淺談醫(yī)院科研檔案的開發(fā)與利用

文·賈玉秀

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，是醫(yī)學(xué)科研人員在醫(yī)學(xué)科學(xué)研究、學(xué)術(shù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、數(shù)據(jù)、圖表、聲像等載體形式的文件材料[1]，是醫(yī)學(xué)科技儲(chǔ)備的重要形式，對(duì)保持醫(yī)學(xué)科學(xué)的先進(jìn)性、創(chuàng)新性，促進(jìn)醫(yī)院學(xué)科建設(shè)及發(fā)展具有舉足輕重的作用。

一、醫(yī)院科研檔案概述

醫(yī)院科研檔案主要包括科研綜合檔案、科研項(xiàng)目檔案、科研成果檔案、學(xué)科及平臺(tái)建設(shè)檔案。科研綜合檔案包括上級(jí)科研機(jī)構(gòu)及醫(yī)院正式發(fā)布的關(guān)于項(xiàng)目立項(xiàng)、成果獎(jiǎng)勵(lì)、實(shí)驗(yàn)室及重點(diǎn)學(xué)科成立的紅頭文件及在科研管理活動(dòng)中形成的文件材料；科研項(xiàng)目檔案包括項(xiàng)目申報(bào)書、合同（任務(wù)）書、結(jié)題（驗(yàn)收）報(bào)告、報(bào)獎(jiǎng)材料、獎(jiǎng)勵(lì)證書等與科研項(xiàng)目有關(guān)的各種材料；科研成果檔案包括科研論文、著作、獎(jiǎng)勵(lì)等各種成果資料；學(xué)科及平臺(tái)建設(shè)檔案包括重點(diǎn)學(xué)科、實(shí)驗(yàn)室及科研平臺(tái)申報(bào)書、考核材料。由于醫(yī)學(xué)研究的特殊性，醫(yī)院科研檔案具有專業(yè)性強(qiáng)、形成周期長(zhǎng)、學(xué)科交叉明顯、載體形式多元化等特點(diǎn)。

二、醫(yī)院科研檔案開發(fā)利用問題分析

（一）醫(yī)院科研檔案管理機(jī)制不健全

《檔案法》是規(guī)范我國(guó)檔案工作、制定一切檔案規(guī)章制度的基本依據(jù)，但隨著全國(guó)檔案管理工作的規(guī)范化、細(xì)致化，《檔案法》需要進(jìn)一步完善補(bǔ)充才能滿足社會(huì)進(jìn)步的需要，國(guó)家對(duì)于醫(yī)學(xué)科研檔案管理方面的法律條文更是有所缺失。與此同時(shí)，醫(yī)院對(duì)于科研檔案的歸檔內(nèi)容、歸檔時(shí)間、管理人員資質(zhì)要求等尚未形成健全的行之有效的管理體制和激勵(lì)制度，檔案管理人員缺乏主動(dòng)性和責(zé)任感，不能很好地指導(dǎo)和協(xié)助醫(yī)院科研人員做好科研文件的積累、整理和歸檔工作，使科研檔案無(wú)法達(dá)到完整化、系統(tǒng)化，影響了科研檔案的開發(fā)利用。

（二）醫(yī)院科研檔案建設(shè)資源匱乏

在科研檔案建設(shè)過(guò)程中，需要一定的場(chǎng)地、物力、人力，包括軟硬件設(shè)備，比如電腦、硬盤、檔案管理系統(tǒng)等，以及科研管理和檔案管理人員，并且要定期對(duì)硬軟件進(jìn)行維護(hù)，人員知識(shí)進(jìn)行更新，因此就需要資金的不斷投入。而醫(yī)院年度預(yù)算重點(diǎn)往往放在醫(yī)療人才培養(yǎng)、醫(yī)療設(shè)備投入、醫(yī)院環(huán)境建設(shè)上，科研檔案的建設(shè)和管理容易被忽視。

（三）醫(yī)院科研檔案開發(fā)利用力度不夠

醫(yī)院對(duì)科研檔案的開發(fā)利用意識(shí)相對(duì)薄弱。比起科研檔案管理，多數(shù)醫(yī)院更注重科研立項(xiàng)率、科研經(jīng)費(fèi)資助率及科研論文發(fā)表數(shù)量等[2]，而對(duì)于科研歸檔工作沒有給予足夠重視；臨床人員在進(jìn)行科學(xué)研究過(guò)程中，對(duì)數(shù)據(jù)資料收集不及時(shí)，或?yàn)榉奖闶褂米孕辛舸?，使原始檔案資料不完整，科研檔案質(zhì)量問題及歸檔的不規(guī)范，影響了檔案的開發(fā)利用[3]；檔案的借閱使用多保留傳統(tǒng)的管理和查閱模式，電子檢索渠道尚未開通，科研檔案也就無(wú)法被充分的開發(fā)利用。

三、醫(yī)院科研檔案開發(fā)利用對(duì)策研究

（一）重視科研檔案管理工作，完善科研檔案制度建設(shè)

醫(yī)院層面應(yīng)樹立科研檔案管理意識(shí)，院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，并將檔案工作主體定位到臨床科研人員，取得臨床人員的支持和配合，使臨床科研的檔案收集工作變被動(dòng)為主動(dòng)。完善科研檔案管理制度，明確科研檔案歸檔范圍、歸檔時(shí)間、開發(fā)利用價(jià)值、檔案管理人員資質(zhì)等，保證科研檔案的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性。在完善科研檔案管理制度的同時(shí)，還要進(jìn)一步完善保密制度，保證科研檔案的安全利用，避免學(xué)術(shù)不端行為的發(fā)生[4]。

