示范性高職院校建設(shè)檔案的管理

薛萍

【摘 要】檔案的收集、整理、分類(lèi)在示范建設(shè)過(guò)程中具有及其重要的作用，其管理工作是示范建設(shè)的重要內(nèi)容。本文分析了示范性高職院校建設(shè)檔案的內(nèi)涵、重要性和示范建設(shè)在檔案管理中容易存在的問(wèn)題，對(duì)示范性高職院校檔案管理進(jìn)行了思考，并提出了對(duì)示范性高職院校建設(shè)中檔案管理工作行之有效的建議。

【關(guān)鍵詞】高職院校；示范建設(shè)；檔案管理

示范性高職院校建設(shè)至今已經(jīng)走過(guò)近10年的歷程，為又好又快建設(shè)高職院校、為地方服務(wù)經(jīng)濟(jì)搭建了一個(gè)較好的平臺(tái)，本文結(jié)合江蘇省示范性高職院校建設(shè)中要解決的主要問(wèn)題，從檔案管理的角度對(duì)高職院校建設(shè)進(jìn)行了思考，并提出一些行之有效建議。目前，江蘇省級(jí)示范院校最后一批正處于中期建設(shè)的關(guān)鍵時(shí)期。

示范性高等職業(yè)院校建設(shè)是一項(xiàng)大型的系統(tǒng)工程。各高職院校在示范院校的申報(bào)過(guò)程中和隨著示范建設(shè)項(xiàng)目的開(kāi)展，都會(huì)形成一系列支撐示范建設(shè)院校的、大量紙質(zhì)和電子版檔案材料。各類(lèi)檔案材料在很大程度上反應(yīng)出了一個(gè)學(xué)院的人才培養(yǎng)水平、教學(xué)管理水平、社會(huì)服務(wù)能力等情況。因此，做好檔案管理工作對(duì)學(xué)院的示范建設(shè)和學(xué)院的未來(lái)及其重要。

一、示范建設(shè)檔案管理的內(nèi)涵

從示范院校申報(bào)、建設(shè)及驗(yàn)收的各個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)看，高職院校示范建設(shè)檔案主要包括三個(gè)部分的資料：

（1）申報(bào)起始材料。以江蘇為例，從各高職院校推薦，到江蘇省教育廳、財(cái)政廳申批這個(gè)過(guò)程中形成的材料屬于申報(bào)材料。包括《江蘇省示范性高等職業(yè)院校建設(shè)方案》、《江蘇省示范性高等職業(yè)院校建設(shè)項(xiàng)目任務(wù)書(shū)》及其他相關(guān)材料。

（2）建設(shè)過(guò)程材料。依據(jù)相關(guān)文件精神、建設(shè)方案和任務(wù)書(shū)，在建設(shè)過(guò)程中關(guān)于管理、教學(xué)和服務(wù)等各方面形成的經(jīng)驗(yàn)與成果。例如在人才培養(yǎng)模式與課程體系改革、師資隊(duì)伍建設(shè)、實(shí)訓(xùn)條件建設(shè)等方面建設(shè)過(guò)程中形成的紙質(zhì)、電子、實(shí)物等不同形式的資料，同時(shí)也包括社會(huì)服務(wù)能力和專(zhuān)業(yè)群及特色項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的，所有這些資料構(gòu)成了最終驗(yàn)收的基礎(chǔ)，是高職院校示范建設(shè)的核心成果。

（3）驗(yàn)收收尾材料。示范建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)要出具《項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告》、《項(xiàng)目建設(shè)情況進(jìn)展表》及其他相關(guān)材料。

示范建設(shè)檔案材料不是原始資料的堆砌，不是原始檔案的備份，是在示范建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的所有與建設(shè)相關(guān)的材料的收集、整理、完善，最終是能夠加以利用的資料的集合。

二、示范建設(shè)檔案管理的作用

示范建設(shè)檔案能夠直接證明示范建設(shè)過(guò)程，示范建設(shè)檔案的質(zhì)量可直接證明示范建設(shè)的質(zhì)量，示范建設(shè)檔案也體現(xiàn)了示范學(xué)校的管理水平。示范建設(shè)檔案管理的作用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）建設(shè)過(guò)程的證明

