對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的若干思考

■ 張麗紅

前言

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案即對(duì)不動(dòng)產(chǎn)一系列活動(dòng)（如建造、交易等）里各類信息與文件的統(tǒng)稱。2013年年底國(guó)務(wù)院常務(wù)會(huì)議中不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記制度正式通過；2014年11月我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)登記相關(guān)暫行條例相繼出臺(tái)，標(biāo)志著不動(dòng)產(chǎn)登記制度建設(shè)進(jìn)入新階段。不動(dòng)產(chǎn)登記制度建設(shè)中，為保證制度的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，還應(yīng)積極推進(jìn)相關(guān)的檔案管理工作。故而我們應(yīng)結(jié)合該新常態(tài)，在充分認(rèn)識(shí)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理必要性的基礎(chǔ)上，探索出可行的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理策略。

一、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的特殊性

相較于普通檔案，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案有自身的特殊性，主要表現(xiàn)在：①數(shù)量大、種類多。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案涉及到林業(yè)、土地、房產(chǎn)等多項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案，特別是房地產(chǎn)登記發(fā)證，范圍廣，牽涉農(nóng)村、城鎮(zhèn)等多個(gè)區(qū)域，需要立卷歸檔的資料，一個(gè)縣的數(shù)量則可達(dá)幾萬(wàn)卷，或上百萬(wàn)卷，且載體多樣化（如圖表、錄像、文字、磁盤等）；②跨度大，周期性長(zhǎng)。土地管理方面部分業(yè)務(wù)活動(dòng)過程時(shí)間長(zhǎng)，且需跨年度方可完成。部分復(fù)雜性的，難度較大的工程甚至一二年，或三四年方可完成，這也屬于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的特殊性所在；③動(dòng)態(tài)性。一旦形成不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，房和地的繼承、買賣、交換等權(quán)屬可合理變更，房屋翻改、拆遷、擴(kuò)建等現(xiàn)狀同樣包含在轉(zhuǎn)移與變更范圍內(nèi)。

二、加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的必要性

（一）為不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的明確提供依據(jù)

現(xiàn)代社會(huì)屬于法治社會(huì)，任何事情均應(yīng)遵循法律規(guī)則，人們法律意識(shí)不斷提高。近兩年，因人們對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記認(rèn)識(shí)的深入，了解的越來越多，不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)有較強(qiáng)的排他效力，所以但凡牽涉到物權(quán)的法規(guī)，均需遵循“統(tǒng)一特定不動(dòng)產(chǎn)上不可有相互排斥的多個(gè)物權(quán)同時(shí)存在”原則，這屬于不動(dòng)產(chǎn)登記時(shí)應(yīng)重視的一點(diǎn)[1]。首先需肯定的是，不動(dòng)產(chǎn)檔案登記可為今后不動(dòng)產(chǎn)權(quán)人進(jìn)行相關(guān)信息查詢提供證據(jù)。現(xiàn)實(shí)生活里經(jīng)常發(fā)生不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)糾紛，而出現(xiàn)糾紛的原因根本在于不動(dòng)產(chǎn)權(quán)歸屬問題。但在糾紛面前若能對(duì)先前的檔案登記作全面核查，可使問題及時(shí)得到解決。故得，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案可為不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的明確提供依據(jù)，使不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)歸屬公平性與合法權(quán)益得到維護(hù)。

（二）檔案建立為法律的要求

我國(guó)《物權(quán)法》里指出，明確不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)與內(nèi)容的依據(jù)關(guān)鍵需靠不動(dòng)產(chǎn)登記簿，需有專門機(jī)關(guān)對(duì)其實(shí)施永久性管理，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案建立供給了法律依據(jù)。

（三）便民服務(wù)需要檔案

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的最大優(yōu)勢(shì)，即在為不動(dòng)產(chǎn)權(quán)供給依據(jù)的情況下，避免糾紛事件，以此來為群眾供給便民服務(wù)。由于不動(dòng)產(chǎn)牽涉面廣，那么就要求相關(guān)單位檔案管理人員進(jìn)行檔案管理模式的創(chuàng)新，通過不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理來使人們權(quán)益得到維護(hù)。

三、對(duì)做好不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的幾點(diǎn)建議

（一）不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息數(shù)據(jù)整合

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息數(shù)據(jù)整合，需結(jié)合《不動(dòng)產(chǎn)登記數(shù)據(jù)庫(kù)整合技術(shù)規(guī)范》《不動(dòng)產(chǎn)登記數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)（試行）》與《不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍調(diào)查技術(shù)方案》等一系列不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)規(guī)范，進(jìn)行土地、房屋等原不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的清理，加強(qiáng)屬性內(nèi)容、空間數(shù)據(jù)要素等的清理整合，構(gòu)建滿足不動(dòng)產(chǎn)登記數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)分層與屬性標(biāo)準(zhǔn)等條件的不動(dòng)產(chǎn)登記信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記與對(duì)應(yīng)行業(yè)供給數(shù)據(jù)支撐與數(shù)據(jù)服務(wù)[2]。不動(dòng)產(chǎn)登記信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建構(gòu)應(yīng)從如下幾方面進(jìn)行：

