淺談如何做好陶瓷企業(yè)數(shù)字檔案保密管理

李結(jié)紅

（佛山電視臺，佛山 528000）

關(guān)健詞：佛山陶瓷；企業(yè)；數(shù)字檔案；保密

1 前言

佛山陶瓷源遠(yuǎn)流長，已有五千多年歷史，佛山也被譽(yù)為“南國陶都”，全市共有陶瓷企業(yè)350多間，佛山陶瓷產(chǎn)業(yè)開發(fā)已進(jìn)入規(guī)?；?、產(chǎn)業(yè)化發(fā)展道路，生產(chǎn)技術(shù)裝備處于國內(nèi)領(lǐng)先地位，工藝水平不斷提高，成為全國最大建筑陶瓷生產(chǎn)中心和陶瓷產(chǎn)品集散中心，在產(chǎn)量上逐步問鼎世界第一的同時，陶瓷行業(yè)數(shù)字檔案保密防范管理工作尤為重要。隨著網(wǎng)絡(luò)時代發(fā)展，陶瓷企業(yè)數(shù)字檔案以其利用的便捷、傳輸?shù)目旖荨⒋鎯Φ母呙芏刃詢?yōu)點，備受陶瓷企業(yè)公司檔案管理人員推崇，應(yīng)用也日益廣泛。與此同時，存在較大的安全隱患，也越來越引起陶瓷企業(yè)檔案管理人員的擔(dān)憂。據(jù)了解，在佛山陶瓷企業(yè)的檔案室，數(shù)字檔案是以二次進(jìn)制代碼的形式存在于計算機(jī)系統(tǒng)中并在網(wǎng)絡(luò)中高速傳輸，具有非人工識讀性，不但形式虛擬，難以把控，而且在數(shù)字檔案中的生成、流轉(zhuǎn)、存儲和利用過程中泄密渠道較多，安全隱患較大，給陶瓷企業(yè)管理者一種無所適從的感覺。那么如何確保數(shù)字檔案不丟失、不泄密？筆者根據(jù)工作實踐，認(rèn)為應(yīng)該抓住問題關(guān)健點，按照數(shù)字檔案的運(yùn)作軌跡，從其生成、流轉(zhuǎn)、存儲、利用四個環(huán)節(jié)入手，通過完善的技術(shù)手段和嚴(yán)格的管理流程和措施，筑牢陶瓷企業(yè)數(shù)字檔案安全保密四道防線。

2 如何加強(qiáng)數(shù)字檔案生成環(huán)節(jié)的安全保密防范

（1）佛山陶瓷數(shù)字檔案一般通過兩種方式生成，一種是原生性的，在線接收各業(yè)務(wù)系統(tǒng)等電子辦公環(huán)境及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的電子文件；另一種是再生性的，通過技術(shù)手段將陶瓷企業(yè)的實體檔案加工轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案，其中以紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描為主。鑒于目前佛山陶瓷企業(yè)檔案大部分是通過后一種方式生成的，所以，檔案數(shù)字化加工過程中是其生成環(huán)節(jié)安全保密防范的重點。在佛山，陶瓷企業(yè)的檔案數(shù)字化加工是通過外包形式聘請專業(yè)公司來完成，因此，必須按國家檔案局印發(fā)的《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的要求進(jìn)行操作。數(shù)字化加工前，要到檔案主管部門進(jìn)行備案，通過備案不但可以使檔案數(shù)字化加工項目“記錄在案”，更重要的是可以在檔案主管部門的指導(dǎo)下全面考察外包公司的資質(zhì)、業(yè)績、人員、設(shè)備等情況，深入了解其是否存在違約行為、安全事故等不良記錄，從而選擇有資質(zhì)、業(yè)績優(yōu)、口碑好的外包公司。外包公司確定后，企業(yè)還需與之簽訂保密協(xié)議，明確檔案數(shù)字化外包加工的安全保密責(zé)任和技術(shù)要求，共同制定實體檔案交接、數(shù)字化過程管理、數(shù)字化成果驗收、存儲介質(zhì)管理、實體檔案保護(hù)等操作規(guī)程。

