加強(qiáng)人事檔案管理工作的對(duì)策探究

文·田鳳玲

人事檔案主要包括個(gè)人的學(xué)習(xí)簡(jiǎn)歷、工作經(jīng)歷、年度考核、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等方面的信息和內(nèi)容。人事檔案管理工作主要是對(duì)這些信息進(jìn)行整理、收集、統(tǒng)計(jì)、保管，并為個(gè)人求職和各級(jí)各部門及用人單位招攬人才、進(jìn)行人員考評(píng)、提拔人才等提供依據(jù)。隨著人才強(qiáng)國(guó)建設(shè)步伐的加快，國(guó)家將不斷出臺(tái)更加積極、開放、有效的人才政策，如何進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理，管好用好人事檔案，為各類人才成長(zhǎng)、流動(dòng)創(chuàng)造更加和諧、寬松的環(huán)境，將是各級(jí)人事檔案管理部門需要研究解決的一項(xiàng)重大課題。

一、加強(qiáng)人事檔案管理是新時(shí)代背景下的必然要求

（一）更高質(zhì)量更充分就業(yè)目標(biāo)對(duì)人事檔案管理提出了更高要求

隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化和我國(guó)改革開放的不斷深入，國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)各方面得到了高速發(fā)展，就業(yè)向好狀況持續(xù)改善。黨的十九大報(bào)告中明確提出，要堅(jiān)持就業(yè)優(yōu)先戰(zhàn)略和積極就業(yè)政策，實(shí)現(xiàn)更高質(zhì)量和更充分就業(yè)。人事檔案作為人才綜合評(píng)價(jià)和就業(yè)的重要載體，必將在促進(jìn)更高質(zhì)量和更充分就業(yè)中發(fā)揮更加重要的作用，這就要求進(jìn)一步建立與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)的更加完善的人事檔案管理制度和體系。同時(shí)，當(dāng)今是信息主導(dǎo)的大數(shù)據(jù)時(shí)代，社會(huì)和個(gè)人也不斷要求在一定范圍內(nèi)查閱個(gè)人檔案信息，這在一定程度上增加了人事檔案的透明度和“含金量”，也使得各類人才流動(dòng)趨于良性競(jìng)爭(zhēng)，就業(yè)更加公開、公平、公正。

（二）人事檔案在人力資源配置中的作用進(jìn)一步凸顯

用人單位要想取得長(zhǎng)足的發(fā)展，就需要充實(shí)有識(shí)之士和真正有才華的人，不斷給自身注入新鮮的血液。與之相匹配的是，人才價(jià)值進(jìn)一步凸顯，社會(huì)對(duì)于人才綜合素質(zhì)的要求也越來越高，這就促使個(gè)人要不斷提高自身的“價(jià)值”，即學(xué)歷、工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)項(xiàng)榮譽(yù)等，以充實(shí)個(gè)人人事檔案的內(nèi)容和分量。而如何在眾多的應(yīng)聘者篩選出比較合適的人員，通過筆試、面試可初步考察應(yīng)聘者基本素質(zhì)，而要想進(jìn)一步作全面深入的了解，就需要充分發(fā)揮人事檔案的作用了。通過調(diào)閱人事檔案可以對(duì)應(yīng)聘者個(gè)人經(jīng)歷、職業(yè)道德和工作能力有一個(gè)更為全面的認(rèn)識(shí)和了解，從而對(duì)應(yīng)聘者作出更為客觀的評(píng)價(jià)，為更多真正有能力的人提供更廣闊的職業(yè)平臺(tái)和就業(yè)機(jī)會(huì)，使社會(huì)人力資源得到優(yōu)化配置。

二、現(xiàn)行人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案管理制度還不夠健全

現(xiàn)行的人事檔案管理制度在某些方面還不夠健全，已不能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的高速發(fā)展。這種沿襲了傳統(tǒng)工作方法的檔案管理對(duì)檔案的保存和管理存在一定的缺陷和盲區(qū)，使得部分人員的檔案流失或者損毀，甚至被不法分子利用，給相關(guān)人員的生活和工作帶來損失。

（二）人事檔案入口管理還存在一些薄弱環(huán)節(jié)

隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展和就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的不斷加劇，也帶動(dòng)了一些不法行業(yè)的產(chǎn)生和發(fā)展，例如造假證、假學(xué)歷等等。人事檔案入口管理往往都是由檔案管理人員一人把關(guān)，缺乏一個(gè)綜合評(píng)估鑒定環(huán)節(jié)，這就給一些虛假檔案材料進(jìn)入個(gè)人人事檔案造成可乘之機(jī)。這些融進(jìn)了虛假材料的個(gè)人檔案，讓人事檔案信息變得不真實(shí)，相對(duì)于有真才實(shí)學(xué)的人來說是不公平的，也使得就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)進(jìn)入惡性循環(huán)，最終影響社會(huì)的健康有序發(fā)展。因此，把好檔案入口和建立責(zé)任追究制度就顯得尤為重要。

