一）檔案與社會(huì)記憶的屬性

1950年，第一屆國(guó)際檔案大會(huì)就提出“檔案是一個(gè)國(guó)家、省、行政機(jī)關(guān)的記憶，而檔案館保存的也是一個(gè)國(guó)家最為寶貴的東西，即一個(gè)國(guó)家的歷史證據(jù)與作為國(guó)家靈魂的材料”的觀點(diǎn)，認(rèn)同了檔案與記憶之間存在著密切的聯(lián)系。檔案記憶觀的核心內(nèi)涵是基于對(duì)檔案基本屬性——社會(huì)記憶屬性的本質(zhì)性認(rèn)識(shí)。把檔案與社會(huì)、國(guó)家、民族、家庭的歷史記憶聯(lián)結(jié)起來(lái)，強(qiáng)調(diào)檔案是一種社會(huì)（或歷史、集體）記憶；檔案館是“記憶的保存場(chǎng)所”或“記憶宮殿”，并從個(gè)人乃至民族的根源感、認(rèn)同感、身份感的高度去看待檔案及其保護(hù)的重要性。檔案記憶觀充分認(rèn)識(shí)并肯定了檔案是社會(huì)記憶的一種形式，檔案工作是社會(huì)記憶保護(hù)與構(gòu)建性工作的重要部分，這為企業(yè)檔案資源建設(shè)提供了理論依據(jù)。

（二）檔案與社會(huì)記憶的關(guān)系

檔案是人類(lèi)記憶的載體，但并不等同于社會(huì)記憶。二者是辯證統(tǒng)一，相互影響的關(guān)系。檔案形成的過(guò)程是客觀的，它借助各種載體將社會(huì)活動(dòng)產(chǎn)生的信息固化，將當(dāng)時(shí)的社會(huì)記憶記錄在案。即使內(nèi)容被主觀篡改，也反映出了當(dāng)時(shí)真實(shí)的歷史活動(dòng)；社會(huì)記憶則更多的是從人們的心理、情感、認(rèn)知上看問(wèn)題，在人們主觀意識(shí)的影響下動(dòng)態(tài)地運(yùn)行著、發(fā)展著。社會(huì)記憶可以借助檔案表現(xiàn)出來(lái)，具有開(kāi)放性，并側(cè)重于廣泛傳播；而檔案具有相對(duì)封閉性，雖然本身具有社會(huì)記憶的功能，但需要經(jīng)過(guò)許可方能發(fā)揮社會(huì)記憶的作用。檔案經(jīng)歷時(shí)代變遷、保管不當(dāng)或人為因素，會(huì)損壞、丟失，致使利用價(jià)值喪失；社會(huì)記憶則不然，只要有人記著，那記憶就不會(huì)消失。社會(huì)記憶可突破時(shí)空限制，將檔案內(nèi)容重拾，雖不能確保真實(shí)性、完整性，但也是對(duì)檔案的補(bǔ)充或印證。

