關(guān)于信息化背景下文書檔案管理工作的探究

石彩霞

摘要：當(dāng)前，社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，讓科學(xué)技術(shù)行業(yè)正以讓人應(yīng)接不暇的速度往前進步，它正在慢慢滲透我們生活的每一個環(huán)節(jié)，同時推動了社會的發(fā)展與進步。這種社會環(huán)境下，每一行業(yè)都面臨著對傳統(tǒng)模式的推翻改革，文書檔案管理作為服務(wù)社會的一項工作，其模式創(chuàng)新也與群眾息息相關(guān)。怎么在信息化背景下，充分發(fā)揮科學(xué)技術(shù)的先進性、便捷性，打破傳統(tǒng)管理模式的局限性，實現(xiàn)文書檔案管理的高效性，已經(jīng)成為十分迫切的現(xiàn)實性問題。

關(guān)鍵詞：信息化；技術(shù)；文書檔案管理

在社會發(fā)展中，檔案管理屬于服務(wù)性質(zhì)的一項，這項工作的開展是為了確保高效的完成檔案資料的有關(guān)工作，同時通過這項工作也給群眾帶來更多的便捷性。在檔案管理中，文書檔案是十分關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，在當(dāng)前信息化大背景下，怎么通過先進的科學(xué)技術(shù)，實現(xiàn)管理工作的創(chuàng)新與改革，變得十分迫切。

一、文書檔案管理信息化的優(yōu)勢

1.讓檔案查閱速度更快、效率更高

在文書檔案管理工作中，實施信息化建設(shè)，能夠達到文書檔案存儲情況實時展現(xiàn)的效果。結(jié)合實際情況來說，信息化建設(shè)的實施，能夠很大程度上加快文書檔案的查閱效率，針對那些只需要簡單查閱一些基礎(chǔ)資料信息的讓你來說，都不用專門去檔案部，借助網(wǎng)絡(luò)，就能實現(xiàn)對信息的獲取。同時，如果想查看閱讀某一個文件的時候，借助信息化技術(shù)，能夠通過網(wǎng)絡(luò)來完成，這省除了排隊的麻煩；如果是需要查閱某一件音像產(chǎn)品，借助信息化技術(shù)，就能夠在去找之前，先去查詢其狀態(tài)及擺放位置，這樣一來將極大提升效率。

2.確保了檔案管理的高效性

文書檔案具有極強的機密性，它切實記載了一個單位各個工作環(huán)節(jié)的開展情況、包括人員調(diào)動信息、財務(wù)信息等，所以加強對其管理十分重要。正是因為文書檔案性質(zhì)的特殊性，其管理工作的精確性就有了更高的要求，如果采取傳統(tǒng)的管理模式，就會導(dǎo)致管理者工作量大、工作效率低下。而信息化建設(shè)，就能夠很大程度上填補這一缺陷，確保了文書檔案管理的高效性。

二、信息化背景下文書檔案管理存在的問題

1.管理理念陳舊

在檔案管理工作中，文書檔案管理是十分關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，所以從某種程度上來說，提升文書檔案管理的信息化建設(shè)，對于檔案管理也有著很大的促進作用。不過，就當(dāng)前的情況來看，很多單位對于文書檔案管理并沒有給予充分的重視，對于現(xiàn)代化信息技術(shù)在管理工作中的運用更是沒有充分的支持，他們不了解信息化建設(shè)對于工作的促進意義，依然在沿用傳統(tǒng)的管理手段。領(lǐng)導(dǎo)缺少相關(guān)的意識，實施文書檔案管理人員則沒有幾乎接受相關(guān)的培訓(xùn)，沒有相應(yīng)的設(shè)施予以支持，更是無法實施有效的信息化管理。

