數(shù)字化背景下教師人事檔案管理探析

文·張文杰

教師人事檔案能夠反映教師的業(yè)務能力，還能反映學校的師資水平和辦學實力。無論是對教師而言，還是對學校而言，教師人事檔案管理工作都非常重要。在數(shù)字化背景下，對高中教師人事檔案進行數(shù)字化管理已成必然趨勢。首先，利用數(shù)字化技術、信息化技術，能夠提高教師人事檔案管理效率。與傳統(tǒng)的人工操作方式相比，能夠減少管理人員的工作量和工作時間，提高人事檔案管理的準確性，從而提高其管理效率。其次，在數(shù)字化技術的應用下，教師人事檔案管理工作會更加規(guī)范，可對師資、教職工業(yè)績考核、教師人事信息等進行深度整合，確保教師人事檔案信息的完整性和一致性。在傳統(tǒng)的教師人事管理工作中，由于涉及到的內容比較繁雜，管理人員在對教師人事檔案進行收錄和整理時，很容易因為人為因素出現(xiàn)錯誤。如果所輸入的信息已經(jīng)存在于系統(tǒng)中，系統(tǒng)會自動給出提示，且系統(tǒng)會對所輸入信息自動識別、檢查，從而避免所輸入信息出錯。最后，能夠對教師人事檔案資源進行長期的保存。傳統(tǒng)的教師人事檔案是以紙質的方式保存的，在翻閱的過程中可能會被撕壞，長期存放還可能腐爛、變質，在保存過程中也可能造成資料的缺失。但數(shù)字化管理是將教師人事檔案轉化為數(shù)字信息，既能方便查閱，又能方便長期保存，且不會對信息質量造成不好的影響。由此可見，實現(xiàn)教師人事檔案管理的數(shù)字化是必然趨勢，也是教師人事檔案管理發(fā)展的需求。

一、數(shù)字化背景下教師人事檔案管理問題分析

（一）傳統(tǒng)檔案管理檢索方式繁瑣不便

在高中教師人事檔案管理中，不少學校仍然采用人工、紙質的方式在管理，這不僅會增加檔案管理人員的工作量，還會加大信息檢索難度。比如，高中學校的教師人事檔案一般是分類存放的，需要查找某位教師的檔案信息時，首先要找到其所在的類別，在此類中逐個查找。找到教師的檔案后，還需要仔細查閱需要的信息，閱完以后還要將其還原，在這個過程中不僅耗時，還可能會造成檔案信息的缺失，存放位置的錯位等問題。此外，在需要調用教師人事檔案時，還要經(jīng)過層層審批，環(huán)節(jié)繁瑣。如果其中一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就會使檔案資料的調取工作受到影響。

（二）數(shù)字化管理技術不成熟

一些高中學校在對教師人事檔案進行管理時，已經(jīng)開始采用信息管理系統(tǒng)，但由于數(shù)字化技術不夠成熟，導致系統(tǒng)后期的維護工作比較困難。高中教師人事檔案管理工作涉及的內容比較多，如教師的基本信息、工作經(jīng)歷、學歷和職稱、薪酬水平等，而大部分的資料是由教師自己提供的。在教師填寫檔案的時候，可能有的信息填寫不夠規(guī)范，有的信息填寫不全面，而信息系統(tǒng)中設置的模板是統(tǒng)一的，在將教師人事檔案信息進行數(shù)字化錄入時，會因為缺乏足夠的技術支持而導致錄入信息錯誤。有些教師的檔案中還涉及到圖像資料，技術不到位，會影響圖像資料的轉換質量，從而使教師人事檔案的完整性受到影響。另外，教師的檔案信息隨時都在發(fā)生變化，具有動態(tài)性特點，這就要求檔案管理人員要及時將新的信息更新到系統(tǒng)中。比如，教師的學歷和職稱都可能在任教期間發(fā)生變化，如果管理人員不能及時對系統(tǒng)進行更新維護，就會導致教師的檔案信息不準確，從而影響管理效率。

（三）管理人員的專業(yè)化水平低

實現(xiàn)高中教師人事檔案管理的數(shù)字化，要求檔案管理人員要具備專業(yè)的人事檔案管理知識，并能掌握一定的數(shù)字化技術和信息化技術，能靈活的運用這些技術對教師人事檔案進行管理。但是，從目前的情況來看，許多高中學校的教師人事檔案管理人員都不是檔案類專業(yè)畢業(yè)，對各類技術的使用經(jīng)驗比較欠缺。比如，一些高中學校沒有安排專門的人員管理教師人事檔案，而是由教務科的行政人員或在職教師兼管。這些兼職人員只能對檔案進行簡單的整理和查閱，或是利用計算機建立Excel表格將檔案簡單的記錄下來進行匯總，而不能對不同檔案進行精細化管理，使得高中學校的教師檔案管理工作效率低下。