（三）企業(yè)檔案與記憶的傳承

企業(yè)對(duì)社會(huì)發(fā)展的重要性，使企業(yè)記憶成為社會(huì)記憶構(gòu)建的重要主體。作為承載企業(yè)記憶的載體——企業(yè)檔案，是企業(yè)組織記憶構(gòu)建和傳承的基石，具有極高的保存價(jià)值。社會(huì)記憶觀為企業(yè)檔案資源建設(shè)提供了新的視角。謝倫博格在《現(xiàn)代檔案--原則與技術(shù)》一書(shū)中指出“檔案不是搜集物”，它“經(jīng)過(guò)自然的進(jìn)程逐漸匯合在一起，達(dá)到了最終的擺列順序，它是一種生長(zhǎng)的結(jié)果”。企業(yè)檔案是在企業(yè)實(shí)踐活動(dòng)產(chǎn)生和形成的，來(lái)源于企業(yè)一定活動(dòng)和目的的具有內(nèi)在聯(lián)系的組合，反映著企業(yè)過(guò)去與現(xiàn)在，并為理解企業(yè)發(fā)展提供依據(jù)。企業(yè)檔案是企業(yè)后人零距離認(rèn)識(shí)企業(yè)發(fā)展歷程的工具，后人可為企業(yè)的輝煌感到光榮，也可從企業(yè)發(fā)展曲折中吸取經(jīng)驗(yàn)。因此，企業(yè)檔案不論從人才培養(yǎng)還是管理決策方面，均有利于促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展。例如美國(guó)著名皮革制品品牌Coach集團(tuán)官網(wǎng)推出Coach歷史傳承和Coach傳承視頻欄目，以視頻形式演繹著Coach從1941年創(chuàng)建到2014年發(fā)展的歷程，記憶著Coach的傳奇，展示著各種經(jīng)典皮包。除此之外，Coach旗下的設(shè)計(jì)師也從記錄中的經(jīng)典皮包中找尋靈感，將經(jīng)典與現(xiàn)代元素結(jié)合打造出工藝精湛、賦予靈魂的作品。Coach集團(tuán)此舉，不止在經(jīng)濟(jì)全球化的背景中開(kāi)拓了市場(chǎng)，提高了經(jīng)濟(jì)效益，也打造了“經(jīng)典工藝，不朽傳承”的獨(dú)特企業(yè)記憶。

二、企業(yè)檔案資源體系的構(gòu)建

（一）記憶視角下企業(yè)資源體系的構(gòu)成

從社會(huì)記憶角度出發(fā)，企業(yè)檔案資源體系可由四部分組成，即企業(yè)歷史檔案、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案、企業(yè)文化檔案、企業(yè)綜合記憶檔案。其中，企業(yè)歷史檔案包括企業(yè)形成發(fā)展過(guò)程、具有重大影響的大事記及重要人物等。企業(yè)歷史檔案是企業(yè)記憶構(gòu)成的主干，是宏觀反映企業(yè)發(fā)展演變的重要載體，所以企業(yè)歷史檔案是企業(yè)檔案的靈魂。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案主要是企業(yè)生產(chǎn)涉及的材料、工藝和經(jīng)營(yíng)的管理策略、研發(fā)等創(chuàng)造企業(yè)效益的檔案資料。生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案是支持企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)，指導(dǎo)企業(yè)制定合適戰(zhàn)略及提供經(jīng)驗(yàn)依據(jù)的重要材料。它以滿足各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任、信息等方面的需求為目的，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過(guò)資源整合和開(kāi)發(fā)，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供服務(wù)，是企業(yè)檔案體系中的最基礎(chǔ)性檔案。企業(yè)文化檔案指與公司文化相關(guān)的，對(duì)公司有保存價(jià)值的文書(shū)、聲像、實(shí)物等不同載體形式的檔案，是企業(yè)樹(shù)立良好品牌形象的鑰匙。企業(yè)文化檔案可以反映出企業(yè)精神和企業(yè)品質(zhì)，為企業(yè)文化建設(shè)提供借鑒和參考，對(duì)企業(yè)建設(shè)有著宣傳推廣和教育作用，良好的企業(yè)文化氛圍有利于企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，因而企業(yè)文化檔案是企業(yè)檔案體系的血液。綜合記憶檔案是除了企業(yè)歷史檔案、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案、文化檔案之外的其他檔案，是企業(yè)檔案體系的補(bǔ)充資料，經(jīng)過(guò)管理者整合利用，也可從中探取獨(dú)特的企業(yè)記憶，以小見(jiàn)大折射出企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r。