（二）加大醫(yī)院科研檔案建設(shè)投入，加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

制定年度科研檔案建設(shè)規(guī)劃，做好投入預(yù)算，滿足科研檔案建設(shè)過(guò)程中場(chǎng)地建設(shè)、硬件、信息系統(tǒng)維護(hù)更新及人員培訓(xùn)的需要。檔案管理人員應(yīng)通過(guò)加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，掌握醫(yī)學(xué)基礎(chǔ)、科研管理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等知識(shí)，醫(yī)院可通過(guò)多種培訓(xùn)途徑，提高專兼職科研檔案管理人員的檔案分類、組卷、歸檔、保密、開發(fā)利用等理論知識(shí)水平，以在科研檔案開發(fā)利用過(guò)程中提供更便捷的服務(wù)。

（三）實(shí)現(xiàn)管理理念創(chuàng)新，提高醫(yī)院科研檔案管理水平

創(chuàng)新是各項(xiàng)事業(yè)保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的保障，也是科學(xué)研究工作的靈魂[5]。在科研檔案管理工作中，應(yīng)進(jìn)一步解放思想，更新管理理念，樹立科研檔案開發(fā)與利用的創(chuàng)新意識(shí)，充分發(fā)揮檔案作用，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)科研檔案開發(fā)利用的宣傳力度，讓臨床人員認(rèn)識(shí)和了解科研檔案的利用價(jià)值； 利用檔案信息系統(tǒng)做好科研檔案信息資源的開發(fā)、編研工作，為科技人員開展醫(yī)學(xué)研究提供科研信息資料。科研檔案的歸納分析，可為醫(yī)院在科研管理工作中提供決策依據(jù)，在制定科研投入、醫(yī)院資源配備時(shí)做出合理與正確的決斷。

（四）豐富科研檔案服務(wù)內(nèi)容，轉(zhuǎn)變開發(fā)利用模式

隨著信息技術(shù)的利用，歸檔內(nèi)容日漸豐富和細(xì)化，比如一卷科研項(xiàng)目檔案包括課題立項(xiàng)時(shí)間、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目編號(hào)、名稱、項(xiàng)目下達(dá)單位、級(jí)別、起止時(shí)間、資助經(jīng)費(fèi)、中期考核材料、結(jié)題時(shí)間、完成水平。結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化電子數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存技術(shù)逐步成熟，可收集醫(yī)學(xué)各個(gè)領(lǐng)域知識(shí)和案例。同時(shí)，在醫(yī)學(xué)科學(xué)研究過(guò)程中，注重原始數(shù)據(jù)、圖片、模型的收集積累，并把與醫(yī)院科研活動(dòng)相關(guān)的所有資料納入歸檔范疇，使醫(yī)院科研檔案有了更大的利用價(jià)值。檔案中涉及的臨床診斷方法、治療方法等檔案也是開發(fā)利用的重點(diǎn)內(nèi)容。另外，將結(jié)合醫(yī)療案例的各種課題、管理方式、業(yè)務(wù)知識(shí)等進(jìn)行綜合整理，可為醫(yī)院的發(fā)展歷史記下濃重的一筆。一些科研成果、專利及新技術(shù)等科技信息可對(duì)科研決策、醫(yī)療診斷起到積極的指導(dǎo)作用。比如，可將醫(yī)學(xué)科研檔案中的資料匯集分析后，完成研究論文、申報(bào)發(fā)明專利或?qū)嵱眯滦蛯＠妊芯砍晒?，進(jìn)而向臨床推廣應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)科研檔案的成果轉(zhuǎn)化，發(fā)揮科研檔案價(jià)值。在信息共享的時(shí)代，在保證檔案安全的前提下，應(yīng)借助創(chuàng)新性網(wǎng)絡(luò)或管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)科研檔案的遠(yuǎn)程利用、信息檢索與共享，將醫(yī)學(xué)科研檔案信息從靜態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)，是科研檔案開發(fā)利用的重要研究方向。

醫(yī)院科研檔案，不僅是科研成果的鑒定憑證，還是進(jìn)行科研服務(wù)、申請(qǐng)專利的基礎(chǔ)材料，在臨床醫(yī)學(xué)研究中具有重要利用價(jià)值。充分開發(fā)利用檔案資源，發(fā)揮科研檔案在醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研活動(dòng)中的指導(dǎo)作用，對(duì)于提高臨床診療水平，提升醫(yī)院整體素質(zhì)，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

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[1]徐水珠，姚登福，倪啟超，等.醫(yī)院科研檔案管理[J].解放軍醫(yī)院管理雜志，2008，15（4）:345.

[2]陳洋華.醫(yī)院科研檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策分析[J].臨床合理用藥雜志，2010，3（15）:127-128.

[3]虞愛麗.新時(shí)期醫(yī)學(xué)科研檔案的特點(diǎn)及管理創(chuàng)新[J].中華醫(yī)學(xué)科研管理雜志，2011，24（1）:58-60.

[4]鄭富豪. 淺析臨床醫(yī)學(xué)科研檔案保密與利用[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2015，（11）:26-34.

[5]李鈺銘，蔣歆昶.綜合性醫(yī)院科研檔案管理工作現(xiàn)狀及應(yīng)對(duì)策略[J].醫(yī)學(xué)信息. ，2014，（17）:13-13，14.