（三）在一定程度上限制了各類人才的自由流動(dòng)

目前，我市已建立起比較完善的公務(wù)員和事業(yè)單位人員檔案管理體系，而企業(yè)人事檔案管理相對(duì)滯后，部分單位出于自身利益考慮，為了留住人才，限制人員的自由流動(dòng)，將人員的檔案封存在單位，不準(zhǔn)個(gè)人隨意轉(zhuǎn)出。這就限制了人力資源的自由流動(dòng)，同時(shí)也限制了個(gè)人的自由擇業(yè)，影響了社會(huì)人力資源的優(yōu)化配置，使有能力的人不能真正發(fā)揮自身的價(jià)值，由此導(dǎo)致一部分人放棄原有人事檔案，在新單位重新建立一份檔案，這就讓人事檔案管理工作出現(xiàn)混亂。

三、新時(shí)期人事檔案管理的改進(jìn)措施

（一）進(jìn)一步建立健全人事檔案管理體系

國(guó)家有關(guān)部門需要不斷建立健全現(xiàn)行的人事檔案管理制度，完善各項(xiàng)相關(guān)的規(guī)章制度和法律法規(guī)，實(shí)現(xiàn)用制度和法律法規(guī)管人管事。“無規(guī)矩不成方圓”，只有制度健全，有法可依，人事檔案管理工作實(shí)施起來才能真正有效，切實(shí)發(fā)揮應(yīng)有的作用。同時(shí)，還要成立專門的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理，使管理制度真正落到實(shí)處。如我市人社部門管理的公務(wù)員、事業(yè)單位工作人員和國(guó)有企業(yè)工作人員檔案室，就是專門存放科級(jí)以下公務(wù)員、事業(yè)單位工作人員和國(guó)有企業(yè)工作人員人事檔案的重要機(jī)構(gòu)，為各類人才提供人事檔案管理服務(wù)。

（二）進(jìn)一步深化各項(xiàng)人事制度改革

隨著國(guó)家各項(xiàng)人事制度改革的不斷深化，政府各個(gè)層面應(yīng)密切配合，加快人事檔案管理制度改革，尤其是非國(guó)有企業(yè)員工人事檔案管理改革，進(jìn)一步暢通人才流動(dòng)通道，使人事檔案管理制度能夠與時(shí)俱進(jìn)，跟上經(jīng)濟(jì)發(fā)展的潮流和步伐，從而盡快建立起與時(shí)代發(fā)展相匹配的人事檔案管理機(jī)制。只有這樣，才能更好地使社會(huì)人力資源得到優(yōu)化配置，激發(fā)各行各業(yè)的人才活力，從而形成人人渴望成才、人人努力成才、人人皆可成才、人人盡展其才的良好局面。

（三）進(jìn)一步提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

人事檔案管理人員是檔案管理工作的主要從事者，同時(shí)也是人事檔案管理制度的重要落實(shí)者。因此，要著重提高工作人員的綜合素質(zhì)，并進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)和考核，包括檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)、理論基礎(chǔ)、實(shí)際操作方法等，以及其他方面的能力，比如計(jì)算機(jī)、檔案管理相關(guān)的軟件操作等。在對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)上進(jìn)一步提高，在實(shí)際工作中將各種措施和方法切實(shí)落在實(shí)處，理論與實(shí)踐充分結(jié)合才能使檔案管理工作不再是“紙上談兵”。

（四）進(jìn)一步提升人事檔案的內(nèi)涵和質(zhì)量

要進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理，把好人事檔案入口關(guān)，杜絕假證件、假學(xué)歷等虛假信息的涌入。為此，檔案管理部門可成立專門的審核鑒定小組，在收錄個(gè)人人事檔案時(shí)，采取審核小組成員共同審核把關(guān)的辦法，從而保證各項(xiàng)信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，使每一點(diǎn)信息都有充分的證明。同時(shí)，還應(yīng)進(jìn)一步豐富人事檔案內(nèi)涵，建立與紙質(zhì)人事檔案相匹配的電子人事檔案庫，可以插入個(gè)人獲得的榮譽(yù)等圖片信息，從而使人事檔案內(nèi)容信息更加生動(dòng)豐富和直觀，并為查閱利用檔案提供更加高效快捷的服務(wù)。