淺談鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院醫(yī)療檔案服務與利用工作

文·劉青 萬君

檔案的服務利用工作是檔案工作中最富有活力的一個環(huán)節(jié)，也是檔案工作的最終目的，它檢驗并推動著檔案工作。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院醫(yī)療工作中，作為醫(yī)院工作重要組成部分的醫(yī)療檔案工作，帶有極強的服務性，它通過對檔案資料的管理和提供服務利用，為醫(yī)療工作和廣大患者服務，為民眾健康和 “三農(nóng)”服務。由此可見，鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院醫(yī)療檔案工作的服務性和可利用性是醫(yī)療檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎。近年來，鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院醫(yī)療檔案工作已由封閉轉(zhuǎn)向開放，由被動服務逐步轉(zhuǎn)向主動服務，但從總體要求來看，鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院醫(yī)療檔案的服務方式還不適應人民對美好的、健康生活的向往日益增長的需要，大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院醫(yī)療檔案還基本停留在管理型的層面，主動服務做得還不夠。在服務渠道方面，醫(yī)院與患者之間、科室與科室之間、醫(yī)院與醫(yī)院之間缺乏檔案信息的相互交流，服務面窄，檔案的利用率較低。加之基層醫(yī)療單位和醫(yī)護人員檔案意識薄弱，對具有重要參考價值的醫(yī)療檔案信息和相關資料沒有引起足夠重視，將大量的檔案信息資料閑置一旁，導致醫(yī)療檔案信息的浪費和無形資產(chǎn)的流失。因此需要對鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院醫(yī)療檔案服務利用工作進行研究探討，以充分發(fā)揮檔案資料的作用。

一、醫(yī)療檔案在服務與利用工作上存在的主要問題

（一）服務目的不明確

盡管服務工作是檔案業(yè)務工作的最終目的，但在實踐中對這一目的體現(xiàn)卻不夠明確，以保管好原始檔案資料為目的，重管理輕利用的現(xiàn)象還普遍存在。從事醫(yī)療檔案工作的部門與人員以及基層醫(yī)護人員工作中并未引起對醫(yī)療檔案信息資源的重視，至于如何開發(fā)利用好檔案信息資源想得很少、做得也不夠，致使檔案服務利用工作遠不能適應基層醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的要求。

（二）服務觀念不更新

一是存有“無所作為”的觀念。認為檔案工作處于配角地位，后臺工作，干多干少無所謂，工作上不求進步，思想上不開拓進取；二是存有“自我為戰(zhàn)”的觀念。缺乏對醫(yī)患工作對檔案利用的需求分析，檔案服務利用面窄，檔案服務工作不到位，檔案利用率不高；三是存有“因循守舊”的觀念?，F(xiàn)代社會“大數(shù)據(jù)”“網(wǎng)絡化”已成為檔案管理和利用工作的發(fā)展趨勢，而基層醫(yī)療檔案工作信息化、現(xiàn)代化水平還很低，影響了檔案的利用速度和利用范圍，不能達到快捷方便和信息共享的目的，檔案信息資源開發(fā)利用工作跟不上新時代的步伐。

（三）服務效果不明顯

鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院醫(yī)療檔案服務與利用現(xiàn)狀，不能滿足農(nóng)民群眾對鄉(xiāng)村醫(yī)療工作疑難雜癥、健康普及、未病防范、康復需求的信息要求，區(qū)域性、特殊性、季節(jié)性和專業(yè)性病癥治療先輩經(jīng)驗難以借鑒，對醫(yī)患工作的服務利用效果不明顯。

二、完善和加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院醫(yī)療檔案服務與利用工作的措施

（一）明確基層醫(yī)療檔案服務利用工作在檔案工作中的目的定位

作為具有鮮明服務性的醫(yī)療檔案工作不能游離于醫(yī)療衛(wèi)生服務體系之外，必須服從服務于全面建成小康社會和人民對健康生活的美好向往，切實改變單純的檔案管理型現(xiàn)狀。要以服務型為主，在服務中實施管理，并適時調(diào)整自己的工作目標，以適應國民健康戰(zhàn)略的需求。同時，服務利用作為基層醫(yī)療檔案工作的最終目的，是由醫(yī)療檔案形成的特點和檔案自身的因素所決定的，因此，基層醫(yī)療檔案工作應圍繞便于服務利用這個目的開展工作，確立和鞏固服務利用工作的目的定位。要根據(jù)服務對象提出的具體要求確定、調(diào)整檔案工作開展的重點及目標，建立優(yōu)質(zhì)高效的服務體系，增強醫(yī)療檔案工作的服務功能，提高服務水平，用服務工作去指導和推動基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院的醫(yī)療工作。檔案行政管理部門要按照醫(yī)療檔案服務利用工作的需要制訂基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理規(guī)劃和服務措施，強化服務，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院醫(yī)療檔案工作的各個方面提供服務。鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案工作人員要抓住服務工作重點，全方位服務醫(yī)療衛(wèi)生工作，從為民眾和患者服務考慮的角度，做好檔案工作為醫(yī)藥事業(yè)服務為重點的檔案信息資源的開發(fā)利用。特別是基層醫(yī)療檔案管理人員既要正視自己的服務地位，又要在服務地位的有限舞臺上甘當配角、轉(zhuǎn)變觀念，服從服務于全面建成小康社會和中國特色醫(yī)療衛(wèi)生體系建設。