在示范建設(shè)過(guò)程中，會(huì)形成一系列關(guān)于學(xué)院各個(gè)方面的紙質(zhì)、電子、實(shí)物等不同形式的資料，包括在人才培養(yǎng)模式與課程體系改革、師資隊(duì)伍建設(shè)、實(shí)訓(xùn)條件建設(shè)等方面。而這些檔案材料在示范性高職院校建設(shè)驗(yàn)收考核中，都是最直接、最有力的證據(jù)。齊全、完整的檔案材料能很好的反應(yīng)出示范建設(shè)的整個(gè)建設(shè)過(guò)程、并且可以集中地反映了學(xué)校工作的發(fā)展?fàn)顩r，是專(zhuān)家驗(yàn)收時(shí)正確評(píng)價(jià)學(xué)校示范建設(shè)成果和人才培養(yǎng)工作水平的重要依據(jù)。也是對(duì)學(xué)院發(fā)展的一次梳理、提煉和總結(jié)。因此，示范建設(shè)過(guò)程的檔案材料是示范建設(shè)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的直接證明。

（二）管理水平的體現(xiàn)

一個(gè)學(xué)校檔案材料的收集管理程度直接體現(xiàn)了這個(gè)學(xué)校建設(shè)發(fā)展的管理水平。示范性高職院校建設(shè)的重要目標(biāo)是提高管理規(guī)范化、信息化水平，齊全、完整的示范建設(shè)檔案材料直接體現(xiàn)了示范建設(shè)學(xué)校的高質(zhì)量、高水平的管理。

三、示范建設(shè)檔案管理存在的問(wèn)題

在高職院校示范建設(shè)過(guò)程中所形成的檔案材料，不僅反映出了這個(gè)學(xué)院的示范建設(shè)成果，也可為其他高職院校的發(fā)展提供了重要的參考，因此，示范建設(shè)學(xué)院不僅要重視項(xiàng)目的過(guò)程建設(shè)，更應(yīng)該高度重視檔案管理。

（一）忽視建設(shè)過(guò)程中的原始資料積累

在高職院校示范建設(shè)中形成的建設(shè)成果，對(duì)其他非示范院校來(lái)說(shuō)，具有示范引領(lǐng)的作用，所以在示范建設(shè)過(guò)程中不僅要重視建設(shè)，更應(yīng)該高度重視檔案管理、重視檔案資料的積累。但在實(shí)際建設(shè)過(guò)程中，部分高職院校對(duì)于項(xiàng)目建設(shè)開(kāi)展的如火如荼，但對(duì)原始資料不夠重視，導(dǎo)致原始資料的積累不完整。但為了應(yīng)付驗(yàn)收，各項(xiàng)目組必須補(bǔ)全所缺的原始檔案材料，有的材料時(shí)間過(guò)了無(wú)法補(bǔ)充。勢(shì)必會(huì)對(duì)示范建設(shè)及學(xué)院發(fā)展造成一定的損失。

（二）檔案建設(shè)資料不完整、管理不規(guī)范

高職院校示范建設(shè)周期一般都在三年以上，建設(shè)涉及學(xué)院的各個(gè)領(lǐng)域，是一項(xiàng)浩大的工程。由于建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的不足，在建設(shè)初期沒(méi)有制定完善的檔案管理方面的規(guī)章制度，使得檔案建設(shè)資料不完整、管理不規(guī)范。不規(guī)范的檔案材料直接影響檔案資源的利用率。由于各系部兼職檔案員對(duì)檔案管理的業(yè)務(wù)不熟悉，在示范性高職院校建設(shè)的檔案收集、歸檔、管理中不規(guī)范的問(wèn)題較普遍。

（三）檔案管理信息化建設(shè)落后

作為省級(jí)示范性高職院校，檔案建設(shè)工作還僅僅停留在紙質(zhì)材料上，還沒(méi)有真正實(shí)施檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，應(yīng)有的設(shè)備沒(méi)有很好的配備到位，檔案管理技術(shù)沒(méi)有得到很好的提高，致使相關(guān)人員沒(méi)法對(duì)所需檔案資料進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、查閱檔案資料、網(wǎng)絡(luò)傳輸信息等，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的創(chuàng)新、工作效率的提高和阻礙檔案工作信息化的進(jìn)程。