（1）地籍?dāng)?shù)據(jù)遷移整合

把地籍空間數(shù)據(jù)（如建設(shè)用地使用權(quán)、界址、宅基地使用權(quán)與相關(guān)基礎(chǔ)地形數(shù)據(jù)等）視作不動(dòng)產(chǎn)空間數(shù)據(jù)地圖，結(jié)合不動(dòng)產(chǎn)數(shù)據(jù)空間數(shù)據(jù)要素、格式等多項(xiàng)內(nèi)容作數(shù)據(jù)修正。另外，把地籍登記數(shù)據(jù)根據(jù)不動(dòng)產(chǎn)登記數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)與不動(dòng)產(chǎn)登記信息平臺(tái)要求作遷移整合，促其符合不動(dòng)產(chǎn)登記要求。

（2）房產(chǎn)數(shù)據(jù)遷移整合

房產(chǎn)空間數(shù)據(jù)整合方面，如果數(shù)據(jù)方面有空間坐標(biāo)，即應(yīng)和地籍空間數(shù)據(jù)展開比較分析，選擇有時(shí)效的數(shù)據(jù)作不動(dòng)產(chǎn)空間數(shù)據(jù)，若數(shù)據(jù)并沒有空間坐標(biāo)，那么就沒有整合的必要。對(duì)于房產(chǎn)登記數(shù)據(jù)應(yīng)作房屋歸幢、樓盤表清理等，并且應(yīng)根據(jù)地籍?dāng)?shù)據(jù)清理情況，于外業(yè)補(bǔ)測(cè)的幫助下完成“房屋落地”，促房地合一的不動(dòng)產(chǎn)登記初始數(shù)據(jù)庫(kù)得以形成。

（3）林業(yè)數(shù)據(jù)遷移整合

林業(yè)數(shù)據(jù)遷移整合即林業(yè)空間數(shù)據(jù)與林權(quán)數(shù)據(jù)的彼此整合，二者的關(guān)鍵為林權(quán)部分。當(dāng)前實(shí)際項(xiàng)目建設(shè)方面大多無(wú)林權(quán)登記空間數(shù)據(jù)庫(kù)，林權(quán)登記圖形也還是以紙質(zhì)為主，若要進(jìn)行林權(quán)登記空間數(shù)據(jù)庫(kù)的信息的收集調(diào)查，還應(yīng)單獨(dú)立項(xiàng)。故而，林業(yè)數(shù)據(jù)整合實(shí)際上即為林權(quán)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)的整合，應(yīng)把林業(yè)部門供給的登記電子臺(tái)賬表格給予整理，用作林權(quán)現(xiàn)狀登記信息庫(kù)。

（二）分門別類管理、做好登記檔案編研

現(xiàn)今，國(guó)土資源部對(duì)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)證書、不動(dòng)產(chǎn)登記薄等樣式給予了公布，這在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的形成與推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化管理方面均有積極作用。檔案管理人員接收到檔案信息資料后，則應(yīng)認(rèn)真落實(shí)后續(xù)入庫(kù)工作，按照光盤、文書、實(shí)物、照片等不同類別進(jìn)行整理，做到分門別類管理，根據(jù)保管期限的差異把不動(dòng)產(chǎn)登記檔案分成三類，即永久、定期與短期。和權(quán)屬類登記相關(guān)的為永久保存；抵押檔案為定期保存；異議檔案、地役權(quán)檔案、查詢檔案、查封檔案等為短期保存。另外，為確保不動(dòng)產(chǎn)發(fā)證檔案資料得到規(guī)范保存，應(yīng)將所整理的檔案資源規(guī)范的編進(jìn)國(guó)土資源歸檔9類地基管理類（C6,C7,C8……）目錄下，為后續(xù)檔案的高效率使用創(chuàng)造條件。

另外，編研工作也屬于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的主要環(huán)節(jié)之一，檔案編研可實(shí)現(xiàn)檔案資源的由靜變動(dòng)，即對(duì)檔案資源進(jìn)行加工制作，進(jìn)而為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供高質(zhì)量服務(wù)，還可為社會(huì)科學(xué)與人文歷史的研究提供依據(jù)，凸顯不動(dòng)產(chǎn)檔案資源的價(jià)值。

（三）建立不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息化管理

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理中，把已形成電子檔案給予規(guī)范整合，將原有紙質(zhì)檔案實(shí)施電子掃描，新形成檔案均掃描入庫(kù)，建構(gòu)對(duì)應(yīng)的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，借助“二維碼”“物聯(lián)網(wǎng)”技術(shù)，達(dá)到檔案的自動(dòng)化管理，依靠傳統(tǒng)檔案管理與信息化檔案管理相結(jié)合的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理模式，為后續(xù)登記發(fā)證供給數(shù)據(jù)支撐，為社會(huì)供給高效率的查詢利用服務(wù)[3]。