2.管理工作信息化程度有限

就算是有些單位對于文書檔案的信息化管理有一定的認識，并給予了相應(yīng)的重視，也及時更新了設(shè)施配備，不過也難以擺脫長時間的工作思維限制。針對這些先進的設(shè)備，檔案管理工作者卻因為缺少足夠的技術(shù)操作水平，沒辦法充分應(yīng)用。如果是通過紙質(zhì)來進行管理工作的話，任何一個環(huán)節(jié)都會耗費大量的時間與精力，這讓先進的科學(xué)技術(shù)毫無存在的價值。但是，如果將這些紙質(zhì)變成電子數(shù)據(jù)，然后再加以管理，將是十分高效便捷的，不過這也對管理人員提出了更高的要求，一般的管理人員是很難完成的，需要具備較為全面的才能。所以，這就對單位提出了更高的要求，一定要在隊伍建設(shè)培養(yǎng)上給予充分重視，增強員工的技術(shù)操作能力，在信息化背景下，讓他們更好的勝任文書檔案管理工作。

3.保密性有待進一步加強

將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)形式，也存在很大弊端。因為電子信息是很容易被更改的，同時其存在的形式也很容易變動，所以它們的保密性有待進一步加強。相較于一般的紙質(zhì)信息，記錄在電腦上的信息，要更改起來可就容易多了，所以當(dāng)人們?nèi)カ@取它的時候，到底是不是真實的數(shù)據(jù)，就難以去判斷了。可以說，電子格式的文件進行保密，完全不外漏，是很難去實現(xiàn)的。同時，文書檔案不是屬于一個部分，通常是匯集了多個部門的信息，所以當(dāng)對不同部門的信息加以匯總的時候，因為需要保密，所以信息的共享就無法實現(xiàn)了。

三、信息化背景下文書檔案管理創(chuàng)新的對策分析

1.樹立和貫徹信息化管理理念

任何活動的策劃和開展都離不開一定的思想和理念作指導(dǎo)。文書檔案管理的信息化進程同樣需要有現(xiàn)代化的管理理念作指導(dǎo)?，F(xiàn)代的文書檔案管理工作應(yīng)該充分利用信息技術(shù)及電子網(wǎng)絡(luò)帶來的便利。同時要有計劃、有步驟的開展文書檔案信息化管理的工作，并在人力、資金、基礎(chǔ)設(shè)施等方面加大投入，切實將現(xiàn)代化的信息設(shè)備和技術(shù)應(yīng)用于文書檔案管理的各個流程之中，通過檔案信息處理軟件，逐步實現(xiàn)數(shù)字化、信息化檔案管理模式。

2.搭建科學(xué)的文書檔案管理信息平臺

為了確保文書檔案管理工作的現(xiàn)代化進程，實現(xiàn)檔案管理的信息化，必須要有科學(xué)的文書檔案管理信息平臺為保障。在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔和人力手工管理模式弊端日趨明顯，而利用信息數(shù)據(jù)庫的強大編輯功能，能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案管理軟件的開發(fā)，很大程度上降低了管理工作者的工作量，提高檔案管理效率和管理水平，構(gòu)建科學(xué)有效地信息化管理平臺，是促進檔案管理工作改革的重要舉措。

3.建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理隊伍

文書檔案管理水平是衡量某一單位檔案管理水平的重要標志之一，而文書檔案管理的水平有賴于檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。在當(dāng)前的信息化背景下，對于管理工作者也提出了更高的要求，其工作的開展一定要遵循科學(xué)高效的原則，同時具備熟練的電腦操作技術(shù)，這樣才能滿足當(dāng)今社會對文書檔案的管理需求。

四、結(jié)語

總而言之，隨著當(dāng)前社會經(jīng)濟的快速進步，對于檔案資料有了越來越普遍的需求，以往的文書檔案管理模式早已經(jīng)不能滿足實際需求，這在很大程度上制約了社會的進步與前行。所以，將科學(xué)信息技術(shù)充分融入到文書檔案管理工作中，確保管理工作的高效性具有極大的現(xiàn)實意義。