（二）突出基層醫(yī)療檔案基礎業(yè)務建設的重心地位

基礎業(yè)務建設是檔案工作的重心，也是檔案服務利用工作的基礎，因此必須加強業(yè)務基礎建設，提高管理水平，為檔案服務利用工作創(chuàng)造良好的條件。一是要加強對醫(yī)療檔案工作的組織領導，加大對檔案工作的投入，強化檔案基礎設施建設，合理安排適宜安全保管檔案的專門庫房，配備必要的保護設施，安全地保護檔案。二是要認真貫徹落實《中華人民共和國檔案法》和《山東省檔案條例》，建立健全各項規(guī)章制度并認真貫徹執(zhí)行，同時進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，使檔案工作向法治化方向邁進。三是要齊全完整地收集整理好檔案，努力改變檔案結(jié)構(gòu)單一的狀況，從單純的文書檔案管理向多門類多載體檔案管理轉(zhuǎn)變，注重抓好基建、會計、聲像、實物、電子等檔案資料的收集和管理。同時按照國家檔案工作的各項標準規(guī)范管理檔案，強化醫(yī)療檔案工作的規(guī)范化、標準化管理，提高檔案案卷質(zhì)量，為醫(yī)療檔案的利用工作打下良好的基礎。四是要提高醫(yī)療檔案工作的信息化、現(xiàn)代化管理水平。隨著大數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡化管理水平的普遍應用，實現(xiàn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化是檔案利用工作必由之路。醫(yī)療檔案信息化、現(xiàn)代化管理不僅使醫(yī)療檔案服務利用工作更加方便、快捷、準確，也有力地保護了醫(yī)療檔案，減少了對檔案原件的利用次數(shù)，避免了人工查詢時對檔案原件的觸摸、污損和靜電復印過程中帶來的危害及損傷，最大限度地延長了醫(yī)療檔案的壽命。在檔案管理信息化、現(xiàn)代化過程中要加大對信息化現(xiàn)代化的投入，配備必要的硬件設備，以保證檔案信息化、現(xiàn)代化工作的開展；要建設檔案利用所需要的“三網(wǎng)四庫”，三網(wǎng)即互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、政務網(wǎng)，四庫即全文數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫、照片數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，通過三網(wǎng)四庫建設達到互聯(lián)互通、信息共享；要加大檔案數(shù)字化進程，使檔案管理信息化、現(xiàn)代化穩(wěn)步推進，使檔案利用工作更加快捷方便，有力地提高利用效率；在醫(yī)療檔案信息化、現(xiàn)代化建設過程中要注重加強檔案的實體安全和信息安全，做好數(shù)字檔案的異地備份工作，保證數(shù)字檔案的安全；要正確處理好檔案保密工作和利用工作的關系，在信息共享的同時，注意保密信息的安全，防止保密信息的泄露。

（三）樹立基層醫(yī)療檔案服務利用工作的暖心地位

醫(yī)療檔案服務利用質(zhì)量的高低直接關系到能否提高醫(yī)療工作水平。因此，醫(yī)療檔案工作要立足自身，發(fā)揮優(yōu)勢，尋找檔案工作與醫(yī)療工作的結(jié)合點，全方位提供醫(yī)療檔案服務，提高暖心服務質(zhì)量。這就要求醫(yī)療檔案工作者要關注當前的醫(yī)療衛(wèi)生工作和各項具體的業(yè)務工作，處處做有心人，隨時掌握醫(yī)療工作發(fā)展的動向及其所處的發(fā)展時期，了解服務對象的需求，做好醫(yī)療檔案預測工作，注重醫(yī)療檔案服務的準確性、真實性、全面性、細致性、實用性，提高檔案服務“含金量”。一是要摒棄把檔案部門看成是“保管倉庫”的觀點，以服務利用為中心，大膽吸收先進的檔案管理和服務利用方式，改變檔案部門長期以來坐等上門的被動服務方式，實行主動上門服務和跟蹤服務。二是要注重開拓與其他醫(yī)療單位的公共關系，主動配合開展工作，通過相互的配合、協(xié)作，做好檔案利用服務，增進檔案部門與其它醫(yī)療部門的相互了解，實現(xiàn)檔案部門與其它業(yè)務部門的雙向溝通，為檔案部門尋求更多的支持和理解，為醫(yī)療檔案工作順利開展創(chuàng)造一個良好的外部環(huán)境。三是要超前控制，有針對性地為利用者提供政策、技術(shù)性的信息，服務上級衛(wèi)生部門和各級領導的科學決策。要緊緊圍繞黨和國家對醫(yī)藥衛(wèi)生工作的大局，圍繞本地區(qū)、本部門的中心工作任務，及時有效地提供領導急需的有關檔案信息。四是要積極開展檔案編研工作，利用醫(yī)療檔案挖掘檔案信息資源，編輯出版檔案史料，舉辦檔案展覽，多渠道開展檔案服務利用工作，充分發(fā)揮檔案資料資政育人的功能，為社會各界提供優(yōu)質(zhì)服務。

總之，醫(yī)療檔案的服務利用工作要本著不忘初心，牢記使命的要求，著眼于提高醫(yī)療檔案的服務利用水平，增強服務效果，為健康中國和小康社會提供有效服務，為實現(xiàn)人民對美好生活的向往和實現(xiàn)最廣大人民群眾的“健康夢”而努力工作。