（2）數(shù)字化加工過程中，要建立安全保密管理臺帳，全程記錄項目實施過程，同時還需要加強(qiáng)數(shù)字化加工操作人員的安全保密教育，明確安全保密責(zé)任操作規(guī)程?？紤]到外包隊伍工作人員具有較強(qiáng)的流動性，應(yīng)留存每位參與數(shù)字化加工人員的身份證復(fù)印件，保證人員的可追蹤性。另外，檔案數(shù)字化加工現(xiàn)場應(yīng)與檔案室相連，而且為封閉空間，嚴(yán)禁將實體檔案帶出工作場所，杜絕外來人員隨便進(jìn)入工作場所。數(shù)字化加工場所還需要安裝監(jiān)控錄像設(shè)施，確保檔案存放及作業(yè)區(qū)域不留死角。錄像至少保留6個月，而且定時回放。還要加強(qiáng)對數(shù)字化處理設(shè)備的管理。檔案室應(yīng)提供計算機(jī)、存儲等硬件設(shè)備，保證數(shù)據(jù)的集中管理，以免數(shù)據(jù)泄露。數(shù)字化加工區(qū)域內(nèi)嚴(yán)禁安裝任何無線設(shè)備，數(shù)字化加工操作人員所帶的手機(jī)、U盤等移動設(shè)備在工作過程中要進(jìn)行封閉管理，嚴(yán)禁帶入工作場所。此外，陶瓷企業(yè)的檔案室還需指派專人加強(qiáng)對數(shù)字化加工現(xiàn)場的安全巡查，防止數(shù)字化加工過程中的各種泄密行為。

3 如何加強(qiáng)數(shù)字檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的安全保密防范

（1）在檔案數(shù)字化加工流轉(zhuǎn)過程中，要把實體檔案和數(shù)字檔案安全保密防范工作放在同等重要的地位，不可失之偏頗。對實體檔案，重點要加強(qiáng)流程管理。庫藏存量案的數(shù)字化加工流程一般包括檔案整理、檔案出庫、檔案拆封、數(shù)字化加工、檔案復(fù)原、檔案清點、檔案入庫等環(huán)節(jié)。為保證安全，陶瓷企業(yè)還應(yīng)制訂工作計劃、分批調(diào)檔，一個目錄一個目錄地地進(jìn)行數(shù)字化加工。實體檔案的出庫、入庫要有嚴(yán)格的交接手續(xù)，完成數(shù)字化加工后的實體檔案要及時清點，及時入庫，不得留存在工作場所。檔案的拆封、數(shù)字化加工、檔案復(fù)原要逐卷進(jìn)行，做到實體檔案與數(shù)字檔案一一對應(yīng)，而不能出現(xiàn)混頁現(xiàn)象。陶瓷企業(yè)新產(chǎn)生的增量檔案歸檔后，要及時整理、及時登記、及時交付數(shù)字化加工，完成數(shù)字化加工后的實體檔案同樣要及時裝訂、及時裝盒、及時入庫、及時上架，以免散落丟失。