（二）企業(yè)檔案資源體系建設(shè)中存在的問(wèn)題

1.管理創(chuàng)新滯后影響記憶傳承

企業(yè)日益進(jìn)步，對(duì)企業(yè)檔案建設(shè)要求也越來(lái)越高，需要在原有檔案體系建設(shè)的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新以滿足發(fā)展的需要。為滿足這種需要，檔案數(shù)字化工作提到議事日程。在現(xiàn)代企業(yè)中，數(shù)字檔案資源的收集直接決定著記憶的完整性。企業(yè)信息化依然成為增強(qiáng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展、提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力和經(jīng)濟(jì)效益的重要支撐。企業(yè)積極建設(shè)知識(shí)庫(kù)、知識(shí)平臺(tái)為企業(yè)發(fā)展提供智力支持，但很多重要信息仍處于“游離”狀態(tài)，檔案得不到及時(shí)收集整理，致使企業(yè)記憶流失。這要求企業(yè)不僅要在硬件上完善檔案數(shù)字化，更要在制度管理上不斷創(chuàng)新，符合時(shí)代發(fā)展要求，讓企業(yè)記憶跟隨時(shí)代發(fā)展潮流以更受大眾歡迎的方式保存與傳承，成為時(shí)代發(fā)展的一個(gè)獨(dú)特記憶。

2.不注重開(kāi)發(fā)利用及專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)

檔案是記錄集體記憶的載體，是激活集體記憶的重要媒介，而如今安然存放在檔案室的企業(yè)檔案卻無(wú)法釋放其記憶能量，因?yàn)閱T工在高度緊張、高度運(yùn)轉(zhuǎn)的工作方式下，無(wú)暇主動(dòng)了解、使用借鑒企業(yè)檔案，這就要求企業(yè)檔案工作者拓展檔案利用服務(wù)方式，系統(tǒng)、深入地整合檔案資源，用生動(dòng)、簡(jiǎn)單、明了的方式將企業(yè)組織記憶主動(dòng)呈現(xiàn)給企業(yè)員工，在潛移默化中實(shí)現(xiàn)企業(yè)記憶的激活與傳承。而要將企業(yè)檔案室變成企業(yè)記憶智慧庫(kù)，最大程度地發(fā)揮企業(yè)檔案人員在企業(yè)記憶傳承中的決定作用，企業(yè)就必須將檔案專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)成本算在企業(yè)經(jīng)營(yíng)總成本中，用優(yōu)秀的人才資源建設(shè)促進(jìn)企業(yè)的檔案資源建設(shè)。

3.思想觀念落后導(dǎo)致檔案資源建設(shè)掣肘

同國(guó)家檔案綜合檔案資源建設(shè)具有法定強(qiáng)制性相比，企業(yè)檔案資源建設(shè)更依賴于企業(yè)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度。目前，中小型企業(yè)出于成本考慮，一般不會(huì)設(shè)置檔案室，也不會(huì)招聘專(zhuān)業(yè)檔案人員，大多是由行政文員兼任檔案管理員。發(fā)展中的大型企業(yè)雖設(shè)有檔案室，但對(duì)檔案資源建設(shè)投入的資金很少，使檔案資源的收集整理受到了制約。較為成熟的大型企業(yè)現(xiàn)在一般都設(shè)有較為完善的檔案管理體系，但企業(yè)早期發(fā)展的檔案也不能保留齊全，這就造成了記憶斷代，而這種企業(yè)記憶的斷代也容易造成部分社會(huì)記憶的斷代。

三、社會(huì)記憶視野下的企業(yè)檔案資源建設(shè)的策略

（一）提高檔案意識(shí)