（1）目錄管理。對(duì)已歸檔的不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬文件材料給予分類編目，進(jìn)行檢索工具編制；大數(shù)據(jù)背景下需借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完成登記發(fā)證，那么目錄管理則由薄式目錄、卡片式目錄轉(zhuǎn)變成電子目錄，若對(duì)電子目錄、數(shù)據(jù)庫(kù)記錄和數(shù)據(jù)庫(kù)連接條件給予合理定義，那么在檢索時(shí)只要輸入對(duì)應(yīng)關(guān)鍵詞即可檢索到想要的資料。

（2）檔案數(shù)字化。主要是把傳統(tǒng)以錄音帶、紙張、錄像帶等作存儲(chǔ)介質(zhì)的各類原始檔案資料，在壓縮、掃描等一系列方法下轉(zhuǎn)變?yōu)閳D片、視頻與聲音文件，再于分級(jí)存儲(chǔ)管理技術(shù)的作用下把這一系列文件（聲音、圖片、視頻等）以及檢索字段保存在大容量存儲(chǔ)介質(zhì)上，并借助信息檢索手段及時(shí)的檢索出要查詢的檔案內(nèi)容。另外，還應(yīng)依靠數(shù)字化掃描，建構(gòu)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案圖書數(shù)據(jù)庫(kù)，確保目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和圖形數(shù)據(jù)庫(kù)二者彼此關(guān)聯(lián)，使用者經(jīng)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的任何屬性數(shù)據(jù)均能實(shí)現(xiàn)對(duì)應(yīng)圖形數(shù)據(jù)的查詢，做到不動(dòng)產(chǎn)登記信息實(shí)時(shí)共享。

（四）實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)異地備份，確保檔案數(shù)據(jù)安全

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案屬于相當(dāng)重要的民生檔案，牽涉面廣，數(shù)據(jù)資料多，保管時(shí)間長(zhǎng)，且多以掃描影像的格式存在，因而檔案管理人員需結(jié)合國(guó)家的檔案與電子文件登記備份要求，將檔案數(shù)據(jù)異地備份工作做到位，保障檔案信息安全。同時(shí)，還可通過防火墻、殺毒軟件以及入侵檢測(cè)系統(tǒng)的安裝，采取漏洞掃描技術(shù)、簽署技術(shù)等方式來保證不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資源的安全性；另外，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息實(shí)施加密，制定科學(xué)的密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資料根據(jù)公開、內(nèi)部、秘密、機(jī)密等級(jí)別實(shí)施界定，對(duì)檔案信息的使用人員實(shí)施網(wǎng)絡(luò)身份驗(yàn)證，針對(duì)各種不同身份的檔案使用者給予相應(yīng)的查詢權(quán)限，避免無(wú)關(guān)人員非法侵入系統(tǒng)進(jìn)行信息訪問，保障信息安全性。

（五）注重人才培育，成立高素質(zhì)隊(duì)伍

首先，應(yīng)注重協(xié)調(diào)能力培養(yǎng)。檔案人員協(xié)調(diào)能力發(fā)揮和檔案資料齊全完整性密切相關(guān)。若要將不動(dòng)產(chǎn)檔案管理工作落實(shí)到位，檔案人員應(yīng)定期進(jìn)行業(yè)務(wù)流程學(xué)習(xí)，提高自身的接洽、聯(lián)系能力，積極的和各部門人員交流溝通，以便于第一時(shí)間收集到完整的檔案信息資料；其次，注重寫作能力的培養(yǎng)。檔案編研材料的撰寫等工作為檔案管理人員的文字組織能力提出了高要求，因而應(yīng)注重文字水平的提升，使不動(dòng)產(chǎn)登記檔案得到最大化利用，提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作質(zhì)量；最后，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步不但為檔案管理模式、管理理論、管理方法等帶來改變，同時(shí)又為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作者能力提出更高要求。因信息化背景下檔案管理中的輔助立卷、自動(dòng)等級(jí)、信息檢索、著錄、資源傳遞與安全利用等均是在計(jì)算機(jī)上完成的，就要求不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理人員除了對(duì)電子文件特征有足夠的認(rèn)識(shí)與了解，掌握計(jì)算機(jī)操作相關(guān)知識(shí)，還懂得計(jì)算機(jī)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，保證檔案信息化管理的安全性、完整性，因而檔案管理人員應(yīng)積極參加各種培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容牽涉計(jì)算機(jī)、信息工程、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等多項(xiàng)知識(shí)，使自身工作技能不斷提高。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)需加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，促其認(rèn)真負(fù)責(zé)的做好本職工作，成為業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、熱愛檔案事業(yè)，思想政治覺悟高的管理人才，和信息化管理步伐相適應(yīng)。

總之，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案具有權(quán)威性，可為不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)人利益糾紛案件的處理提供依據(jù)，所具備的證明力度與說服力是毋庸置疑的。因而加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理是時(shí)代賦予的任務(wù)與使命，那么不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理人員還應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，強(qiáng)化職責(zé)義務(wù)，多措并舉，嚴(yán)格按照要求與流程開展各環(huán)節(jié)管理工作，使不動(dòng)產(chǎn)權(quán)市場(chǎng)穩(wěn)步、健康發(fā)展，促社會(huì)穩(wěn)定和諧。