（2）對陶瓷企業(yè)的數(shù)字檔案，重點要加強(qiáng)跟蹤管理。要求陶瓷企業(yè)有專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的安全保密管理維護(hù)，每天將數(shù)字化加工完成后所形成的合格電子數(shù)據(jù)及時進(jìn)行收集、復(fù)制到專用的移動硬盤、上傳至服務(wù)器或存儲陣列中，進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接；在數(shù)據(jù)的復(fù)制、上傳過程中，要注意做好臺帳，保證每步工作都“有據(jù)可查”。另外，還要進(jìn)行病毒和惡意代碼的檢測與查殺。在線運(yùn)作的數(shù)字檔案應(yīng)加密處理，使其難以非法讀取。加強(qiáng)數(shù)字檔案存儲環(huán)節(jié)的安全保密防范，檔案數(shù)據(jù)要存儲在專用服務(wù)器或存儲陣列中，與檔案信息系統(tǒng)共同運(yùn)作在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上，內(nèi)、外網(wǎng)絡(luò)要完全物理隔離，嚴(yán)禁移動存儲設(shè)備隨意接入，以防非法竊取，要加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)硬件設(shè)備的管理，數(shù)字化檔案設(shè)備應(yīng)專機(jī)專用，并采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備封閉所有不必要的輸出端口，如USB接口、藍(lán)牙、光驅(qū)接口等，并定期進(jìn)行檢查，為防止數(shù)據(jù)丟失。按照國家標(biāo)準(zhǔn)《電子化文件歸檔與管理規(guī)范》的要求做好數(shù)據(jù)備份，檔案數(shù)據(jù)一般備份三套，一套本地備份，一套異地容災(zāi)備份，一套離線備份。離線備份的數(shù)據(jù)應(yīng)復(fù)制到專用移動硬盤中，并存放在保險防磁柜內(nèi)。加強(qiáng)機(jī)房管理，外來人員不得隨意進(jìn)入機(jī)房。所有機(jī)房設(shè)備的維修、保養(yǎng)必須由專人負(fù)責(zé)。設(shè)備報廢要送至保密局指定地點進(jìn)行銷毀。在做好數(shù)字檔案數(shù)據(jù)存儲的安全保密防范工作的同時，決不能忽視實體檔案房的安全保密防范工作。在對實體檔案數(shù)字化后，由于日常查閱、統(tǒng)計等工作都不再動用實體檔案，實體檔案處于封存管理狀態(tài)，這樣雖然有利于實體檔案的保護(hù)，但也帶來了新的問題，庫房極容易疏于管理。為此，實體檔案庫房及周邊要安裝各種監(jiān)控、視頻探頭，加強(qiáng)對庫房的遠(yuǎn)程監(jiān)控，防止外來人員非法入侵。

4 如何加強(qiáng)數(shù)字檔案使用環(huán)節(jié)的安全保密防范

（1）在數(shù)字化檔案查閱使用中，陶瓷企業(yè)首先要加強(qiáng)檔案查詢網(wǎng)絡(luò)的管理，所有接入檔案信息系統(tǒng)中的計算機(jī)都應(yīng)進(jìn)行IP地址綁定，嚴(yán)禁外來計算機(jī)非法接入。其次，要根據(jù)使用級別不同，規(guī)定檔案使用者的查閱權(quán)限，嚴(yán)格限制數(shù)字檔案在線復(fù)制和打印，除非檔案管理部門管理維護(hù)需要，數(shù)字檔案一般不得復(fù)制，打印也必須在檔案室內(nèi)進(jìn)行，而且必須加蓋檔案部門的專用章，以表明數(shù)字化檔案打印件的合法性。同時，要建立完善的后臺管理機(jī)制，數(shù)字檔案的使用“痕跡”要以日志方式記錄在案，保證查閱使用的可追蹤性。最后，要嚴(yán)格區(qū)分涉密檔案和非涉密檔案。對于涉密檔案，其數(shù)字化信息嚴(yán)禁通過網(wǎng)絡(luò)查閱，必須使用專用涉密計算機(jī)進(jìn)行查閱。此外，檔案部門還需要制定應(yīng)急預(yù)案，遇到突發(fā)事件，沉著應(yīng)對，妥善處理；在日常工作中，要定期組織數(shù)字檔案載體及其軟件的檢測，及時發(fā)現(xiàn)安全隱患，及時堵住安全漏洞。要突出人防的重要性，通過開展經(jīng)常性的保密法規(guī)宣傳、技能培訓(xùn)等，讓每個工作人員都牢固樹立強(qiáng)烈的數(shù)字檔案安全保密意識，建立健全安全保密責(zé)任機(jī)制，將數(shù)字化檔案安全保密責(zé)任制落實到每個具體責(zé)任人，共同筑牢數(shù)字檔案的安全保密防線。

總之，做好佛山陶瓷企業(yè)數(shù)字檔案保密管理，有利于促進(jìn)佛山作為“南國陶都”產(chǎn)業(yè)開發(fā)與利用，有利于陶瓷行業(yè)工藝技術(shù)傳承與發(fā)展，有利于佛山陶瓷企業(yè)檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化躍上一個新臺階。