對(duì)企業(yè)而言，每個(gè)員工都是檔案的形成者、收集者，員工檔案意識(shí)的強(qiáng)弱直接決定著企業(yè)檔案資源建設(shè)的好壞，決定企業(yè)記憶的存毀。企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)利用多種方式宣傳企業(yè)檔案資源體系構(gòu)建的重要性。比如，定期召開(kāi)座談會(huì)，以檔案實(shí)例給員工講述企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展的影響。比如，借助海報(bào)、雜志以及新媒體向大家傳播檔案的基本知識(shí)，像山東魯能人力資源中心就以微信電子雜志的方式，每月將山東省各國(guó)家電網(wǎng)單位的檔案文章或檔案工作注意事項(xiàng)傳播給公司員工。當(dāng)然，在快速運(yùn)轉(zhuǎn)的社會(huì)中，用微博、微信傳播檔案信息，雖能大范圍、高速度地讓人們知道檔案，但這種快餐式的宣傳方式也會(huì)很快被其他熱點(diǎn)覆蓋，所謂“7秒的檔案意識(shí)”是不足以滿足新形勢(shì)下社會(huì)記憶構(gòu)建需求的。因此，加強(qiáng)檔案宣傳，提高員工檔案意識(shí)，讓每一名員工都主動(dòng)自覺(jué)地為企業(yè)檔案資源建設(shè)提供信息，提升對(duì)企業(yè)記憶乃至社會(huì)記憶的保存意識(shí)，才是企業(yè)檔案資源建設(shè)的必由之路。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，完善的制度體系是企業(yè)檔案資源建設(shè)的有力保障。企業(yè)應(yīng)在遵循《企業(yè)檔案管理方法》的基礎(chǔ)上，從企業(yè)個(gè)性出發(fā)制定合適的檔案規(guī)范。比如，房地產(chǎn)行業(yè)以工程項(xiàng)目檔案為主，檔案建設(shè)側(cè)重于工程項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)系列檔案；汽車(chē)行業(yè)側(cè)重汽車(chē)的制造、生產(chǎn)、銷(xiāo)售等檔案資料。在企業(yè)建立“以總部為中心，覆蓋分公司”的檔案管理體制的同時(shí)，政府可以創(chuàng)造“大檔案”的環(huán)境，讓各具特色的行業(yè)檔案，以網(wǎng)站、展覽等形式展出，從中了解行業(yè)的歷史、特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，探索發(fā)展方向，提供經(jīng)營(yíng)策略，打造行業(yè)社會(huì)記憶。

（三）多元化收集企業(yè)檔案

全面收集企業(yè)檔案，完整展現(xiàn)企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，是建立健全企業(yè)檔案資源體系的重要基礎(chǔ)，也是構(gòu)建完整企業(yè)記憶的必要前提。由于企業(yè)根據(jù)市場(chǎng)需求不斷轉(zhuǎn)變策略，調(diào)整經(jīng)營(yíng)方向，致使企業(yè)檔案收集具有階段性。而企業(yè)重大事件的發(fā)生又往往是企業(yè)記憶的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，為避免記憶流失，企業(yè)檔案收集應(yīng)注重多元化，在關(guān)注傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的同時(shí)，也不可忽視聲像檔案、電子檔案、口述檔案、實(shí)物檔案等是企業(yè)檔案資源體系的合理構(gòu)成部分。例如，德固薩企業(yè)檔案服務(wù)中心收藏的檔案，就包含了歷史檔案、企業(yè)計(jì)劃、執(zhí)照、海報(bào)、圖片影像、錄音磁帶、印刷品、廣告、圖書(shū)藏品和文物展品等。因此，企業(yè)應(yīng)主動(dòng)將與企業(yè)有關(guān)的文獻(xiàn)、實(shí)物收集歸檔，并向資深員工、中高層管理者收集口述檔案作為檔案的補(bǔ)充資料，夯實(shí)企業(yè)檔案資源體系的基礎(chǔ)，保證企業(yè)記憶 的完整性、連續(xù)性、真實(shí)性。

企業(yè)檔案資源是構(gòu)筑企業(yè)組織記憶的基石，是社會(huì)記憶構(gòu)建的重要組成部分。塑造與維護(hù)真實(shí)的企業(yè)組織記憶，需要從多維視角開(kāi)展企業(yè)檔案資源的收集整理工作，合理規(guī)劃和引導(dǎo)未來(lái)企業(yè)檔案記憶資源體系的整體性構(gòu)筑，擔(dān)負(fù)起企業(yè)對(duì)社會(huì)記憶承擔(dān)的責(zé)任。

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