二、數(shù)字化背景下教師人事檔案管理系統(tǒng)建立的策略

（一）建立專門的教師人事檔案管理系統(tǒng)

要實現(xiàn)教師人事檔案管理的數(shù)字化，首先需要建立專門的教師人事檔案管理系統(tǒng)，將原有的紙質檔案轉化為數(shù)字信息錄入系統(tǒng)中。在對系統(tǒng)進行建設時，要合理的劃分高內聚、低耦合的功能模塊，讓系統(tǒng)的各個功能模塊能夠形成一個閉環(huán)，成為一個有效的整體，以滿足用戶的所有需求。比如，在教師人事檔案管理系統(tǒng)中可設置多個模塊，即用戶登錄退出模塊、檔案管理模塊、信息查詢模塊、數(shù)據(jù)處理模塊、數(shù)據(jù)導入導出模塊、打印模塊以及系統(tǒng)設置模塊。其中的檔案管理模塊主要負責教師人事檔案的新建、編輯、修改和歸檔等工作，在排序的時候將檔案的編號、教師姓名或入職時間等作為排序依據(jù)，也可以作為信息檢索依據(jù)。檔案信息查詢模塊的主要功能是提供查詢服務，用戶只需要輸入教師姓名、職稱、檔案號、年齡等信息中的一項或多項，就能夠查詢到所需教師的檔案信息。數(shù)據(jù)處理模塊的主要作用是對報表進行編輯，對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析。在報表編輯器子模塊中，可以根據(jù)系統(tǒng)中設置的模板，將檔案信息生成固定格式的報表，還可以導出到本地。而通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析子模塊則能夠根據(jù)不同的條件，對教師人事檔案信息進行統(tǒng)計，并以圖表的方式展現(xiàn)出來。數(shù)據(jù)導入導出模塊則是將員工的信息按照固定的模板整理到Excel表格中，再批量導入到系統(tǒng)中，或者按照一定的查詢條件將查詢結果導出到Excel表格中。

（二）通過不同的方式促使檔案的長期保存

在對教師人事檔案進行數(shù)字化管理時，要確保教師檔案信息能夠長期保存。比如，通過硬盤或者光盤保存的教師人事檔案信息是有一定的保存期限。所以，要定期對儲存介質進行更新，將其復制到新的介質中，以免由于信息儲存介質的理化性能發(fā)生變化而影響教師人事檔案信息質量。同時，由于數(shù)字化技術的不斷發(fā)展，原始的檔案信息在新的計算機應用環(huán)境下可能無法被識別出來，所以要適時的對原來的數(shù)據(jù)格式進行轉換，以確保信息不會隨著技術的更新而無法識別，從而保證教師人事檔案信息的完整性和有效性。管理人員在對教師人事檔案信息進行管理時，應采用科學的方法，嚴格按照管理系統(tǒng)的操作流程進行，以促進人事檔案管理的規(guī)范化。

（三）提升教師人事檔案管理人員的素質

要真正實現(xiàn)教師人事檔案數(shù)字化管理，管理人員發(fā)揮著非常關鍵的作用。所以，學校要加強教師人事檔案管理隊伍的建設，培養(yǎng)能夠滿足數(shù)字化管理要求的專業(yè)人才。比如，招聘檔案管理類專業(yè)畢業(yè)的人員，利用其專業(yè)化的檔案管理知識對教師人事檔案進行管理。加強對檔案管理人員的培訓，使其掌握一定的數(shù)字化技術、信息化技術、網(wǎng)絡技術等知識，在培訓過程中，要堅持理論知識與技術操作并重的原則，提升其對計算機的操作水平，從而提高教師人事檔案管理效率。此外，學校還應制定完善的獎懲制度，提高檔案管理人員的責任心和工作積極性。對于在工作中表現(xiàn)突出的人員，可為其提供繼續(xù)學習的機會，或者給予其一定的物質獎勵。而對于工作不負責任、容易出現(xiàn)錯誤的人員，則要給予一定的懲罰，并對其進行再次培訓，且要在核實合格后才能再次上崗工作。要對管理人員的工作過程進行必要的監(jiān)督和指導，以降低出現(xiàn)錯誤的概率并能及時糾正已出現(xiàn)的錯誤，以減少教師人事檔案管理工作的失誤。

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