四、加強(qiáng)示范建設(shè)檔案管理工作的建議

（一）重視建設(shè)過(guò)程中的原始資料積累

高職院校示范建設(shè)過(guò)程中，往往只重視項(xiàng)目的過(guò)程建設(shè)，而忽視視建設(shè)過(guò)程中的原始資料積累。這就要求示范建設(shè)管理部門(mén)在學(xué)院原有檔案管理的基礎(chǔ)上，制定面向示范建設(shè)檔案收集的相關(guān)制度文件等，以確保在示范建設(shè)過(guò)程中能及時(shí)、有效的收集所需資料。我院示范建設(shè)辦公室要求各項(xiàng)目每月對(duì)自己的建設(shè)情況自查，并要求把這個(gè)月所有能證明建設(shè)的情況、建設(shè)的過(guò)程材料、形成的成果等移交示范辦。由示范辦進(jìn)行審核和保管。這樣能有效的防止資料的不完善和丟失。endprint

（二）加強(qiáng)檔案建設(shè)資料的完整性和管理的規(guī)范性

示范性建設(shè)檔案是學(xué)校檔案最重要的組成部分，加強(qiáng)檔案建設(shè)材料的完整性和管理的規(guī)范性，首先，在示范建設(shè)初期就要制定一系列示范建設(shè)方面的檔案管理的規(guī)章制度，其次，檔案部門(mén)要加強(qiáng)系部兼職檔案員培訓(xùn)，使他們提高素質(zhì)和熟悉掌握檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，這樣可以減少檔案管理不規(guī)范的問(wèn)題。第三，檔案部門(mén)要在建設(shè)過(guò)程及建設(shè)后及時(shí)完成相關(guān)檔案管理工作。

（三）提高檔案信息化水平

檔案信息化是指檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化的總稱(chēng)，包括網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子信息、檔案管理等專(zhuān)業(yè)綜合技術(shù)。為更好的開(kāi)展示范性高職院校建設(shè)工作，各示范建設(shè)高職院校均建立了示范建設(shè)專(zhuān)題網(wǎng)站。如我院專(zhuān)題網(wǎng)站設(shè)有建設(shè)成果、建設(shè)動(dòng)態(tài)、建設(shè)制度、示范風(fēng)采、通知公告、工作簡(jiǎn)報(bào)、政策指導(dǎo)、他山之石等欄目，及時(shí)宣傳報(bào)道項(xiàng)目建設(shè)總體情況，并建設(shè)有重點(diǎn)建設(shè)專(zhuān)業(yè)子網(wǎng)站和特色項(xiàng)目子網(wǎng)頁(yè)，在示范建設(shè)過(guò)程中直接展示重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)展程度、特色項(xiàng)目建設(shè)情況、辦學(xué)水平、管理水平與社會(huì)服務(wù)等成果。因此，在示范建設(shè)檔案管理的收集、整理過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)將電子版材料的收集、錄入并與紙質(zhì)材料同步進(jìn)行，高職院校示范建設(shè)過(guò)程中要充分利用校內(nèi)網(wǎng)這個(gè)平臺(tái)，加快引進(jìn)先進(jìn)的管理軟件、科學(xué)使用檔案管理系統(tǒng)軟件，最大程度的實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、利用等基礎(chǔ)工作的信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案從實(shí)物管理逐步向信息管理的轉(zhuǎn)變。

示范建設(shè)檔案是示范性高職院校建設(shè)各種過(guò)程資料的集合，其管理工作是示范性高職院校建設(shè)的重要組成部分。檔案管理要以示范性高職院校建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收為契機(jī)，加強(qiáng)管理，提高檔案管理水平和信息化水平，才能更好地發(fā)揮示范引領(lǐng)作用。促進(jìn)學(xué)院在發(fā)展理念、體制改革、模式創(chuàng)新、培養(yǎng)質(zhì)量、社會(huì)服務(wù)等方面辦出特色、提升水平，對(duì)優(yōu)化縣辦高職院校發(fā)展環(huán)境、調(diào)整區(qū)域職業(yè)教育總體布局和引領(lǐng)職業(yè)教育地方化發(fā)展都具有極其重要的戰(zhàn)略意義。

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